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1Erster Start
  1.1Überblick
  1.2Anonymer Zugriff (ohne Login)
  1.3Login
  1.4Sprache umschalten
  1.5Globale Suche
  1.6Integration in Webseite
    1.6.1per IFRAME
    1.6.2per WordPress-Plugin
    1.6.3per API-Schnittstelle (JSON)
  1.7Nutzung als Webseite
    1.7.1Domain-Anbindung
    1.7.2Individuelles Layout
  1.8Support
  1.9Allgemeine Hinweise
  1.10Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)
 
2Startseite
  2.1Elemente auf der Startseite
  2.2WebPart "Aktuelle Meldungen"
  2.3Diskussionsforum
    2.3.1Übersicht
    2.3.2Neues Thema verfassen und Antworten
    2.3.3Unterforum hinzufügen
  2.4Blog
 
3Veranstaltungen
  3.1Kalender
    3.1.1Kalender-Ansicht
    3.1.2Veranstaltungs-Details
    3.1.3Gruppen-Ansicht
    3.1.4Veranstaltungsort auf Karte anzeigen
  3.2Veranstaltungen verwalten
    3.2.1Veranstaltung anlegen/bearbeiten
    3.2.2Rahmenveranstaltung anlegen
    3.2.3Kurs anlegen
    3.2.4Versammlung anlegen
    3.2.5Veranstaltung löschen
  3.3Mails senden
    3.3.1Mitglieder und andere Verteiler einladen
    3.3.2Externe Personen einladen
    3.3.3Mail an Teilnehmer senden
    3.3.4Mail/Serienbrief an Mitglieder verschicken
  3.4Anmelden
    3.4.1Zu Veranstaltungen anmelden
    3.4.2Anmeldung externer Teilnehmer
    3.4.3Kostenpflichtige Veranstaltungen
    3.4.4Abmelden
  3.5Anmeldungen verwalten
    3.5.1Anmeldeliste
    3.5.2Personen manuell anmelden
    3.5.3mehrere Personenen manuell anmelden
    3.5.4Anmeldung bearbeiten
  3.6Abstimmungen (Terminfindung, Umfragen, Wahlen, ...)
    3.6.1Abstimmung anlegen/bearbeiten
    3.6.2An Abstimmung teilnehmen
  3.7Export/Import
    3.7.1Export
    3.7.2Import
  3.8Statistiken
  3.9Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)
 
4Bildergalerie
  4.1Bildergalerie anzeigen
  4.2Hochladen von Bildern
  4.3Bildergalerie verwalten
 
5Online-Shop
  5.1Bestellung durchführen
  5.2Spenden-Formular
  5.3Verwalten
    5.3.1Artikel verwalten
    5.3.2Artikel hinzufügen/bearbeiten
    5.3.3Artikel-Details
    5.3.4Manuellen Kauf hinzufügen
    5.3.5Mail an Käufer eines Artikels senden
    5.3.6Verkaufte Tickets
    5.3.7Bestellungen verwalten
    5.3.8Vormerkungen
    5.3.9Lagerorte
    5.3.10Statistiken
  5.4Spendenportal
    5.4.1Spenden-Liste
    5.4.2Spenden-Aktionen
    5.4.3Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)
 
6Mitglieder
  6.1Mitglieder suchen
  6.2Ein Mitglied anzeigen
    6.2.1Mitglied-Details
    6.2.2Mail an Mitglied
    6.2.3Neues Mitglied anlegen und bearbeiten
    6.2.4Mitglieder löschen und sperren
  6.3Externe Kontakte
  6.4Mails / Serienbriefe
    6.4.1Mail/Serienbrief versenden
    6.4.2Platzhalter
    6.4.3Entwürfe und Vorlagen
    6.4.4Gesendete Elemente
    6.4.5Postausgang
    6.4.6Mail-Archiv
    6.4.7Bounce-Management
  6.5Geburtstage
  6.6Newsletter
    6.6.1Newsletter gestalten/senden
    6.6.2Double-Opt-In
  6.7Mitgliedsbeiträge
    6.7.1Mitgliedsbeiträge festlegen
    6.7.2Beitrag den Mitgliedern zuordnen
    6.7.3Anstehende Mitgliedsbeiträge
    6.7.4Erstellte Rechnungen
    6.7.5Auswertungen
  6.8Export/Import
    6.8.1Export
    6.8.2Import
  6.9Statistiken
  6.10Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)
 
7Mein Profil
  7.1Stammdaten
  7.2VereinOnline-App
  7.3Mein Postfach
  7.4Mein Status
  7.5Meine Interessen
  7.6Meine ...
 
8Datenablage
  8.1Dateiablage
  8.2Wikis
  8.3Listen
  8.4Workflows bedienen
 
9Platzbuchung
  9.1Buchen von Plätzen
  9.2Anlegen von Plätzen
  9.3Weitere Felder bei der Buchung abfragen / unterschiedliche Kosten
  9.4Verwalten von Buchungen
  9.5Statistik
 
10Aufgaben
  10.1Meine Aufgaben
  10.2Projekte verwalten
    10.2.1Projekte verwalten
    10.2.2technischen Ressourcen verwalten
  10.3Aufgaben verwalten
    10.3.1Aufgaben verwalten
    10.3.2Aufgabe anlegen/bearbeiten
    10.3.3Ressource-Zuordnung
    10.3.4Statusprotokoll
    10.3.5Mitglieder-Tätigkeiten
 
11Kasse
  11.1Grundlagen
    11.1.1Kasse-Grundlagen
    11.1.2Informationen zu SEPA
    11.1.3Startseite
  11.2Belege
    11.2.1Spesen-Abrechnung
    11.2.2Belegliste Schnellerfassung
    11.2.3Angebote
    11.2.4Rechnung manuell hinzufügen
  11.3Rechungen
    11.3.1Rechnungsliste
    11.3.2SEPA Lastschriften/Überweisungen
    11.3.3Bearbeiten einer Buchung
    11.3.4fällige Rechnungen mahnen
    11.3.5Übersichten: Einnahme/Ausgaben
    11.3.6Übersichten: Budgetübersicht
    11.3.7Übersichten: Spendenübersicht
    11.3.8Übersichten: Lieferscheine
    11.3.9Übersichten: Belegliste
  11.4Professionelle Buchführung
    11.4.1Journal
    11.4.2Bilanz
    11.4.3Gewinn und Verlust
    11.4.4Übersichten: Kreditoren und Debitoren (offen)
    11.4.5Übersichten: Umsatzsteuer
    11.4.6Übersichten: Auswertung
    11.4.7Übersichten: Abschreibungen
    11.4.8Kontenrahmen
    11.4.9Barkasse
  11.5Bankkonten
    11.5.1Bankkonten verwalten
    11.5.2Ein Bankkonto
    11.5.3Kontodaten importieren (per Datei)
    11.5.4Kontodaten importieren (online per HBCI/FinTS)
  11.6Belege zuordnen
    11.6.1Belege zuordnen
    11.6.2Offene Rechnungen
    11.6.3Neuer Beleg
    11.6.4SEPA-Lastschrift/-ÜW
    11.6.5Rücklastschrift
  11.7Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)
 
12Administration
  12.1Überblick
  12.2Basiskonfiguration
    12.2.1Parameter
    12.2.2Parameter: Spezielle Steuercodes
    12.2.3Layout
    12.2.4Dateien
    12.2.5Sprache
    12.2.6E-Mail-Adressen
    12.2.7Felder Mitglieder
    12.2.8Felder externe Kontakte
    12.2.9Felder Veranstaltungen
    12.2.10Extrafelder
  12.3Optionen
  12.4Vorlagen
    12.4.1Mail-Vorlagen
    12.4.2PDF-Vorlagen
    12.4.3PDF-Vorlagen Format
    12.4.4HTML-Vorlagen (1) - Statische Seiten
    12.4.5HTML-Vorlagen (2)
    12.4.6Mitgliedsanträge
  12.5Gruppen
    12.5.1Gruppen verwalten
    12.5.2Gruppe anlegen/bearbeiten
    12.5.3Teilnehmerliste
  12.6Rollenbasierte Berechtigungen
    12.6.1Rollen verwalten
    12.6.2Schritt 1: Sie definieren Rollen
    12.6.3Schritt 2: Sie ordnen die Rollen den Benutzern zu
    12.6.4Befreundete Vereine
    12.6.5Spezielle Element-Rechte
  12.7Flexible Listen
    12.7.1Listen verwalten
    12.7.2Listen-Typen bearbeiten
    12.7.3Ansichten
    12.7.4Formulare
  12.8Workflows
    12.8.1Workflow Übersicht
    12.8.2Workflow anlegen
    12.8.3Workflow-Zustandsregeln
    12.8.4Workflow-Statusmails
  12.9Backup
  12.10Support-Anfragen
 
13Produktfamilie *Online
  13.1VerbandOnline
  13.2Event-Online


Handbuch

1 Erster Start


1.1 Überblick

Herzlich Willkommen bei VereinOnline!

VereinOnline ist eine Internet- und Intranet-Plattform zur Verwaltung der Vereins-Mitglieder, von Vereins-Veranstaltungen und der Vereins-Kasse, zur Kommunikation der Vereins-Mitglieder und vielem mehr!

Mitglieder bekommen einen Login und ein Passwort - damit ist u.a. eine persönliche Anmeldung zu Veranstaltungen möglich. Desweiteren kann ein Mitglied sein eigenes Profil verwalten und so z.B. seine Post- und E-Mail-Adresse aktuell halten. Eine Suche in der Mitgliederdatenbank ist i.d.R. für alle Mitglieder ebenso möglich.

Projektleiter können Veranstaltungen anlegen, Bilder in der Bildergalerie ablegen, Mails an Mitglieder oder Untergruppen senden, und Daten in der Dateiablage ablegen.

Vorstände können zusätzlich alles weitere: Meldungen auf die Startseite schreiben, Mitgliederbeiträge erheben, den Online-Shop sowie die Kasse verwalten, usf.

Anonyme Internet-Benutzer können auf bestimmte Funktionen zugreifen, z.B. das Lesen von öffentlichen Meldungen, den Einblick in den Veranstaltungskalender (nur öffentliche Veranstaltungen sind zu sehen) und ggf. auch die Anmeldung zu diesen öffentlichen Veranstaltungen. Was ein externer Besucher sehen darf können Sie in der Rolle "nicht angemeldet" festlegen.

1. Strukturelement: Rollen
Jede Funktion kann je nach Ihren Wünschen ganz bestimmten Personengruppen (den sog. Rollen) erlaubt werden. In den Rollen legen Sie fest, was die Rolle alles darf. Damit ist eine sehr flexible Berechtigungsvergabe möglich. Die Voreinstellung (standardmäßig wie zuvor genannte: Mitglieder, Projektleiter, Vorstände) ist nur eine Empfehlung, damit Sie sofort loslegen können. Jeder Nutzer sieht dabei gemäß seinen Rollenrechten nur die Navigationspunkte und auch die Schaltflächen, die er gemäß seinen Rollenrechten sehen bzw. benutzen darf.

2. Strukturelement: Gruppen
Über die sog. Gruppen können Sie weitere Gruppierungen der Personen vornehmen. Damit können Sie "Arbeitskreise", "Sportsparten" usf. festlegen. Sie können den Gruppen Mitglieder und Gruppenleiter zuordnen, Sie können an Gruppen Mails senden, Gruppen können als Veranstaltungsorganisatoren auftreten, und vieles mehr.

3. Strukturelement: Beiträge
Den Mitgliedern können Sie einen oder mehrere Beiträge zuordnen. Die Beitragsstellung (inkl. dem Versenden von Beitragsrechnungen als PDF) erfolgt dann mit ganz wenigen Klicks. Die Beiträge können einmalig (z.B. Aufnahmegebühr) oder X-monatlich abgerechnet werden.


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1.2 Anonymer Zugriff (ohne Login)

VereinOnline ist ein Internet- und Intranet-System.

Internet-System für nicht angemeldete Personen

Wenn Sie den Link https://www.event-online.org/IhrVerein/ eingeben, dann sehen Sie bereits erste Informationen, auch obwohl Sie nicht angemeldet sind. D.h. alle Personen im Internet können diese Informationen sehen.

Standardmäßig sieht ein externer Besucher folgendes (dies kann verändert werden!):
  • Startseite (nur Meldungen, die für externe Besucher freigeschaltet sind)
  • Veranstaltungen lesen (nur Veranstaltungen, die für externe Besucher freigeschaltet sind)
  • Zu Veranstaltungen als externe Teilnehmer anmelden (Sichtbarkeit und externe Anmeldemöglichkeit je Veranstaltung einstellbar)

Über die sog. "statischen Seiten" können beliebige Register und Unternavigationspunkte mit festen Inhalten (Vereinsbeschreibung, Vorstände, ...) und mit teilweise dynamischen Inhalten (nächste Termine, ...) hinzufügen.

Sie können verschiedene Layouts für die Darstellung wählen. Ab der Premium-Version ist auch ein komplett "Individuelles Layout" realisierbar.

Es ist eine Einbindung in Ihre Webseite möglich:

Das System kann auch direkt als Webseite genutzt werden:
  • mit einem der vorhandenen Layouts
  • über ein eigenenes Layout (HTML/CSS/JS-Dateien) - ab der Premium-Version, siehe "Individuelles Layout"
  • mit einer eigenen Domain - ab der Premium-Version, siehe "Domain-Anbindung"


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1.3 Login

VereinOnline ist ein Internet- und Intranet-System.

Intranet-System mit Login

Auf der Startseite haben Sie zudem die Möglichkeit, sich am Intranet anzumelden.
Dafür haben Sie vom Systembetreuer eine E-Mail mit den Zugangsdaten erhalten (Der Versand der Login-Daten ist in der FAQ beschrieben).
Das Passwort unterscheidet in Groß/Kleinschreibung, die Benutzerkennung nicht.

Sie können sich maximal fünf Mal mit einem falschen Passwort anmelden, dann wird der Login gesperrt.
Ein Administrator oder die Funktion "Passwort vergessen" schaltet den Account wieder frei.

Hinweise:
  • Beim Login wird das Passwort nicht im Klartext übertragen.
  • Das Passwort wird einweg-verschlüsselt gespeichert und kann von Niemandem (auch nicht vom Anbieter!) im Klartext ausgelesen werden.

Passwort vergessen
Wenn Sie das Passwort nicht mehr vorliegen haben, dann können Sie über den Link "Passwort vergessen" ein neues Passwort anlegen.
Hier müssen Sie dann entweder Ihr Login und/oder eine Ihrer E-Mail-Adressen eingeben (oder ggf. Ihres Geburtsdatums, falls die anderen Daten nicht eindeutig sind), wie sie im System gespeichert ist.
Das System sendet Ihnen dann ein E-Mail mit einem Reaktivierungslink, mit dem Sie ein neues Passwort setzen können.
Der Reaktivierungslink ist nur am gleichen Tag verwendbar. Falls mehrere Benutzer mit der gleichen E-Mail existieren, schickt das System eine Mail pro Login.
Ihr altes Passwort wird Ihnen mit der Mail nicht zugeschickt (ein Auslesen ist technisch nicht möglich).
Nach dem ersten Anmelden mit dem neuen Passwort muss dieses sofort geändert werden.


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1.4 Sprache umschalten

Unter Administration/Optionen/Login können Sie die Umschaltemöglichkeit zwischen Sprachen aktivieren.

Stand heute sind folgende Sprachen verfügbar (weitere können bei Bedarf hinzugefügt werden):
  • deutsch
  • englisch
  • französisch
  • spanisch
  • ungarisch
  • niederländisch
  • dänisch
  • italenisch

Es erscheinen dann Flaggen zum Umschalten.
Mitglieder können Ihre Sprache auch im Profil einstellen.

Desweiteren können Sie über die Url-Erweiterung ..&language=en (bzw. de fr es hu) die Anzeige in eine andere Sprache umschalten (Einstellung wird im Browser als Cookie gespeichert).


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1.5 Globale Suche

Über das Suche-Icon (oben rechts) önnen Sie im Gesamtsystem suchen.

Aktuell können Sie, je nach Ihren Berechtigungen, suchen nach:
- Mitgliedern
- Veranstaltungen
- Rechnungen
- in statischen Seiten (inkl. dem WebPart Meldungen mit Kategorieauswahl)


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1.6 Integration in Webseite

Sie können das Portal in Ihre Vereins-Homepage einbetten.


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1.6.1 per IFRAME

Die einfachste Form ist die Einbetting per IFRAME:

1. Veranstaltungskalender

Um den Veranstaltungskalender einzubinden, intergrieren Sie folgenden HTML-Code:

<IFRAME src="https://www.event-online.org/IhrVerein/?kalender" style="max-width:100%;" WIDTH=800 HEIGHT=500>

Für Veranstaltungen nur in die Zukunft schreiben Sie: ../?action=events_kalender&art=ListeZ
Für den Rückblick schreiben Sie: ../?action=events_kalender&art=ListeR

Sie können auch gezielt auf eine Veranstaltung verweisen:
<A HREF="https://www.event-online.org/IhrVerein/?veranstaltung=VERANSTALTUNGSID">

Und Sie können gezielt auf den Anmeldedialog verweisen:
<A HREF="https://www.event-online.org/IhrVerein/?veranstaltunganmelden=VERANSTALTUNGSID">

..&dialog=1 blendet die Navigation aus.
..&nolinks=1 blendet die Links unter dem Kalender aus.
..&buttons=nein blendet die Buttons und Filter aus.

2. Login für Mitgliederportal

<FORM action="https://www.event-online.org/IhrVerein/" method="POST" TARGET="_new">
Benutzer:<BR><INPUT name="newuser" value="" class="inputvalue"><P>
Passwort:<BR><INPUT type="password" name="newpassword" class="inputvalue"><P>
<INPUT type="submit" value="Anmelden">
</FORM>

<A HREF="https://www.event-online.org/IhrVerein/?passwortvergessen">Passwort vergessen?</A>

3. Gastantrag / Mitgliedsantrag

Sie können auf Ihrer Webseite einen Gastantrag einblenden, über den sich Interessenten anmelden können.
Diese werden dann automatisch in die Datenbank aufgenommen, können Rolen/Gruppen/Beiträge zugeordnet bekommen, Zugangsdaten geschickt bekommen u.v.m.

Intergrieren Sie folgenden HTML-Code für den Gastantrag:

<IFRAME src="https://www.event-online.org/IhrVerein/?gastantrag" style="max-width:100%;" WIDTH=800 HEIGHT=500>

Intergrieren Sie folgenden HTML-Code für den Mitgliedsantrag:

<IFRAME src="https://www.event-online.org/IhrVerein/?mitgliedsantrag" style="max-width:100%;" WIDTH=800 HEIGHT=500>

4. Nächste Termine

Sie können auf Ihrer Webseite eine Liste der kommenden Termine einblenden.

Intergrieren Sie folgenden HTML-Code:

<IFRAME src="https://www.event-online.org/IhrVerein/?naechstetermine" style="max-width:100%;" WIDTH=800 HEIGHT=500>

Ergänzen Sie die Url ggf. wie folgt:

HTML-CodeBeschreibung
&limit=xxauf xx Zeilen Einträge, z.B. &limit=6
&typ=xx,yy,..auf bestimmte Veranstaltungsarten beschränken (deren IDs angeben!)
1=öffentliche Veranstaltung
11=interne Veranstaltung
ab 100: eigene Arten (definierbar per Basiskonfiguration)
&gruppe=xx,yy,..auf bestimmte Gruppen beschränken (deren IDs angeben!)

Hinweis: "?letztetermine" zeigt die Liste mit vergangenen Veranstaltungen an

5. Anmeldung zum Newsletter

Sie können eine Anmeldung zum Newsletter inkl. Double-Opt-In bereitstellen.
Intergrieren Sie folgenden HTML-Code:

<IFRAME src="https://www.event-online.org/IhrVerein/?subscribe" style="max-width:100%;" WIDTH=600 HEIGHT=300>

6. Veranstaltungsnachlese

Möchten Sie eine Veranstaltungsnachlese in Ihrer Homepage integrieren, dann fügen Sie ein:

<IFRAME src="https://www.event-online.org/IhrVerein/?nachlese" style="max-width:100%;" WIDTH=800 HEIGHT=500>

Hinweise:

  • Ergänzen Sie Url mit &wnd=local, dann wird beim Klick auf eine Nachlese kein neues Fenster geöffnet.
  • Ergänzen Sie Url mit &year=2010, dann werden nur die Nachlesen aus dem angegebenen Jahr angezeigt
  • Ergänzen Sie Url mit &year=now, dann werden nur die Nachlesen aus dem aktuellen Jahr angezeigt
  • Ergänzen Sie Url mit &style=nachlese.css, dann wird das angegebene Stylesheet verwendet (muss unter Administration->Basiskonfiguration->Dateien hochgeladen sein)

7. Spendenformular

Intergrieren Sie folgenden HTML-Code für das Spendenformular:

<IFRAME src="https://www.event-online.org/IhrVerein/?spenden" style="max-width:100%;" WIDTH=600 HEIGHT=300>

Wenn Sie nur bestimmte Spendenaktionen anzeigen möchten, können Sie das unter Angabe der IS(s) tun: ../?spenden&ids=AKTION1ID,AKTION2ID,...

8. Startseite Vereinonline

Intergrieren Sie folgenden HTML-Code für den ganzen Inhalt:

<IFRAME src="https://www.event-online.org/IhrVerein/?action=start_home" style="max-width:100%;" WIDTH=600 HEIGHT=300>

Intergrieren Sie folgenden HTML-Code für die aktuellen Meldungen:

<IFRAME src="https://www.event-online.org/IhrVerein/?action=start_news" style="max-width:100%;" WIDTH=600 HEIGHT=300>

..&dialog=1 blendet die Navigation aus.

9. Weitere Möglichkeiten

Viele weitere Links können Sie bei den Menüpunkten sehen. In der Regel sind es Aufrufe der Form ?action=xxx_xxx. Diese können Sie direkt verwenden. Bitte beachten Sie, dass bei vielen Links das zuhegörige Rollenrecht der Rolle "nicht angemeldet" gegeben sein muss, damit ein anonymer Besucher die Inhalte sehen kann.

Sollten Sie Wünsche haben, die über diese Möglichkeiten hinausgehen, dann kontaktieren Sie uns einfach.

Hinweise zur Verlinkung:

Art Link Alternativer Link
konkrete Veranstaltung https://www.event-online.org/IhrVerein/?veranstaltung=ID&dialog=1 https://www.event-online.org/IhrVerein/vaID
konkrete Veranstaltung events.shortcut[ID]=NAME https://www.event-online.org/IhrVerein/?veranstaltung=ID&dialog=1 https://www.event-online.org/IhrVerein/NAME
konkrete Aktuelle Meldung https://www.event-online.org/IhrVerein/?action=start_news&cmd=view&id=ID https://www.event-online.org/IhrVerein/newsID
konkrete Aktuelle Meldung (ohne Navigation) https://www.event-online.org/IhrVerein/?action=start_news&cmd=view&id=ID&dialog=1 https://www.event-online.org/IhrVerein/cnewsID
Modul https://www.event-online.org/IhrVerein/?module=MODULE https://www.event-online.org/IhrVerein/modMODULE
Modul (ohne Navigation) https://www.event-online.org/IhrVerein/?module=MODULE&dialog=1 https://www.event-online.org/IhrVerein/cmodMODULE
Modul Veranstaltungen https://www.event-online.org/IhrVerein/?module=events https://www.event-online.org/IhrVerein/veranstaltungen
Modul Shop https://www.event-online.org/IhrVerein/?module=shop https://www.event-online.org/IhrVerein/shop
Kalender https://www.event-online.org/IhrVerein/?action=events_kalenderics https://www.event-online.org/IhrVerein/kalender.ics
Statische Seite https://www.event-online.org/IhrVerein/?module=*NAME https://www.event-online.org/IhrVerein/webNAME
Statische Seite (ohne Navigation) https://www.event-online.org/IhrVerein/?module=*NAME&dialog=1 https://www.event-online.org/IhrVerein/cwebNAME


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1.6.2 per WordPress-Plugin

Einbindung in WordPress-Webseite per WordPress-Plug-In

Sie können auf Ihrer WordPress-Webseite per Plug-In auf Ihre VereinOnline-Umgebung zugreifen und die Daten dann gemäß eigenen Wünschen darstellen.

Das Plugin nutzt die "API-Schnittstelle (JSON)", diese steht Ihnen in der Premium-Version (einmalige Gebühr von 250 Euro brutto) und in der Plus-Version (ohne Mehrkosten inklusive) verfügbar.

Dokumentation:

Das WordPress-Plugin nutzt die VereinOnline-API-Funktionen und ermöglicht die Anwendung ohne Programmier-Kenntnisse.

Installation

  • Schritt 1: Download VereinOnline_WordPress_Plugin.zip oder von der Wordpress-Seite https://wordpress.org/plugins/vereinonline/

  • Schritt 2: Entpacken und per FTP im WordPress-Verzeichnis hier ablegen: wp-content/plugins/vereinonline

  • Schritt 3: Plugin aktivieren:


  • Schritt 4: Bitte unter Einstellungen/Allgemein die Zugangsdaten ausfüllen:

    • VereinOnline-Url:
      Ihr VereinOnline-System (/ am Ende nicht vergeseen!)

    • VereinOnline-Benutzer, -Passwort:
      Ein VereinOnline-Benutzer mit den nötigen Zugriffsrechten. Der Benutzer "admin" ist aus Sicherheitsgründen nicht zugelassen. Idealerweise legen Sie in VereinOnline eine Rolle (z.B. "API-Rolle") mit den benötigten API-Rechten (z.B. "Veranstaltungen lesen") an und weisen Sie diese Rolle einem neuen Pseudo-Mitglied (z.B. "API-Nutzer") zu. Die Zugangsdaten dieses Benutzers tragen Sie hier ein.

    • Webseite Termine-Url:
      Diese Einstellung lassen Sie standardmäßig leer. Diese Einstellung wird nur benötigt, wenn Sie [vereinonline_kalender] verwenden und die Termine nicht per Link auf http://vereinonline.org/IHRVEREIN/?veranstaltung=...." zeigen sollen, sondern stattdessen auf Ihre WordPress-Seite. Geben Sie hier die Url ein, das Plugin ergänzt diese pro Termin am Ende um die ID der Veranstaltung.

    • Login in WordPress mit VereinOnline-Login:
      Diese Einstellung lassen Sie standardmäßig leer. Diese Einstellung wird nur benötigt, wenn der WordPress-Login durch die Benutzerdaten von VereinOnline funktionieren soll. Wenn das der Fall sein soll, dann geben Sie hier ein "*" ein (alle VereinOnline-Nutzer sind erlaubt) oder Über "rolle:ROLLENNAME1,rolle:ROLLENNAME2,gruppe:GRUPPENNAME1" (wenn Sie den Zugriff auf bestimmte Rollen und/oder Gruppen beschränken wollen).
      Über "Administration/Basiskonfiguration/Parameter" können Sie mit folgender Zeile VereinOnline-Rollen den WordPress-Rollen zuordnen (Angabe immer VereinOnlineRolle>WPRolle, die erste Rolle die passt wird verwendet):
      wordpress.rollen=techadmin>redakteur,gruppenleiter>mitarbeiter,mitglied>abonnent



    Der Benutzer muss in VereinOnline angelegt und einer Rolle mit den notwendigen Rechten zugeordnet sein.

  • Schritt 5: Bitte in der WordPress-Seite an der Stelle, wo die Funktion (z.B. Newsletter-Anmeldung) zu sehen sein soll, den Tag (z.B. [vereinonline_subscribe]) schreiben.



Das Plugin stellt folgende Tags bereit:



[vereinonline_kalender]

Das Tag [vereinonline_kalender] zeigt den Kalender an mit allen öffentlich sichtbaren Terminen an.

Parameter:
Falls nur die Termine einer bestimmten Veranstaltungsart angezeigt werden sollen, dann ist das per Parameter möglich:
[vereinonline_kalender(typ)]
typ: 1=öffentliche Veranstaltung, 11=interne Veranstaltung, ab 100: eigene Definitionen

Beispiel:


So ist diese Seite in Wordpress umgesetzt:
[vereinonline_kalender]


2. Verwendungsart:
siehe: https://www.vereinonline.org/WJ_Frankfurt/?module=*Termine
[vereinonline_kalender]
[vereinonline_if(keintermin)]
            <li>
              <div class="event">
                <span class="day"></span>
                <span class="description"><span></span><span></span></span>
              </div>
            </li>
[vereinonline_elseif(keintag)]
            <li>
              <div class="event">
                <span class="day">[vereinonline:datum_d]. <span>[vereinonline:datum_M]</span></span>
                <span class="description"><span></span><span></span></span>
              </div>
            </li>
[vereinonline_elseif(eintermin)]
            <li class="show-event">
              <a class="click-able" href="?module=*termin&id=[vereinonline:id]">
                <div class="event medium-blue">
                  <span class="day">[vereinonline:datum_d]. <span>[vereinonline:datum_M]</span></span>
                  <span class="description"><span>[vereinonline:titel]</span><span>Ort: [vereinonline:ort]</span></span>
                </div>
              </a>
            </li>
[vereinonline_else]
            <li class="show-event no-brdr no-bg">
              <div class="event medium-blue pink-headline clr-all-padd no-bg">
[vereinonline_termine]
                <a class="click-able" href="?module=*termin&id=[vereinonline:id]">
                  <div class="event-one">
                    <span class="day">[vereinonline:datum_d]. <span>[vereinonline:datum_M]</span></span>
                    <span class="description"><span>[vereinonline:titel]</span><span>Ort: [vereinonline:ort]</span></span>
                  </div>
                </a>
[/vereinonline_termine]
              </div>
            </li>
[vereinonline_endif]
[/vereinonline_kalender]
Hinweise:
Die Schleife druchfläuft tagweise einen Monat (1..28-31 Tage).
Der Abschnitt "keintermin" wird angezeigt, wenn an diesem Tag kein Termin stattfindet.
Der Abschnitt "eintermin" wird angezeigt, wenn an diesem Tag genau ein Termin stattfindet.
Der Abschnitt "keintag" wird angezeigt, wenn an diesem Tag der Monat noch nicht begonnen hat (Mo.. des Vormonats)
[vereinonline:datum_M] wird ersetzt durch den Namen des Monats, z.B. "Mai".
[vereinonline:tr7] fügt nach 7 Terminen (=Ende der Woche) ein ein.
Die "else"-Bedingung durchläuft alle Termine eines Tages, wenn an diesem Tag mehrere Termine stattfinden (Termin 1 kann auch ohne Schleife angezeigt werden).




[vereinonline_termine]

Das Tag [vereinonline_termine] bildet eine Schleife über alle öffentlich sichtbaren Termine.

[vereinonline_termine]...[/vereinonline_termine] bildet eine Schleife über alle Termine.

Innerhalb der Schleife sind folgende Platzhalter möglich:
[vereinonline:id] ID des Termins
[vereinonline:anker] ist das Wort "aktuell" nur für den nächsten Termin
[vereinonline:datum] Datum des Termins ([vereinonline:datum_d] für Tag, [vereinonline:datum_M] für Monat)
[vereinonline:zeit] Zeitpunkt des Termins
[vereinonline:titel] Titel des Termins
[vereinonline:beschreibung] Beschreibung des Termins
[vereinonline:bild] Der Dateiname des Veranstaltungsbildes [vereinonline:foto] Der Dateiname des Veranstaltungsbildes bzw. des ersten Anhangs
[vereinonline:anmeldungen] Die Anzahl der Anmeldungen
[vereinonline:freieplaetze] Die Anzahl der freien Plätze
[vereinonline:ampel] Emthalt eine Grafik-IMG-Link zum Ampel-Bildchen
[vereinonline:key_XXX] Extrafelder
[vereinonline_if(FELD)]...[vereinonline_endif] Bereich nur sichtbar, wenn das FELD nicht leer ist und nicht den Inhalt "-" hat (Hinweis: "foto" ist kein Feld!)
[vereinonline_if(FELD)]...[vereinonline_elseif(..)]...[vereinonline_else]...[vereinonline_endif] weitere Bedingungs-Optionen
[vereinonline_if(anmeldungmoeglich)]...[vereinonline_endif] Bereich nur sichtbar, wenn eine Anmeldung möglich ist
[vereinonline_if(kategorie)]...[vereinonline_endif] Inhalt nur sichtbar, wenn eine Kategorie zugeordnet ist, innerhalb gelten dann: [vereinonline:key_titel_kategorie:name], [vereinonline:activetab] wenn eine Kategorie gesetzt dann 2, ansonsten 1
[vereinonline:css] bietet CSS-Klassen um Veranstaltungen zu markieren: terminvergangen terminangemeldet termingruppe### termintyp### heute
[vereinonline:key_titel_kategorie:beschreibung]


Parameter:
Folgende Parameter sind möglich:
[vereinonline_termine(typ, filter, jahr, maxAnzahl, gruppenid)]
...
[/vereinonline_termine]

typ1=öffentliche Veranstaltung
11=interne Veranstaltung
ab 100: eigene Definitionen
filterFeld=Wert, z.B. key_extrafeld1=ABC oder key_extrafeld1=WERT1|WERT2|WERT3 oder key_feld1=WERT;key_feld2=WERT
ID einer flexiblen Liste, in der die Kategorien definiert sind, die der Veranstaltung über das Extrafeld titel_kategorie zugeordnet sind
jahrEinschränkung auf ein Jahr, das angezeigt werden soll, z.B. "2016".
"zukunft", falls nur zukünftige Termine angezeigt werden sollen.
"vergangenheit", falls nur vergangene Termine angezeigt werden sollen (zukunft12 für alle ab in 12 Monaten, aktuellermonat,aktuellesjahr,naechstermonat).
maxAnzahlzeigt maximal die angegebene Anzahl Termine an.
gruppenidEinschränkung auf eine Veranstaltungs-Gruppe.

Hinweis:
Mit [vereinonline_termine_filter] ausserhalb der Schleife können Sie ggf. vorhandene Extrafelder-Filter anzeigen (z.B. individuelle Kategorien). Die möglichen Auswahlwerte entnimmt das System aus den zukünftigen Veranstaltungen.
[vereinonline_termine_filter(key_extrafeld1,key_extrafeld)] zeigt nur diese beiden Filter an.
[vereinonline_termine_filter(key_extrafeld1=AA|BB,key_extrafeld)] zeigt beim Filter "extrafeld1" nur die Auswahlwerte "AA" und "BB" an.

Mit [vereinonline:FELD:ERSETZEUMLAUTE] werden im Feld alle Umlaute (z.B. "ü") konvertiert (in z.B. "ue").
Beispiel:



So ist diese Seite in Wordpress umgesetzt:
[vereinonline_termine(100,495)]
<a name="[vereinonline:id]"></a>
<a name="[vereinonline:anker]"></a>
<div style="height:80px;">&nbsp;</div>
[vc_row_inner]
[vc_column_inner width="1/3"]
[vc_column_text]
<a href="https://www.vereinonline.org/VEREINSNAME/attachments/[vereinonline:foto]"><img class="alignnone wp-image-361 size-medium" src="https://www.vereinonline.org/VEREINSNAME/?download=[vereinonline:foto]&width=300" alt="[vereinonline:key_foto_copyright]" width="300" height="200" /></a>
<h5>[vereinonline:key_foto_copyright]</h5>
[/vc_column_text]
[/vc_column_inner]
[vc_column_inner width="2/3"]
[vc_column_text]
<h4></h4>
<b>
[vereinonline:datum]
[vereinonline:zeit]
<a href="http://......./anfahrt/">VINUM</a></b>[/vc_column_text]

[vc_accordion style="accordion" collapsible="yes" active_tab="[vereinonline:activetab]"]
[vereinonline_if(kategorie)]
[vc_accordion_tab title="[vereinonline:key_titel_kategorie:name]" title_tag="h4"]
[vc_column_text]
[vereinonline:key_titel_kategorie:beschreibung]
[/vc_column_text]
[/vc_accordion_tab]
[vereinonline_endif]
[/vc_accordion]
[/vc_column_inner]
[/vc_row_inner]

[vc_column_text]
<h4>[vereinonline:titel]</h4>
[vereinonline:beschreibung]&nbsp;

[vereinonline_if(key_datei_einladung)]
<a href="https://www.vereinonline.org/VEREINSNAME/?download=[vereinonline:key_datei_einladung]&path=list">PDF Einladung</a>&nbsp;
[vereinonline_endif]
[/vc_column_text]

[vc_column_text el_class="linkorange"]
[vereinonline_if(anmeldungmoeglich)]
<h3><a href="#" onclick="javascript:window.open('https://www.vereinonline.org/VEREINSNAME/?veranstaltunganmelden=[vereinonline:id]','','toolbar=no,location=no,directories=no,status=yes,scrollbars=yes,resizable=yes,copyhistory=no,width=600,height=600');return false;">>> ANMELDEN</a></h3>
[vereinonline_endif]&nbsp;
[/vc_column_text]
<hr noshade>
[/vereinonline_termine]




[vereinonline_termin]

Das Tag [vereinonline_termin] zeigt die Daten einer Veranstaltung an.

[vereinonline_termin]...[/vereinonline_termin] bildet die Klammer über alle Datenfelder.

Innerhalb sind die gleichen Felder wir bei [vereinonline_termin] möglich, z.B. [vereinonline:titel], [vereinonline:freieplaetzel]
Parameter:
Folgende Parameter sind möglich:
[vereinonline_termin(id]...[/vereinonline_termin]
id: Die ID der Veranstaltung

Beispiel:
[vereinonline_termin(17358)][vereinonline:titel], [vereinonline:anmeldungen], [vereinonline:freieplaetze][/vereinonline_termin]



[vereinonline_gruppentermine]

Das Tag [vereinonline_ gruppentermine(IDderGruppe)] zeigt eine Liste der kommenden Termine der Gruppe an.

Parameter:
Als Parameter muss die ID der Gruppe übergeben werden.

Beispiel:



So ist diese Seite in Wordpress umgesetzt:
[vc_accordion collapsible="yes" style="accordion"]
[vc_accordion_tab title="Termine" title_tag="h4"]
[vc_column_text]
[vereinonline_gruppentermine(446534)]
[/vc_column_text]
[/vc_accordion_tab]
[/vc_accordion]




[vereinonline_mitglieder]

Das Tag [vereinonline_mitglieder] zeigt eine Liste der Mitglieder an

[vereinonline_mitglieder]...[/vereinonline_mitglieder] bildet eine Schleife über alle Mitglieder.

Parameter:
Als 1. Parameter kann optional eine Rolle angegeben werden: [vereinonline_mitglieder(Mitglied)]
Als 2. Parameter kann optional ein Sortierungsfeld übergeben werden: [vereinonline_mitglieder(,firma)]
Als 3. Parameter kann optional eine Bedingung übergeben werden: [vereinonline_mitglieder(,,foto=*)]

Innerhalb der Schleife sind folgende Platzhalter möglich:
[vereinonline:id] die interne ID des Mitglieds
[vereinonline:vorname] der Vorname
[vereinonline:nachname] der Nachname
[vereinonline:firma] der Firmenname
[vereinonline:p_freigabe] Freigabewert der privaten Adresse
[vereinonline:g_freigabe] Freigabewert der geschäftlichen Adresse
[vereinonline:freigabe] Freigabewert der persönlichen Daten
[vereinonline:foto] das Foto, z.B. <img src="https://vereinonline.org/.../fotos/[vereinonline:foto]">
[vereinonline:funktion] die Funktion
[vereinonline:g_strasse] die geschäftliche Strasse
[vereinonline:g_plz] die geschäftliche PLZ
[vereinonline:g_ort] der geschäftliche Ort
[vereinonline:g_telefon] die geschäftliche Telefonnummer
[vereinonline:g_email] die geschäftliche E-Mail-Adresse
[vereinonline:fotourl] die relative Url des Fotos

Beispiel:
[vereinonline_mitglieder(Mitglied)]
[vereinonline:vorname] [vereinonline:nachname]
[/vereinonline_mitglieder]




[vereinonline_news]

Das Tag [vereinonline_news] zeigt eine Liste der aktuellen Meldungen an

[vereinonline_news]...[/vereinonline_news] bildet eine Schleife über alle Meldungen.

Innerhalb der Schleife sind folgende Platzhalter möglich:
[vereinonline:datum] Das Datum der Meldung
[vereinonline:subject] Der Titel der Meldung
[vereinonline:body] Der Nachrichtentext
[vereinonline:foto] Der Dateiname des ersten Anhangs
[vereinonline:key_XXX] Extrafelder
[vereinonline:veranstaltung]...[/vereinonline:veranstaltung] nur sichtbar falls verlinkte Veranstaltung existiert, innerhalb sind folgende Felder möglich: [vereinonline:veranstaltung:url], [vereinonline:veranstaltung:titel], [vereinonline:veranstaltung:datum]
[vereinonline_if(foto)]<img src="news/[vereinonline:foto]">[/vereinonline_endif] binder das Foto ein (1. Attachment)

Parameter:
Falls nur eine bestimmte Anzahl an Meldungen angezeigt werden sollen, dann ist das per Parameter möglich:
[vereinonline_news(maximaleanzahl)]...[/vereinonline_news]
Falls auch bereits abgelaufene Meldungen angezeigt werden sollen, dann ist das per Parameter möglich:
[vereinonline_news(*)]...[/vereinonline_news]
Ein zweiter Parameter kann eine Bedinung angeben: [vereinonline_news(,feld=wert)]

Beispiel:



So ist diese Seite in Wordpress umgesetzt:
[vereinonline_news(3)]
[vc_row_inner]
[vc_column_inner width="1/3"]
[vc_column_text]
<img class="wp-image-598 size-medium" src="https://www.vereinonline.org/VEREINSNAME/news/[vereinonline:foto]" width="300" height="300" />
<h5>© [vereinonline:key_copyright]</h5>
[/vc_column_text]
[/vc_column_inner]
[vc_column_inner width="2/3"]
[vc_column_text el_class="aktuelles" css=".vc_custom_1432311579265{padding-bottom: 20px !important;}"]
<h3>[vereinonline:subject]</h3>
[vereinonline:body]

[vereinonline:veranstaltung]
<a href="[vereinonline:veranstaltung:url]">Mehr »</a>
[/vereinonline:veranstaltung]

[/vc_column_text]
[/vc_column_inner]
[/vc_row_inner]
[vc_separator]
[/vereinonline_news]




[vereinonline_gruppen]

Das Tag [vereinonline_gruppen] zeigt eine Liste der Gruppen an.

Parameter:
Als Parameter kann optional "v" übergeben werden, um die Menge auf die Veranstaltungsgruppen einzuschränken: [vereinonline_gruppen(v)]

Beispiel:
[vereinonline_gruppen]
Gruppen-ID: [vereinonline:id]
Gruppen-Name: [vereinonline:name]
[/vereinonline_gruppen]




[vereinonline_bildergalerien]

Das Tag [vereinonline_bildergalerien] zeigt alle Bildergalerien an.

[vereinonline_bildergalerien]...[/vereinonline_bildergalerien] bildet eine Schleife über alle Bilergalerien.

Innerhalb der Schleife sind folgende Platzhalter möglich:
[vereinonline:id] ID der Bildergalerie
[vereinonline:datum] Datum der Bildergalerie
[vereinonline:titel] Titel dee Bildergalerie
[vereinonline:nachlese] Nachlesetext der Bildergalerie
[vereinonline:bilder]...[/vereinonline:bilder] Schleife über alle Bilder, je Bild sind folgende Platzhalter möglich: [vereinonline:nr], [vereinonline:file], [vereinonline:fileklein], [vereinonline:text]

Parameter:
Folgende Parameter sind möglich:
[vereinonline_bildergalerien(*)]...[/vereinonline_bildergalerien] nur alle Bildergalerien mit zugeordneter Veranstaltung
[vereinonline_bildergalerien(!)]...[/vereinonline_bildergalerien] nur alle Bildergalerien ohne zugeordneter Veranstaltung

Beispiel:


So ist diese Seite in Wordpress umgesetzt:
[vereinonline_bildergalerien]
[vc_row_inner]
[vc_column_inner width="1/3"]
<div class="wpb_gallery wpb_content_element fancybox clearfix">
<div class="wpb_wrapper"><div class="wpb_gallery_slides wpb_flexslider flexslider_slide flexslider" data-interval="0" data-flex_fx="slide">
<ul class="slides">[vereinonline_bilder]
<li>
<a class="prettyphoto" href="[vereinonline:file]" rel="prettyPhoto[vereinonline:id]">
<img class="" src="[vereinonline:file]" width="300" height="200" alt="[vereinonline:text]" title="[vereinonline:text]" />
</a>
<h5>[vereinonline:text]</h5>
</li>[/vereinonline_bilder]
</ul>
</div>
</div>
</div>
[vc_column_text]&nbsp;[/vc_column_text]
[/vc_column_inner]
[vc_column_inner width="2/3"]
[vc_column_text css=".vc_custom_1432311579265{padding-bottom: 20px !important;}"]
<h4>[vereinonline:datum]: [vereinonline:titel]</h4>
&nbsp;
[vereinonline:nachlese]
[/vc_column_text]
[/vc_column_inner]
[/vc_row_inner]
[vc_separator]
[/vereinonline_bildergalerien]




[vereinonline_shop]

Das Tag [vereinonline_shop] zeigt eine Liste der Shop-Artikel an.

Parameter:
Als 1. Parameter kann optional "maximal" übergeben werden, um auf eine maximale Anzahl einzuschränken: [vereinonline_shop(5)]
Als 2. Parameter kann optional "kategorie" übergeben werden, um auf diese Kategorie einzuschränken: [vereinonline_shop(,TShirts)]
Als 3. Parameter kann optional "einheit" übergeben werden (nur VerbandOnline), um auf eine diese Einheit einzuschränken: [vereinonline_shop(,,Berlin)]

Beispiel:
[vereinonline_shop]
Artikel-ID: [vereinonline:id]
Bezeichnung: [vereinonline:textkurz]
Beschreibung: [vereinonline:textlang]
Preis extern: [vereinonline:preisextern]
Bestand: [vereinonline:bestand]
[/vereinonline_shop]




[vereinonline_list]

Das Tag [vereinonline_list] zeigt Inhalte einer Flexiblen Liste an.

Parameter:
Als 1. Parameter muss die Listen-ID und als 2. Parameter kann ein Filter übergeben werden.

Beispiel:
[vereinonline_list(123,mitglied=789]
Datensatz-ID: [vereinonline:#id]
Feldname 'mitglied': [vereinonline:mitglied]
Feldname 'betrag': [vereinonline:betrag]
[/vereinonline_list]




[vereinonline_subscribe]

Das Tag [vereinonline_subscribe] zeigt das Newsletter-Anmeldeformular (mit Double-Opt-In) an.

Beispiel:



So ist diese Seite in Wordpress umgesetzt:
[vereinonline_subscribe]




[vereinonline_request]

Das Tag [vereinonline_request] ermöglicht die direkte Einbindung von VereinOnline-Dialogen und Formularen.
Die Eingaben von Formularen werden direkt zu VereinOnline geschickt.

Als Parameter ist der Anfrage-Teil der Url zu übergeben.
Beispiele:
[vereinonline_request(?action=start_login&url=https://...&logouturl=https://...)]
[vereinonline_request(?logout&logouturl=https://...)]
[vereinonline_request(?action=members_suche)]
[vereinonline_request(?action=shop_order&kategorie=)]
[vereinonline_request(?veranstaltungsanmeldung=1234)]
[vereinonline_request(?action=events_kalender)]
[vereinonline_request(?action=profile_edit)]
[vereinonline_request(?action=shop_auswahl)]
[vereinonline_request(?action=start_status)]
<a href="https://www.vereinonline.org/.../?logout&url=...">Logout</a>
Hinweis: Dieses Tag ist nicht bei allen VereinOnline-Inhalten voll umgesetzt. Wenn Sie hier Einschränkungen feststellen, nennen Sie uns diese bitte per Supportanfrage.



[vereinonline_for]

Das Tag [vereinonline_for] ermöglicht eine Schleife von Werten.

Beispiel:
[vereinonline_for(A|B|C)]
... [vereinonline_nr] ist 0..2
... [vereinonline:item] ist A..C
... [vereinonline:active] ist "active" für das 1.Element und die weiteren leer..
[/vereinonline_for]




Ich habe zu diesem Abschnitt eine Frage


1.6.3 per API-Schnittstelle (JSON)

Sie können auf Ihrer Webseite per API (PHP, Javascript, u.ä.) auf Ihre VereinOnline-Umgebung zugreifen und die Daten dann gemäß eigenen Wünschen darstellen.

Diese Möglichkeit steht Ihnen in der Premium-Version (einmalige Gebühr von 250 Euro brutto) und in der Plus-Version (ohne Mehrkosten inklusive) verfügbar (JSON-Schnittstelle für API/WordPress-Plugin).

Beispiel: www.gih.de: PLZ-Suche (alle Daten der Energieberater sind in VereinOnline hinterlegt!)

Dokumentation:

Die API-Schnittstelle ermöglicht den Abruf der Daten per JSON. Der Web-Server fragt dabei im Hintergrund den VereinOnline-Server an. Die API-Schnittstelle muss zunächst freigeschaltet sein.

Anschließend benötigt Sie einen entsprechend berechtigten Benutzerzugang (wie ein normales Mitglied mit Userlogin, Passwort un einer zugeordneten Rollen mit den gewünschten Rechten, z.B. Veranstaltungen lesen usf.).

Es existiert zudem ein WordPress-Plugin, welches genau dieses API nutzt und selbst WordPress-Tags bereitstellt.

Die Erklärung erfolgt im Nachfolgendem anhand von PHP, dies ist aber nur beispielhaft zu sehen.


Nutzung per PHP:
$url = "https://www.vereinonline.org/IHRVEREIN/";
$usr = "...";   // der API-Benutzername mit entsprechenden Rollenrechten ("admin" ist nicht zulässig!)
$pwd = "...";   // das zugehörige Passwort
print_r(VereinOnlineRequest($url, "GetMembers", array(), $usr, $pwd));

function VereinOnlineRequest($url, $funktion, $daten, $usr, $pwd)
{
   $url.="?json";
   $url.="&function=$funktion";
   foreach($daten as $k=>$v) $url.="&$k=".urlencode($v);
   $url.="&token=A/$usr/".md5($pwd);
   $curl=curl_init();
   curl_setopt($curl, CURLOPT_URL, $url);
   curl_setopt($curl, CURLOPT_RETURNTRANSFER, 1);
   return json_decode(curl_exec($curl));
}

Nutzung per JavaScript: (mit Hilfe der jQuery-Bibliothek):

  jQuery.ajax(
  {
    type: 'GET',
    crossDomain: true, 
    url: ' https://www.vereinonline.org/IHRVEREIN/?json&function=GetMembers',
    success: function(result) { ... },
    error: function(r,e,txt) { ... } 
  });

Nutzung per PowerShell: (Bereitgestellt von einem VereinOnline-Nutzer)
PowerShellSample.ps1


Funktionen der Schnittstelle


Abruf Mitgliederliste: "GetMembers"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetMembers
(analog "GetContacts" für externe Kontakte)
Übergabeparameterfelder optional:
Liste der zusätzlich angefragten Felder, auch "rollen" und "gruppen" und Extrafelder "key_..."

ohne Angabe werden standardmäßig geliefert:
id,mandant,vorname,nachname,firma,p_freigabe,g_freigabe,freigabe,foto
filter optional:
SQL-Ausdruck zur Einschränkung der Datensätze, Felder aus der Mitglieder-Feldliste oder "rolle"=rollenid
rolleoptional:
Einschränkung auf eine Rolle, z.B. "Mitglieder"
gruppeoptional:
Einschränkung auf eine Gruppe, z.B. "Tennis"
sortoptional:
Angabe von Feldern zur Sortierung. Standard: nachname, vorname
sucheoptional:
Suchbegriff, sucht in Vorname und Nachname
RückgabeparameterArrayListe Datensätze
  • Mitgliedsfelder: id,mandant,vorname,nachname,firma,p_freigabe,g_freigabe,freigabe,foto)
  • zusätzlich angefragte Felder ("felder") aus Anfrage bzw. Parameter (s.u.)
  • "name": voller Name des Mitglieds
  • "fotourl": Url zum Foto

zum Beispiel alle Mitglieder mit der Rolle "Mitglied", deren Nachname mit "Mü" beginnen:
$parameter=array();
$parameter["filter"]="nachname LIKE 'Mü%'";
$parameter["rolle"]="Mitglied";

$daten=VereinOnlineRequest($url, "GetMembers", $parameter, $usr, $pwd);

if ($daten->error!="") 
{
   echo $daten->error."<BR>";
}
else
{
   foreach($daten as $mitglied)
   {
      echo "ID=".$mitglied->id.", ";
      echo "Name=".$mitglied->vorname." ".$mitglied->nachname."<BR>";
   }
}

Optionale Konfigurierbarkeit in Administration/Basiskonfiguration/Parameter:

  • Einschränkung der gelieferten Felder, andere Felder werden nicht zurückgegeben selbst wenn über das API angefordert:
    api.getmembers.felder.freigegeben=vorname,nachname,p_email,g_email

  • Weitere Bedingungen:
    api.getmembers.datensatz.freigegeben=key_ABC=123|branche=Finanzen

  • Ergänzende Felder, die das API zurückliefern soll (analog "felder" aus der Anfrage):
    api.getmembers.felder=p_email,g_email

  • Mitglieds-Feld, das nicht leer sein darf:
    api.getmembers.filter=mitgliedsnummer


Abruf aller Daten eines Mitglieds: "GetMember"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetMember
(analog "GetContact" für externe Kontakte)
ÜbergabeparameteridID der Mitglieds
RückgabeparameterObjektEin Objekt
  • Alle Daten des Mitglieds ("vorname", "nachname", ...)
  • Alle Extradelder (key_extrafeld1, ...)
  • "rollen"
  • "gruppen"
  • "gruppenids"

Zum Beispiel das Mitglied mit der ID=12345:
$daten=VereinOnlineRequest($url, "GetMember", array("id"=>12345), $usr, $pwd);
if ($daten->error!="") 
{
   echo $daten->error."<BR>";
}
else
{
   echo "ID=".$daten->id.", ";
   echo "Vorname=".$daten->vorname.", ";
   echo "Nachname=".$daten->nachname.", ";
   echo "Strasse=".$daten->p_strasse.", ";
   echo "Ort=".$daten->p_ort."<BR>";
   //... viele weitere Daten!
}

Optionale Konfigurierbarkeit in Administration/Basiskonfiguration/Parameter:

  • Einschränkung der gelieferten Felder, andere Felder werden nicht zurückgegeben selbst wenn über das API angefordert:
    api.getmembers.felder.freigegeben=vorname,nachname,p_email,g_email

  • Weitere Bedingungen:
    api.getmembers.datensatz.freigegeben=key_ABC=123|branche=Finanzen


Abruf Veranstaltungsliste: "GetEvents"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetEvents
Übergabeparametertypoptional
1=öffentliche Veranstaltung, 11=interne Veranstaltung
100... eigene Typen (Administration/Optionen/Veranstaltungen/Details/Weitere "Veranstaltungsart"-Listeneinträge)
filteroptional:
SQL-Ausdruck zur Einschränkung der Datensätze
jahroptional:
"2020": nur aus dem Jahr 2020 (beispielhaft)
"zukunft": für alle zukünftigen Termine
"zukunft12" für alle ab in 12 Monaten
"aktuellermonat"
"vergangenheit": für vergangene Termine
"aktuellesjahr"
"naechstermonat"
gruppenidoptional:
"1234": nur Gruppentermine der angegebenen Gruppen-ID 1234 (beispielhaft)
"1234+" es werden auch alle Veranstaltungen der Untergruppen zurückgegeben.
"#gruppenid#" es wird die Gruppen-ID aus dem Url-Parameter "id" entnommen.
monatoptional:
nur Termine aus dem angegebenen Monat (Format: "YYYYMM")
abmonatoptional:
nur Termine ab dem angegebenen Monat (Format: "YYYYMM")
kostenfremdoptional:
nur ein Kostenbereich (z.B. "1000-2000")
searchoptional:
Suchbegriff, der in den Feldern "titel", "beschreibung", "ort" sucht
restrictionoptional:
Angabe von Einschränkungen: feldname=wert;...
sichtbaroptional:
"alle" = die Veranstaltungen aller Sichtbarkeiten werden geliefert
RückgabeparameterArrayListe Datensätze
  • alle Veranstaltungsfelder ("id", "datum", "titel", "ort", ...)
  • Alle Extrafelder "key_..."
  • "anmeldungen": Anzahl Anmeldungen
  • "freieplaetze": Anzahl der noch freien Plätze
  • "url": VereinOnline-Url der veranstaltenden Einheit
  • "ampel": liefert den Anmeldestatus "gruen","rot","gelb"
  • "link" Link zur Veranstaltung
  • "beschreibungteaser": die ersten 200 Zeichen der Beschreibung

Hinweis: Es werden nur öffentliche Termine geliefert (Feld "Sichtbarkeit")!

$daten=VereinOnlineRequest($url, "GetEvents", array("jahr"=>"zukunft"), $usr, $pwd);
if ($daten->error!="")
{
   echo $daten->error."<BR>";
}
else
{
   foreach($daten as $veranstaltung)
   {
      echo "ID=".$veranstaltung->id.", ";
      echo "Datum=".$veranstaltung->datum.", ";
      echo "Titel=".$veranstaltung->titel."<BR>";
   }
}

Optionale Konfigurierbarkeit in Administration/Basiskonfiguration/Parameter:

  • Angabe der Sortierung:
    api.getevents.order=datum DESC, zeit

  • Fester Titel, um den echten Titel zu verbergen
    api.getevents.titel=belegt


Abruf aller Daten einer Veranstaltung: "GetEvent"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetEvent
ÜbergabeparameteridID der Veranstaltung
typoptional
1=öffentliche Veranstaltung, 11=interne Veranstaltung
100... eigene Typen (Administration/Optionen/Veranstaltungen/Details/Weitere "Veranstaltungsart"-Listeneinträge)
RückgabeparameterObjektEin Objekt
  • Alle Daten der Veranstaltung ("id", "datum", "titel", "ort", ...)
  • Alle Extrafelder "key_..."
  • "anmeldungen": Anzahl Anmeldungen
  • "freieplaetze": Anzahl der noch freien Plätze
  • "gruppenname": Name der veranstaltenden Gruppe
  • "link": Link zur Veranstaltung
  • "beschreibungteaser": die ersten 200 Zeichen der Beschreibung

Zum Beispiel die Veranstaltung mit der ID=2345:
$daten=VereinOnlineRequest($url, "GetEvent", array("id"=>2345), $usr, $pwd);
if ($daten->error!="")
{
   echo $daten->error."<BR>";
}
else
{
   echo "ID=".$daten->id.", ";
   echo "Datum=".$daten->datum.", ";
   echo "Titel=".$daten->titel.", ";
   echo "Ort=".$daten->ort.", ";
   echo "Zeit=".$daten->zeit."<BR>";
   //... viele weitere Daten!
}


Abruf von Anmeldungen: "GetRegistrations"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetRegistrations
ÜbergabeparameteridID der Veranstaltung
RückgabeparameterArrayListe Datensätze:
  • "veranstaltungid"
  • "vorname"
  • "nachname"
  • "geburtstag"
  • "email"
  • "adresse"
  • "firma"
  • "status"
  • "userid"
  • "anmeldeid"
  • "anmerkungen"
  • "anmerkungenpublic"
  • "zeitpunkt"
  • "key_..."


Ändern einer Anmeldung: "ChangeRegistration"

ArtNameBeschreibung
MethodennameChangeRegistration
ÜbergabeparameteranmeldeidID der Anmeldung
statusNeuer Status der Anmeldung
(0=angemeldet, 1=angemeldet, 3=auf Warteliste)
anmerkungText, der als Anmerkung ergänzt wird
kurs="1": Passt die Anmeldung in allen verbundenen Serienterminen an


Abruf von Anmeldungen: "GetCalendar": zentralen Kalender-Daten eines Monats

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetCalendar
ÜbergabeparametermMonat
yJahr
typoptional
1=öffentliche Veranstaltung, 11=interne Veranstaltung
100... eigene Typen (Administration/Optionen/Veranstaltungen/Details/Weitere "Veranstaltungsart"-Listeneinträge)
Rückgabeparameteroffset1. Tag des Monats (0…6)
tageAnzahl Tage des Monats
text"Monatsname Jahreszahl"
tagListe von Tagen, an denen Veranstaltungen stattfinden
idListe der IDs zu den Veranstaltungen aus "tag"
datumListe zu Datumswerten
titelListe der Veranstaltungstitel (bei mehr als 1 Termin pro Tag: "X Termine")

Hinweis: Es werden nur öffentliche Termine geliefert (Feld "Sichtbarkeit")!


Abruf aller aktuellen Meldungen: "GetNews"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetNews
Übergabeparameteralle=jaoptional:
liefert auch bereits (gültig bis) abgelaufene News.
maximaloptional:
maximale Anzahl der News
idoptional:
nur diese ID laden
conditionoptional:
feld=wert
RückgabeparameterArrayListe Datensätze
  • Alle Datenfelder ("datum", "subject", "body", ...)
  • alle Extrafelder ("key_feldname1", ...)
  • "bodyteaser": liefert die ersten Zeichen der Nachricht (gemäß Zeichenzahl in der Nachricht)
  • Falls mit zugeordneter Veranstaltung:
    zusätzliche Felder: "veranstaltungtitel", "veranstaltungdatum", "veranstaltunganztage"

Hinweis: Es werden nur gültige öffentliche News zurückgegeben (gültig ab/bis, keine Rollen/Gruppen-Einschränkung, extern sichtbar)


Abruf aller öffentlichen Newsletter: "GetNewsletter"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetNewsletter
RückgabeparameterArrayListe aller Datensätze:
  • "id"
  • "datum"
  • "titel"
  • "html": HTML-Ansicht des Newsletters
  • "beitraege": Array von IDs (nutzbar für API "GetNewsletterBeitrag")

Abruf aller öffentlichen Newsletter-Beiträge: "GetNewsletterBeitrag"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetNewsletter
Übergabeparameteridoptional:
ID des Beitrags
RückgabeparameterArrayListe aller Datensätze:
  • "id"
  • "rubrik"
  • "datum"
  • "subject"
  • "body"
  • "attachments"
  • "newsletterid"


Abruf von Rechnungsdaten: "GetRechnung"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetRechnung
ÜbergabeparameteridID der Rechnung
RückgabeparameterObjektEin Objekt
  • Alle Daten der Rechnung ("datum", "rechnungsnummer", "betrag", ...)
  • "mwststd"


Abruf aller Gruppen: "GetGroups"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetGroups
Übergabeparametertypoptional:
="v": nur Veranstaltungs-Gruppen
RückgabeparameterArrayListe Datensätze:
  • "id"
  • "name"
  • ...


Abruf von Bildergalerie: "GetPictures"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetPictures
RückgabeparameterArrayListe Datensätze:
  • "id"
  • "datum"
  • "titel"
  • "nachlese"
  • "bilder"
  • "bildersmall"
  • "text"


Abruf von Shop-Artikeln: "GetShop"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetShop
Übergabeparametermaximaloptional:
maximale Menge Datensätze
kategorieoptional:
Filter auf Kategorie
mandantoptional:
Filter auf eine Einhet (nur VerbandOnline)
RückgabeparameterArrayListe Datensätze
  • alle Felder ("id", "textkurz", ...)
  • alle Extrafelder
  • "bestand": Bestandsanzahl
  • "url": Url der Einheit


Abruf der flexiblen Listen-Defintionen: "GetLists"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetLists
RückgabeparameterArrayListe Datensätze:
  • "id"
  • "name"
  • "schemaid"
  • "schemaname"


Abruf von Daten aus einer flexiblen Liste: "GetList"

ArtNameBeschreibung
MethodennameGetList
ÜbergabeparameteridID der flexiblen Liste
filteroptional:
ein Wert im Datensatz, z.B. "mitglied=1234"
returnoptional:
"object": gibt die Daten als Object (Key-Value-Array) zurück
RückgabeparameterArrayListe aller Datensätze:
  • Array von "key=wert" bzw. "key"=>"wert"


Anlage eines Datensatzen in einer flexible Liste: "CreateListData"

ArtNameBeschreibung
MethodennameCreateListData
ÜbergabeparameteridID der flexiblen Liste
POST-DatenFELDNAME1=WERT
&FELDNAME2=WERT
&DATEIFELDNAME1=filename|content
&DATEIFELDNAME2[]=filename|content
&DATEIFELDNAME2[]=filename|content
Rückgabeparameterid des neuen Datensatzes, bzw. "error" falls die Listen-ID nicht existiert


Anlage eines Mitglieds: "CreateMember"

ArtNameBeschreibung
MethodennameCreateMember
Übergabeparametervorname
nachname
...
key_FELDNAME1
rolle
gruppe
Daten
Rückgabeparameterid des neuen Datensatzes


Ändern eines Mitglieds: "UpdateMember"

ArtNameBeschreibung
MethodennameUpdateMember
ÜbergabeparameteridID des zu ändernden Datensatzes
vorname
nachname
...
key_FELDNAME1
Daten


Anlage eines Newsletter-Abonnenten: "CreateSubscriber"

ArtNameBeschreibung
MethodennameCreateSubscriber
Übergabeparametervorname
nachname
g_email
gruppe
Daten
Rückgabeparameter"error"- oder "ok"-Wert


Prüfung eines Logins

Methode 1:
ArtNameBeschreibung
MethodennameVerifyLogin
ÜbergabeparameteruserUserlogin
passwordPasswort
result="id": als Ergebnis wird die "id" geliefert statt vorname/nachname
RückgabeparameterArrayfalls Fehler leerer String, ansonsten: "nachname, vorname" bzw."id"

Methode 2:
ArtNameBeschreibung
MethodennameCheckLogin
HinweisAufruf nur erlaubt wenn zuvor authentifizert
ÜbergabeparameteruserUserlogin
passwordPasswort
auth(optional), prüft Rollen/Gruppen-ZUgehörigkeit
z.B. "rolle:ROLLENNAME1,rolle:ROLLENNAME2,gruppe:GRUPPENNAME1" (auch Rollen/Gruppen-ID möglich!)
RückgabeparameterArraymit "email","vorname","nachname","token","rolle", "id"
bzw. falls Fehler: "error"


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1.7 Nutzung als Webseite

Sie können VereinOnline als Webseite nutzen.


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1.7.1 Domain-Anbindung

In der Premium- und Plus-Version können eine eigene Domain für Ihre Verein-Online-Seite verwenden, z.B. http://www.IhrVerein.de/
Dieser Aufruf ist dann gleichbedeutend mit http://www.vereinonline.org/IhrVerein/

Dabei gibt es folgende Fälle:

  • Sie besitzen bereits eine Domain und wollen diese beim Provider belassen?
    Dann reicht es aus, im DNS die IP-Adresse auf unseren Server zu setzen:
    A-Record: 217.160.172.82
    AAAA-Record: 2001:8d8:1800:831b::1
    Bitte geben Sie uns Bescheid, damit wir die notwendige Anbindung auch in unserem System durchführen können.
    Für den administrativen Betriebsaufwand berechnen wir 30 Euro brutto pro Jahr (bei VereinOnline-PLUS-Version inklusive).

    SSL-Zertifikat: Wir stellen Ihnen im Rahmen der Domain-Anbindung ein Zertifikat von "Let's Encrypt" ohne Mehrkosten bereit.

    Wenn Sie ein kommerzielles SSL-Zertifikat wünschen, dann müssen Sie dies als Domain-Inhaber selbst beantragen (z.B. hier: https://www.df.eu/de/ssl-zertifikate/, AlphaSSL für 1,99 Euro pro Monat), wählen Sie als Webserver-Typ "Apache 2, Nginx, Lighttpd".
    Sie bekommen dann drei Dateien (Zertifikat, Privater Schlüssel, Intermediate Zertifikat), diese drei Dateien müssen Sie uns dann senden (z.B. als Supportanfrage)!

    Wenn Ihre Mails über VereinOnline laufen sollen (POP-Postfächer, Weiterleitungen), dann setzen Sie auch den DNS-MX-Record auf mail.vereinonline.org (in der Premium-Version mit Zusatzgebühren, in der Plus-Version mit 1 GB inklusive).

  • Sie besitzen bereits eine Domain und wollen diese an uns übergeben (Sie bleiben natürlich der Eigentümer)?
    Dann bitte einen sog. "AuthCode" besorgen und diesen uns übergeben, damit können wir diese übernehmen.
    Dafür berechnen wir 30 Euro pro Jahr für die Anbindung (bei VereinOnline-PLUS-Version inklusive) und zusätzlich für die Domain-Registrierung 12 Euro brutto pro .de-Domain pro Jahr, andere Domains auf Anfrage.

    SSL-Zertifikat: Wir stellen Ihnen im Rahmen der Domain-Anbindung ein Zertifikat von "Let's Encrypt" ohne Mehrkosten bereit.
    Wenn Sie ein kommerzielles SSL-Zertifikat wünschen, dann können wir das für Sie beantragen (Kosten: 24 Euro pro Jahr).

  • Sie besitzen die Domain noch nicht?
    Dann registrieren wir diese gerne für Sie bei der Registrierungsstelle (Sie sind natürlich der Eigentümer).
    Dafür berechnen wir 30 Euro pro Jahr für die Anbindung (bei VereinOnline-PLUS-Version inklusive) und zusätzlich für die Domain-Registrierung 12 Euro brutto pro .de-Domain pro Jahr, andere Domains auf Anfrage.

    SSL-Zertifikat: Wir stellen Ihnen im Rahmen der Domain-Anbindung ein Zertifikat von "Let's Encrypt" ohne Mehrkosten bereit.
    Wenn Sie ein kommerzielles SSL-Zertifikat wünschen, dann können wir das für Sie beantragen (Kosten: 24 Euro pro Jahr).


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1.7.2 Individuelles Layout

Sie können (in der Premium- oder Plus-Version) alternativ zu den Standard-Layouts auch ein individuelles Layout auf Basis eines HTML-Templates erstellen und damit Ihre "Corporate Identity" umsetzen.

Sollten Sie hierbei Unterstützung benötigen, dann kontaktieren Sie uns einfach.

Voraussetzungen:
  • Premium- oder Plus-Version
  • Unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien den Unterordner "layout" anlegen und folgende Dateien darin ablegen:
    • template.html (ist das Standard-Layout, der Dateiname muss so bleiben!)
    • dialog.html (optional, ist eine Darstellung der Popup-Dialoge)
    • main.js (Javascript-Datei, die bei diesem Dateinamen auch im Dialog.Ansicht verwendet wird!)
    • main.css (Haupt-Stylesheet, der Dateiname muss so bleiben!)
    • template.css
    • dialog.css (gilt nur in Popup-Dialogen)
    • ggf. templateSpezial1.html usf. (es kann dann bei den statischen Seiten zwischen "Standard" und "Spezial1" gewählt werden
    • alle in den Templates eingebettete Bilder, Style-Sheets, Javascript-Bibliotheken, usf.


Download Beispiel

Beispiel-Template:

<html>
<head>
<meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=iso-8859-1">
<link rel="stylesheet" type="text/css" href="{#LAYOUT:main.css#}">
{#STYLES#}
<title>{#TITLE#}</title>
</head>
<body>

{#OPTION:b#}
<img src="{#LAYOUT#}logo.png">
{#/OPTION:b#}

<!-- Top-Menü -->
<div style="background-color:#a0a0ff; width:1200px; padding: 2px;">
{#MODULES#} | <a href="{#MODULELINK#}" class="{#MODULECLASS#} {#MODULESELECTED#}">{#MODULENAME#}</a>{#/MODULES#}
</div>
<p>

<!-- linkes Navigations-Menü -->
{#OPTION:m#}
<div style="float:left; width:200px;">
<div style="background-color:#a0a0ff;">
{#MENU#}
</div>

<div style="background-color:#a0a0ff;">
{#LOGINVERTICAL#}
</div>
<p>

<div style="background-color:#a0a0ff;">
{#LOGININFO#}
</div>
<p>

<div style="background-color:#a0a0ff;">
{#ROLLENINFO#}
</div>
</div>
{#/OPTION:m#}

<!-- Content -->
<div style="float:left; width:1000px">
{#CONTENT#}
</div>
<div style="clear:left;"></div>


</body>
</html>


Alle Platzhalter:

PlatzhalterBeschreibung
{#LAYOUT#}Das Verzeichnis files/layout/
{#LAYOUT:datei#}Datei im Layout-Verzeichnis (files/layout oder /admin/layout/LAYOUTNAME) mit Revisionsangabe
(um bei neuer Datei den Brower-Cache zu aktualisieren).
Beispiel:
aus {#LAYOUT:datei.css#} wird:
files/layout/datei.css?rev=1382639603
{#ADMIN:admindatei#}bindet eine zentrale Datei aus Admin-Pfad ein, bspw. die Master-CSS:
<link type="text/css" rel="stylesheet" href="{#ADMIN:include/vereinonline.css#}">
Zur Info: Diese wird immer bei Dialogen (&dialog=1) verwendet, zzgl. der evtl. vorhandenen main.css im Layout-Verzeichnis.
{#STYLES#}bindet alle wichtigen VereinOnline-JS/Style-Angaben ein (TinyMCE, Kalender, Colorpicker, u.a.).
Sollte innerhalb HTML/HEAD stehen.
{#TITLE#}Die Überschrift der Seite inkl. Vereinsname

Top-Menü
{#MODULES#}
   <a href="{#MODULELINK#}">
      {#MODULENAME#}
   </a>
{#/MODULES#}
Eine Schleife über alle Module (Register).
Innerhalb der Schleife sind beliebige HTML-Elemente (diese werden für alle Module wiederholt) inkl. folgende Platzhalter möglich:

{#MODULENAME#}
Der Modulname, z.B. "Mitglieder"

{#MODULENAMESUB#}
Der Untermodulname. Kann bei der Definition einer statischen Seite so eingegeben werden:
Name: MODULNAME~UNTERMODULNAME

{#MODULELINK#}
Der HTML-Link, der zum Aufruf des Moduls führt (# falls leer)

{#MODULETARGET#}
Beginnt der Link mit "http", dann "_new" sonst "_parent"

{#MODULECLASS#}
Beginnt der Link mit "?module=" dann das Modul, das dahinter steht, sonst leer

{#MODULESELECTED#}
wird ersetzt durch "moduleselected" oder "moduleunselected", je nach dem, ob das aktuelle Modul ausgewählt ist oder nicht (ggf. MODULESELECTED1, MODULESELECTED2, .. für bestimmt Schachtelungstiefen).

{#MODULESELECTED?AA:BB#}
wird ersetzt durch "AA" oder "BB", je nach dem, ob das aktuelle Modul ausgewählt ist oder nicht.

{#MODULEMENU?wenn-untermenumenu:wenn-kein-untermenu#}
hiermit sind bedingte HTML-Teile möglich, abhängig davon, ob das Modul Untermenüs hat oder nicht.

{#MODULEMENU:clsli,clsliohne#}
Hiermit werden die Klassen für LI (mit Links) und LI (ohne Links) festgelegt.

{#MODULEMENU#}
wird ersetzt durch eine UL-LI-Aufzählung aller Untermenüpunkte

{#MODULEMENU-#}
ohne Klassenmarkierung

{#MODULENR#}
wird ersetzt durch eine laufende Nummer

{#IF:MODULELINK=*linkname|*linkname2#} .. {#ELSE#} .. {#/IF#}
Bedingung für eine bestimmte Seite (| ist "oder").

{#IF:link=-#}{#MODULENAME#}{#ELSE#}{#MODULENAME#}{#/IF#}
Bedingter Abschnitz abhängig vom Linknamen.

{#MODULES(max=5)#}
legt fest, dass maximal 5 Punkte angezeigt werden (die ersten 5).

{#MODULEHASLINK?ja..:nein..#}
Ermöglicht die Variation vom HTML-Code abhängig davon, ob es für dieses Untermodul einen Link gibt oder nicht

{#MODULEHASSUBLEVEL1?ja..:nein..#}
Ermöglicht die Variation vom HTML-Code abhängig davon, ob es für dieses Untermodul ein Untermenü Level 1 gibt oder nicht

{#MODULEOPEN?ja..:nein..#}
Ermöglicht die Variation vom HTML-Code abhängig davon, ob dieses Untermodul aktuell gewählt ist oder nicht

{#MODULESUBLEVEL1#}...{#MODULESUBLEVEL1#}
Schleife über die Untermenü-Navigationspunkte 1

{#MODULESUBLEVEL1#}...{#MODULESUBLEVEL1#}
Schleife über die Untermenü-Navigationspunkte 2
{#MODULES1#}...{#/MODULES1#}Abweichung von der Modul-Schleife:
Nummerierung der Modulschleife, um mehrere haben zu können.

Unter Administration/Basiskonfiguration/Parameter sind dann Einschränkungen definierbar: modules1.visible=members,events

Navigations-Menü
{#MENU#}Zeigt das linke Navigationsmenü an
Klassenmarkierungen: menulevel0[selected], menulevel1[selected], menulevel2[selected], ...
Abweichende Klassenmarkierungen ao angebbar: {#MENU:..|..|..#}
{#NAVITEMS#}...{#/NAVITEMS#} Schleife über alle einzelnen Menü-Navigationspunke mit den Parametern {#NAVLINK#}, {#NAVCLASS#}, {#NAVSELECTED#}, {#NAVNAME#}
{#NAVITEMS1#}...{#/NAVITEMS1#} Schleife über alle einzelnen Menü-Navigationspunke der Ebene 1 mit den Parametern {#NAVLINK#}, {#NAVCLASS#}, {#NAVSELECTED#}, {#NAVNAME#}. Untermenüs werden als Dropdown dargestellt.
{#NAVITEMSLEVEL1#}...{#/NAVITEMSLEVEL1#} Schleife über die Menüs des Level 1, ersetzt werden, {#NAVLINK1#} {#NAVCLASS1#} {#NAVSELECTED1#} {#NAVSELECTED1?classselected:classnotselectzed#} {#NAVSUBSELECTED1#} {#NAVNAME1#}
{#NAVITEMSLEVEL2#}...{#/NAVITEMSLEVEL2#} Schleife über die Menüs des Level 2 innerhalb {#NAVITEMSLEVEL1#, ersetzt werden, {#NAVLINK2#} {#NAVCLASS2#} {#NAVSELECTED2#} {#NAVSELECTED2?classselected:classnotselectzed#} {#NAVSUBSELECTED2#} {#NAVNAME2#}
{#NAVITEMSLEVEL..#}...{#/NAVITEMSLEVEL..#} entsprechend weitere Levels 3, ...
{#NAVMENU#} aufklappbares Menü in responsive Designs

Parameter in den HTML-Seiten
{#TemplateParameter.NAME, Standardwert#}wird ersetzt durch die Angabe in der statischen Seite.
Beispielsweise ist in der Seite definiert:
TemplateParameter: Farbe=green, Hoehe=200

{#TemplateParameter.Farbe,red#} wird dann ersetzt durch "green"

Wenn "Farbe=.." nicht in der Seite definiert wäre, dann würde {#TemplateParameter.Farbe,red#} ersetzt durch "red"
{#Template.XYZ#}
{#Template.XYZ, Standardwert#}
Ein Parameter, der im Register "Layout" angegeben werden kann. Wenn nicht definiert, dann wird der angegebene Standardwert verwendet.
{#OPTION:b#}
...
{#/OPTION:b#}
HTML-Code, der nur angezeigt wird, wenn die Option "b" gewählt ist
(Optionen siehe unten!)
{#/OPTION:!m#}
...
{#/OPTION:!m#}
HTML-Code, der nur angezeigt wird, wenn die Option "m" NICHT gewählt ist.
{#OPTION:b,filename#}
...
{#/OPTION:b#}
Die Option gilt nur, wenn die Datei existiert.
(Optionen siehe unten!)
{#LOGIN#}Zeigt die Login-Felder (horizontal) bzw. Logout-Link und den Hilfe-Link an
{#LOGINVERTICAL#}Zeigt die Login-Felder (vertikal)bzw. Logout-Link und den Hilfe-Link an
{#LOGININFO#}Zeigt an "Angemeldet als ?"
{#LOGINFIELDS#}Übernimmt Url-Parameter in die Login-Form (nur relevant falls nicht {#LOGIN#} genutzt wird)
{#ROLLENINFO#}Zeigt die Rollen der angemeldeten Person
{#FREUNDE#}
{#FREUNDE:LI#}
- {#FREUNDE:HORIZONTAL#}
Zeigt die Liste der befreundeten Vereine an (in <P>-Aufzählung)
Zeigt die Liste der befreundeten Vereine an (in <LI>-Aufzählung)
Zeigt nur einen "wechseln"-Link zur Übersichtsseite der Einheiten an
{#IF:...#}...{#ELSEIF:...#}...{#ELSE#}...{#/IF#} Bedingte Darstellung (#IF auch verschachtelt!)
{#IF:Template.XYZ#}
...
{#Template.XYZ#}
....
{#/IF#}
Ermöglicht einen bedingten Bereich, der nur übernommen wird, wenn der Parameter gesetzt ist.
{#IF:Module.xxx#}
...
{#/IF#}
Ermöglicht einen bedingten Bereich, der nur übernommen wird, wenn das angegebene Mudul aktiv ist.
{#IF:StaticPage.datenschutz#}
...
{#/IF#}
Ermöglicht einen bedingten Bereich, der nur übernommen wird, wenn die angegebene statische Seite (im Beispiel: datenschutz) existiert gesetzt ist.
{#IF:TemplateParameter.FELD#}...{#/IF#}Ermöglicht einen bedingten Bereich abhängig von einem Template-Parameter
{#IF:TemplateElement.FELD#}...{#/IF#}Ermöglicht einen bedingten Bereich abhängig von einem Template-Element-Parameter (Abschnitte)
{#IF:_LOGGEDIN#}.. {#/IF#}Innerer Bereich wird nur angezeigt falls angemeldet
{#IF:_LOGGEDOUT#}.. {#/IF#}Innerer Bereich wird nur angezeigt falls NICHT angemeldet
{#IF:_MITGLIEDSANTRAG#}.. {#/IF#}Innerer Bereich wird nur angezeigt falls der Mitgliedsantrag aktiviet
{#IF:_GASTANTRAG#}.. {#/IF#}Innerer Bereich wird nur angezeigt falls der Gastantrag aktiviet ist
{#IF:_SUBSCRIBE#}.. {#/IF#}Innerer Bereich wird nur angezeigt falls die Newsletter-Anmeldung aktiviet ist
{#IF:_SPRACHEN#} .. {#SPRACHEAKTUELL#} .. {#SPRACHEN#} .. {#/IF#}Ersetzung durch die Sprachauswahl falls die Sprachen aktiviert sind.
{#IF:_SUCHE#}...{#/IF#} Innerer Bereich wird nur angezeigt falls die Rolenrechte die globale Suche erlauben
{#IF:_SERVICE=.#}.. {#/IF#}Innerer Bereich wird nur angezeigt falls der Mandant dem angegebenen Service entspricht. (_LOGGEDINSERVICE=.. nur falls Service und angemeldet)
{#IF:_SERVICE=.,membersList:w#}.. {#/IF#}Innerer Bereich wird nur angezeigt falls der Mandant dem angegebenen Service entspricht und das Rollerecht vorhanden ist.
{#CONTENT#}Der generierte Inhalt
{#SUBPAGES#}
{#SUBPAGE#}
{#/SUBPAGES#}
Statt oder ergänzend zu {#CONTENT#} ist es möglich, sog. "Abschnitte" zu ermöglichen. Dafür müssen im Layout Dateien mit dem Namen "sektionABSCHNITTSNAM.htmlE" vorhanden sein. In der statischen Seite bei der Auswahl des betreffenden Layouts mit Abschnitten ist es dann möglich, in die Seite beliebige Abschnitte in beliebiger Reihenfolge aufzunehmen. Die gewählten PLatzhalter werden dann innerhaln der Schleife {#SUBPAGES#}...{#/SUBPAGES#} im Platzhalter {#SUBPAGE#} engesetzt. Platzhalter für Abschnitte sind:

{#TemplateParameter.NAME#} für Platzhalter, die pro Abschnitt definiert werden.

in Schleife: {#TemplateElemente#}...{#/TemplateElemente#} sind folgende PLatzhalter möglich, dabei sind die Anzahl der Elemente variable in der Abschnittsdefintion der statischen Seite festlegbar:
{#TemplateElement.NAME#} ein beliebiger Text-Platzhalter
{#TemplateElement.NAMEDatei#} ein Dateiname-Platzhakter mit Dateiauswahl, z.B. für: <img src="files/{#TemplateElement.BildDatei#}">
{#TemplateElement.NAMEText#} mehrzeiliges Textfeld
{#TemplateElement.NAMEHTML#} mehrzeiliges HTML-Textfeld
{#TemplateElement.NAMEVeranstaltung.titel#} Veranstaltungs-Feld (Eingabe: Veranstaltungsauswahl, Anzeige "titel"-Feld, ggf. andere!)
{#TemplateElement.NAMEArtikel.textkurz#} Artikel-Feld (Eingabe: Artikelauswahl, Anzeige "textkurz"-Feld, ggf. andere!)
{#TemplateElement.NAMEPage#} Einbettung einer statische Seite (Eingabe: statische Seite, Anzeige Inhalt)
{#TemplateElementNr#} die laufende Nummer (0,1,2,..) des Elements
{#TemplateElementFirst#} für die Nr 0: "active", andere leer
{#SITEMAP#}zeigt die sog. "Brotkrümelnavigationsleiste" an, <ul>{#SITEMAP#}</ul>
{#CAPTION#}wird ersetzt durch die Überschrift der Seite.
Wenn dieser Platzhalter nicht vorkommt, wird die Überschrift innerhalb des Contents ausgegeben.
{#CAPTION:H1#}wird ersetzt durch die Überschrift der Seite.
Wenn eine Überschift vorhanden ist, dann wird diese in <H1>..</H1>-Tags eingebettet.
{#IMPRESSUM#}wird ersetzt durch den Link auf das Impressum (inkl. A-Tag)
{#IMPRESSUMLINK#}wird ersetzt durch die Link-Url auf das Impressum (ohne A-Tag)
{#DATENSCHUTZLINK#}wird ersetzt durch den Link auf der Datenschutzerklärung (ohne A-Tag)
{#WERBUNG#}wird ersetzt durch den Inhalt der HTML-Vorlage "Werbung"
{#FAVICON#}wird ersetzt durch das Fav-Icon, Standard oder falls vorhanden aus Administration/Basiskonfiguration/Dateien
{#BILDERGALERIE:1234#}Zeigt die Bildergalerie mit der ID 1234 an
{#EXTRAINFO#}wird ersetzt durch das Ergebnis einer GetExtraInfo()-Funktion, die in einer Extension enthalten sein muss
{#SWITCHUSER#}wird ersetzt durch den Rollen-Test-Zurückschalt-Link (sofern Rollen-Test aktiviert)
{#SPRACHENAUSWAHL#}wird ersetzt durch die Sprachen-Flaggen (nur bei aktivierter Mehrsprachigkeit)
{#BODYCLASSES#}wird ersetzt durch die Klassenmarkierung des aktuellen Navigationspunktes (content, sowie der Modul- und Aktinsname): <BODY class="{#BODYCLASSES#}"> ergibt <BODY class="content members list">
{#USERNAME#}wird ersetzt durch den aktuellen Benutzernamen
{#PAGE:id#}wird ersetzt durch die statische Seite mit der angegebenen ID
{#LOGO:...#}läd die angegebene Logodatei (Angabe .jpg, läd auch alterativ ein .png oder .gif)
{#GLOBAL:...#}wird ersetzt durch den globalen Parameter, z.B. {#GLOBAL:name#}
{#LANGUAGE:...#}wird durch das übersetzte Wort ersetzt
{#TESTSYSTEM#}Zeigt den Status des Testsystems an (Stand der Datenbank/Dateien)
{#ICON:USER#} Ermöglicht die Anzeige des Mitglied-Fotos anstelle des Profil-Icons:
html.icon.user=<IMG src="fotosklein/{#foto#}" HEIGHT=10>
profile.icon.user=<IMG src="fotosklein/{#foto#}" HEIGHT=10>
Der Standardwert ist <i class="fa fa-user fa-fw"></i>
{#IMAGE:SLIDER#}Slider aller slider*.*-Bilder (bei Nutzung des Bootstrap-Framework)
{#errormessage#}Fehlermeldung vom Login
[vereinonline...]bindet die Funktionen des WordPress-Plugins ein (Funktionen [vereinonline_mitglieder(ROLLE)] eigt alle angefordeten Mitglieder unabhängig von der eigenen Rolle!)
mitglied:feld, mitglied:key_.. Zeigt ein Profildaten-Feld des aktuell angemeldeten Benutzers an

Optionen:
Die Optionen, falls benötigt, stehen bei den statischen Seiten zur Auswahl bei jeder einzelnen Seite zur Auswahl. Damit sind Banner, Menüs, usf. je Seite ausblendbar.
Die Optionen müssen in der Datei "template_optionen.txt" definiert werden:
b,1,Logo anzeigen
m,1,Navigationsmenü links anzeigen

1. Parameter: ein eindeutiger Buchstabe, der dann auch bei {#OPTION:_#} verwendet wird
2. Parameter: 1=standardmäßig aktiviert, 0=standardmäßig nicht aktiviert
3. Parameter: Beschreibung


Aktivierung des Layouts:
Unter "Administration/Basiskonfiguration/Layout" das Layout auf "Individuell" stellen.

Zurücksetzen:
Falls das Template nicht funktioniert, dann kann mit folgendem Befehl auf das Standard-Modern-Umgebung zurückgestellt werden (Admin-Basiskonfiguration-Änderungsrechte erforderlich):
https://www.event-online.org/IhrVerein/?resetlayout


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1.8 Support

Eine Liste der häufigen Fragen und Antworten finden Sie hier (siehe "Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)"):
https://www.vereinonline.org/faq

Ein Support-Webseite finden Sie hier:
https://support.vereinonline.org/

Weitere Hilfe erhalten Sie unter
"Support-Anfragen"

Kostenpflichtigen Telefon- oder Vor-Ort-Support erhalten Sie über den Professional Service:
https://www.vereinonline.org/professionalservice


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1.9 Allgemeine Hinweise

Mit "Strg+S" können Sie überall den "Speichern"-Button als Shortcut klicken.


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1.10 Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)

Allgemeines


Optische Erscheinung


Erst-Einrichtung des Systems


Spenden sammeln und effizient verwalten


Organisation von Veranstaltungen


Aufgaben des Mitgliedsbetreuers


Aufgaben des Kassenwarts / Schatzmeisters


EventOnline




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2 Startseite

Auf der Startseite sehen Sie verschiedene Webparts, die der Administrator ("Admin Vorlagen: ändern"-Recht erforderlich) hinzufügen und anordnen kann.

Standardmäßig können auch externe Teilnehmer ohne Login die Startseite sehen. Dies können Sie ggf. unter der Rollendefinition (Administration->Rollen->nicht angemeldet) ändern. Externe Benutzer sehen allerdings nur diejenigen WebParts und Meldungen, die für "externe" Benutzer freigeschaltet sind:


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2.1 Elemente auf der Startseite

Der Administrator kann folgende WebParts auf der Startseite anordnen:

FeldBeschreibung
WebPart hinzufügen
Ansicht 25/25/25/25
Ansicht 60/20/20
Ansicht 50/25/25
Ansicht 40/30/30
Ansicht 40/40/20
Ansicht 30/40/30
Ansicht 25/50/25
Ansicht 20/60/20
Ansicht 80/20
Ansicht 70/30
Ansicht 60/40
Ansicht 50/50
Ansicht 40/60
Ansicht 30/70
Ansicht 20/80
Ansicht 1 Spalte
WebPart hinzufügen
Fügt einen der folgenden WebPart hinzu:
  • Aktuelle Informationen
  • Kontaktformular
  • Nächste Termine
  • Nächste Termine mit befreundeten Vereinen
  • Kommende Geburtstage
  • Kommende Jubiläen
  • Meine aktuellen Aufgaben
  • Meine Workflows
  • Neue Dateien in der Datenablage
  • Neue Dateien in den Mitgliederprofilen
  • Statusmeldungen der Mitglieder
  • In der letzten Zeit neu aufgenommene Mitglieder
  • In der letzten Zeit neu aufgenommene Gäste
  • In der letzten Zeit neu aufgenommene Interessenten
  • Stände der Bankkonten
  • Flexible Liste
  • Flexible Liste Ansicht
  • Standard-Aktion
  • freier HTML-Inhalt
  • FAQ-Eintrag
  • Wechselnde Bilder (Slider)
  • Login
  • Mitgliederfilter
  • Mitgliederliste
  • Mitgliederliste (2-spaltig)
  • Mitgliederkarte
  • Aktionen

Ansicht ../../..
Über das Drop-Down-Menü kann die gewünschte Spaltendarstellung ausgewählt werden.
Die Zahlen geben dabei die Anzahl und die prozentale Aufteilung der Spalten an.

Je WebPart können Sie wie folgt einstellen:

FeldBeschreibung
Titel Legt den Titel des WebParts fest, wie er anschließend dem Benutzer angezeigt wird.
Spalte Legt die horizontale Position des WebParts fest. "volle Breite" nutzt alle Spalten; WebParts mit dieser Einstellung kommen zuerst.
Position Legt die vertikale Position des WebParts innerhalb der gewählten Spalte fest
Zeile Ermöglicht mehrere horizontale Abschnitte (z.B. einen Bereich "volle Breite" in der vertikalen Mitte)
Parameter... Abhängig vom WebPart (bei "Aktuelle Informationen" z.B.: "Priorität", "Maximale Anzahl Meldungen", "Anzahl Teaser-Zeichen")
Sichtbarkeit Legt fest, wer den WebPart sehen kann. Der Benutzer "admin" sieht alle WebParts, auch die mit der Sichtbarkeit "nicht angemeldet".
Sprache (falls Mehrsprachigkeit aktviert) Legt fest, welche Mitglieder diese Meldung aufgrund ihrer Sprach-Einstellung sehen.
Darstellung Legt fest, ob der Rahmen und Titel des WebParts angezeigt werden oder nicht
CSS-Klassen Ergänzt weitere CSS-Klassen-Attribute (ohne führendem Punkt), z.B. aus Administration/Basiskonfiguration/Layout/CSS oder auch Bootstrap-Klassen
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Hinweis:
- Im WebPart "In der letzten Zeit neu aufgenommene Mitglieder" können Sie als "Anzahl Tage" eingeben: "AKTUELLESJAHR"


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2.2 WebPart "Aktuelle Meldungen"

Im WebPart "Aktuelle Meldungen" können Sie aktuelle Informationen über Ihren Verein lesen/bereitstellen:

LinkBeschreibung
 Hinzufügen
Öffnet den Dialog, um eine neue Meldung anzulegen
Ausgeblendete anzeigen
Zeigt dem Organisator auch Meldungen an, die aufgrund ihrer Gültigkeit (Datumsbereich, Rollen/Gruppen-Sichtbarkeit, intern/extern-Sichtbarkeit, maximales Alter) das normale Mitglied nicht sieht
Liste der Meldungen
Zeigt alle Meldungen zur Bearbeitung in einer Liste an. Dort können Sie z.B. auch "Meldungen per Mail versenden".
SucheErmöglicht eine Suche in den angezeigten Meldungen.
Meldung bearbeiten
Meldung kopieren
Meldung (nach einer Sicherheitsabfrage) unwiderruflich löschen
[RSS-Feed abonnieren]ermöglicht Ihnen, den RSS-Feed aus Veranstaltungen und News zu abonnieren (bei Bedarf auch getrennt per ?rssnews, ?rssva abonnierbar)

Beim Anlegen einer Meldung haben Sie folgende Felder zur Verfügung:

FeldBeschreibung
DatumDas Datum der Meldung (standardmäßig der aktuelle Tag)
ThemaDie Überschrift der Meldung. Hier sind auch HTML-Formatierungen möglich: <B>fett</B> normal <H3>Überschrift</H3>
BeschreibungDie Meldung selbst

Spezialanwendungen:
  • Wenn Sie hier {#rss:http://...#} einen RSS-Feed angeben, dann wird immer ein zufällig ausgewählter angezeigt.
  • Wenn Sie {#bilder#} oder {#bilder:500#} verwenden, dann werden angehängte Bilder an dieser Stelle angezeigt.
  • Wenn Sie {#anhang1#} oder {#anhang1:bezeichnung#} verwenden, dann wird der Anhang innerhalb der Meldung angezeigt.
AnhängeDie Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen. Bilder (.png/.jpg/.gif) werden direkt (verkleinert, durch einen Klick auf das verkleinerte Bild öffnet sich das Originalbild) angezeigt.
PrioritätEinstellung, wie hoch die Meldung stehen soll: hoch = oben, normal = mitte, niedrig = unten. Innerhalb der gleichen Priorität werden die Meldungen nach ihrer Eintragsreihenfolge gelistet (neuste Meldung zuerst)
SichtbarkeitEinstellung, wer die Meldung lesen darf:
  • nur Mitglieder mit Login
  • nur Externe ohne Login (Rollenrecht bei "nicht angemeldet" erforderlich)
  • alle (mit und ohne Login)
Sichtbar nur für GruppeEinstellung, ob die Meldung nur für die Mitglieder einer Gruppe zu sehen sein soll.
Standardmäßig können alle Benutzer die Meldung sehen.
Sichtbar nur für RolleEinstellung, ob die Meldung nur für die Mitglieder einer Rolle zu sehen sein soll.
Standardmäßig können alle Benutzer die Meldung sehen.
Gültig abEinstellung, ab wann die Meldung sichtbar sein soll. Bei einem leeren Feld wird die Nachricht ab sofort angezeigt.
Gültig bisEinstellung, bis wann die Meldung sichtbar sein soll. Bei einem leeren Feld wird die Nachricht solange angezeigt, bis sie gelöscht wird.
Link zur VeranstaltungAuswahl einer Veranstaltung, um einen Link zu dieser Veranstaltung in der Meldung anzuzeigen
TeaserzeichenFalls angegeben, dann wird die Anzeige nach diese Zeichen abgebrochen und ein Link "mehr" angezeigt. Dieser Link zeigt die gesamte Meldung an.
Kategorie Möglichkeit, die Meldungen zu kategorisieren (um dann z.B. in WebParts nur bestimmte Kategorien anzuzeigen)
KontaktpersonDie Kontaktperson der Meldung (standardmäßig mit dem Ersteller vorbelegt)
SpracheDie Meldung wird nur angezeigt, wenn diese Sprache aktiv ist (nur verfügbar bei aktivierter Mehrsprachigkeit)
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern


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2.3 Diskussionsforum

Im Navigationsbereich der Startseite haben Sie einen Link zum Diskussionsforum.
Das Diskussionsforum dient dem Austausch unter den Mitgliedern zu bestimmten Themen.
Sie können bei Bedarf auch Unterforen anlegen und diese dann bestimmten Gruppen zuordnen.


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2.3.1 Übersicht

Falls in einem Forum neue Beiträge enthalten sind, ist dieses mit einem roten NEU markiert.
Sie haben folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
 Neues Thema verfassen
Erstellt ein neues Thema, siehe "Neues Thema verfassen und Antworten"
Reihenfolge 
von alt nach neu (Themen und Beiträge)
von neu nach alt (Themen und Beiträge)
von neu nach alt (Themen); von alt nach neu (Beiträge)
Legt die Anzeige der Reihenfolge der Themen fest
Suchen Ermöglicht die Suche im Forum. Es werden alle Beiträge markiert und aufgeklappt/angezeigt, in denen der Suchbegriff vorkommt.
 Unterforum hinzufügen
Fügt ein weiteres Unterforum hinzu. Beim ersten angelegten Unterforum werden evtl. bereits vorhandene Themen in ein zusätzlich erstelltes Unterforum "Allgemein" verschoben. siehe "Unterforum hinzufügen"
Auswahl UnterforumWechselt das Unterforen
Ich möchte per Mail benachrichtigt werden, wenn es neue Einträge gibtHier können Sie einstellen, ob Sie über neue Nachrichten in diesem Unterforum per Mail informiert werden möchten.
Wenn das Forum einer Gruppe zugeordnet ist, dann bekommt das Mitglied die Benachrichtigungen nur solange, wie es Teilnehmer der Gruppe ist.
[Thema] Öffnet die Diskussion zu diesem Thema


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2.3.2 Neues Thema verfassen und Antworten

In einer Diskussion zu einem Thema haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
[Antworten] Sie können auf einen Beitrag antworten.
[Verschieben] Sie können den Beitrag in ein anders Thema oder Unterforum verschieben (nur als Administrator).
 Bearbeiten 
Sie können einen Beitrag bearbeiten (nur eigene Beiträge bzw. alle als Administrator).
 Löschen
Löscht den Beitrag (nur für Administratoren)
Schließen 
Schließt den Dialog (nicht bei den klassischen Layouts verfügbar)

In diesen Dialogen haben Sie folgende Felder zur Verfügung:

FeldBeschreibung
ThemaDie Überschrift des Beitrags
BeschreibungDer Beitrag selbst. Die Eingaben link:www.muenchen.de, link:www.muenchen.de|München, video:www.youtube.com/embed/xxxxxxx zeigt einen Link bzw. eingebettetes Video an.
AnhängeDie Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen. Bilder (.png/.jpg/.gif) werden direkt angezeigt.
UnterforumErmöglicht dem Administrator oder gemäß Rollen anderen berechtigen Personen das Verschieben des ganzen Themas in ein anders Unterforum (Nur beim Hauptthema und nur bei aktivierten Unterforen).
Statusnur beim nachtäglichen Bearbeiten: ermöglicht es, die Diskussion auf "geschlossen" zu stellen, damit sind weitere Antworten nicht möglich. In der Übersicht werden dieser Eintrag und alle Antworten mit einem Schloß gekennzeichnet.
 Speichern
Speichert die Eingaben. Wenn Bilder (.jpg) als Anhang übergeben wurden, dann besteht nach dem Speichern die Möglichkeit, diese in eine Bildergalerie zu übernehmen (ebenso beim "Bearbeiten" zur nachträglichen Übernahme der Bilder). Ansonsten wird das Fenster geschlossen.
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern


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2.3.3 Unterforum hinzufügen

Standardmäßig sehen Sie ein Forum. Bei aktivierten Unterforen können Sie mehrere Foren nutzen.
Sie haben folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
UnterforumName des Unterforums
(Sie können die Unterforen in Rubriken gruppieren, indem Sie als Name dies verwenden: Rubrikname|Forumsname)
BeschreibungBeschreibung des Unterforums
Sichtbar nur für Gruppefalls hier eine Gruppe gewählt wird, können nur die Gruppenteilnehmer das Unterforum sehen.
Ausnahme: Diskussionsforum-Admins (Forum-Löschen-Recht erforderlich) sehen alle Unterforen.
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern


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2.4 Blog

Unter "Blog" ist ein Gedankenaustausch zwischen den Vereinsmitgliedern möglich.
Alle Blog-Beiträge aus den eigenen Gruppen, Aktuelle Meldungen, Bildergalerien und Shop-Artikeln werden hier, chronologisch eingeordnet, ebenfalls angezeigt.
Sie haben folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
 Neuen Blog-Eintrag verfassen 
Öffnet den Dialog zur Erfassung eines neuen Blog-Eintrags
Suchen nach Ermöglicht die Suche im Blog. Es werden nur die Einträge angezeigt, in denen der Suchbegriff vorkommt.
Öffnet den Blog-Beitrag zur Bearbeitung (nur eigene Beiträge)
Löscht den Blog-Beitrag (nur eigene Beiträge bzw. mit globalen Löschen-Recht)

Beim neuen Eintrag können Sie folgende Felder füllen:

FeldBeschreibung
BetreffDie Überschrift des Blog-Beitrags
NachrichtDer Blog-Beitrag
(Schriftart nicht änderbar)
AnhängeDateien, die als Anhang hinzugefügt werden sollen.
 Speichern
Speichert die Eingaben


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3 Veranstaltungen

Präsentieren Sie Ihre Veranstaltungen in einem Online-Kalender!


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3.1 Kalender

Der Veranstaltungskalender zeigt alle Termine.
Sie können je Veranstaltung die Sichtbarkeit festlegen, so dass z.B. nur interne Benutzer oder Mitglieder einer bestimmten Gruppe eine Veranstaltung sehen können. Pro Versanstaltung kann auch eingestellt werden, ob diese für externe Benutzer (ohne Login) zu sehen sein soll.
Sie können je Veranstaltung festlegen, wer sich zur Veranstaltung anmelden kann, z.B. interne und externe Nutzer, nur interne Nutzer, oder nur die Teilnehmer einer bestimmten Gruppe.

Damit auch externe Nutzer (ohne Login) den Kalender sehen, muss unter Administration/Rollen der Rolle "nicht angemeldet" das Rollenrecht "Veranstaltungen: lesen" zugeordnet sein.
Damit auch externe Nutzer (ohne Login) sich anmelden kann, muss unter Administration/Rollen der Rolle "nicht angemeldet" das Rollenrecht "Veranstaltungen anmelden: anmelden" zugeordnet sein.



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3.1.1 Kalender-Ansicht

Jede Veranstaltung ist i.d.R. einer Gruppe (z.B. Arbeitskreis, einer Sportsparte bzw. Abteilung) zugeordnet.
Jeder Eintrag wird dabei in der Farbe dargestellt, die Sie in der Gruppen-Definition (unter Administration) festlegen können. In der Farblegende sind alle verwendeten Farben erläutert.
Spezielle Veranstaltungen (z.B. Highlight-Veranstaltungen) können auch eine eigene veranstaltungsspezifische Farbe erhalten.

Sofern der angemeldete Benutzer die Anmeldeliste sehen darf, wird auch gleich im Kalenderblatt die aktuell angemeldete Anzahl Teilnehmer eingeblendet.
Falls Sie zu einer Veranstaltung angemeldet sind, wird in Kalenderansicht angezeigt: "angemeldet". Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen, bei denen Sie als angemeldeter Teilnehmer Ihre Rechnung bereits bezahlt haben, ist auch diese Information für Sie direkt im Kalender zu sehen ("bezahlt").
Im Kalendereintrag wird auch (falls Sie selbst noch nicht angemeldet sind und Anmeldeschluss noch nicht vorbei) auch der Status der Anmeldeliste angezeigt ("ausgebucht" oder "noch x frei Plätze").

FeldBeschreibung
<<
Wechselt einen Monat zurück
aktueller Monat
Wechselt zum aktuellen Monat
>>
Wechselt einen Monat nach vorne
Ansicht 
Kalender Woche
Kalender Monat
Kalender Jahr
Liste Woche
Liste Monat
Liste Jahr
zukünftige Termine
Ortskarte
Ermöglicht die Umschaltung in eine andere Ansicht (Kalender Woche/Monat/Jahr, Liste Woche/Monat/Jahr, zukünftige Termine)
Die Ortskarte zeige eine Google-Maps-Karte aller Veranstaltungsorte an.

Hinweis: Unangemeldet ist in der Liste keine Uhrzeit zu sehen.
Suche
Öffnet den Dialog zur Suche einer Veranstaltung nach Suchbegriff, optionaler Datumseinschränkung, Wochentag, Gruppeneinschränkung und definierter Extrafeld-Filter.

Dort können Sie auch mehrere Veranstaltungen auf einmal löschen.
Neue Veranstaltung
Öffnet den Dialog zur Anlage einer neuen Veranstaltung (siehe: "Veranstaltung anlegen/bearbeiten")

Falls Veranstaltungs-Vorlagen angelegt sind (unter Veranstaltungsdetails, Button "Aktion"), dann können Sie hier durch das Aufklappen dieses Buttons eine neue Veranstaltung auf Grundlage der Vorlage erstellen sowie über den Auswahlpunkt "Veranstaltungs-Vorlagen bearbeiten" alle Veranstaltungsvorlagen bearbeiten.
 PDF-Ausdruck 
Erstellt ein PDF mit einer Wochenübersicht (nur "Ansicht: Kalender Woche")
 PDF Jahresüberblick 
Erstellt ein PDF mit einer Jahresübersicht, wann eine Veranstaltung stattfindet (nur "Ansicht: Kalender Jahr", "Ansicht: Liste Jahr")
Filter: MonatGibt Ihnen die Möglichkeit, direkt zu einem Monat zu springen
Filter: Vereinzeigt nur die Veranstaltungen des ausgewählten Vereins an (wird nur angezeigt falls befreundete Vereine eingetragen sind)
Filter: Veranstaltungsartzeigt nur die Veranstaltungen der ausgewählten Veranstaltungsart an (wird nur angezeigt falls Veranstaltungsarten definiert, "Rahmenveranstaltung" und "Kurs" wird nicht angezeigt).
Filter: Gruppezeigt nur die Veranstaltungen der ausgewählten Gruppe an (wird nur angezeigt falls Veranstaltungsgruppen vorhanden). Veranstaltungen von Untergruppen werden bei Auswahl der Hauptgruppe auch angezeigt. Der Filter sucht auch in Veranstaltungs-Extrafeldern vom Typ "Auswahl Gruppe".
[+]Öffnet den Dialog zur Anlage einer neuen Veranstaltung (dieser Link ist nur bei der Ansicht "Kalender" bei allen Tagen zu sehen; siehe: "Veranstaltung anlegen/bearbeiten").
[ICAL Kalender abbonieren (z.B. Kalender in Outlook einbinden)]Ermöglicht das Abonnieren des Kalenders z.B. in Outlook. Wichtig für eine Aktualisierung des Kalenders ist allerdings, dass Sie nicht eine .ics-Datei herunterladen und als Kalender importieren (diese Datei enthält ja nur den aktuellen Stand), sondern den Kalender per https://www.event-online.org/IhrVerein/kalender.ics abonnieren (damit findet dann auch eine Aktualisierung statt).
Der Link .../?ical&extern erstellt einen ICAl-Kalender mit allen extern sichtbaren Veranstaltungen.
[RSS-Feed RSS-Feed abonnieren]Öffnet die Termine/aktuelle Meldungen als News-Feed (nur zukünftige und sichbare Termine)
[Kalenderblatt ausdrucken als HTML (als PDF) (als CSV)]Zeigt das Kalenderblatt in einer druckoptimierten Ansicht an, ggf. als PDF oder CSV.
(Abgesagte Veranstaltungen sind nicht enthalten. Das CSV enthält zusätzlich eine "Link"-Spalte.)

Bei der Veranstaltungssuche haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Suchbegriff Nach diesem Begriff wird in Veranstaltungen in den Feldern "Titel", "Beschreibung" und "Ort" gesucht.
Datumsbereich Ermöglicht das Einschränken der Suche auf einen Datumsbereich- Vorausgewählt ist das aktuelle Jahr.
Wochentag Ermöglicht das Einschränken der Suche auf einen Wochentag (Montag bis Sonntag).
Gruppe Sucht nur nach Veranstaltungen der gewählten veranstaltenden Gruppe.
Jetzt suchen 
Startet die Suche
zurück zum Kalender 
Welchselt zurück zum Kalender
Aktionen 
Alle markierten Veranstaltungen: löschen
Alle markierten Veranstaltungen: Teilnehmern eine Mail senden
Alle markierten Veranstaltungen: absagen und Absage-Mail an Teilnehmer senden
Ermöglicht es, viele Veranstaltungen auf einmal zu löschen bzw. eine Mail an die Teilnehmer zu senden bzw. alle markierten Veranstaltungen abzusagen.


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3.1.2 Veranstaltungs-Details

Durch einen Klick auf einen Eintrag im Kalender öffnet sich ein Fenster mit den Details (Beschreibung und anderen Informationen).

In diesem Fenster haben Sie - je nach Berechtigung - folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Schließen
Schließt das Fenster
Jetzt verbindlich an-/abmelden
Öffnet den An-/Abmelde-Dialog bei kostenfreien Veranstaltungen, siehe "Zu Veranstaltungen anmelden"
Jetzt kostenpflichtig an-/abmelden
Öffnet den An-/Abmelde-Dialog bei kostenpflichtigen Veranstaltungen, siehe "Kostenpflichtige Veranstaltungen"
Mail senden 
Mitglieder bzw. andere Verteiler zur Veranstaltung einladen
Externe Personen zur Veranstaltung einladen
Biherige Einladungen
Mail an Teilnehmer der Veranstaltung senden (bzw. eingeladene oder nicht-teilnehmende Mitglieder)
Mail/Serienbrief an Mitglieder verschicken)
Es öffnet sich ein Menü, um Personen einzuladen oder eine Informations-Mail bzw. -Serienbrief zu senden.
siehe "Mitglieder und andere Verteiler einladen"
siehe "Externe Personen einladen"
siehe "Mail an Teilnehmer senden"
siehe "Mail/Serienbrief an Mitglieder verschicken"

Auf diese Art eingeladene Personen können sich direkt per Link in der Mail anmelden. Nach Anmeldeschluss ist die Einladung nicht mehr möglich, dann gibt es den weiteren Menüpunkt "Bisherige Einladungen", um die versendeten Anmeldungen zu sehen.

Über diesen Menüpunkt können Sie nach der Veranstaltung auch die Nachlese versenden.
in Kalender übernehmen
in eigenen Kalender (Outlook u.ä.) übernehmen
in die Zwischenablage kopieren
in Facebook teilen eigenen Verein bei VereinOnline übernehmen
Übernimmt den Termin in Outlook (oder andere Mail-Programme; per ICS-Datei), in die Zwischenablage, in Facebook oder in die eigene VereinOnline-Umgebung.

Veranstaltung in eigenen Verein übernehmen ist nur sinnvoll, wenn der Besucher selbst Organisator von Veranstaltungen ist und einem anderen(!) Verein angehört, der ebenfalls VereinOnline einsetzt. Es wird anschließend nach dem eigenen Login gefragt und (falls die Berechtigung existiert) der Termin als Verlinkung in den Kalender des eigenen Vereins eingetragen.
Drucken 
Druckansicht der Webseite
PDF der Veranstaltung erstellen
Druckt die Veranstaltungs-Informationen bzw. erstellt ein PDF (ggf. inkl. Serienterminen und Rahmenprogramm-Programmpunkten)
zum Kalender
Öffnet den Kalender (nur sichtbar, falls Sie auf über einen direkten Link zu dem Termin gekommen sind)
Anmeldungen (Anzahl)
Zeigt alle Personen an, die sich bereits anmeldet haben (siehe: "Anmeldeliste")
 Bearbeiten
Ermöglicht das Ändern der Veranstaltung (siehe: "Veranstaltung anlegen/bearbeiten").

Wenn Sie das Datum/Zeit/Ort geändert haben, dann erscheint anschliessend ein Dialog mit der Möglichkeit, die bereits angemeldeten Personen zu informieren (Mail-Vorlage "Veranstaltungs-Verschiebung") und/oder abzumelden.

Wenn Sie die Maximale Personenzahl verändert haben und bereits Personen auf der Warteliste sind, werden Sie im Anschluss an diese Tatsache erinnert und können mit einem Button direkt zur Warteliste wechseln.
Bearbeiten
Bearbeiten Serie (komplett)
Bearbeiten Serie (ab diesem Termin)
Entkoppeln dieses Termins aus der Serie
Bei einem Serientermin können Sie hier auch auswählen, ob die komplette Serie oder nur alle Termin ab dem gewählten Termin (ab 2. Termin möglich) bearbeitet werden sollen.
Entkoppeln dieses Termins aus der Serie nimmt den Termin aus der Serie komplett heraus (erst ab dem 2. Termin möglich).
 Löschen
Löscht die Veranstaltung und alle Anmeldungen (siehe: "Veranstaltung löschen")

Hinweis zu einer endgültigen Löschung: Alle Anmeldungen zu der Veranstaltung werden ebenfalls gelöscht! Die Veranstaltung und die Anmeldungen tauchen anschließend in den Mitgliederprofilen und den Statistiken nicht mehr auf. (siehe unten: "Veranstaltung löschen").
Neu durch Kopie
ohne Verknüpfung dieser Veranstaltung
ohne Verknüpfung dieser Veranstaltung / Aufgaben übernehmen
mit Verknüpfung dieser Veranstaltung
mit Verknüpfung dieser Veranstaltung / Aufgaben übernehmen
Erstellt eine weitere Veranstaltung, indem die geöffnete Veranstaltung kopiert wird (inkl. Anmeldeoptionen, inkl. Anhänge/Veranstaltungsbild).

Optional kann bei "Wiederholungen" angegeben werden, dass die Veranstaltung öfters kopiert werden soll, und zwar "Anzahl" Veranstaltungen oder "bis zum" Datum. Die Häufigkeit kann dabei in Tage- bzw. Monatsschritten angegeben werden. Der 1. neue Termin wir durch das Datum oben festgelegt, die weiteren durch die Angabe bei Wiederholungen. Eine Angabe von 5 Wiederholungen erstellt dann in Summe 6 neue Termine. Es werden maximal 100 Termine erzeugt! Zugeordnete Aufgaben sind in allen Serienterminen zu sehen. Falls zu der Veranstaltung Aufgaben definiert sind, erfolgt beim Klick auf den Button über ein Auswahlmenü die Abfrage, ob die Veranstaltungsaufgaben mitkopiert werden sollen oder nicht.

Über mit/ohne Verknüpfungen legen Sie fest, ob die neue Veranstaltung mit dieser Veranstaltung bzw. Serie verknüpft werden soll.

Falls die Veranstaltung zugeordnete Aufgaben enthält, können Sie über das Dropdown-Menü auswählen, ob diese mitkopiert werden sollen oder nicht.

Bei einer Rahmenveranstaltung (siehe: "Rahmenveranstaltung anlegen") können Sie wählen, ob die Programmpunkte kopiert werden oder nicht.
Aktionen 
als neue Veranstaltungs-Vorlage speichern
Newsletter-Beitrag verfassen
Aktuelles-Meldung verfassen
Zugeordnete Aufgaben pflegen
Gutscheincodes
Ermöglicht die Durchführung von speziellen Aktionen:

als neue Veranstaltungs-Vorlage speichern
Hiermit wird die aktuelle Veranstaltung als Vorlage gespeichert. Über den Button "Neue Veranstaltung" und dessen dann vorhandenem Drop-Down-Menü kann ganz einfach eine neue Veranstaltung auf Basis einer Vorlage angelegt werden.

Newsletter-Beitrag verfassen
Öffnet den Dialog zur Verfassung einer 'Newsletter-Meldung' mit den vorbefüllten Veranstaltungsdetails.

Aktuelle Meldung verfassen
Öffnet den Dialog zur Verfassung einer 'Aktuellen Meldung' mit den vorbefüllten Veranstaltungsdetails.

Zugeordnete Aufgaben pflegen
Hier können Aufgaben zu Veranstaltungen angelegt werden. Details sind im Modul "Aufgaben" beschrieben, hier werden abweichend die Aufgaben der Veranstaltung und nicht einem Projekt zugeordnet.

Gutscheincodes
Hier können Sie "Gutscheincodes" generieren. Diesen können Sie dann einzeln den gewünschten Personen mitteilen.
Es gibt zwei Arten von Gutscheinen:
a) Einmalige kostenfreie Anmeldung einer Veranstaltung
b) Rabatt auf Veranstaltungs-Besuch (in Euro oder in Prozent)
Jeder Gutscheincode kann anschließend bei einer beliebigen Veranstaltung zur kostenfreien bzw. rabattierten Anmeldung genutzt werden. Gutscheincodes können auch für Gruppen angelegt werden, diese gelten dann auch für Untergruppen-Teilnehmer.

Freigabe Veranstaltungen
Wenn Sie die "Freigabe der Veranstaltungen"-Option aktiviert haben und der aktuelle Benutzer in der Rolle der freizugebendenen Personen (Standardeinstellung: Vorstand) ist, dann sieht kann er über diesen Menüpunkt alle aktuell freizugebende sowie die abgelehnten Veranstaltungen sehen.

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen (siehe unten) gilt: Ein externer Teilnehmer sieht nur die externen Kosten.

Rechts von den Details sehen sie Bildergalerien dieser Veranstaltungen (falls verfügbar und erst nach der Veranstaltung) sowie dieser Veranstaltung zugeordnete Shop-Angebote.

Desweiteren können Sie über Links folgendes erreichen (detaillierte Beschreibung siehe weiter unten):
  • Ort in Google Maps anzeigen
  • Route von der eigenen Privatadresse zum Veranstaltungsort anzeigen
  • Route von der eigenen Geschäftsadresse zum Veranstaltungsort anzeigen
  • E-Mail an den Verantwortlichen (=Kontakt) senden
  • Informationen zur veranstaltenden Gruppe aufrufen (Leiter, nächste Termine, Rückblicke, ..)
  • Jetzt an-/abmelden

Falls es sich bei diesem Termin um einen Serientermin handelt, dann können Sie über "Barbeiten" auch die Felder aller Serientermine bearbeiten (nur gleiche Inhalte werden angezeigt) und unter "Löschen" auch die ganze Serie löschen.

Durch einen Klick auf "E-Mail an den Verantwortlichen (=Kontakt) senden" öffnet sich folgender Dialog:

FeldBeschreibung
BetreffDer Betreff der Anfrage
TextDie Anfrage selbst
SPAM-Schutz-AbfrageDamit nicht automatische Tools von Hackern diese Funktion missbrauchen, um E-Mails zu versenden, muss hier als Sicherheit manuell der angezeigte Code eingegeben werden.
 Nachricht senden
Sendet die Nachricht an den oder die Verantwortlichen der Veranstaltung


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3.1.3 Gruppen-Ansicht

Links im Navigationsmenü sind alle Hauptgruppen aufgelistet. Durch einen Klick auf einen Gruppennamen bekommen Sie in diese Übersicht.
Sollte die Hauptgruppe weitere Untergruppen besitzen, dann können Sie zwischen der Hauptgruppe und den Untergruppe über ein Register hier umschalten.

  • Register "Über uns / Aktuelles"
    Sie sehen eine Selbstdarstellung der Gruppe (falls vorhanden) und aktuelle Gruppenmeldungen (falls vorhanden)

  • Register "Nächste Termine"
    Sie sehen die nächsten Termine (inkl. der Aktionen "Kasse" und "Aufgaben" falls Sie eine entsprechende Berechtigung haben). Hier können Sie auch einen ICAL-Kalender und einen RSS-Feed mit den Gruppen-Terminen abonnieren.

  • Register "Gruppen-Blog"
    Sie haben Sie Möglichkeit, mit anderen Gruppenteilnehmern eine Diskussion zu führen.

  • Register "Rückblick"
    Sie sehen die Rückblicke

  • Register "Gruppenteilnehmer"
    Sie sehen die Teilnehmer (getrennt nach Mitgliedern und externen Kontakten) der Gruppe (nur sichtbar wenn Mitglieder-Leserecht; es werden keine Mitglieder der Gruppe zugeordneten versteckten Rollen angezeigt)

  • Register "Kontakt"
    Sie sehen die Leiter der Gruppe (nur wenn Mitglieder-Leserecht)

  • Register "Datenablage"
    Sie sehen einen Button, um die Datenablage der Gruppe zu öffnen (nur wenn entsprechendes Zugriffsrecht)

  • Register "Aktuelle Abstimmungen"
    Sie sehen aktuelle Termin-Abstimmungen, die Bezug zur Gruppe haben (siehe "Abstimmungen (Terminfindung, Umfragen, Wahlen, ...)")

  • Register "Funktionen für Gruppenleiter/Organisatoren"
    Gruppenleiter haben ergänzende Möglichkeiten für die Verwaltung ihrer Gruppe und sehen auf dieser Seite weitere Buttons (auch sichtbar für Administratoren mit entsprechenden Rechten):

    FeldBeschreibung
    Gruppen-Veranstaltungen 
    Neue Veranstaltung anlegen
    Neue Termin-Abstimmung im Team finden
    Der Gruppenleiter kann mit dieser Funktion eine neue Veranstaltung anlegen. Die Gruppe ist dabei vorselektiert.

    Gruppenleiter und Organisatoren können mit diesem Button einem Link zu Doodle folgen, um eine Termin abzustimmen
    Abstimmungen 
    ...
    Aktuell laufende und auch abgeschlossene Abstimmungen
    Gruppen-Teilnehmer 
    Teilnehmerliste bearbeiten
    Mail an Teilnehmer
    Gesendete Elemente
    Der Gruppenleiter kann mit dieser Funktion eine E-Mail an seine Gruppenteilnehmer senden (auch ohne ein allgemeines Mail-senden-Recht)

    Der Gruppenleiter kann die bereits an diese Gruppe gesendeten Elemnte (Mails, Seriebbriefe) sehen.

    Der Gruppenleiter kann hiermit seine Gruppenteilnehmerliste pflegen
    Gruppen-Finanzen 
    Beleg einreichen
    Budget
    Mitgliedsbeiträge
    Der Gruppenleiter kann hiermit nach der Veranstaltung die Abrechnung erstellen

    Der Gruppenleiter kann den Budgetstand der Gruppe sehen

    Liste der Mitgliedsbeitrags-Zuordnungen der Gruppen-Teilnehmer (keine Daueraufträge)
    Gruppen-Infos 
    Aktuelle Meldung hinzufügen
    Neuer Newsletter-Beitrag
    Bearbeiten: SEITENNAME
    Fügt eine aktuelle Meldung (wie auf der Startseite) hinzu, welche der Gruppe zugeordnet ist und unter "Aktuelles" (und auch auf der Startseite) zu sehen ist.

    Fügt einen Newsletter-Beitrag hinzu.

    Öffnet eine HTML-Seite mit der Selbstdarstellung der Gruppe. Diese HTML-Seite muss zuvor vom Administrator unter Administration/Vorlagen/PDF/statische Seiten angelegt und der Gruppe zugeordnet worden sein
    Benachrichtigungen festlegen 
    Hier kann jeder Gruppenleiter für sich selbst festlegen, welche E-Mails er bekommen möchte.
    Gruppenpostfach 
    Zeigt den Mail-Inhalts eines Gruppenpostfachs an. Ein Gruppenpostfach ist das in VereinOnline gehostete Mail-Postfach der in der Gruppen hinterlegten EMail-Adresse.
    Nachricht an Gruppenteilnehmer versenden Hier kann der Gruppenleiter eine Nachricht über verschiedenen Kanäle an die Gruppenteilnehmer senden:
    - senden per E-Mail an alle Gruppenteilnehmer
    - senden per App-Nachricht an alle Gruppenteilnehmer (nur Betreff)
    - speichern im Gruppen-Blog
    - speichern als Aktuelle Meldung der Gruppe
    - speichern als Newsletter-Beitrag
    Gruppen-PostfachFalls die Gruppe ein Mail-Postfach (siehe "E-Mail-Adressen") zugeordnet hat, kann der Gruppenleiter direkt hier darauf zugreifen.



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3.1.4 Veranstaltungsort auf Karte anzeigen

Wenn Sie eine Veranstaltung öffnen, dann sehen Sie unter dem Ort einige Google-Links.

Über den Link "Ort in Google Maps anzeigen" können Sie den geografischen Punkt der Veranstaltung auf der Karte anzeigen (sofern das Ort-Feld der Veranstaltung eine passende Ortsbeschreibung enthält).

Falls Sie angemeldet sind, dann können Sie sich über die Links "Route von Privatadresse" bzw. "Route von Geschäftsadresse" die Entfernung zwischen Ihren persönlichen Adressen, wie Sie in Ihrem Profil gespeichert haben, und dem Ort der Veranstaltung anzeigen lassen.


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3.2 Veranstaltungen verwalten


3.2.1 Veranstaltung anlegen/bearbeiten

Über das [+]-Zeichen im Kalender bzw. über den Button "Neue Veranstaltung" können Sie neue Veranstaltungen anlegen.
Desweiteren Können Sie über den Button "Neu durch Kopie" eine neue Veranstaltung erstellen, indem Sie eine bestehende Veranstaltung kopieren.

Geben Sie den Titel, eine Beschreibung, das Datum, die Zeit, den Ort, Kontaktinformationen und weitere Details Ihrer Veranstaltung ein. Die Veranstaltung ist anschließend unmittelbar in Ihrem Online-Kalender zu sehen. Dieser Online-Kalender ist von allen Ihren Mitgliedern einsehbar. Sie können ergänzend den Kalender in Ihre öffentlichen Webseiten einbinden. So können alle Besucher Ihrer Webseite übersichtlich Ihre Veranstaltungen sehen.

Folgende Felder stehen zur Verfügung (Hinweis: die Felder können in der Administration mit Standardwerten belegt, ausgeblendet, als Pflichtfeld markiert und mit weiteren Feldern ergänzt werden):

Register "Allgemeine Daten"

FeldBeschreibung
DatumDatum der Veranstaltung

Über den Link "Serientermin" können Sie die Angabe der Wiederholungen einblenden. Dabei können Sie angegeben, dass die Veranstaltung öfters angelegt werden soll, und zwar "Anzahl" Veranstaltungen oder "bis zum" Datum. Die Häufigkeit kann dabei in Tage- bzw. Monats- bzw. Wochen-Schritten angegeben werden. Der 1. neue Termin wir durch das Datum oben festgelegt, die weiteren durch die Angabe bei Wiederholungen. Eine Angabe von 5 Wiederholungen erstellt dann in Summe 6 neue Termine. Es werden maximal 100 Termine erzeugt, die Attachments aber nur beim 1. Termin hochgeladen! Die Serientermine sind anschließend verbunden, so dass ein gemeinsames Bearbeiten, Löschen und Mail versenden an einzelne oder alle möglich ist.
Spezialfall: 1,2,4 als Häufigkeit legt einen Serien-Termin mit den Tages-Abständen 1,2,4,1,2,4,... an.

Speziell: Sie können nach(!) dem Datum einen beliebigen Text eingeben. Dies ist wichtig, wenn das exakte Datum noch nicht feststeht. Dieser Text wird dann in der Listenansicht anstelle des Datums angezeigt (z.B. aus "01.07.2012 im Juni" wird "im Juni"). Zugeordnete Aufgaben sind in allen Serienterminen zu sehen.
TitelTitel der Veranstaltung.

Spezialfall: #http://www.vereinonline.org/NAMEDESVEREINS/?veranstaltung=VERANSTALTUNGID verlinkt die Veranstaltung zu der Veranstaltung mit der ID VERANSTALTUNGID bei einem anderen Verein.
OrtOrt der Veranstaltung.

Hinweis 1: Es wird ergänzend ein Google-Maps-Link erzeugt. Die Adresse wird wie eingegeben an Google Maps übergeben. Ausnahme: Eingabe enthält ein :-Zeichen. Dann wird nur der Teil nach dem :-Zeichen an Google Maps übergeben (Beispiel: aus "Raum 123: Sonnenstrasse 123, München" wird an Google übergeben "Sonnenstrasse 123, München").

Hinweis 2: Unter Administration/Optionen können Sie dieses Feld umschalten in ein selbstlernendes Dropdown-Feld, womit Sie dann unter den bereits vorhandenen Orten einen auswählen oder einen neuen Ort anlegen können. In diesem Fall sehen Sie auch die Möglichkeit einen Dialog zu öffnen, mit dem Sie die vorhandenen Orte gesammelt bearbeiten können.
ZeitZeitangabe (standardmäßig: 19 Uhr)
Empfohlenes Format, damit der Outlook-Export funktioniert: 19:00-23:00 (oder: 19:00 bis 23:00)
Anzahl TageAnzahl der Tage (standardmäßig: 1, minimal: 1)
Raumbuchung (falls in der Platzbuchung die Plätze für die Verwendung in Veranstaltungen angelegt wurden)
Lässt Sie einen Raum buchen unter Angabe eines Platzes, der Ab- und Bis-Uhrzeit und der Angabe ob die Buchung im Namen auf die Veranstaltung oder den Kontakt gebucht werden soll.
Raum buchen 
buchen auf Veranstaltung
buchen auf Kontakt
Bei angelegten Plätzen im Modul "Platzbuchungen", die als Räume für Veranstaltungen markiert sind, ist die Buchung eines Raumes (bzw. auch mehrerer Räume) für eine Veranstaltung möglich. Diese Buchungen sind dann auch unter dem Modul "Platzbuchungen" als gebucht zu sehen.

Je nach Auswahl "Raum ist der Veranstaltung fest zugeordnet" oder "Veranstaltungs-Anmelder kann diesen Raum buchen" dient die Raumbuchung einem anderen Zweck: entweder fest für Veranstaltung gebucht, oder als Anmeldeoption für einen Teilnehmer.
[Raum-Verfügbarkeit prüfen] Prüft, ob der gewählte Raum zur gewählten Zeit frei ist, bei Serienterminen an allen Terminen.
BeschreibungAusführliche Beschreibung der Veranstaltung. Es können die Platzhalter %anrede%, ... %anrede:X/X% und %geschlecht:X/X% verwendet werden.
 Speichern
Speichert die Eingaben aus allen Registern. Wenn notwendige Pflichtfelder nicht gefüllt wurden, zeigt das System (ohne die Eingabe zuvor zu speichern) den Dialog mit einer entsprechenden Meldung wieder an.
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Register "Details"

FeldBeschreibung
Veranstaltende GruppeVeranstaltende Gruppe (Handball, Fussball, ...) - die Gruppen sind unter Administration->Gruppen frei definierbar (hier werden nur die als Veranstaltungsgruppe markierten Gruppen angezeigt). Die Zuordnung zu einer Gruppe eröffnet die folgenden Möglichkeiten:
- Einheitliche farbliche Markierung der Veranstaltungen einer Gruppe im Kalender
- Filtermöglichkeit im Kalender
- Einschränkung der Sichtbarkeit auf diese Gruppe
- Einschränkung der Anmeldemöglichkeit auf diese Gruppe
- Erinnerungsmail an alle Mitglieder der Gruppe senden
- Auswertung der Aktivitäten einer Gruppe (Anzahl Veranstaltungen, Anzahl Anmeldungen)
- Organisationsrechte für Gruppenleiter für Veranstaltungen dieser Gruppe
Veranstaltungsart- öffentliche Veranstaltung (nur Markierung für Filter - hat keine Auswirkung auf Sichtbarkeit!)
- interne Veranstaltung (nur Markierung für Filter - hat keine Auswirkung auf Sichtbarkeit!)
- Rahmenveranstaltung - mit Unter-Programmpunkten (siehe: "Rahmenveranstaltung anlegen")
- Kurs - mit mehreren Terminen und Anmeldung nur am 1. Termin (siehe "Kurs anlegen")
(weitere Veranstaltungsarten sind in der Basiskonfiguration definierbar)
Sichtbarkeitlegt fest, wer die Veranstaltung sehen darf
- intern (mit Details) und extern (mit Details)
- intern (mit Details) und extern (ohne Details)
- nur intern
- nur für Veranstaltungsgruppe+Untergruppen (mit Details)
- nur für Veranstaltungsgruppe+Untergruppen (mit Details) und intern (ohne Details)
- nur für Veranstaltungsgruppe+Untergruppen (mit Details) und intern/extern (ohne Details)
- nur für eingeladene/angemeldete Personen (und für Organisatoren) - Bei Rahmenveranstaltungs-Programmpunkten gilt die Einladung der Rahmenveranstaltung.
- verstecken (nur für Organisatoren sichtbar)
- nur für 'Kontakt' sichtbar (nur die unter 'Kontakt' eingetragene Person sieht die Veranstaltung, sowie alle Personen mit dem Rollenrecht "Veranstaltungen = Vollzugriff")

Hinweise:
- falls "nur für Veranstaltergruppe" gewählt wird, aber keine Veranstaltungsgruppe angegeben ist, dann ist die Veranstaltung immer sichtbar
- auch Untergruppenmitglieder können die Veranstaltungen der Hauptgruppe sehen
- für eingeladene Personen und angemeldete Personen (mit Login!) ist die Veranstaltung immer sichtbar
AnhängeDie Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen. Bilder (png,jpg,gif) werden in den Veranstaltungsansicht später direkt angezeigt, andere Dateien als Link.
Veranstaltungs-BildDie Möglichkeit, ein Veranstaltungs-Bild hinzuzufügen. Sie können hier auch ein Bild aus "Administration/Basiskonfiguration/Dateien" auswählen.
Erinnerung 1 - Empfängerkreiswer erhält die Erinnerungsmail 1:
- alle angemeldeten Personen + alle Mitglieder der veranstaltenden Gruppe + alle eingeladenen Personen
- alle angemeldeten Personen + alle Mitglieder der veranstaltenden Gruppe
- alle angemeldeten Personen + alle eingeladenen Personen
- alle angemeldeten Personen
- alle Teilnehmer der veranstaltenden Gruppe + alle nicht angemeldeten eingeladenen Personen
- alle Teilnehmer der veranstaltenden Gruppe
- alle nicht angemeldeten eingeladenen Personen
- alle Mitglieder + alle Teilnehmer der veranstaltenden Gruppe
- alle Mitglieder
- alle nicht angemeldeten Mitglieder
- alle nicht angemeldeten Personen der veranstaltenden Gruppe
- alle externen Kontakte
- alle Mitglieder und alle externen Kontakte
- keiner
Anmerkung: abgemeldete Benutzer erhalten keine Mail.
Hinweis: Über den Link "Empfängerliste" können Sie sehen, wer diese Mail erhalten wird.
Erinnerung 1 - Tage vor Veranstaltung Legt fest wie viele Tage zuvor wird die Erinnerungsmail 1 verschickt wird
Erinnerung 2 - Empfängerkreiswer erhält die Erinnerungsmail 2 (analog zur 1. Erinnerung)
Erinnerung 2 - Tage vor Veranstaltung Legt fest wie viele Tage zuvor wird die Erinnerungsmail 2 verschickt wird
Vordergrundfarbesollte standardmäßig nicht eingestellt werden, sondern nur zur Markierung von Highlight-Veranstaltungen (ansonsten werden die Farben benutzt, die in der Gruppendefinition unter Administration->Gruppen festgelegt sind, verwendet). Zur Eingabe der Farbe können Sie entweder den Hex-Farbcode eingeben oder über das Icon recht neben dem Eingabefeld den Farb-Dialog öffnen.
Hintergrundfarbesollte standardmäßig nicht eingestellt werden, sondern nur zur Markierung von Highlight-Veranstaltungen (ansonsten werden die Farben benutzt, die in der Gruppendefinition unter Administration->Gruppen festgelegt sind, verwendet). Zur Eingabe der Farbe können Sie entweder den Hex-Farbcode eingeben oder über das Icon recht neben dem Eingabefeld den Farb-Dialog öffnen.
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Register "Anmeldung"

FeldBeschreibung
Wer kann sich anmeldenHier stellen Sie ein, wer sich anmelden kann:
- öffentlich (intern und extern)
- öffentlich (intern und extern) ohne Begleitung
- öffentlich (intern mit Begleitung und extern ohne Begleitung)
- halböffentlich (intern und andere Vereine)*
- halböffentlich (intern und andere Vereine) ohne Begleitung*
- halböffentlich (intern mit Begleitung und andere Vereine ohne Begleitung)*
- nur intern (mit Login)
- nur intern (mit Login) ohne Begleitung
- nur für Veranstaltungsgruppe (mit Login)
- nur für Veranstaltungsgruppe (mit Login) ohne Begleitung
- nur für Veranstaltungsgruppe+Untergruppen (mit Login)
- nur für Veranstaltungsgruppe+Untergruppen (mit Login) ohne Begleitung
- nur externe Anmeldung möglich
- nur externe Anmeldung möglich ohne Begleitung
- nur eingeladene Personen
- keine Anmeldung möglich

* nur verfügbar wenn befreundete Vereine eingetragen sind
Maximale Begleiter pro TeilnehmerHiermit können Sie die Anzahl der Begleiter begrenzen. Keine Eingabe bedeutet eine unbeschränkte Begleiteranzahl
Maximale PersonenanzahlMaximale Personenzahl. Nachdem sich die hier definierte Anzahl angemeldet hat, stehen weitere Anmeldungen auf der Warteliste bzw. werden je nach Wartelisteneinstellung abgelehnt. Ohne Eingabe ist die Anzahl unbeschränkt.
AnmeldeschlussAb diesem Datum ist keine Anmeldung mehr möglich. Ohne Eingabe gilt hier das Veranstaltungsdatum
AbmeldeschlussAb diesem Datum ist keine Abmeldung mehr möglich. Ohne Eingabe gilt hier der Anmeldeschluss bzw. das Veranstaltungsdatum
BestätigungsmailLegt fest, ob der Teilnehmer eine Mail mit der An-/Abmeldebestätigung (falls kostenpflichtg mit der Rechnung) erhält
Anmeldungen sichtbarErmöglicht eine öffentliche/interne Liste der Teilnehmer in den Veranstaltungsdetails: "Folgende Teilnehmer haben ihre Anmeldung sichtbar angekündigt: ...". Je nach Einstellung ist es auch möglich, dass sich anmeldende Teilnehmer selbst entscheidet, ob er sichtbar sein möchte oder nicht!

Auswahlmöglichkeiten:
- nur für Organisatoren in der Anmeldeliste
- nur für angemeldete Teilnehmer
- für interne Mitglieder sichtbar in den Veranstaltungsdetails
- für interne Mitglieder sichtbar in den Veranstaltungsdetails (als Option bei der Anmeldung)
- öffentlich sichtbar den Veranstaltungsdetails
- öffentlich sichtbar in den Veranstaltungsdetails (als Option bei der Anmeldung)
WartelisteEinstellung, ob die Warteliste manuell zu pflegen ist (durch den Organisator), automatisch funktioniert (bei Abmeldung einer Person rückt die nächste Person automatisch nach) oder keine Warteliste existiert "alle Anmeldungen zunächst auf Warteliste setzen" setzt die Anmeldungen zunächst auf die Warteliste.
Zugriffschutz
Zusätzlichen Benutzern den Zugriff auf die Anmeldeliste gewähren (s.u.)
Ergänzende Felder ... 
Anmeldefelder für die Veranstaltung hinzufügen (z.B. Auswahlfeld "Fleisch/Fisch/Vegetarisch").

Spezialfälle:
a) Feldname endet auf _begleitung: Wird bei Anmeldungen nur für Begleiter abgefragt
b) Feldname endet auf _einmal: Wird bei Anmeldungen nicht für Begleiter abgefragt
c) Feldname endet auf _extern: Wird nur bei externen Teilnehmern abgefragt
c) Feldname endet auf _intern: Wird nur bei internen Teilnehmern abgefragt
d) Feldname endet auf _admin: Wird bei Anmeldungen NICHT abgefragt
e) Feldname "geburtstag" wird aus Mitgliederdatensatz vorbefüllt und ist dann nicht änderbar.

Hier können auch Felder angelegt werden, welche zu den Kosten der Veranstaltung dazukommen.

Variante 1)
Auswahlfeld (normal oder Mehrfachauswahl) auf Basis einer festen Liste:
Extrafeld vom Typ "Auswahl", Feldname muss mit "kosten" beginnen, z.B. "kostenEssen"
Die Optionen des Auswahlfeldes dann so definieren:
Fleisch (12 Euro)
Fisch (10 Euro)
Vegetarisch (8 Euro)


Spezialfälle:
- enthält die Kostenauswahl "all inkl.", dann sind bei Rahmenveranstaltungen für den Hauptanmelder alle Kosten von Programmpunkten ohne Berechnung.
- Auswahl (radio): Enthält der Ausdruck [max: 10] oder [max:LABEL1=max1,LABEL2=max2,..], dann legen Sie damit die maximale Teilnehmerzahl der Option fest.
- Auswahl (radio): Enthält der Ausdruck [artikel:1234], dann wird das Bild es Artikels mit der angegebenen ID angezeigt

Variante 2)
Auswahlfeld auf Basis einer flexiblen Liste (keine Mehrfachauswahl!), inkl. der Möglichkeit für datumsabhängige Kosten (z.B. für Frühbucher-Rabatt):
Extrafeld vom Typ "Liste xxx", Feldname muss mit "kosten" beginnen, z.B. "kostenExtra"
Diese Liste muss dann so definiert sein:
a) Wenn es eine zeitliche Beschränkung einzelner Einträge geben soll, dann müssen die Datumsfelder mit den Feldtypen "Datum gültig ab" und "Datum gültig bis" markiert sein.
b) Der anzuzeigende Bezeichner muss den Feldnamen "name" besitzen
c) Das Kostenfeld muss den Feldnamen "kosten" besitzen
d) Ein optionales Feld mit dem Namen "maxteilnehmer" definiert die maximale Teilnehmerzahl dieser Option (auch 0 erlaubt)
e) Ein optionales Feld mit dem Namen "rabatt" legt einen Kostenabzug bei der Auswahl dieser Option fest (gilt nur bei Anmeldung als angemeldeter Nutzer).
f) Ein optionales Feld mit dem Namen "alter" legt die Altersbeschränkung fest (z.B. -12 oder 6-17 oder 18-).
g) Ein optionales Feld mit dem Namen "rolle" legt die Rolle fest, die ein Anmelder haben muss. Leer bedeutet "muss externer Teilnehmer sein".
h) Ein optionales Feld mit dem Namen "freierteilnehmer" bedeutet, dass der X-te Teilnehmer kostenfrei teilnimmt (Eingabe: 5 bedeutet dass der 5. Teilnehmer kostenfrei teilnimmt)
i) Ein optionales Feld mit dem Namen "intern" legt fest, dass die Option nur für Personen mit Login (="ja") gilt oder nur für externe (leer).

Variante 3)
Textfeld
Der Feldname muss mit "kosten" beginnen.
Damit ist eine freie Eingabe (z.B. als Spende) möglich
Vorschau Anmeldung 
Zeigt den Anmelde-Dialog an zur Überprüfung der Einstellungen (Hinweis: Auswirkung von Felderänderungen innerhalb der Veranstaltung sind erst nach deren Speicherung zu sehen; Extrafelder sind sofort zu sehen)
Kosten für MitgliederKosten für interne Teilnehmer (mit Login)
Kosten für BegleiterKosten für Begleitung eines internen Teilnehmers
Kosten für externe TeilnehmerKosten für externe Teilnehmer (bzw. interne Teilnehmer, bei denen alle zugeordnete Rollen den Eintrag "Kosten" auf "extern" stehen haben).
AusnahmenHiermit können Sie Ausnahmen-Kosten hinzufügen für:
  • 1. Begleiter: der 1. Begleiter von internen Teilnehmern
  • Begleiter (eines externen Teilnehmers)
  • Begleitung Kind interner Teilnehmer
  • Begleitung Kind externer Teilnehmer
  • Rolle xxx: Rollenmitglied der Rolle xxx
  • Gruppe xxx: Gruppenmitglied der Gruppe xxx
  • alle befreundeten Vereine
  • VEREINSNAME: befreundeter Verein
  • VEREINSNAME (ebenso für Begleiter): befreundeter Verein
Hinweise: Die Ausnahmen betreffen nur die internen Teilnehmer. Wenn eine Ausnahmebedingung zutrifft, dann werden die zugeordneten Kosten übernommen und die weitere Liste nicht beachtet.
ZahlungsweiseAuswahl der zulässigen Bezahlungsformen:
- per Bankeinzug
- per Überweisung
- ggf. falls konfiguriert per Zahlungsdienstleister (z.B. sofortueberweisung.de, PayPal)
- in bar.

Wenn Sie alle Bezahlarten löschen dann wird der Standard gesetzt.
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Bei einem Klick auf den Button "Anmeldeliste: Zugriffsschutz" öffnet sich folgender Dialog:

FeldBeschreibung
erlaubten Benutzer hinzufügenFügt eine Auswahlliste hinzu, um eine Rolle oder Gruppe oder Benutzer auswählen, die bei dieser Veranstaltung zusätzlich(!) auf die Anmeldeliste zugriff hat. Die Auswahl "Alle angemeldeten Teilnehmer" ermöglicht es ZUSAÄTZLICH allen angemeldeten Benutzern, die Anmeldeliste zu sehen.
Löscht die Auswahlliste links daneben
Übernehmen
Übernimmt die Eingaben und schließt das Fenster
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Register "Kontakt"

FeldBeschreibung
KontaktAuswahl der verantwortlichen Person (Mitglied oder externer Kontakt). Deren Daten werden in die nachfolgenden Felder übernommen und können dort ggf. angepasst werden. Vorausgewählt ist der aktuelle Benutzer.
Kontakt-NameVerantwortliche Person.
Kontakt-E-MailE-Mail-Adresse der verantwortlichen Person. Diese wird nicht(!) öffentlich genannt und kann per Dialog kontaktiert werden (E-Mail-Adresse wird nicht öffentlich gezeigt). Es können mehrere durch Semikolon oder Komma getrennt eingegeben werden.
TelefonTelefonnummer der verantwortliche Person
FaxFax der verantwortlichen Person (wichtig i.d.R. bei Antwortfax)
StraßeTelefonnummer der verantwortlichen Person (wichtig i.d.R. bei Antwortfax)
OrtPLZ und Ort der verantwortlichen Person (wichtig i.d.R. bei Antwortfax)
Info-MailOption, dass bei jeder Anmeldung bzw. bei jeder Anmeldung eines externen Teilnehmers der Verantwortliche per Mail (alle E-Mails die zuvor angegeben wurden) informiert wird - sofort oder gesammt am kommenden Morgen.
 Speichern
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Register "Nachlese"

FeldBeschreibung
NachleseNachlese, die (falls eingegeben) nach der Veranstaltung anstelle der Beschreibung angezeigt wird. Ebenso wird diese Nachlese unter dem Menüpunkt "Nachlese" aller Rückblicke mit Bildern angezeigt (wenn hier eine Nachlese eingegeben wurde, dann wird auch nur diese angezeigt, und NICHT die Nachlesen aus den Bildergalerien).
Bilder hochladen ist möglichAktiviert die Möglichkeit, Bilder zu dieser Veranstaltung in die Bildergalerie zu laden
[Bilderupload]Wechselt zum Upload von Bildern zu dieser Veranstaltung

Register "Sonstiges"

FeldBeschreibung
interne NotizenNotizen, die nur für organisatorische Tätigkeiten relevant sind. Kann nur im Bearbeiten-Modus gelesen werden.
ExtrafelderExtrafelder, die für alle Veranstaltungen angelegt wurden (Administration, Basiskonfiguration, Extrafelder, Veranstaltung)

Nach dem Klick auf Speichern wird die Veranstaltung gespeichert, falls alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Ansonsten wird der Dialog, ohne die Daten zu speichern, unter Markierung der Pflichtfelder erneut angezeigt.

Nach einer Veränderung wird geprüft, ob Datum, Zeit oder Ort sich geändert haben.
Sie haben dann die Möglichkeit, die angemeldeten Teilnehmer darüber autonatisch zu informieren.
Der Button "Änderung jetzt speichern" speichert auch erst dann die Änderung, der Button "Änderung verwerfen" verwirft die Änderung.

Nach dem Anlegen sehen Sie die Detailansicht der Veranstaltung.


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3.2.2 Rahmenveranstaltung anlegen

Eine Rahmenveranstaltung enthält mehrere Programmpunkte und ermöglicht die Abwicklung einer größeren Veranstaltung bzw. Konferenz.

Beispiel: Eine Rahmenveranstaltung "Seminarwochenende" enthält z.B. folgende Programmpunkte:
- Betriebsbesichtigungen
- Seminar 1
- Seminar 2
- Seminar 2
- Abendprogramm
- Frühstücksbrunch

Bei der Anmeldung kann sich der Teilnehmer dann gleich zu den einzelnen Programmpunkten anmelden.
Auch dür die Begleiter können die Programmpunkte jeweils getrennt ausgewählt werden.

Jeder Programmpunkt kann optional Kosten, eine maximale Teilnehmerzahlen u.ä. enthalten.

Die Anlage einer Rahmenveranstaltung funktioniert so:
1. Veranstaltung anlegen mit der Veranstaltungart "Rahmenveranstaltung"
2. Veranstaltung speichern
3. Veranstaltung bearbeiten und im neuen Register "Programmpunkte" die einzelnen Programmpunkte anlegen und jeweils speichern.

Unter Adminstration/Optionen sind folgende Einstellungen möglich:
  • im Register "Veranstaltungen / Anmeldungen / Anmeldungen allgemein" in Feld "zeitliche Überlappung" können Sie festlegen, ob sich überlappende Programmpunkte gleichzeitig gebucht werden können.
  • im Register "Veranstaltungen / Kalender-Optionen" im Abschnitt "Rahmenveranstaltungen" können Detaileinstellungen getroffen werden.



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3.2.3 Kurs anlegen

Ein Kurs enthält mehrere Termine, die Anmeldung ist aber nur am 1. Tag möglich.
Eine Abmeldung für einzelne Tage ist auch an den Folgetagen möglich.
Eine Abmeldung am 1. Tag enthalt die Frage: nur dieser Termin / oder alle Termine.

Die Anlage eines Kurses funktioniert so:
1. Veranstaltung anlegen mit der Veranstaltungart "Kurs" und(!) den Serienterminen (beim Feld "Datum")
2. Veranstaltung speichern


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3.2.4 Versammlung anlegen

Mit der Veranstaltungsart "Versammlung" haben Sie die Möglichkeit, Tagesordnungspunkte anzulegen.
Setzen Sie in der Veranstaltung im Register "Details" die "Veranstaltungsart = Versammlung".

In den Veranstaltungsdetails gibt es dann den Button "Tagesordnungspunkte".

Der Versammlungsleiter (=Kontakt in der Veranstaltung) kann darin die Versammlung vorbereiten:
- Tagesordnungspunkte anlegen
- Pro Tagesordnungspunkt optional eine Abstimmung anlegen

Während der Versammlung kann der Versammlungsleiter:
- einen Tagesordnungspunkt "als aktuellen TOP setzen". Dieser wird dann bei allen Teilnehmern grau hinterlegt.
- beim aktuellen Tagesordnungspunkt die Abstimmung aktivieren.
- Protokollnotizen verfassen

Die Teilnehmer können Sie Versammlung verfolgen und bei aktivierten Abstimmungen abstimmen.

Hier die Möglichkeiten des Versammlungsleiters:

FeldBeschreibung
zurück 
wechselt zurück zu den Veranstalungsdetails
Schließen 
Schließe das Fenster
 Aktualisieren 
Aktualisiert den Seiteninhalt
 Tagesordnungspunkte hinzufügen (Admin) 
Legt einen neuen Tagesordnungspunkt an
Protokoll (Admin) 
Erstellt das Protokoll-PDF der Versammlung
[als aktuellen TOP setzen] Aktiviert den Tagesordnungspunkt, alle Teilnehmer sehen diesen als markiert.
[Abstimmung hinzufügen] Legt in diesem Tagesordnungspunkt eine Abstimmung an
Löscht den Tagesordnungspunkt
Öffnet den Tagesordnungspunkt zum Bearbeiten

Hier die Möglichkeiten der Teilnehmer:

FeldBeschreibung
zurück 
wechselt zurück zu den Veranstalungsdetails
Schließen 
Schließe das Fenster
 Aktualisieren 
Aktualisiert den Seiteninhalt
Jetzt in Versammlung eintreten 
Setzt den eigene Status auf "anwesend"
Jetzt Versammlung verlassen 
Setzt den eigene Status auf "nicht anwesend"


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3.2.5 Veranstaltung löschen

Über den Button "Löschen" in den Veranstaltungsdetails öffnen Sie folgenden Dialog (nur sinnvolle Optionen werden im konkreten Fall angezeigt):

FeldBeschreibung
alle Teilnehmer informierenAlle bereits angemeldeten Teilnehmer erhalten eine E-Mail, dass die Veranstaltung abgesagt wurde
eingeladene Personen informierenAlle eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail, dass die Veranstaltung abgesagt wurde
kostenpflichtige Anmeldungen, die bereits eine Rechnung bekommen haben: Gutschriften erstellen und Teilnehmern zusendenDie Teilnehmer erhalten eine Gutschrift über bereits zugestellte Rechnungen
Veranstaltung endgültig löschenFalls markiert:
Die Veranstaltung wird unwiderruflich aus dem Kalender gelöscht

Falls nicht markiert:
Die Veranstaltung wird als "ABGESAGT: " markiert, die angemeldeten Teilnehmer werden auf den Status "abgemeldet" gesetzt, die Erinnerungen werden entfernt, und die weitere Anmeldemöglichkeit wird deaktiviert.
Für alle Veranstaltungen der Serie ausführen Löscht die gesamte Serie (nur bei Serienterminen)
Für diese und alle zukünftigen Veranstaltungen der Serie ausführen Löscht die Serie ab dem geöffneten Termin (nur bei Serienterminen)
OK
Führt die beschrieben Aktionen durch
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne Aktion


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3.3 Mails senden

In vielen Fällen möchten Sie Informationen über die Veranstaltung per Mail versenden.
Klicken Sie dazu auf die Veranstaltung und anschließend auf den Button "Mail senden".
Es öffnet sich ein Menü mit folgenden Möglichkeiten:
  • Mitglieder bzw. andere Verteiler zur Veranstaltung einladen
  • Externe Personen zur Veranstaltung einladen
  • Mail an Teilnehmer der Veranstaltung senden (bzw. eingeladene oder nicht-teilnehmende Mitglieder)
  • Mail/Serienbrief an Mitglieder verschicken



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3.3.1 Mitglieder und andere Verteiler einladen

Sie können einen bestehenden Verteiler (Rolle, Gruppe usf.) einladen.
Klicken Sie dazu in der Veranstaltung auf den Button "Mail senden / Mitglieder bzw. andere Verteiler zur Veranstaltung einladen".
Hier erhalten alle beteiligten Mitglieder eine Einladungsmail. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn es z.B. eine Gruppe "Freunde" gibt und dieser Verteiler für diesen Zwecke benutzt werden soll.
Bereits angemeldete Personen bekommen keine Einladung.

FeldBeschreibung
AbsenderAuswahl, wer der Absender sein soll. Nur auswählbar, wenn die angemeldete Person das "Mail senden als Stellvertreter"-Recht besitzt. Ansonsten wird der Absender und ggf. die Reply-To-Adresse angezeigt, die das System verwendet. Je nach eingestellter Gruppe und Optionen wird dabei als Absender die Gruppen-E-Mail-Adresse verwendet.
Empfänger-VerteilerDie gewünschte Verteilergruppe, Auswahl der Mitglieder nach Rollen, Gruppen usf. (siehe Mitglieder, Mail verschicken)
Hier ist zudem die Möglichkeit gegeben, die Teilnehmerlisten einer anderen Veranstaltung als Empfänger auszuwählen bzw. an ausgewählte Mitglieder in Veranstaltungs-Extrafeldern zu senden..
Mail-Betreff/Nachrichtentext Ermöglicht die Anpassung der Standard-Mail
Anmerkungeninterne Anmerkungen
Verzögert senden Legt die Einladungs-Mail in den Postausgang und sendet sie erst zum angebenen Zeitpunkt.
veränderten Einladungstext für nächste Einladung dieser Veranstaltung speichern Speichert änderungen am Einladungstext, damit dieser zu den nächsten Einladungen der selben Veranstaltung erhalten bleibt.
Vorschau der Empfänger 
Zeigt zur Prüfung eine Liste der Empfänger an, an welche die Einladung gehen würde
Jetzt einladen
Verschickt die Einladungsmail. Alle Personen auf dem Verteiler erhalten eine Mail mit einem Link, mit dem sie sich direkt (ohne Login!) anmelden können
Abbrechen
Schließt das Fenster
Zurück
Wechselt zurück zu Veranstaltung
Bisherige Einladugen 
zeigt alle bisherigen Einladungen dieser Veranstaltung an. Dort können Sie Einladungen auch löschen - das ist für den erneuten Versand an bereits eingeladene Teilnehmer notwendig!

Hinweis: Einladungen von Veranstaltungen vor mehr als 6 Monaten werden automatisch gelöscht!


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3.3.2 Externe Personen einladen

Sie können zu einer Veranstaltung externe Freunde einladen.
Gehen Sie dazu auf eine Veranstaltung und wählen Sie den Button "Mail senden / Externe Personen zur Veranstaltung einladen".
Sie können nun das Formular ausfüllen (Anrede, Vorname, Name, Firma, E-Mail und Anmerkungen) und auf den Button "Jetzt einladen" klicken.
Der Text der Mail ist unter Administration/Vorlagen fest definiert.

FeldBeschreibung
AbsenderAuswahl, wer der Absender sein soll. Nur auswählbar, wenn die angemeldete Person das "Mail senden als Stellvertreter"-Recht besitzt. Ansonsten wird der Absender und ggf. die Reply-To-Adresse angezeigt, die das System verwendet. Je nach eingestellter Gruppe und Optionen wird dabei als Absender die Gruppen-E-Mail-Adresse verwendet.
AnredeHerr oder Frau
VornameDer Vorname des Einzuladenden
NameDer Nachname des Einzuladenden
FirmaDie Firma des Einzuladenden
E-MailDie E-Mail-Adresse - an diese wird die Einladung verschickt
Anmerkungeninterne Anmerkungen
Jetzt einladen
Verschickt die Einladungsmail. Ihr Freund erhält eine Mail mit einem persönlichen Link, mit dem er sich direkt (ohne Login!) zu Veranstaltung anmelden kann
Abbrechen
Schließt das Fenster
Zurück
Wechselt zurück zu Veranstaltung
Bisherige Einladugen 
zeigt alle bisherigen Einladungen dieser Veranstaltung an. Dort können Sie Einladungen auch löschen - das ist für den erneuten Versand an bereits eingeladene Teilnehmer notwendig!

Ihr Freund erhält dann eine E-Mail mit einem Anmelde-Link.
Über diesen Link kann er sich anmelden (auch gültig bei internen Veranstaltungen).
Dieser Link ist nur einmalig verwendbar.


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3.3.3 Mail an Teilnehmer senden

Sie können eine Mail an alle angemeldeten Teilnehmer einer Veranstaltung senden. Klicken Sie dazu auf die Veranstaltung und anschließend auf den Button "Mail senden / Mail an Teilnehmer der Veranstaltung senden (..)".
Daraufhin öffnet sich der folgende Dialog:

FeldBeschreibung
AbsenderAuswahl, wer der Absender sein soll. Nur auswählbar, wenn die angemeldete Person das "Mail senden als Stellvertreter"-Recht besitzt. Alternativ ist über das Feld "bzw. an folgende E-Mail-Adresse" auch eine abweichende Absende-E-Mail-Adresse wählbar. Ansonsten wird der Absender und ggf. die Reply-To-Adresse angezeigt, die das System verwendet. Je nach eingestellter Gruppe und Optionen wird dabei als Absender die Gruppen-E-Mail-Adresse verwendet.
EmpfängerAuswahl, wer die Mail bekommen soll.
Auswahl:
- alle zur Veranstaltung ... am ... angemeldeten internen Teilnehmer
- alle zur Veranstaltung ... am ... angemeldeten externen Teilnehmer
- alle eingeladenen Mitglieder
- alle Mitglieder, die sich NICHT an der Veranstaltung angemeldet haben
- alle eingeladenen Mitglieder, die sich NICHT an der Veranstaltung angemeldet haben
- alle Teilnehmer von der Gruppe '...', die sich NICHT an der Veranstaltung angemeldet haben
Einschränkungen Über den Link "anzeigen" können Sie eine Feldliste alle Anmeldungs-Extrafelder öffnen (falls vorhanden). Wenn Sie hier Eingaben tätigen, dann erhalten nur Personen die E-Mail, welche diese Option gewählt haben (Beispiel: Essen: "Fleisch").
BetreffDer Betreff der Nachricht
NachrichtDer Nachrichtentext
AttachmentsIndividuelle Anhänge. Standardmäßig werden die Anhänge als Link verschickt (der Empfänger bekommt einen Internet-Link zugeschickt). Wenn Sie den Haken entfernen, dann wird das Attachment als normaler Anhang zugestellt (erhöhte Datenmenge! - maximal 20 MB in Summe erlaubt!). Nach den drei neuen Attachments werden die bei der Veranstaltung bereits hinzugefügten Veranstaltungs-Attachments angezeigt und können mit einer Checkbox in die Mail übernommen werden.
Antwortfax und Veranstaltungsauswahl fügt nach jedem PDF ein Antwortfax ein (bzw. nur bei Empfängern, die "nur per Post" eingestellt haben). Die Veranstaltungszuordnung ermöglicht die Übernahmen von Veranstaltungsdaten in das Antwortfax (Datum, Titel, Kontakt, Kosten, Anmeldeoptionen). Die Option "Empfänger in Einladungsliste aufnehmen (nur bei Mail)" ermöglicht die Aufnahme der Empfänger in die Einladungsliste der Veranstaltung. Dei Versendeart kann die Empfängeerliste auf noch nicht-eingeladene Personen einschränken.
SignaturText, der unter den Attachment-Links verschickt wird (bzw. der Platzhalter {#signatur#} wird ersetzt)
Verzögert senden Legt die Mail in den Postausgang und sendet sie erst zum angebenen Zeitpunkt. Vor dem Versandzeitpunkt können die Mails unter "Gesendete Elemente" noch gelöscht werden.
Zurück
Wechselt zurück zur Veranstaltung
Schließen
Schließt das Fenster
 Mail jetzt senden
Absenden starten
Empfänger-Liste
Liste aller Empfänger anzeigen
 Test an eigene E-Mail
Testmail an eigene hinterlegte E-Mail-Adresse senden
 Bereits verschickte Mails
Mails anzeigen, die bereits an Teilnehmer dieser Veranstaltung verschickt wurden (auch automatische Erinnerungen!)


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3.3.4 Mail/Serienbrief an Mitglieder verschicken

Sie können ein Mail an sonstige Mitglieder senden, und damit auch Mitglieder erreichen, die noch nicht angemeldet sind.

Daraufhin öffnet sich der "Mail/Serienbrief versenden"-Dialog (siehe: "Mail/Serienbrief versenden").

Die Veranstaltung ist dabei bereits in den Optionen vorausgewählt.


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3.4 Anmelden

Ihre Mitglieder, sowie je nach Einstellung auch ein externer Besucher, können sich online zu Veranstaltungen anmelden.

Die Vorteile:
  • Sie kennen die genauen Teilnehmerzahlen und können somit den Raum und ggf. Catering passend planen.
  • Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen wird auch gleich bei der Anmeldung die Rechnung erstellt und dem Anmelder zugestellt. Das sorgt für eine zeitnahe Einnahme der Kosten.
  • Am Jahresende besitzen Sie wertvolle Statistiken über Ihre Veranstaltungs- und Anmeldezahlen.



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3.4.1 Zu Veranstaltungen anmelden

Ihre Mitglieder können sich online anmelden (passwortgeschützt).
Öffnen Sie dazu eine Veranstaltung und klicken Sie auf "Jetzt an-/abmelden".

Es erscheint das Anmeldefenster.
Hier können Sie Begleiter und eine Anmerkung eingeben.

FeldBeschreibung
Mitgliedals Anzeige: Ihr Name
Statusals Anzeige: Ihr Anmeldestatus (wird nur angezeigt für angemeldete Personen)
Extrafelder... Eingabefelder aller Anmeldungs-Extrafelder.

Allgemeinen Extrafelder für alle Veranstaltungen:
Angelegt unter Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder

Extrafelder speziell für diese Veranstaltung:
Veranstaltung bearbeiten, Register "Anmeldung", Button "Ergänzende Felder nur für die Anmeldungen dieser Veranstaltung hinzufügen".
BegleitungHier können Sie Begleiter hinzufügen (nur angezeigt, wenn Begleiter in der Veranstaltung zugelassen sind).
Firmenname wird automatisch übernommen. Vorname und Nachname müssen ausgefüllt werden.
AnmerkungenHier können Sie Anmerkungen an den Veranstalter eingeben
für alle anderen Mitglieder sichtbarer Kommentar Möglichkeit anderen Teilnehmern etwas mitzuteilen (z.B. "ich habe 2 Plätze im Auto frei")
Jetzt verbindlich an/abmelden
Meldet Sie an bzw. ab (ggf. "Jetzt verbindlich anmelden", falls abmelden nicht möglich ist)

Nach den Klick auf "Jetzt an-/abmelden" erscheint die Bestätigung

Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Schließen
Schließt das Fenster (falls Anmeldung in Popup-Dialog erfolgt ist)
Zur Startseite
Wechselt zur Startseite (falls Anmeldung in Browser-Hauptseite erfolgt ist)
in eigenen Kalender (z.B. Outlook oder Apple Kalender) übernehmen
Übernimmt den Termin in Outlook (per ICS-Datei)

Sie erhalten eine Bestätigungsmail mit Ihrer Anmeldung.
Darin ist auch ein Link zur Änderung / Abmeldung enthalten (falls Sie dazu das Recht haben).

Unter dem Register "Mein Profil" unter dem Navigationspunkt "Meine Termine" können Sie alle Veranstaltungen sehen, zu denen Sie sich angemeldet haben.
Auch im Kalenderblatt ist bei Ihren Veranstaltungen ein angemeldet eingeblendet.


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3.4.2 Anmeldung externer Teilnehmer

Bei Veranstaltungen können sich auch externe Teilnehmer (ohne Login) anmelden - falls die Rollen (Administration/Rollen/Rolle "nicht angemeldet"/Rollenrecht "Veranstaltung anmelden = anmelden") und die Veranstaltung (Veranstaltungsdefinition: "Wer kann sich anmelden? = extern") dies zulassen:

Zunächst muss ein nicht-angemeldeter Besucher auswählen, ob er ein Mitglied oder ein externer Teilnehmer ist.

FeldBeschreibung
ich habe eine Login-KennungWeiter mit dem oben beschriebenen Verfahren (unter zusätzlicher Angabe des Logins und des Passwortes), siehe "Zu Veranstaltungen anmelden"
ich bin ein externer Teilnehmer ohne Login-KennungWeiter mit dem nachfolgend beschriebenen Verfahren

Nach der Auswahl "ohne Login" erscheint folgende Seite:

FeldBeschreibung
AnredeHerr oder Frau
TitelDer Titel des externen Teilnehmers
VornameDer Vorname des externen Teilnehmers (Pflichtfeld)
NachnameDer Nachname des externen Teilnehmers (Pflichtfeld)
FirmennameDie Firma des externen Teilnehmers (insbes. relevant für die Rechnung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen)
StraßeDie Strasse des Teilnehmers (insbes. relevant für die Rechnung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen)
OrtDie PLZ und der Ort des Teilnehmers (insbes. relevant für die Rechnung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen)
Telefon-/MobilnummerDie Telefon- bzw. Mobilnummer des externen Teilnehmers
E-MailDie E-Mail-Adresse des externen Teilnehmers (Pflichtfeld)
Extrafelder... Eingabefelder aller Anmeldungs-Extrafelder.

Allgemeinen Extrafelder für alle Veranstaltungen:
Angelegt unter Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder

Extrafelder speziell für diese Veranstaltung:
Veranstaltung bearbeiten, Register "Anmeldung", Button "Ergänzende Felder nur für die Anmeldungen dieser Veranstaltung
BegleiterHier können Sie Begleiter hinzufügen (falls dies in der Veranstaltung zugelassen ist; Firmenname wird automatisch übernommen). Vorname und Nachname müssen ausgefüllt werden.
AnmerkungenHier können Sie Anmerkungen an den Veranstalter eingeben
SPAM-Schutz-AbfrageDamit nicht automatische Tools von Hackern diese Funktion missbrauchen, um E-Mails zu versenden, muss hier als Sicherheit manuell der angezeigte Code eingegeben werden.
DatenschutzEinwilligung zum Datenschutz
Zurück
Zurück zum vorhergehenden Schritt
Jetzt verbindlich/kostenpflichtig anmelden
Anmeldung durchführen. Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung wird anschließend die Bezahlinformationen abgefragt.

Hinweis: Weitere Pflichtfelder sind unter den Administration-Optionen einstellbar

Nach den Klick auf "Jetzt an-/abmelden" erscheint die Bestätigung
Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Schließen
Schließt das Fenster
in eigenen Kalender (z.B. Outlook oder Apple Kalender) übernehmen
Übernimmt den Termin in Outlook (per ICS-Datei)

Sie erhalten eine Bestätigungsmail mit Ihrer Anmeldung. Darin ist auch ein Link zur Änderung / Abmeldung enthalten.


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3.4.3 Kostenpflichtige Veranstaltungen

Kostenpflichtige Veranstaltungen haben Eintragungen unter "Kosten" (siehe "Veranstaltung anlegen/bearbeiten").

Nach dem Klick auf "Jetzt an/abmelden" kommt ein ähnlicher Dialog wie oben beschrieben. Die Kosten sind hier ergänzend erwähnt. Zudem heisst der Button "Jetzt kostenflichtig anmelden".

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen kommt als weiterer Schritt die Abfrage nach der Bezahlart:

FeldBeschreibung
Rechnungsadresse
- Firma
- Name
- Straße
- Ort
- E-Mail
Die gewünschte Rechnungsadresse. Es wird standardmäßig die als Rechnungsadresse eingestellte Adresse angezeigt - über das Dropdown-Feld oberhalb können Sie auf die anderen gespeicherten Adressen umschalten.
Bezahlungsart per Bankeinzug
Es muss der Kontoinhaber, die IBAN (wird sofort auf Korrektheit geprüft, Eingabe ist Pflicht), die BIC und Bank (werden aus der IBAN berechnet) eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert)

per Rechnung
Es muss der Kontoinhaber, die Kontonummer, die Bank und die Bankleitzahl eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert)

per Sofortueberweisung.de
Der Anmelder kann den Betrag über sofortueberweisung.de sofort von seinem Girokonto überweisen (falls aktiviert)

per Paypal
Der Anmelder kann den Betrag sofort über Paypal (z.B. per Kreditkarte) bezahlen (falls aktiviert)
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Nach dem Klick auf "Weiter" können Sie alle Daten nochmal prüfen und die Anmeldung abschließen:

FeldBeschreibung
AnmerkungAnmerkung an die Rechnungsstellung
Zurück
Zurück zum vorhergehenden Schritt
kostenpflichtige Anmeldung jetzt durchführen
Erstellt die Buchung (per Bankeinzug und per Rechnung)
kostenpflichtige Anmeldung und Bezahlung jetzt durchführen
Erstellt die Buchung und startet den Bezahlprozeß (falls Zahlungsdienstleister sofortueberweisung.de oder Paypal gewählt)

Falls sofortueberweisung.de oder Paypal gewählt wurde, werden nun zunächst Eingaben für den Bezahlprozeß abgefragt.

Anschließend bekommen Sie direkt die Rechnung zum Download angeboten. Diese wird Ihnen auch per Mail zugestellt.

FeldBeschreibung
[Rechnungsnummer]Öffnet die Rechnung als PDF
Schließen
Schließt das Fenster
in eigenen Kalender (z.B. Outlook oder Apple Kalender) übernehmen
Übernimmt den Termin in Outlook (per ICS-Datei)


Hinweise:
  • Am Ende der Anmeldung haben Sie - falls vorhanden - auch die Möglichkeit, der Veranstaltung zugeordnete Shop-Angebote zu kaufen.
  • Bei einer Abmeldung (falls per Rollenrecht erlaubt - nur bis zum definierten Abmeldeschluß möglich) wird eine Gutschrift erstellt.
  • Unter dem Register "Mein Profil" unter dem Navigationspunkt "Meine Rechnungen" können Sie alle Ihre Rechnungen sehen, die für Sie erstellt wurden.
  • Unter "Meine Termine" haben Sie jederzeit einen Überblick über Ihre Anmeldungen. Dort können Sie auch einen ICAL-Kalender Ihrer Termine abonnieren: "ICAL Kalender meiner angemeldeten Termine abonnieren (z.B. Kalender in Outlook einbinden)"
  • Falls die max. Teilnehmerzahl erreicht ist landen Sie auf der Warteliste. Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung müssen der Zahlungsdaten bereits eingegeben werden, die aber erst beim Nachrücken benutzt werden.



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3.4.4 Abmelden

Falls Sie sich angemeldet haben und doch nicht erscheinen können, dann haben Sie bis zum Abmeldeschluß die Möglichkeit, sich wieder abzumelden.
Der Abmeldeschluß ist in der Veranstaltung angegeben - falls nicht definiert dann ist es der Veranstaltungstermin.

Gehen Sie dazu auf die Veranstaltung und wählen Sie "Jetzt an-/abmelden".

Sie haben nun folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Jetzt Abmelden
Hiermit melden Sie sich ab. Bei bereits erstellten Rechnungen erhalten Sie eine Gutschrift über den bereits in Rechnung gestellten Betrag.
 Begleiter ändern / Anmerkung senden
Hier können Sie Begleiter hinzufügen und/oder entfernen oder auch eine Anmerkung zur Veranstaltung senden (Beispiel: "ich kann 5 Personen mitnehmen"). Bei einer Kostenänderung wird eine Differenz-Rechnung erstellt.
Zurück
Wechselt zurück zur Veranstaltung
[Rechnung]Download der Rechnung
[SEPA-Mandat]Download des SEPA-Mandats


Abmeldung:

FeldBeschreibung
Grund für AbmeldungGeben Sie hier den Grund Ihrer Abmeldung ein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für Mitglieder und wird bei externen Teilnehmern nicht angezeigt.
Jetzt abmelden
Führt die Abmeldung durch. Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung erhalten Sie eine Gutschrift zum Download und per Mail.


Anmeldung ändern / Anmerkung senden:

FeldBeschreibung
Extrafelder.. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre individuell ausgewählten Extrafelder zu ändern.
BegleiterHier können Sie Begleiter anpassen
AnmerkungenHier können Sie Anmerkungen an den Veranstalter anpassen
 Speichern
Speichert die Eingaben. Ggf. wird eine neue Rechnung erstellt und zugestellt.
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Hinweis: Die Möglichkeit des Abmeldens besteht nur bis zum Abmeldeschluss bzw. falls dieser nicht festgelegt wurde bis zum Anmeldeschluss bzw. zum Tag der Veranstaltung, nicht später. Bei Kursen ist es nur am 1. Kurstag möglich, sich für den gesamten Kurs abzumelden (bei Auswahl "für den gesamten Kurs (und ggf. Gutschrift der Kosten)").


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3.5 Anmeldungen verwalten


3.5.1 Anmeldeliste

Auf der Anmeldeliste sehen Sie, falls Sie die Berechtigung dazu haben, alle angemeldeten Personen.

Klicken Sie dazu auf die Veranstaltung und anschließend auf den Button "Anmeldungen".

Die Anmeldeliste wird gemäß der unterschiedlichen Anmelde-Status-Werte in Registern dargestellt (nur vorhandene Zustände sind als Register sichtbar):
  • angemeldete Personen: Diese Personen haben sich angemeldet
  • abgemeldete Personen: Diese Personen haben sich (wieder) abgemeldet
  • nicht erschienene Personen: Status wird nach der Veranstaltung vom Organisator vergeben
  • Warteliste: Diese Personen haben sich angemeldet, aber die maximale Anzahl der Personen war bereits erreicht
  • keine Rückmeldung: Eingeladene Personen ohne Rückmeldung

Manche Vereine möchten protokollieren, welche Teilnehmer auch wirklich gekommen sind. Hierzu gibt es zwei Verfahren:

Variante 1:
Sie markieren nach der Veranstaltung alle nicht erschienenen Teilnehmer mit "[nicht erschienen]".

Variante 2:
Sie markieren beim Eintreffen bei der Veranstaltung alle erschienenen Teilnehmer mit "[anwesend]".
Nach der Veranstaltung können Sie dann mit dem Button "Alle NICHT auf 'anwesend' gesetzte Teilnehmer als 'nicht erschienen' markieren" dann den Status "nicht erschienen" geben.

Grün markierte Zeilen sind bezahlte Anmeldungen.

FeldBeschreibung
Zurück
Wechselt zurück zur Veranstaltung
Export der Anmeldungsliste
Sortiert nach Anmeldezeitpunkt
Sortiert nach Nachname
Konfigurierbarer Export
Alle Mitglieder die NICHT teilnehmen
Namensschilder: [Einsteckschilder (Avery Zweckform LR4726)]
Namensschilder: Selbstklebende Namens-Etiketten (Avery Zweckform L4784)]
Sortiert nach Anmeldezeitpunkt
Sortiert nach Nachname
Hiermit exportieren Sie die Liste als Excel-Datei, die Sortierung ist wählbar nach Anmeldezeitpunkt bzw. Nachname. In der Exportliste steht auch der Anmeldezeitpunkt.

Konfigurierbarer Export
Ermöglicht Ihnen die freie Wahl der Spalten, der Sortierung und des Exportformats. Über die Speicherung als Favorit können Sie einen selbst gestalteten Export direkt in dieses Menü einblenden und allen Veranstaltungsorganisatoren zur Verfügung stellen.

Alle Mitglieder die NICHT teilnehmen
Ermöglicht ein Anschreiben zur Einladung der noch fehlenden Vereinsmitglieder.

Namensschilder: ...
Der Export der Namensschilder als PDF ermöglicht den Druck auf Namensschilder-Etiketten. Die Definition der verschiedenen Namensschilder-Formate können Sie unter Administration/Vorlagen/PDF ergänzen. Wenn in der Anmeldeliste bestimmte Personen markiert sind, dann werden nur für diese Namensschilder erstellt.
Person manuell anmelden
eine Person manuell anmelden
mehrere Personen manuell anmelden
Hiermit können Sie ein Mitglied bzw. mehrere Mitglieder manuell hinzufügen. Es wird eine Anmeldebestätigung an den Teilnehmer mit ggf. der Rechnung verschickt. siehe "Personen manuell anmelden" und siehe "mehrere Personenen manuell anmelden"
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Aktionen 
alle markierten Personen: anwesend
alle markierten Personen: abmelden
alle markierten Personen: anmelden
alle markierten Personen: auf Warteliste
alle markierten Personen: auf Liste
alle markierten Personen: nicht erschienen
alle markierten Personen: löschen
alle markierten Personen: Optionen anpassen
alle markierten Personen: Rechnungen erstellen/anpassen
alle markierten Personen: Anmeldebestätigung senden
alle markierten Personen: als externen Kontakt speichern (nur nicht zugeordnete)
alle markierten Personen: veranstaltende Gruppe zuweisen
alle markierten Personen: Mail senden
Angemeldete Mitglieder auf Karte anzeigen
Anmeldungen importieren
alle markierten Personen: anwesend / abmelden / auf Warteliste / auf Liste / nicht erschienen
Hiermit ändern Sie den Status aller markierter Personen. Es wird ggf. eine Benachrichtigungsmail inkl. ggf. eine Korrektur-Rechnung verschickt. Es werden ggf. Gutschriften bzw. Rechnungen erstellt und zugestellt. Die Statuserte "anwesend" und "nicht erschienen" sind nur bei vergangenen Veranstaltungen möglich. ".. auf Warteliste" löst NICHT den automatischen Nachrück-Mechanismus aus.

alle markierten Personen: löschen
Hiermit löschen Sie alle markierten Personen von der Anmeldeliste. Es öffnet sich ein Dialog in dem Sie auswählen können, ob die Teilnahmer eine Abmeldebestätigungsmail und ggf. eine Gutschrift erhalten sollen.

alle markierten Personen: Optionen anpassen
Hiermit können Sie Anmelde-Optionen (Extrafelder) aller markieren Personen ändern (nur angezeigt wenn Extrafelder vorhanden sind).

alle markierten Personen: Rechnungen erstellen/anpassen
Hiermit wird geprüft, ob alle Teilnehmer eine Rechnung über den aktuell gültigen Beitrag erhalten haben und das Ergebnis der Prüfung wird angezeigt - danach können Sie direkt Differenzrechnungen für von Ihnen konkret ausgewählte Benutzer erstellen. Notwendig z.B. nach einer Kostenänderung oder bei der Administrations-Einstellung, Rechnungen erst später manuell zu versenden.

alle markierten Personen: Anmeldebestätigung senden
Hiermit können Sie die Anmeldebestätigung erneut oder auch erstmanlig versenden.

alle markierte Personen: als externen Kontakt speichern (nur nicht zugeordnete)
Übernimmt externe Teilnehmer als externe Kontakte.

alle markierte Personen: veranstaltende Gruppe zuweisen
(nur falls "veranstaltende Gruppe" in Veranstaltung gesetzt)
Nimmt bei allen gewählten Teilnehmern in die veranstaltende Gruppe als Gruppenteilnehmer auf.

alle markierten Personen: Mail verschicken
Hiermit können Sie eine Mail an alle markieren Personen versenden. Die Auswahl einer Mail-Vorlage ist möglich.

Angemeldete Mitglieder auf Karte anzeigen
Zeigt alle Teilnehmer auf einer Google-Maps-Karte

Anmeldungen importieren
Der Import ermöglicht ein Einlesen einer Excel/CSV-Datei mit manuell erfassten Anmeldungen.
Kasse 
Zeigt eine GuV-Auswertung aller zur Veranstaltung gehörenden Belege an und ermöglicht damit eine finanzielle Auswertung (Buchführung-Lese-Recht erforderlich).
Auch zu sehen ist die Auftrennung in bezahlte und unbezahlte Rechnungen.
Alle NICHT auf 'anwesend' gesetzte Teilnehmer als 'nicht erschienen' markieren 
Die "Anwesend"-Markierung dient primär während der Veranstaltung, anwesende Personen zu identifizieren. Für die Statistiken sind die nicht-erschienen Personen relevant. Mit Hilfe dieses Buttons können automatisch die nicht-anwesenden in die nicht-erschienenen gewandelt werden. (der Button wird nur angezeigt wenn 'abwesend'-Markierungen vorhanden sind.
alle Teilnehmer
nur anwesend markierte Teilnehmer
nicht anwesend markierte Teilnehmer
Filter bei der Liste der angemeldeten Personen (nur zu sehen falls der Veranstaltungstag erreicht ist)
alle Teilnehmer
nur interne Teilnehmer (Mitglieder / externe Kontakte)
nur Mitglieder
nur externe Kontakte
nur externe Teilnehmer
Filter der Teilnehmer-Art
Öffnet ein Fenster zur Bearbeitung der Anmeldung (Mitgliedsauswahl oder externe Daten, Begleiter, Anmerkung, Bezahlt-Status). Hier sehen Sie auch alle Rechnungen und können ggf. manuell eine Rechnung auslösen. Beim Setzen des Bezahlt-Hakens wird zudem auch die Rechnung in den Status "bezahlt" gesetzt. Hier können Sie auch Autowert-Extrafelder manuell bearbeiten. Siehe "Anmeldung bearbeiten"
Löschen einer Anmeldung. Es öffnet sich ein Dialog in dem Sie auswählen können, ob der Teilnahmer eine Abmeldebestätigungsmail und ggf. eine Gutschrift erhalten soll. Hinweis: Die Anmeldung taucht anschließend im Mitgliederprofil und den Statistiken nicht mehr auf.
Bei einem "Kurs" können Sie auswählen, welche weiteren Termine Sie löschen möchten.
Alle 
alle
alle bezahlten
alle nicht bezahlten
alle ohne Rechnung
Ermöglicht die Markierung aller Anmeldungen, aller bezahlten Anmeldungen oder alle nicht bezahlten Anmeldungen (nicht bezahlt: Rechnung existiert und diese ist nicht bezahlt)
Tätigkeit melden 
Falls die Veranstaltungen ein Extrafeld vom Typ "Auswahl Projekte" haben, dann können berechtige Mitglieder hier Statusmeldugen der Projekte abgeben.
[zuordnen]Ermöglicht das Überführen einer externen Anmeldung in die Mitglieder-Liste oder Externe-Kontakte-Liste (Link in Rolle-Spalte). Dieser (und nur dieser) Anmeldeeintrag wird nach dem Speichern durch das neue interne Mitglied / externem Kontakt ersetzt.
[Abmelden]Meldet die Person, z.B. nach einer persönlichen Absage per Telefon oder E-Mail, ab. Es öffnet sich ein Dialog in dem Sie auswählen können, ob der Teilnahmer eine Abmeldebestätigungsmail und ggf. eine Gutschrift (nur bei einer Abmeldung vor dem Abmeldeschluß!) erhalten soll. Beim Typ "Kurs" werden beim Klick in der 1. Veranstaltung alle Kurstage auf "Angemeldet" gesetzt.
[Anmelden]Meldet die abgemeldete Person wieder an
[auf Warteliste]Verschiebt die Person auf die Warteliste. Es wird ggf. eine Gutschrift erstellt und zugestellt.
[auf Liste]Verschiebt die Person von der Warteliste auf die Teilnehmerliste. Es wird ggf. eine Rechnung erstellt und zugestellt. Beim Typ "Kurs" werden beim Klick in der 1. Veranstaltung alle Kurstage auf "Anwesend" gesetzt.
[Nicht erschienen]Markiert, dass diese Person ohne Abmeldung nicht erschienen ist (erst nach der Veranstaltung möglich). Wenn es sich um eine Anmeldung mit Begleitern handelt, kann die Anzahl der nicht erschienen Personen eingegeben werden.
[anwesend]Markiert die Person als anwesend (nur zu sehen falls der Veranstaltungstag erreicht ist)
[nicht anwesend]Markiert die Person als anwesend (nur zu sehen falls der Veranstaltungstag erreicht ist)
Zeigt das Änderungs-Protokoll der Anmeldung
ExtrafelderExtrafelder vom Typ "Textfeld", "Textfeld Zahl" und "Auswahl (Dropdown)" können direkt bearbeitet werden (Anmeldungs-Änderungsrecht erforderlich)

Hinweise:
  • Die Spalten "Kontakt" und die Extrafelder sehen nur Personen, die das Rollen-Recht "Anmeldungen ändern" besitzen.
  • Die Markierung "gelöschtes Mitglied" sehen nur Personen, die das Rollen-Recht "Anmeldungen ändern" besitzen.
  • Sind Extrafelder ("Auswahlfeld", "Auswahlfeld mehrfach", "Auswahl (Radio-Button)" oder andere "Liste") mit der Anmeldung verknüpft, ist unter der Anmeldeliste eine kleine Auswertung zu sehen (z.B. 10x Fleisch, 8x Fisch, 2x Vegetarisch) - das Recht "Anmeldungen ändern" ist dafür erforderlich. Auch die Anrede (Geschlecht) wird ausgewertet.



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3.5.2 Personen manuell anmelden

Als Organisator oder Vorstand können Sie Personen manuell auf die Anmeldeliste hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Anmeldeliste und wählen Sie "Person manuell anmelden".

FeldBeschreibung
interner Teilnehmer / externer Kontakt
- Mitglied
- Adressauswahl
Öffnet die Auswahlbox für die manuelle Anmeldung eines internen Teilnehmers.
Auswahl eines Mitglieds. Wenn das Mitglied sich schon auf der Teilnehmerliste befindet, wird dies gemeldet und nicht erneut hinzugefügt.
Über die Adressauswahl können Sie auswählen, ob die private oder welche geschäftliche Adresse für die Rechnung verwendet wird
externer Teilnehmer
- Anrede
- Vorname
- Nachname
- Speichern als
Der Name des externen Teilnehmers
"Speichern als" legt fest, ob der externe Teilnehmer nur in der Anmeldeliste oder auch als Mitglied oder externer Kontakt gespeichert wird
Rechnungs- und Kontaktdaten
- Firma
- Straße
- PLZ und Ort
- Telefonnummer
- E-Mail
Legt die Rechnungsadresse fest bzw. die E-Mail für die Anmeldebestätigung
BegleiterHier können Sie Begleiter hinzufügen
AnmerkungenHier können Sie Anmerkungen an den Veranstalter eingeben
StatusHier können Sie den zukünftigen Status festlegen:
  • angemeldet (=Standard)
  • abgemeldet
  • nicht erschienen (ohne Abmeldung!)
  • auf Warteliste (max. Teilnehmer erreicht)
  • keine Rückmeldung (obwohl Anmeldepflicht)
AnmeldebestätigungHiermit legen Sie fest, ob die Person eine Anmeldebestätigung und falls kostenpflichtig der Rechnung per E-Mail bekommt.
Kostenfrei anmeldenHiermit legen Sie fest, ob die Person bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung eine Rechnung bekommt (Standard) oder nicht.
Diesen Status können Sie später ggf. pr Button "Markierung 'kostenfrei' entfernen" entfernen (ANmeldung bearbeiten).
Bezahlart Auswahl der Bezahlart
  • per Überweisung
  • per Bankeinzug (hier eingeben): es erscheinen weitere Felder!
  • per Bar-Rechnung
  • wie im Profil eingestellt (nur interner Teilnehmer)
Sprache Sprache für die Anmeldebestätigung (bei externen Teilnehmern).
Gutscheincode Verrechnung des Gutscheins mit der Rechnung (nur bei sofort ausgestellter Rechnung!)
Serientermine Falls es sich um eine Terminserie oder Kurs handelt, können Sie hier den Teilnehmer zu mehr als zu einem Termin anmelden.
Extrafelder Hier können Sie die Extrafelder des Teilnehmers füllen.
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Hinweise:
  • Es wird eine Anmeldebestätigung mit ggf. einer Rechnung verschickt.
  • Auf diesem Weg können Sie Personen auch anmelden, wenn der Anmeldeschluss oder die maximale Personenzahl bereits überschritten/erreicht ist - dies wird nicht geprüft.



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3.5.3 mehrere Personenen manuell anmelden

FeldBeschreibung
Auswahl der Mitglieder Auswahl aller internen Personen (Mitglieder-Liste)
Auswahl aller externen Kontakte
Auswahl nach Rolle
Auswahl nach Gruppen
Auswahl einzelne Mitglieder / externe Kontakte
Auswahl externe Empfänger
Filter
Veranstaltungs-Teilnehmer: Übernahme der Teilnehmer einer anderen Veranstaltung
Anmeldebestäting Markieren Sie dieses Auswahlfeld, wenn Sie eine Anmeldebestätigung per Mail senden möchten
Kostenfrei anmeldenHiermit legen Sie fest, ob die Personen bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung eine Rechnung bekommen (Standard) oder nicht.
Serienterminenur falls Serientermine:
Hiermit legen Sie fest, ob die ausgewählten Personen bei der gewählten und allen davon zukünftigen Serienterminen angemeldet werden sollen.
Vorschau
Zeigt die Personen an, welche angemeldet würden. Die Vorschau muss auch Sicherheitsgründen immer ausgeführt werden, bevor die finale Anmeldung mögloch ist.
Jetzt anmelden
Führt die Anmeldung aller ausgewählten Personen durch. Bereits angemeldete Mitglieder werden NICHT erneut angemeldet. Erst nach der "Vorschau" sichtbar!
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern


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3.5.4 Anmeldung bearbeiten

Als Organisator können Sie Anmeldungen bearbeiten. Klicken Sie dazu in der Anmeldeliste auf das Bearbeiten-Icon.


Register "Anmeldedaten"

FeldBeschreibung
ExtrafelderHier können Sie Inhalte der Extrafelder (falls vorhanden) anpassen.
BegleiterHier können Sie Begleiter anpassen. Es wird ggf. eine Differenz-Rechnung erstellt und zugestellt.
AnmerkungenHier können Sie Anmerkungen an den Veranstalter anpassen
Interne AnmerkungenInterne Anmerkungen des Veranstalters, die der Teilnehmer nicht sieht
BezahltMarkiert die Anmeldung als Bezahlt. Die Person ist dann auf der Anmeldeliste grün markiert. Der Bezahltstatus wird durch die Zahlungsdienstleister (sofortueberweisung.de, Paypal) nach erfolgreicher Bezahlung automatisch auf grün gesetzt! Wenn in der Kasse der Schatzmeister die zugeordnete Rechnung auf bezahlt setzt, wird ebenfalls dieser Anmeldeeintrag auf bezahlt gesetzt. (nur für Schatzmeister sichtbar - für die Sichtbarkeit dieses Feldes ist das Kasse-Bearbeiten-Recht erforderlich) Das manuelle Setzen des Hakens hier setzt die Rechnung auf den Status "bezahlt" - eine Änderung der Bezahlart o.ä. erfolgt nicht!
Neue Anmeldebestätigung senden Sendet bei Speichern eine neue Anmeldebestätigung
ggf. Rechnung anpassen Erstellt eine Differenz-Rechnung durch, falls sich ein Änderungbedarf ergibt (weitere/weniger Begleiter, andere Anmeldeoptionen)
mit oder ohne Mail an den Teilnehmer:
[ ] Differenzrechnung erstellen und per Mail versenden (falls Änderungssbedarf)
[ ] Differenzrechnung erstellen (keine Mail, falls Änderungssbedarf)
Kostenfrei anmelden Anpassung der Einstellung "kostenfrei anmelden" (die per "Person manuell anmelden" erfolgt ist)
 Speichern
Speichert die Eingaben. Ggf. wird eine neue Rechnung erstellt und zugestellt.
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern


Register "Rechnungs-Info"

FeldBeschreibung
Bereits erstellte Rechnungen Hier sehen Sie die Liste der bereits erstellten Rechnungen und deren Bezahltstatus. Solange eine Rechnung nicht bezahlt ist, sehen Sie einen Link um die Rechnung verändern zu können (z.B. die Bezahlart).
Rechnung über .. Euro generieren 
Falls eine Differenz zwischen den bereits in Rechnung gestellten Betrag und der aktuell gültige Betrag festgestellt wird, könnnen Sie über diesen Button eine Differenz-Rechnung ausstellen und zusenden lassen
Bezahldetails Hier können Sie die Bezahldetails bearbeiten, wie Sie in der Anmeldung angegeben wurden


Register "Anmeldebestätigung"

FeldBeschreibung
 Anmeldebestätigung erneut senden
Sendet erneut die Mail mit der Anmeldebestätigung (z.B. auf direkte Anfrage des Empfängers)
 PDF Eintrittskarte 
Öffnet die Eintrittskarte (falls für diese Veranstaltung definiert!)
Anmelde-Visitenkarte 
Öffnet die Seite wie Sie z.B. durch den QR-Code am Namensschild angezeigt wird
Aktionen 
anderes Mitglied zuordnen
andere Veranstaltung zuordnen
Ermöglicht es, ein anderes Mitglied bzw. eine andere Veranstaltung auszuwählen und der Anmeldung zuzuordnen.


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3.6 Abstimmungen (Terminfindung, Umfragen, Wahlen, ...)

Über die "Abstimmung" kann eine Gruppe oder Rolle über einen konkreten Termin (oder auch andere Themen, wie Orte, Personen, usw.) abstimmen.

Über die Einstellung "anonyme Abstimmung" sind auch Online-Wahlen möglich, bei der auch der Administrator der Abstimmung nicht sieht, wer wie abgestimmt hat.

In der Hauptansicht haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Neue Abstimmung starten 
Legt eine neue Abstimmung an (erlaubt für Personen, die Veranstaltungen anlegen dürfen, sowie für Gruppenleiter). Nach dem Speichern gelangen Sie in den Abstimmungsdialog, in dem Sie auch gleich die berechtigten Mitglieder einladen können.
[Name] Öffnet die konkrete Abstimmung. Die Abstimmung sieht derenige, der 1) die Abstimmung angelegt hat oder 2) derjenige, der in einer Gruppe/Rolle ist, welche in der Abstimmung festgelegt wurde.
Öffnet die Abstimmung zum Bearbeiten
Löscht die gesamt Abstimmung
[Kopie]Erstellt eine neue Abstimmung als Kopie
[Anzahl der Teilnehmer]Zeigt eine Liste der Abstimmungsteilnehmer an (auch bei geheimen Abstimmungen - natürlich ohne die Eingaben)
[Berechtigte]Zeigt eine Liste der Abstimmungsberechtigten an


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3.6.1 Abstimmung anlegen/bearbeiten

Beim Neuanlegen und beim Bearbeiten einer Abstimmung haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Titel Der Titel der Abstimmung (Pflichtfeld)
Beschreibung Beschreibung der Abstimmung
Art der Abstimmung Sie können eine Art wählen:
- offene Abstimmung (Teilnehmer sehen alle Abstimmungen)
- offene Abstimmung (Teilnehmer sehen alle Abstimmungen) - nur einmalige Abstimmung möglich
- offene Abstimmung (nur Administrator sieht alle Abstimmungen)
- offene Abstimmung (nur Administrator sieht alle Abstimmungen) - nur einmalige Abstimmung möglich
- geheime Abstimmung (Teilnehmer/Administratoren sehen die einzelnen Abstimmungen nicht)
- geheime Abstimmung (Teilnehmer/Administratoren sehen die einzelnen Abstimmungen nicht) - nur einmalige Abstimmung möglich
Abstimmung endet am falls angegeben, ist eine Abstimmung nur bis zu diesem Datum möglich
Administrator nur dieser Benutzer kann die Abstimmung bearbeiten
Optionen Optionen:
  • Abstimmdetails erst nach der Festlegung des Ergebnisses/nach dem Ende-Datum anzeigen (nicht schon nach der eigenen Abstimmung)
  • Bei der Abstimmung: Alle Auswahllisten-Felder müssen gefüllt sein
  • Bei der Abstimmung: Alle Auswahllisten-Felder müssen unterschiedlich beantwortet werden
Alternativen/Fragen Liste der Tabelle mit den Alternativen/Fragen
  • Alternative/Frage: Die Frage, z.B. ein Datumswert, oder auch Texte wie "Soll Max Kassenprüfen werden", oder "Wer soll Kassenprüfer werden"
  • Auswahl-Art: Die Art der Antwort: Auswahl-Liste / Bewertung / Freitext-Antwort / Zahl
  • mögliche Antworten (kommagetrennt): betrifft Auswahl-Liste, Beispiele: "Ja,Nein,Vielleicht" oder "Max,Hans,Susanne"
Hinweis: Die Alternativen/Fragen müssen alle unterschiedlich sein!
Auswahlwerte Abstimmmöglichkeit je Alternative, z.B. "Ja", "Vielleicht" oder "Nein"
Ein ";" wird bei der Anzeige zu einem ",".
Ergebnis Nur beim Bearbeiten der Abstimmung: Ermöglicht das Ergebnis anzupassen bzw. einzutragen.
Abstimmberechtigung für Gruppe Legt fest, dass alle Gruppenmitglieder abstimmen dürfen
Abstimmberechtigung für Rolle Legt fest, dass alle Rollenmitglieder abstimmen dürfen
Abstimmberechtigung für Veranstaltungs-Teilnehmer Legt fest, dass alle Teilnehmer der gewählten Veranstaltungs abstimmen dürfen
Abstimmung nur mit spezieller Url mit Zugangscode möglich Damit ist es möglich, dass nur in einer Online-Sitzug anwesende Teilnehmer abstimmen können (denen dann erst während der Sitzung der Link mitgeteilt wird). Den Link kann nur der Ersteller der Abstimmung in der Abstimmung sehen! Die Teilnehmer müssen am System angemeldet sein und mit der obigen Berechtigung freigeschaltet sein.
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern


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3.6.2 An Abstimmung teilnehmen

Zum Abstimmen klicken Sie auf einen Namen. Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Auswalfelder Geben Sie Ihren Status zu den jeweiligen Abstimmungsoptionen an
Ich möchte per Mail über weitere Abstimmungen informiert werden Wenn Sie diesen Haken setzen dann bekommen Sie bei jeder nachfolgenden Abstimmung eine Mail geschickt.
 Meine Abstimmung speichern 
Speichert Ihre Eingaben und schließt das Fenster.
 Mail mit Einladung zur Abstimmung an Mitglieder senden 
(Nur falls noch kein Ergebnis festgelegt) Öffnet den Mail-Dialog, um eine Abstimmungs-Einladungs-Mail an gewünschte Empfänger zu senden. Die in der Abstimmung gewählte Ziel-Gruppe/-Rolle/-Veranstaltung ist dabei vorselektiert.
Drucken/Export Abstimmungen 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Abstimmungen als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Abbrechen 
Schließt die Abstimmung ohne die Eingaben zu speichern (offene Abstimmung)
Schließen 
Schließt die Abstimmung (abgeschlossene Abstimmung)
[als Ergebnis übernehmen] nur erlaubt für den Administrator der Abstimmung und nur für offene Abstimmungen:
Übernimmt die Alternative als Ergebnis und stellt die Abstimmung auf "abgeschlossen".
[Ergebnis verwerfen] nur erlaubt für den Administrator der Abstimmung und nur für abgeschlossene Abstimmungen:
Verwirft das Ergebnis und stellt die Abstimmung auf "offen" zurück.
Veranstaltung erstellen 
nur für abgeschlossene Abstimmung; Legt mit Ergebnis-Datum eine Veranstaltung an (ggf. aus Vorlage) und ermöglicht die Übernahme der Abstimmenden in die Anmeldeliste.


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3.7 Export/Import

Über den Export und Import können Sie Veranstaltungslisten aus Excel/CSV-Dateien importieren und auch wieder exportieren.


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3.7.1 Export

Sie können alle Veranstaltungsdaten exportieren. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

FeldBeschreibung
Auswahl der Spalten
  • Export alle Daten (Gesamt-Export)
  • Export alle Daten (Gesamt-Export) inkl. Anmeldungen
  • Export alle Daten (Gesamt-Export) inkl. Anmeldungen, Abmeldungen, Warteliste, ...
  • Eigene Auswahl der Spalten (es wird eine Liste der Felder angezeigt, die Sie per ">" einzeln oder ">>" alle übernehmen können. "<" bzw. "<<" löscht die Einträge ggf. wieder.
Veranstaltungen Auswahl der zu exportierenden Veranstaltungen:
  • alle Veranstaltungen
  • nur zukünftige Veranstaltungen
  • nur Veranstaltungen im Bereich ab Datum ... bis ... Datum auswählen
Kopfzeile
  • Kopfzeile lesbar (für die manuelle Weiterverarbeitung)
  • Kopfzeile passend für den Import - damit Änderungen wieder importiert werden können bitte als 1. Spalte die ID exportieren!
Bitte geben Sie zur Sicherheit Ihr Login-Passwort einSicherheitskontrolle, damit nicht eine fremde Person bei offenem Account schnell alle Daten entwenden kann
Jetzt als .csv exportieren
Jetzt anzeigen
Jetzt drucken
Jetzt als Excel exportieren
Jetzt als .csv exportieren
Jetzt als .pdf (hoch) exportieren
Jetzt als .pdf (quer) exportieren
Startet den Export


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3.7.2 Import

Über eine Excel/CSV-Datei können Sie Veranstaltungsdaten importieren.

Zum Import von Veranstaltungsdaten gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Öffnen Sie folgende Import-Datei: Import.csv
Füllen Sie alle relevanten Spalten ab Zeile 2 aus (Beschreibung der Felder). Die 1. Zeile muss unverändert bestehen bleiben. Spalten dürfen gelöscht werden.
Speichern Sie die Datei ab.

Schritt 2:
Wählen Sie die gespeicherte Excel- bzw. CSV-Datei aus.

Schritt 3:
Klicken Sie auf "Jetzt importieren".
Anschließend wird diese Datei eingelesen und eine Liste aller Spalten angezeigt. Nach der Zuordnung zu Ziel-Feldern und einem Klick auf "Jetzt importieren" startet der Import.

Hinweise:
Zum Ändern bereits vorhandener Daten können Sie wie folgt vorgehen:
  • Export der Daten mit der Option "Export alle Daten (Gesamt-Export; Kopfzeile passend für Import)"
  • Gewünschte Anpassung durchführen und Datei speichern. Die 1. Spalte "id" muss dabei erhalten bleiben. Andere Spalten dürfen gelöscht werden.
  • Import dieser Datei auf dieser Seite. Durch die Angabe der id wird ein Update durchgeführt, keine Neuanlage.
  • Extrafelder vom Typ "Mehrfachauswahl": Trennzeichen beim Import ist das |, keine Leerzeichen vor oder nach dem |
  • Über das Import-Feld "serienveranstaltungid" können Bezüge (Serientermine, RV-Programmpunkte) importiert werden.

Beim Import von neuen Veranstaltungsdatensätzen werden bei fehlenden Feldern die Standard-Vorbelegungen aus der Basiskonfiguration berücksichtigt.



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3.8 Statistiken

Über die Veranstaltung-Statistiken erhalten Sie einen Überblick (standardmäßig 1.1. bis 31.12.; über Stichtags-Eingabe abweichend analysierbar):

Veranstaltungen:
Anzahl der Veranstaltungen pro Jahr und Gruppe
Beim Klick auf eine Zahl erhalten Sie eine Liste der betreffenden Veranstaltungen und die jeweilige Teilnehmerzahl.

FeldBeschreibung
Stichtag Wählt den ersten Tag der jährlichen Auswertung aus
[Anzahl] Zeigt an, wieviele Veranstaltungen welche Gruppe in welchem Jahr durchgeführt hat. Durch einen Klick auf die Anzahl erhalten Sie eine Liste der Veranstaltungen mit den Anmelde-Kennzahlen.


Anmeldungen:
Anzahl der Anmeldungen pro Jahr und Gruppe
Beim Klick auf eine Zahl erhalten Sie eine Liste der betreffenden Personen und die jeweilige Anzahl an Teilnahmen (gruppiert nach wenig, mittel, viel - aufgeteilt nach 1/3, 2/3, 3/3).
Zudem erfolgt eine Auswertung, in welcher Altergruppe (standardmäßig: <=17, -40, über 40; einstellbar unter den Optionen "Wachstum Altersgrenzen") die Aktivitäten stattfinden. Damit ist es möglich, junge engagierte Mitglieder zu identifizieren.

FeldBeschreibung
Stichtag Wählt den ersten Tag der jährlichen Auswertung aus
>
Aktualisiert die Ansicht
Typ Wählt einen Anmelde-Status aus
- alle
- angemeldet
- abgemeldet
- nicht erschienen
- auf Warteliste
- keine Rückmeldung
Gesamtliste
Zeige alle Anmeldung in einer Liste an
[Anzahl] Zeigt an, wieviele Anmeldungen welche Gruppe in welchem Jahr erreicht hat.
Durch einen Klick auf die Anzahl erhalten Sie eine Liste der Anmeldungen mit den Anmelde-Kennzahlen, sowie eine Alters-Aktivitäts-Auswertung.


externe Teilnehmer
Wertet die externen Teilnehmer der Veranstaltungen aus und ermöglicht es, diese als externe Kontakte aufzunehmen (ggf. unter Zuordnung einer Gruppe).

FeldBeschreibung
Anonymisieren (nur Veranstaltungen älter als 30 Tage) 
entfernt Datenschutz-konform die personenbezogenen Daten
Konvertieren zu externen Kontakten 
erstellt aus den externen Teilnehmern (d.h. nur auf Anmeldeliste gespeichert) externe Kontakte (z.B. für erneute Einladungsmails)
Aufnahme in Gruppe Setzt beim Erstellen der externen Kontakte die hier angegebene Gruppe


Raumbelegung
Zeigt die Raumnutzung von Plätzen an, die als Raum in Veranstaltungen nutzbar sind.


Veranstaltungsorganisatoren
Zeigt die Stunden-Menge der Veranstaltungsorganisatoren ("Kontakt" aus Veranstaltung) an, gruppiert nach "veranstaltender Gruppe" (nur Hauptgruppe).


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3.9 Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)

Organisation von Veranstaltungen




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4 Bildergalerie


4.1 Bildergalerie anzeigen

In der Bildergalerie können Sie Bilder von vergangenen Veranstaltungen ansehen und hochladen.

Klicken Sie auf den Register "Bilder" und Sie sehen alle vorhandenen Bildergalerien.

FeldBeschreibung
[Klick auf Bild]Öffnet die Bilderansicht
[Nachlese]zeigt die Nachlese an, sofern eingegeben
Öffnet die Bildergalerie zum Bearbeiten
Löscht die gesamt Bildergalerie
Herunterladen aller Bilder in einer Zip-Datei


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4.2 Hochladen von Bildern

Sie können Bilder vergangener Veranstaltungen online ablegen. Klicken Sie hierzu auf "Bilder hochladen".

FeldBeschreibung
VeranstaltungEine Veranstaltung (nur zurückliegende Veranstaltungen der letzten Monate auswählbar - in den Optionen umnstellbar!)
Galerie-NameEine Bezeichnung der Bildergalerie - nur relevant wenn keine Veranstaltung ausgewäht wurde.
DateiDie .jpg-Bilddatei oder .zip-Datei. Es ist eine Multi-Dateiauswahl und auch ein Drag-und-Drop auf den Auswahlbereich möglich.
allgemeine Sichtbarkeitnur intern: nur mit Login sichtbar
intern und extern: auch ohne Login sichtbar
allg. BildunterschriftBildunterschrift, die für alle Bilder gesetzt wird. Sie haben nach dem Upload (über Bearbeiten) die Möglichkeit, eine Bildunterschrift pro Bild festzulegen.
NachleseSie können einen Text als Nachlese-Bericht verfassen
 Speichern
Läd die Bilder hoch und erzeugt eine Bildergalerie. Wiederholtes Hochladen fügt die Bilder immer hinzu, vorhandene Bilder werden dabei nicht gelöscht. Nach dem Hochladen werden die Bilder ggf. gedreht und auf eine maximale Kantenlänge von 640 Pixel verkleinert, so dass ein performantes Betrachten möglich ist und der Speicherplatz nicht zu schnell belegt wird.

Auf der Hochladen-Seite können Sie ein kleines kostenloses Software-Tool herunterladen, das die Bilder vor dem Hochladen verkleinert. Dies hilft, dass der Hochlade-Vorgang schneller abläuft.

Bitte wählen Sie eine Veranstaltung und geben Sie eine Datei bzw. mehrere Dateien an. Bei der Datei muss es sich um eine JPEG-Datei (.jpg oder .jpeg) oder eine zip-Datei (.zip) handeln, die JPEG-Bilder (.jpg oder .jpeg) enthält.
Hinweis: Wenn Sie den Upload beschleunigen möchten, dann verkleinern Sie die Bilder vorher auf eine Kantenlänge von 640 Pixel! (Download Programm zum Verkleinern der Bilder)
Maximal können mit einem Upload 20 MBytes hochgeladen werden (maximal 20 Dateien mit je maximal 20 MBytes).

Die Bilder werden nach dem Upload auf die maximale Kantenlänge von 640 Pixel verkleinert.
Grund: 1) dies spart Speicherplatz, 2) nicht alle Nutzer haben eine schnelle Internetverbindungen (ggf. mobil), so dass große Bilder sehr lange laden würden.

Nach dem Hochladen haben Sie diese Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
 Weitere Bilder zu gleicher Veranstaltung hinzufügen 
Wechselt zum Hochladen-Dialog (gleiche Veranstaltung)
 Weitere Bilder zu anderer Veranstaltung hinzufügen 
Wechselt zum Hochladen-Dialog (andere Veranstaltung)
zur Übersicht 
Wechelt zur Bildergalerie

Hinweis: Unter dem Navigations-Menü "Meine Bilder" sehen Sie eine Liste der Galerien, die Sie selbst hochgeladen haben. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, Galerien zu bearbeiten (einzelne Bilder löschen, Titelbil festlegen, Sichtbarkeit festlegen, Nachlese baarbeiten) und wieder zu löschen.

Unter dem Register "Mein Profil" unter dem Navigationspunkt "Meine Bilder" können Sie alle Galerien sehen, die Sie hochgeladen haben.


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4.3 Bildergalerie verwalten

Als Administrator können Sie auch Bildergalerien anderer Mitglieder bearbeiten und löschen.

Beim Bearbeiten haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
VeranstaltungSie können die zugeordnete Veranstaltung ändern (nur zurückliegende Veranstaltungen auswählbar)
allgemeine SichtbarkeitSie können die globale Sichtbarkeit ändern:
nur intern: nur mit Login sichtbar
intern und extern: auch ohne Login sichtbar
BilderSie können je Bild folgendes angeben:
  • eine Bildunterschift (ggf. mehrzeilig)
  • eine abweichende Sichtbarkeit angeben:
    • nur intern: dieses Bild ist nur mit Login sichtbar
    • intern und extern: dieses Bild ist auch ohne Login sichtbar
    • ausblenden: dieses Bild wird nie angezeigt
    • Bild final löschen: dieses Bild wird beim Speichern gelöscht
    • als Titelbild: setzt dieses Bild als Titelbild (standard: das 1. Bild, dieses ist ggf. auch öffentlich als Titelbild sichtbar)
  • Die Position des Bildes ändern
NachleseSie können den Nachlese-Bericht ändern
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern


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5 Online-Shop


5.1 Bestellung durchführen

Im Online-Shop können Sie Artikel vom Verein kaufen (üblicherweise T-Shirts, Pins, Bierküge, Tickets, ...).

Über die Artikelsuche kann der Nutzer einen Artikel suchen.

Falls Sie in den Artikeln Kategorien gewählt haben, dann müssen Sie als allerersten Schritt eine Kategorie auswählen (auf der Shop-Startseite und auch links im Navigationsmenü).

Klicken Sie dabei bei den gewünschten Artikelen auf den Button "In den Warenkorb legen", um ein Stück zu bestellen.
Alternativ können Sie zuvor die Anzahl eingeben und/oder eine Detailauswahl (z.B. TShirt-Größe) auswählen und auf den Button "In den Warenkorb legen" klicken.
Über den Link "Details" können Sie evtl. ergänzende Details zu der gewählten Option anzeigen (Beschreibung, Foto, ...).

FeldBeschreibung
Auswahl Nur bei Artikeln mit Unterartikeln: Wählen Sie z.B. beim Artikel "T-Shirt" die Größe aus ("S", "M", "L")
[Details zu dieser Auswahl] Rufen Sie Detailinformationen zum Unterartikel ab
Anzahl Legen Sie fest, wieviele Artikel Sie kaufen möchten.
 In den Warenkorb legen 
Legen Sie den Artikel in den Warenkorb. Falls kein Artikel gewählt ist, dann wird 1 gewählt.

Anschließend liegen alle Artikel im Warenkorb.

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Löscht den Artikel aus dem Warenkorb
zur Kasse >>
Startet den Bestellvorgang
 Warenkorb löschen
Löscht alle Artikel aus dem Warenkorb
Manueller Kauf des Warenkorbs (für Admin)
Startet den "manuellen Kauf" (für eine andere Person) mit der aktuellen Warenkorb-Befüllung.
Dieser Button ist nur mit dem Recht "Online-Shop verwalten = ändern/+" sichtbar.

Beim Klick auf "zur Kasse" starten Sie den Kauf-Prozeß:

FeldBeschreibung
Rechnungsadresse
- Firma
- Name
- Straße
- Ort
- E-Mail
Die gewünschte Rechnungsadresse. Es wird standardmäßig die als Rechnungsadresse eingestellte Adresse angezeigt - über das Dropdown-Feld oberhalb können Sie auf die anderen gespeicherten Adressen umschalten.
Lieferadresse Bei Bedarf können Sie eine abweichende Lieferadresse eingeben.
Bezahlungsart per Bankeinzug
Es muss der Kontoinhaber, die IBAN (wird sofort auf Korrektheit geprüft, Eingabe ist Pflicht), die BIC und Bank (werden aus der IBAN berechnet) eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert)

per Rechnung
Es muss der Kontoinhaber, die Kontonummer, die Bank und die Bankleitzahl eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert)

per Sofortueberweisung.de
Der Anmelder kann den Betrag über sofortueberweisung.de sofort von seinem Girokonto überweisen (falls aktiviert)

per Paypal
Der Anmelder kann den Betrag sofort über Paypal (z.B. per Kreditkarte) bezahlen (falls aktiviert)
Zurück
Zurück zum vorhergehenden Schritt
Weiter
Zum nächsten Schritt

Nach dem Klick auf "Weiter" können Sie alle Daten nochmal prüfen und den Kauf abschließen:

FeldBeschreibung
AnmerkungAnmerkung an die Rechnungsstellung
Zurück
Zurück zum vorhergehenden Schritt
kostenpflichtige Bestellung jetzt durchführen
Erstellt die Buchung (per Bankeinzug und per Rechnung)
kostenpflichtige Bestellung und Bezahlung jetzt durchführen
Erstellt die Buchung und startet den Bezahlprozeß (falls Zahlungsdienstleister sofortueberweisung.de oder Paypal gewählt)

Hinweise:
- Die Bezahldetails müssen nicht eingegeben werden, wenn Sie ausschließlich kostenlose Artikel bestellt haben.
- Bei zugeordneten Veranstaltungen, bei denen der aktuelle Benutzer noch nicht angemeldet ist, hat er die Möglichkeit, sich per Checkbox gleich anzumelden.

Am Ende bekommen Sie unmittelbar die Rechnung zum Download angeboten sowie per E-Mail zugeschickt.

Unter dem Register "Mein Profil" unter dem Navigationspunkt "Meine Rechnungen" können Sie alle Ihre Rechnungen sehen, die für Sie erstellt wurden.
Auch im Shop können Sie unter "Meine Bestellungen" alle Ihre Rechnungen sehen, die für Sie erstellt wurden.


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5.2 Spenden-Formular

Über den Link https://www.event-online.org/IhrVerein/?spenden öffnet sich ein Spendenformular, über dieses Personen einen beliebigen Betrag spenden können.

FeldBeschreibung
Ich möchte folgenden Betrag spenden Eingabe des Spendenbetrags. Es können auch bestimmte Beträge (z.B. 20 Euro, 50 Euro, 100 Euro) vorgegeben sein.
Spendenaktion (optional)
Wenn Spendenaktionen definiert sind, werden diejenigen im aktuellen Zeitraum hier zur Auswahl angezeigt. Mit Spendenaktionen können Sie dem Spender die Möglichkeit geben, für eine bestimmte Aktion zu spenden.
Weiter
Zum nächsten Schritt

Der Verarbeitungsablauf ist dem normalen Shop-Einkauf sehr ähnlich.

Beim Klick auf "Weiter" starten Sie den Bezahl-Prozeß:

FeldBeschreibung
Spenderadresse
- Firma
- Name
- Straße
- Ort
- E-Mail
Die gewünschte Rechnungsadresse. Es wird standardmäßig die als Rechnungsadresse eingestellte Adresse angezeigt - über das Dropdown-Feld oberhalb können Sie auf die anderen gespeicherten Adressen umschalten.
Bezahlungsart per Bankeinzug
Es muss der Kontoinhaber, die IBAN (wird sofort auf Korrektheit geprüft, Eingabe ist Pflicht), die BIC und Bank (werden aus der IBAN berechnet) eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert)

per Rechnung
Es muss der Kontoinhaber, die Kontonummer, die Bank und die Bankleitzahl eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert)

per Sofortueberweisung.de
Der Anmelder kann den Betrag über sofortueberweisung.de sofort von seinem Girokonto überweisen (falls aktiviert)

per Paypal
Der Anmelder kann den Betrag sofort über Paypal (z.B. per Kreditkarte) bezahlen (falls aktiviert)
Zurück
Zurück zum vorhergehenden Schritt
Weiter
Zum nächsten Schritt

Nach dem Klick auf "Weiter" können Sie alle Daten nochmal prüfen und die Spende abschließen:

FeldBeschreibung
AnmerkungAnmerkung an die Rechnungsstellung
Zurück
Zurück zum vorhergehenden Schritt
Spende jetzt durchführen
Erstellt die Buchung (per Bankeinzug und per Rechnung)
Spende und Bezahlung jetzt durchführen
Erstellt die Buchung und startet den Bezahlprozeß (falls Zahlungsdienstleister sofortueberweisung.de oder Paypal gewählt)

Hinweis:
Durch die Url ?spenden&betrag=10 wird die 10-Euro-Auswahl vorausgewählt bzw. als freier Betrag eingetragen.
Durch eine statische Seite mit dem Link "?action=shop_spenden" können Sie einen Inhalt vor dem Spendenformular einblenden.


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5.3 Verwalten


5.3.1 Artikel verwalten

Über Verwalten->Artikel können Sie die Artikel verwalten.

Die beiden Register "Aktuelle Artikel" und "Ausverkaufte Artikel" trennen die Artikel, die noch verfügbar sind (Anzahl der verkauften < Anzahl der verfügbaren Artikel) und die ausverkauft sind. Im Register "alle" sind alle Artikel zu sehen.

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Neuen Artikel hinzufügen
Neuen Artikel hinzufügen
Artikel exportieren (xls)
Artikel exportieren (csv für Re-Import)
Artikel importieren
Artikel-Nummern generieren
Alle Artikel löschen
Gutscheincodes
Inventurmodus aktivieren
Öffnet den Dialog zur Eingabe eines neuen Artikels.

Über "Artikel exportieren" können Sie eine Excel-Artikelliste exportieren. Über ".. für Re-Import" exportieren Sie eine Liste, die nach Änderungen auch wieder einfach importiert werden kann (in der Spalte "id" steht dazu die interne ID des Artikels - ein Import der "di" gefolgt von "-delete", also z.B. "123-delete" löscht den Artikel).

Über "Artikel importieren" können Sie eine CSV/Excel-Artikelliste importieren (falls mit "id", dann auch verändern).

Über "Artikel-Nummern generieren" erstellt nach den Artikelnummern-Format (Optionen) für jeden Artikel ohne Artikelnummer eine Artikelnummer (Menüpunkt nur sichtbar wenn Option gesetzt und Artikel ohne Artikelnummer vorhanden)

Über "Alle Artikel löschen" können Sie (nach Rückfrage) wirklich ALLE Artikel löschen. Die Rechnungen bleiben erhalten, die Zuordnung zum Artikel in der Rechnungsposition wird entfernt.

Über "Gutscheincodes" können Sie Gutscheincodes eines bestimmten Wertes generieren, die dann bei einem oder mehreren (bis der Wert aufgebraucht ist) Einkäufen verwendet werden können. Der Admin kann hier auch manuelle zu einzelnen Gutscheinen zuordnen, um den Überblick zu behalten, wer welchen Gutschein bekommen hat.

Über "Inventurmodus aktivieren" können Sie vorübergehnend die Möglichkeit zu bestellen deaktivieren, um ungestört durch neuen Bestellungen die Inventur durchführen zu können.
 Manuellen Kauf hinzufügen 
Öffnet den Dialog zur Eingabe eines manuellen Kaufes durch eine andere Person (Mitglied oder externe Person). Der aktuelle Warenkorb wird dabei als Vorbelegung übernommen. siehe "Manuellen Kauf hinzufügen"
 PDF Artikelliste" 
Erstellt aus den Artikeln ein PDF gemäß dem gewählten Preis. Nur ARtikel mir Preisangabe in die Liste werden aufgenommen.
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei (inkl. Extrafelder)
SucheErmöglicht die Suche nach Artikeln (Filter), Suche nach Name oder Artikelnummer möglich.
FilterZeigt die Filter, wie unter Administrationen/Optionen definiert, an.
Jetzt suchen 
Startet die Suche
[Text]Zeigt die Artikel-Details an, siehe "Artikel-Details"
[Anzahl gekauft]Zeigt eine Liste der Einkäufe an. Hier können Sie auch Einkäufe manuell hinzufügen, siehe "Artikel-Details"
[Anzahl verkauft]Zeigt eine Liste der Käufer an. Hier können Sie auch Käufer manuell hinzufügen und/oder eine Mail an alle Käufer senden, siehe "Artikel-Details"
Anzahl noch verfügbar: Möglichkeit, einen Inventarbestand einzugeben. Es ein Inventar-Lieferschein (einer pro Tag) erstellt, welcher die Korrektur nachvollziehbar enthält. Falls Sie mehrere Lagerorte verwenden, können Sie den Bestand pro Lagerort korrigieren.
Preis: In der Artikelliste ist die direkte Preis-Anpassung möglich.
Öffnet den Artikel zum Bearbeiten
Löscht den Artikel (nach einer Sicherheitsrückfrage)


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5.3.2 Artikel hinzufügen/bearbeiten

Klicken Sie auf den Button "Neuen Artikel hinzufügen", um einen neuen Artikel anzulegen.
Klicken Sie auf das Icon "Bearbeiten", um einen Artikel zu bearbeiten.

Register "Hauptdaten"

FeldBeschreibung
TitelDer kurze Titel des Artikels - nach dem Artikelnummer (zuerst!) und dem Titel (als zweites!) werden die Produkte später in der Liste sortiert.
BeschreibungEine Beschreibung des Artikels (wird standardmäßig nicht in die Rechnung übernommen, über Administration/Optionen anpassbar!)
Bild 1...3Bilder des Artikels
Hinweis: Es können auch andere Dateien (.pdf, .docx, ...) hochgeladen werden, diese werden dann als Download-Icon angezeigt. Wenn unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien eine gleichnamige Datei (inkl. dem Zeitstempel, bpw. "20150625124500_") mit der zusätzlichen Endung .png liegt, dann wird diese als Icon verwendet!
ArtikelnummerArtikel-Identifikations-Code (optional, für Ihre interne Bearbeitung) - nach der Artikelnummer (zuerst!) und dem Titel (als zweites!) werden die Produkte später in der Liste sortiert
 Speichern
Speichert den neuen Artikel
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne den Artikel zu speichern

Register "Bestellung"

FeldBeschreibung
Preis für Käufer mit LoginPreis inkl. MwSt für Mitglieder (Der Preis kann auch 0 sein; falls nur kostenlose Produkte gekauft werden, dann wird keine Rechnung sondern ein Lieferschein erstellt)
Preis für Käufer ohne LoginPreis inkl. MwSt für externe Personen (nur relevant falls Sichtbarkeit intern und extern; der Preis kann auch 0 sein; falls nur kostenlose Produkte gekauft werden, dann wird keine Rechnung sondern ein Lieferschein erstellt)
!Extrafelder, die mit "preis" beginnen (und damit weitere Preis-Optionen darstellen), werden an dieser Stelle dargestellt
 Ausnahme hinzufügen 
Festlegung von abweichenden Preisen für spezielle Gruppen/Rollen. Der erste Treffer bei einem Käufer wird verwendet.
AnfangsbestandAnzahl der in Summe ursprünglich gekauften Artikel. Verkaufte Artikel sind hier nicht zu berücksichtigen.
Bei Anzahl=0 erfolgt folgende Anzeige: "Nur zur Information, kein Kauf möglich" und es ist keine Bestellung möglich. Über "manuellen Kauf" ist ein Verkauf möglich.
Wenn Unterartikel vorhanden sind, dann zählt der Anfangsbestand zu den Unterartikeln (in Summe dürfen dann nur die hier angeg. Anzahl an Unterartikel gekauftn werden)..
minimale Bestellmenge Legt fest, dass eine bestimmte Mindestmenge bestellt werden muss (optional)
maximale Bestellmenge Legt fest, dass eine bestimmte Maximalmenge bestellt werden darf (optional)
Wer kann den Artikel kaufen?- nur intern: nur Mitglieder mit Login können den Artikel kaufen
- intern und extern: auch Personen ohne Login können den Artikel kaufen (Mail-Voraussetzung: die Rolle "nicht angemeldet" hat das Recht, Artikel zu kaufen)
- nur Verwaltung: Der Artikel ist nur für die Verwaltung für "Manuellen Kauf hinzufügen" sichtbar.
Lieferant Verweis auf ein Mitglied oder einen externen Kontakt, welcher den Hauptlieferanten darstelltt. Für den Lieferanten gibt es ein Suchfeld in der Artikelliste und bei den Vormerkungen.
MwStMwSt in Prozent
Preise+MwSt auch in Unterartikeln aktualisieren nur bei Hauptartikel mit Unterartikeln: übernimmt die eingebenen Preise und den MwSt-Satz in alle Unterartikel
BestellartLeft fest, ob der Artikel sofort geliefert (und automatisch eine Rechnung erstellt) wird, oder ob es sich bei der Bestellung nur um eine Vorbestellung handelt (die können später unter "Vormerkungen" über den Button "Rechnungen für markierte Artikel generieren" manuell erstellt werden).
Bestellinfo an folgende E-MailSendet bei jeder Bestellung eine Mail an die hier angegebenen Emailadressen (kommagetrennte Liste).
folgende Dateien liefernSendet den Personen, welche diesen Artikel bestellt haben, die Datei zu (z.B. kostenpflichtiges PDF).
ZahlungsweiseLegt fest, auf welche Weise der Artikel bezahlt werden kann. Wenn mehrere Artikel verschiedenen Typs gekauft werden, dann ist nur die Schnittmenge aller Zahlungsweise zugelassen.
 Speichern
Speichert den neuen Artikel
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne den Artikel zu speichern

Register "Weitere Optionen"

FeldBeschreibung
KategorieKategorie, nach der die Artikel dann gefiltert aufgerufen werden können (optional, selbstlernendes Feld)
zugeordnete Gruppeassoziierte Gruppe (optional) - die Rechnung wird mit der Gruppe verknüpft.
zugeordnete Veranstaltungassoziierte Veranstaltung (optional) - die Rechnung wird mit der Veranstaltung verknüpft.
Hauptartikellegt den zugehörigen Hauptartikel (z.B. "T-Shirt") fest, wenn es sich bei dem aktuellen Artikel um einen Unterartikel (z.B. "TShirt Größe S") handelt. Bei der Bestellung wird anschließend nur der Hauptartikel angezeigt, und ein Unterartikel kann per Dropdown-Feld ausgewählt werden.
abweichender Titel Falls in diesem Feld ein Text steht, dann wird dieser auf der Rechnung verwendet, ansonsten das Feld "Titel"
Gewicht (in kg)Gibt das Gewicht eines Artikels an, damit ggf. gewichtsspezifische Versandkosten berechnet werden können.
abweichendes BuchungskontoStandardmäßig ist im Kontenrahmen unter "Zuordnung Standardkonten" festgelegt, auf welches Buchungskonto die Shopkäufe gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Artikel Abweichungen angeben.
abweichendes ForderungskontoStandardmäßig ist das Forderungskonto im Kontenrahmen unter "Zuordnung Standardkonten" festgelegt, auf welches die Shopkäufe gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Artikel Abweichungen angeben.
Artikel gültig abLegt fest, ab wann der Artikel angeboten wird. Keine Angabe legt fest, dass der Artikel sofort angezeigt wird.
Artikel gültig bisLegt fest, bis wann der Artikel angeboten wird. Keine Angabe legt fest, dass der Artikel unbefristet angezeigt wird.
 Speichern
Speichert den neuen Artikel
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne den Artikel zu speichern

Register "Sonstiges"

FeldBeschreibung
Extrafelder.. Weitere indivuelle Felder
 Speichern
Speichert den neuen Artikel
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne den Artikel zu speichern


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5.3.3 Artikel-Details

Bei einem Klick auf die Spalte "Text" bekommen Sie eine schnelle Übersicht über die Details:

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:


Register "Hauptdaten"

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Schließen
Schließt das Fenster
 Bearbeiten
Öffnet den Artikel im Bearbeiten-Modus, siehe "Artikel hinzufügen/bearbeiten"
 Kopieren
Erstellt eine Kopie des Artikels und öffnet diese im Bearbeiten-Modus. (Es wird ggf. automatisch eine neue Artikelnummer generiert.)
 Käufer manuell hinzufügen
Ermöglicht das manuelle Hinzufügen eines Käufers. Es wird eine Rechnung generiert und verschickt. siehe "Manuellen Kauf hinzufügen"
 Mail an Käufer senden
Ermöglicht das Senden einer Mail an alle Käufer dieses Artikels, siehe "Mail an Käufer eines Artikels senden"
Klick auf BildÖffnet das Bild


Register "Gekaufte Artikel"

Zeigt den aktuellen Lagerbestand und eine Liste der Einkäufe an.

Dieses Register öffnet sich auf durch einen Klick in der Artikelübersicht auf die Zahl in der Spalte "Anzahl gekauft".

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Schließen
Schließt das Fenster
Umlagerung 
Mit diesem Button können Sie eine Verschiebung von Artikeln zwischen den einzelnen Lagern buchen
Zugang buchen (Bestellung eingetroffen) 
Mit diesem Button können Sie einen Zugang von Artikeln in das gewählte Lager buchen
Abgang buchen 
Mit diesem Button können Sie einen Abgang von Artikeln aus dem gewählten Lager buchen


Register "Verkaufte Artikel"

Leigt eine Liste der Käufer an. Hier können Sie auch Käufer manuell hinzufügen und/oder eine Mail an alle Käufer senden.

Dieses Register öffnet sich auf durch einen Klick in der Artikelübersicht auf die Zahl in der Spalte "Anzahl verkauft".

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Schließen
Schließt das Fenster
 Kauf manuell hinzufügen
Ermöglicht das manuelle Hinzufügen eines Käufers. Es wird eine Rechnung generiert und verschickt. siehe "Manuellen Kauf hinzufügen"
 Mail an Käufer senden
Ermöglicht das Senden einer Mail an alle Käufer. siehe "Mail an Käufer eines Artikels senden"
Rechnungen für markierte Artikel generieren
Erstellt für vorbestellte Artikel die Rechnung (diese bekommt den Status "unverschickt" und muss manuell verschickt werden).
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Im Export ist auch die Rechnungsadresse ergänzend enthalten.
[Käufer]Öffnet das Mitglied (falls interner Käufer)
[Details]Öffnet die Buchung (Rechnung). Dort können Sie die Buchung bearbeiten, löschen und das PDF anzeigen.

Als zweite Tabelle sehen Sie alle Vormerkungen:

FeldBeschreibung
 Rechnungen für markierte Artikel generieren und versenden 
Erzeugt und versendet Rechnungen der markierten Vormerkungen
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Vormerkungsliste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Im Export ist auch die Rechnungsadresse ergänzend enthalten.


Register "Verlauf"

Zeigt eine Liste der Zu- und Abgänge an.

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Schließen
Schließt das Fenster
[Rechnungsnummer] Öffnet die Rechnung/den Lieferschein als PDF



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5.3.4 Manuellen Kauf hinzufügen

Um als Admin für einen anderen Käufer einen Kauf hinzuzufügen, klicken Sie auf "Manuellen Kauf hinzufügen" (auf der Shop-Haupt-Seite und unter Shop/Verwalten/Artikel) und gehen anschliessend wie folgt vor:

FeldBeschreibung
Mitglied / externer KontaktWählen Sie ein Mitglied bzw. einen externer Kontakt als Käufer aus. Ein Mitglied ohne Strasse/Ort wird nachfolgend abgelehnt!
- Mitglied
- Adressauswahl (Wählen Sie aus, welche Adresse verwendet werden soll. Vorauswahl gemäß Profileinstellung.)
externer Käufer Geben Sie die Daten eines externen Käufers ein (Name oder Firma ist Pflichtfeld):
- Anrede, Titel, Vorname, Nachname
- Firma
- Straße
- PLZ, Ort, Land
- E-Mail
- und dieser Gruppe zuordnen

Über "Käufer als externen Kontakt speichern" können Sie angeben, dass dieser Empfänger als externer Kontakt gespeichert werden soll (Sie können zudem die Gruppen-Zuordnung angeben).
allen Gruppen-Teilnehmern Geben Sie alternativ eine Gruppe an, alle Gruppenteilnehmer bekommen die Artikel verkauft.
- Gruppe
Preisauswahlbestimmt, ob der externe oder interne Preis der Artikel verwendet wird (Mail-Voreinstellung je nach Auswahl des Käufers zuvor!). Falls Shop-Extrafelder mit dem Feldnamen "preis_..." vorhanden sind, dann können auch diese Preise ausgeählt werden. Wenn der interne Preis null ist, dann wird der externe verwendet.
AnzahlAnzahl der Artikel. Es werden auch ausverkaufte Artikel angezeigt (anhand des Bestands erkennbar und grau dargestellt!). Rechts neben dem Artikel können Sie einen Individualbetrag (in Euro, z.B. 3,50) oder einen Rabatt-Prozent-Wert (z.B. 15%) eingeben.
RechnungsdatumSetzt das Rechnungs-Datum
Ware verschickt amSetzt das Verschickt-Datum
Leistung amSetzt den Leistungszeitraum
AnmerkungAnmerkung (in der Rechnung)
Kaufbestätigung: per Mail versenden Legt fest, ob eine Mail mit der Rechnung verschickt wird. Wenn ja, dann wird die Rechnung auf "offen" gestellt, wenn nein auf "unverschickt".
Versandkosten Auswahl, ob normale Versandkosten, Abholkosten (ggf. auch mit Auswahl) oder keine Versandkosten berechnet werden.
BezahlartWählen Sie die Bezahlart des Käufers aus. Bei der Auswahl "Bankeinzug" können Sie die Bankdaten (IBAN u.a.) eingeben.
  • per Überweisung
  • per Bankeinzug (hier eingeben): es erscheinen weitere Felder!
  • per Bar-Rechnung
  • wie im Profil eingestellt (nur interner Teilnehmer)
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Ausbuchen (ohne Berechnung, nur Lieferschein)
Erzeigt eine Buchung OHNE Beträge, d.h. die Artikel werden ohne Berechnung ausgebucht. Anschließend ist der Lieferschein ausdruckbar.
nur Vormerkung 
erstellt nur einen Eintrag in die Vormerkungsliste
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Der Käufer bekommt eine Rechnung zugeschickt.

Nach dem Erstellen des Kaufs haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Schließen
Schließt das Fenster
Rechnung anzeigen
Öffnet die Rechnung als PDF
Lieferschein anzeigen
Öffnet den Lieferschein zur Rechnung als PDF
Betrag in bar erhalten
Markiert die Rechnung als bar-bezahlt (nur bei Bar-Rechnung)


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5.3.5 Mail an Käufer eines Artikels senden

Mit dem Button "Mail an Käufer senden" können Sie eine Mail an alle Käufer eines Artikels senden,

Durch diesen Butotn ffnet sich der "Mail/Serienbrief versenden"-Dialog (siehe: "Mail/Serienbrief versenden").

Die Käufer sind alle im Feld "Auswahl einzelne Mitglieder / externe Kontakt" eingetragen.


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5.3.6 Verkaufte Tickets

nur EventOnline:

Beim Verwalten der Artikel ist es möglich, das Feld "Anzahl Ticketcodes liefern" und "Tickets Rollen" zu befüllen.
Dies bedeutet, dass je verkauftem Artikel, die einen Ticket für den Event darstellen, nach dem Kauf ein Benutzerlogin erstellt wird.
Nach dem Kauf werden optional die Namen der Teilnehmer abgefragt. Dies ist z.B. wichtig für den Druck von Namensschildern.
Die Namen und weiteren Profildaten können aber auch vom Teilnehmer selbst im Profil geändert und erweitert werden.

Mit der Rechnung erhält der Käufer das Login (bzw. eine Liste der Logins) mit dem jeweiligen Passwort zugeschickt.

Der Teilnehmer kann sich damit anmelden und hat die Rechte der Rolle "Teilnehmer" (als Standard, bzw. die Rollen, die kommagetrennt unter "Tickets Rollen" angegeben wurden).
Darüber können Sie steuern, wann der Teilnehmer die Veranstaltungen sehen und wann er sich anmelden kann.

Über "Tickets->Verwalten->Liste der Tickets" können Sie sehen, zu welcher Betellung welche Tickets gehören!

FeldBeschreibung
[Rechnung]Öffnet die Rechnung
[Teilnehner]Öffnet den erstellen Teilnehmer
Käufer 
markierte Käufer: Zugangsdaten der markierten Teilnehmer erneut an Käufer senden
markierte Käufer: Zugangsdaten aller seiner Teilnehmer erneut an Käufer senden
markierte Käufer: Rechnung erneut an Käufer senden
markierte Käufer: Info-Mail an Käufer senden
Zugangdaten / Rechnung / Info-Mail versenden
Teinehmer 
markierte Logins: Zugangsdaten an Teilnehmer senden
markierte Logins: Info-Mail an Teilnehmer senden
markierte Logins: E-Mail des Käufers in den Teilnehmer übernehmen
Zugangdaten versenden / Info-Mail versenden / E-Mail übernehmen

Hinweis:
Wenn der Artikel Extrafelder vom Typ "Datum gültig ab" und/oder "Datum gültig bis" enthält, dann können Sie darüber einschränken, in welchem Zeitraum der Teilnehmer Programmbuchungen vornehmen kann!


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5.3.7 Bestellungen verwalten

Über Verwalten->Bestellungen können Sie die Bestellungen verwalten.

Sie sehen eine Liste von allen Rechnungen, sortiert nach dem Status:
  • Offene Rechnungen: Noch nicht bezahlte Rechnungen
  • In Bezahlung: Rechnungen, bei denen die Bezahlung eingeleitet wurde (z.B. Bankeinzug, Kreditkartenzahlung).
  • Bezahlte Rechnungen: Rechnungen, bei denen das Geld eingetroffen ist.

Weitere Details sind im Abschnitt "Kasse" beschrieben.


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5.3.8 Vormerkungen

In der Liste der Vormerkungen sehen Sie alle Bestellungen von vorgemerkten Artikel-Bestellungen (im Artikel: Bestellart = auf Vormerkungsliste).

Diese Artikel wurden dem Besteller noch nicht berechnet. Hier können Sie die Rechnungsstellung auslösen.

FeldBeschreibung
markierte Vormerkungen Rechnungen generieren und versenden
markierte Vormerkungen: Rechnungen generieren und versenden
markierte Vormerkungen: Rechnungen generieren und NICHT versenden
markierte Vormerkungen: Angebote generieren und NICHT versenden
markierte Vormerkungen: löschen
Erstellt je Mitglied eine Rechnung mit alle dem Mitglied zugeordneten markieren Artikeln. Bei "NICHT versenden" hat die Rechnung anschließend den Status "unverschickt" und muss noch aus der Kasse heraus (bzw. dem Navigationspunkt im Online-Shop: Verwalten/Bestellungen) verschickt werden.

"markierte Vormerkungen löschen" löscht alle markierten Vormerkungen (anschließend können Sie bei Bedarf die von der Löschung betroffenen Besteller per Mail informieren).
 markierte Vormerkungen: Mail senden 
Sendet eine Mail an alle markierten potentiellen Käufer
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Im Export ist auch die Rechnungsadresse ergänzend enthalten.

Die Bezahldetails und die Extrafelder werden beim Export in eigenen Spalten ausgegeben.
Öffnet die Vormerkung zur Bearbeitung
Löscht die Vormerkung


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5.3.9 Lagerorte

Über den Lagerorten können Sie mehrere Lager für Ihre Artikel verwalten.

In der Hauptansicht sehen Sie den Lagerbestand des ausgewählten Lagers und Sie haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Lagerort: .. 
Umschaltemöglichkeit zwischen verschiedenen Layerorten. Das "Hauptlager" ist das erste, immer vorhandene Lager". Über "Lagerorte verwalten" und "Lagerort hinzufügen" können Sie Lagerorte anlegen, bearbeiten und löschen. Ein Lagerort besteht aus:
- einem Namen
- einer Adresse (optional; relevant für Lieferscheine an diesen Lagerort)
- abweichende Versandkosten (falls Artikel aus diesem Lager bestellt werden. Die Artikel aus dem Lager werden verwendet, wenn das Hauptlager keinen Bestand mehr aufweist)
Umlagerung 
Mit diesem Button können Sie eine Verschiebung von Artikeln zwischen den einzelnen Lagern buchen
Zugang buchen (Bestellung eingetroffen) 
Mit diesem Button können Sie einen Zugang von Artikeln in das gewählte Lager buchen
Abgang buchen 
Mit diesem Button können Sie einen Abgang von Artikeln aus dem gewählten Lager buchen
als Inventurbestand übernehmen 
Übernimmt den eingegebenen Wert als Inventurbestand
[Stift] Inventur: Korektur der Anzahl durch einen Differenz-Buchung
[Artikel]Öffnet die Details des Artikels inkl. der Anzeige der gekauften und verkauften Positionen
[Verlauf]Öffnet den Buchungsverlauf. Dort sind auch die Lieferscheine erneut abrufbar


Lagerorte verwalten

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
 Lagerort hinzufügen 
Öffnet den Dialiog, um einen Lagerort hinzuzufügen. Ein Lagerort besteht aus einem Namen und optional aus einer Adresse (relevant für Lieferscheine an diesen Lagerort).
[Lagerort] Öffnet den Lagerort
Mit diesem Icon können Sie einen Lagerort bearbeiten (nicht bei Hauptlager)
Mit diesem Icon können Sie einen Lagerort löschen (nicht bei Hauptlager)

Umlagerung

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
von Lager Legt fest aus welchem Lager die Artikel verlegt werden sollen
nach Lager Legt fest zu welchem Lager die Artikel verlegt werden sollen
Zweck Legt den Grund fest (optional)
Artikel Legt die umzulagernden Artikel fest. Ein optional angegebener Preis ist für eine spätere Rechnungsstellung relevant.
Speichrn 
Speichert die Daten und schließt das Fenster
Abbrechen 
Schließt das Fenster ohne die Daten zu speichern

Nach der Umlagerung haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
 PDF Lieferschein 
Download des Lieferscheins an das Ziel-Lager
zur Übersicht 
zurück zur Lager-Übersicht

Zugang/Abgang buchen

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Datum Datu des Zugangs
Lager Legt fest in welches Lager die Artikel gebucht werden sollen
Zweck Legt den Grund fest (optional)
Lieferant/Empfänger Legt den Lieferanten (bei Zugang) bzw. Empfänger (bei Abgang) für den Lieferschein bzw. die Buchung fest (optional)
Artikel Legt die umzulagernden Artikel fest. Ein optional angegebener Preis ist für eine spätere Rechnungsstellung relevant.
Speichrn 
Speichert die Daten und schließt das Fenster
Abbrechen 
Schließt das Fenster ohne die Daten zu speichern

Nach einem Abgang haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
 PDF Lieferschein 
Download des Lieferscheins an den Empfänger
zur Übersicht 
zurück zur Lager-Übersicht


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5.3.10 Statistiken

In der Online-Shop-Statistik sehen Sie:
  • nach Käufer: welches Mitglied hat wieviele Artikel zu welcher Gesamtsumme gekauft hat
  • nach Artikel: welche Artikel wurden wie oft verkauft
  • nach Kategorie: welche Artikel-Kateorien wurden wie oft verkauft

Ebenso sind die Lagerbestände zu sehen. Wenn ein Extrafeld "eknettogesamt" oder "eknetto" im Artikel definiert ist, dann sehen Sie auch den jeweiligen Lagerwert.

Ein Klick auf Anzahl oder Betrag öffnet die Details.

FeldBeschreibung
Datumsauswahl Filter auf einen Datumsbereich
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
 alle markierten Artike/Kategorien: Käufer eine Mail schreiben 
Öffnet den Mail/Serienbrief senden-Dialog und übernimmt alle Käufer als Empfänger
[Mitglied] Öffnet das Mitglied
[Artikel] Öffnet den Artikel
[Anzahl, Betrag] Zeit die zugehörigen Käufe an


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5.4 Spendenportal


5.4.1 Spenden-Liste

Über Spendenportal->Spenden-Liste können Sie die Spenden verwalten.

Sie sehen eine Liste von allen Rechnungen, sortiert nach dem Status:
  • Offene Rechnungen: Noch nicht bezahlte Spenden
  • In Bezahlung: Spenden, bei denen die Bezahlung eingeleitet wurde (z.B. Bankeinzug, Kreditkartenzahlung).
  • Bezahlte Rechnungen: Spenden, bei denen das Geld eingetroffen ist.


Weitere Details sind im Abschnitt "Kasse" beschrieben.


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5.4.2 Spenden-Aktionen

Über die Spenden-Aktionen können Sie zeitlich befristete Aktionen anlegen und anschließend deren Erfolg auswerten.

FeldBeschreibung
 Neue Spenden-Aktion hinzufügen 
Legt eine neue Aktion an
Name Der Name der Aktion. Ein Klick auf den Namen öffnet die Aktion.
öffentlich sichtbar ab (optional)
bei der Auswahl "Jetzt spenden" wird diese Spendenaktion erst ab zu diesem Datum angezeigt. Wenn lerr, dann wird die Aktion auch schon ab sofort angezeigt.
öffentlich sichtbar bis (optional)
bei der Auswahl "Jetzt spenden" wird diese Spendenaktion nur bis zu diesem Datum angezeigt. Wenn lerr, dann wird die Aktion auf Dauer angezeigt.
abweichendes BuchungskontoStandardmäßig ist im Kontenrahmen unter "Zuordnung Standardkonten" festgelegt, auf welches Buchungskonto die Spenden gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Spendenaktionen Abweichungen angeben.
abweichendes ForderungskontoStandardmäßig ist das Forderungskonto im Kontenrahmen unter "Zuordnung Standardkonten" festgelegt, auf welches die Spenden gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Spendenaktionen Abweichungen angeben.
ZahlungsweiseAuswahl der Bezahl-Möglichkeiten
Vereinskonto bei Überweisung(nur bei mehr als einem angelegten Bankkonto!)
Wählt das Konto aus, das auf der Rechnung für die Überweisung durch den Zahlungsempfänger genannt wird. "Standard" ist die Angabe aus Administration/Optionen, die weiteren Konten sind die Konten aus Kasse/Bankkonten.
Spenden-ZielBei der Definition eines Spenden-Ziels wird ein Spenden-Barometer angezeigt, das die Erfüllung visualisiert.
 Bearbeiten
Öffnet den Bearbeiten-Dialog
 Löschen
Löscht die Spendenaktion. Sollten bereits Spenden zu dieser Aktion eingegangen sein, erfolgt zunächst eine Rückfrage. Anschließend wird die Spendenaktion gelöscht und die Zuordnung aus den Rechnungen entfernt (die Rechnungen selbst bleiben erhalten).


Eine Spendenaktion

Durch den Klick auf einen Namen öffnen Sie die Spendenaktion.
Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Zurück zur Liste aller Spendenaktionen 
Wechselt zurück zur Liste aller Spendenaktionen
 Aktualisieren 
Aktualisiert die Ansicht

Register "Übersicht"
Übersicht mit Kennzahlen-Berechnung.

Register "Ansprache-Verteilerliste"
Alle der Spendenaktion zugeordneten Kontakte.

FeldBeschreibung
 Kontakte hinzufügen 
Öffnet den Dialog, um Kontakte hinzuzufügen. Wählen Sie eine Rolle, Gruppe oder alter Spendenaktion aus und klicken Sie auf "Jetzt Kontakte hinzufügen".
 Mail versenden 
Öffnet den Mail-Senden-Dialog mit der ausgewählten Spendenaktion

Register "Spendeneinnahmen"
Alle der Spendenaktion zugeordneten Spenden (=Einnahmen).

Register "Spendenauswerten"
Alle der Spendenaktion zugeordneten Spenden, sortiert nach häufigsten Spendern (=Einnahmen).

FeldBeschreibung
Neue Spende erstellen 
Öffnet den Dialog, um eine Spende manuell zu erfassen und automatisch der Spendenaktion zuzuweisen.

Register "Ausgaben"
Alle der Spendenaktion zugeordneten Rechnungen.

FeldBeschreibung
Ausgaben eingeben 
Öffnet den Dialog, um die Ausgaben zu erfassen und automatisch der Spendenaktion zuzuweisen.


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5.4.3 Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)

Spenden sammeln und effizient verwalten




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6 Mitglieder

Die Mitgliederverwaltung ermöglicht es, für jeden Mitglied einen Datensatz anzulegen.

Der Datensatz kann manuell angelegt werden ("Mitglied hinzufügen") oder durch den "Mitgliedsantrag" automatisch entstehen, oder aus einer cvs-Datei importiert werden.

Als Mitglied verstehen wir alle Personen, die
a) Vereinsmitglieder mit Login, Mitgliedsnummer, Mitgliedsbeitrag
b) Schnuppermitglieder/Gäste mit Login
c) Geschäftsstellen-Mitarbeiter mit Login

Diese Mitglieder sind zu lizensieren.
Nicht zur Lizenz zählen:
a) Externe Kontakte (ohne Login)
b) Gekündigte Mitglieder (im Status gelöscht oder gesperrt)


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6.1 Mitglieder suchen

Über die Funktion "Mitglieder suchen" können Sie gezielt nach Mitgliedern suchen.

Sie können einen Teil des Vornamens, des Nachnamens, des Firmennamens oder Suchwörter eingeben (Felder, in denen gesucht wird, sind unter den Optionen konfigurierbar - die Felder nach denen gesucht wird sind über dem Feld genannt). Außerdem können Sie die Suche mit einem Filter nach Rolle, Gruppe (und ggf. Untergruppe), Branche, Geschlecht und Status einschränken (Filter jeweils nur falls sinnvoll verfügbar. Der Status für die Suche nach gelöschten und gesperrten Mitglieder ist nur verfügbar wenn der angemeldete Besucher das "alles lesen"- oder "ändern"-Recht besitzt).

Nach einem Klick auf den Button "Jetzt suchen" oder die ENTER-Taste erhalten Sie die Ergebnisliste.

Sie können je nach Berechtigung bestimmte Aktionen bei einer Person durchführen:

FeldBeschreibung
Teil vom Vornamen oder Nachname oder Firma oder Suchwörter Hier geben Sie den Suchbegriff ein. Es sind mehrere Begriffe oder zusammenhänge Begriffe mit "..." möglich. ß/ss wird als gleichwerig gesucht.
Rolle, Gruppe, Branche, Geschlecht, Status Filter-Möglichkeiten

Hinweis: Personen mit den Rollenrechten "lesen alles" oder "ändern" können mit dem Filter "Status" nach gelöschten oder gesperrten Mitgliedern suchen. Für andere Personen ist dieser Filter nicht sichtbar.
Jetzt suchen
Jetzt suchen: Mitgliedern
Jetzt suchen: Mitgliedern (gelöscht)
Jetzt suchen: externen Kontakten
Jetzt suchen: alle
Suchprofil öffnen...
Suchprofil starten: ___
Suchprofil speichern unter...
Startet die Suche unter den Mitgliedern, externen Kontakten oder allen. In externen Kontakten kann nur gesucht werden, wenn das Recht, externe Kontakte lesen zu dürfen, existiert. Versteckte Rollen sind nicht suchbar für Personen ohne Mitglieder-Änderungsrecht.

Die Auswahl "Mitgliedern (gelöscht)" ist nur für die Mitgliederverwaltung verfügbar (angemeldete Person muss das Rollenrecht "Mitglieder löschen" besitzt).

Das Suchprofil kann nur bei der eingestellten "komplexen Suche" gespeichert und wieder geladen werden.
Suchprofile können anschließend direkt mit eigenem Button gestartet werden.
Aktionen 
Alle markierten Einträge: auf Karte anzeigen
Alle markierten Einträge: Löschen
Alle markierten Einträge: Sperren
Alle markierten Einträge: Endgültig löschen
Alle markierten Einträge: Reaktivieren
Alle markierten Einträge: Anonymisieren
Alle markierten Einträge: Mail/Serienbrief versenden
Alle markierten Einträge: Zugangsdaten erstellen/versenden (Login und Passwort)
Alle markierten Einträge: Reaktivieren/Konvertieren in "Externe Kontakte"
Alle markierten Einträge: Dubletten suchen
Alle markierten Einträge: Geodaten neu berechnen
Alle markierten Einträge: fehlende Geodaten neu berechnen
Alle markierten Einträge: Exportieren
Alle markierten Einträge: Rollen/Gruppen/Beiträge zuweisen
Extrafeldinhalte setzen/löschen
Alle markierten Einträge: PDF Mitgliedsausweis erstellen
Alle markierten Einträge: PDF Mitgliedsdaten erstellen
Alle markierten Einträge: PDF Mitgliedsantrag erstellen
Ganze Liste: Export als PDF
Ganze Liste: Export als CSV
Führt die gewählte Aktion für alle markieren bzw. alle Einträge der Trefferliste aus:

Alle markierten Einträge: auf Karte anzeigen
Zeigt den Wohnort aller Mitglieder mit gespeicherter Geo-Position auf einer Deutschlandkarte (nur bei aktivierter Geo-Option).

Alle markierten Einträge: Löschen
Alle markieren Mitglieder löschen (Mitglieder bekommen den Status "gelöscht").

Alle markierten Einträge: Sperren
Alle markieren Mitglieder sperren (Mitglieder bekommen den Status "gesperrt").

Alle markierten Einträge: Endgültig löschen
(nur gelöschte/gesperrte Mitglieder: Alle markieren Mitglieder endgültig löschen (Mitglieder sind in der Datenbank nicht mehr enthalten!).

Alle markierten Einträge: Reaktivieren
(nur gelöschte/gesperrte Mitglieder: Alle markieren Mitglieder reaktivieren.

Alle markierten Einträge: Anonymisieren
(nur gelöschte/gesperrte Mitglieder: Entfernt alle personenbezogenen Inhalte.

Alle markierten Einträge: Mail/Serienbrief versenden
Es kann, falls vorhanden, im zweiten Schritt eine Mail-Vorlage ausgewählt werden.
Eine Mail an alle markieren Mitglieder senden.

Alle markierten Einträge: Zugangsdaten erstellen/versenden (Login und Passwort)
Öffnet den Dialog um direkt Zugangsdaten zu versenden (Mailvorlage: Zugangsdaten).
Auch eine PDF-Erstellung mit einem Passwort-Anschreiben ist möglich.

Alle markierten Einträge: Konvertieren in 'Externe Kontakte'
Konvertiert die markierten Mitglieder in externe Personen (Rollenzuordnung, Beitragszuordnungen usf. werden gelöscht).

Alle markierten Einträge: Dubletten suchen
Zeigt gefunden Dubletten aller markierten Mitglieder an (nur bei aktivierter Dublettensuche unter Administration/Optionen).

Alle markierten Einträge: Geodaten neu berechnen
Berechnet den Längengrad/Breitengrad der Adressen neu (nur bei aktivierter Geo-Option, siehe FAQ).

Alle markierten Einträge: fehlende Geodaten neu berechnen
Berechnet den Längengrad/Breitengrad der Adressen neu, die noch keine Geo-Daten gesetzt haben (nur bei aktivierter Geo-Option).

Alle markierten Einträge: Exportieren
Öffnet den Exportieren-Dialog mit den gewählten Mitgliedern.

Alle markierten Einträge: Rollen/Gruppen/Beiträge zuweisen, Extrafeldinhalte setzen/löschen
Öffnet einen Dialog, der folgendens ermöglicht, den ausgewählten Mitgliedern
- bestimmte Rollen/Gruppen/Beiträge zuweisen/entfernen (bei Beiträgen ist auch das "gültig ab"-Datum setzbar)
- bestimmmte Extrafelder zu setzen/löschen
- Bemerkung bei gewählten Mitgliedern ergänzen
- E-Mail-Weiterleitungen zu erstellen (falls Domain definiert)
- Mitgliedsnummern setzen
- Mitgliedsfelder setzen ("Aufnahme Vereinsmitglied", "Anrede")
- Firmen-Mitglied/Ansprechpartner generieren

Alle markierten Einträge: PDF Mitgliedsausweis/Mitgliedsdaten/... erstellen
Erstellt ein PDF mit den gewählten Mitgliedern.

Ganze Liste: Export als PDF
Export der Gesamtliste als PDF

Ganze Liste: Export als CSV
Export der Gesamtliste als CSV. Die Mitglieds-Fotos werden nicht exportiert.
Öffnet den Dialog zum Bearbeiten
Markiert den Benutzer als gelöscht (Mitglied bekommt den Status "gelöscht"). Das Mitglied kann sich anschließend nicht mehr anmelden, bekommt keine Mails mehr und auch keine Beitrge in Rechnung gestellt.

Mitgliederverwalter (Löschen-Recht erforderlich) finden das gelöschte Mitglied unter der Suche nach dem Status="gelöscht".
Sperrt den Benutzer (Mitglied bekommt den Status "gesperrt"). Das Mitglied kann sich anschließend nicht mehr anmelden, bekommt keine Mails mehr und auch keine Beitrge in Rechnung gestellt.

Mitgliederverwalter (Löschen-Recht erforderlich) finden das gesperrte Mitglied unter der Suche nach dem Status="gesperrt".
Mail an diesen Benutzer senden
Ändert die aktuellen Rollen des angemeldeten Benutzers für Tests der Benutzerrechte. Unter dem Logout gibt es anschließend einen Link zur Zurückwechseln
Zeigt das Änderungsprotokoll des Benutzers an
[Endgültig löschen]nur bei gelöschten/gesperten Mitglieder: Löscht das Mitglied endgültig ohne Möglichkeit, es wiederherzustellen. Empfehlendwert nur bei Testbenutzern oder ähnlich. Gekündigte Mitglieder sollten in der gelöschten Liste verbleiben, damit die Mitgliederstatistiken korrekt angezeigt werden können.
[Reaktivieren]nur bei gelöschten/gesperten Mitglieder: reaktiviert das Mitglied (gelöscht/gesperrt-Status wird entfernt).


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6.2 Ein Mitglied anzeigen


6.2.1 Mitglied-Details

Nach der Mitgliedersuche öffnen Sie durch den Klick auf ein Mitglied ein Fenster mit den Details.

Je nach Berechtigung sehen Sie alle Daten oder nur freigegebene Daten:
  • die persönlichen Daten (alle freigegebenen Daten bzw. für den Administrator alle Daten) und das Foto (beim Klick auf das Foto haben Admins die Möglichkeit, das Foto zu drehen und das kleingerechnete Foto neu zu erstellen)
  • die Statusmeldungen, die das Mitglied unter "Mein Profil" eingegeben hat.
  • die zugeordneten Rollen, direkte und indirekte (falls vorhanden). Falls berechtigt, können Sie hier für dieses Mitglied auch die über den Link "Rechte auf Basis dieser Rollen" analysieren.
  • die zugeordneten Gruppen, direkte und indirekte
  • die angemeldeten Veranstaltungen (mit Link zu einem PDF mit allen Veranstaltungen)
  • die Shopkäufe
  • die Platzbuchungen
  • die erstellten Rechnungen, Spenden und ggf. Angebote
  • die zugeordneten Aufgaben
  • alle Mails aus dem Mail-Archiv (referenziert über die zugeordneten E-Mail-Adressen)
  • die gesendeten Elemente (nur direkt gesendete Elemente)
  • alle gefunden Dubletten (nur bei aktivierter Dublettensuche unter Administration/Optionen). Bei den Dubletten ist auch der "Aktion"-Button getrennt verfügbar!
  • alle Einwilligzungen des Mitglieds (DSGVO). Sie können auch manuelle Eiwilligungen hinzufügen (z.B. per Telefon erhaltene Einwilligungen)
  • alle Daten des Mitglieds (DSGVO Auskunftsgründen, nur für den "admin" und für Rollenrecht-Inhaber "Administration Backup: lesen" sichtbar)

Je nach Berechtigung können Sie folgende Aktionen ausführen

FeldBeschreibung
Schließen
Schließt das Fenster
 Bearbeiten
Öffnet den Bearbeiten-Modus
Aktionen 
Löschen
Sperren
Kopie erstellen
Reaktivieren

Druckansicht anzeigen
vCard herunterladen

Log anzeigen
Zugangsdaten erstellen/versenden
Erhöhte Sicherheit deaktivieren

Mail/Serienbrief an Mitglied senden
Mail-Adresse zuordnen
Mail 'Begrüßungsmail' versenden
Mail 'Aufnahme-Bestätigung' versenden
Mail 'Kündigungs-Bestätigung' versenden
Mail 'Mitgliedsausweis/-bescheinigung' versenden
Mail 'Mitgliedsdaten' versenden
Mail 'SEPA-Mandat' versenden

Rechnung an Mitglied erstellen
Spende von Mitglied erfassen
Sie können auf dem Mitglied, je nach Rollen-Berechtigung, folgende Aktionen ausführen:

Löschen
Markiert den Benutzer als gelöscht (Mitglied bekommt den Status "gelöscht"). Das Mitglied kann sich anschließend nicht mehr anmelden, bekommt keine Mails mehr und auch keine Beitrge in Rechnung gestellt.

Sperren
Sperrt den Benutzer (Mitglied bekommt den Status "gesperrt"). Das Mitglied kann sich anschließend nicht mehr anmelden, bekommt keine Mails mehr und auch keine Beitrge in Rechnung gestellt.

Kopie erstellen
Öffnet den Benutzer, um eine Kopie zu erstellen

Druckansicht
Zeigt eine Druckansicht an

vCard herunterladen
Ermöglicht das Speichern in einer eigenen Adressverwaltung (z.B. Import in Outlook)

Log anzeigen
Zeigt das Protokoll der protokollierten Aktionen des Benutzers an (sieht nur der Administrator).

Zugangsdaten erstellen/versenden
Sendet diesem Mitglied neue Zugangsdaten

Erhöhte Sicherheit deaktivieren
Deaktiviert die Zwei-Faktor-Authentifizierung für dieses Mitglied

Mail-Adresse zuordnen
nur mit zugeordneter Domain und E-Mail-Aktivierung: Öffnet das Mail-Anlegen/Bearbeiten-Fenster des gerade angelegten Mitglieds

Mails senden
Öffnet den Mail-Senden-Dialog mit diversen Vorlagen, um diesem Mitglied eine Mail zu senden

Rechnung an Mitglied erstellen
Öffnet den Rechnung-Erstellen-Dialog mit diesem ausgewähltem Mitglied

Spende an Mitglied erfassen
Öffnet den Spenden-Erfassen-Dialog mit diesem ausgewähltem Mitglied
PDF 
PDF 'Gastantrag' erstellen
PDF 'Mitgliedsantrag' erstellen
PDF 'Mitgliedsausweis/-bescheinigung' erstellen
PDF 'Mitgliedsdaten' erstellen
PDF 'SEPA-Mandat' erstellen
Generiert die individuellen PDFs

Den Inhalt und das Format legen Sie fest unter Administration/Vorlagen/PDF, siehe "PDF-Vorlagen" und "PDF-Vorlagen Format"
 Mail an Mitglied
Ermöglicht das Senden einer Mail über ein Web-Formular an das Mitglied (die Mailadresse des Empfänger-Mitglieds wird dabei nicht angezeigt)


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6.2.2 Mail an Mitglied

Um an ein Mitglied eine Mail zu schreiben öffnet sich folgendes Fenster:

FeldBeschreibung
Absender Name des Absenders
Ihre E-Mail-Adresse E_Mail-Adresse des Absender
BetreffDer Betreff der Nachricht
Textder Text der Nachricht
AnhängeDie Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen
SPAM-Schutz-AbfrageDamit nicht automatische Tools von Hackern diese Funktion missbrauchen, um E-Mails zu versenden, muss hier als Sicherheit manuell der angezeigte Code eingegeben werden (nur extern)
 Nachricht senden
Sendet die Nachricht an die Kontaktperson der Veranstaltung
Abbrechen
Schließt das Fenster, ohne die Mail zu senden
Zurück
Wechselt zurück zum Mitglied, ohne die Mail zu senden


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6.2.3 Neues Mitglied anlegen und bearbeiten

Um ein Mitglied anzulegen klicken Sie in der Navigationsleiste auf "Neues Mitglied hinzufügen".
Wenn Sie Firmenmitglieder aktiviert haben, dann erscheint zunächst die Abfrage, ob Sie ein natürliches Mitglied oder ein Firmenmitglied anlegen wollen.
Ein Firmenmitglied kann mehrere Ansprechpartner haben, diese können Sie später im Firmenmitglied hinzufügen (bei deren Anlage wird der Firmenname und die Adresse übernommen und kann ggf. verändert werden)
Um Dubletten zu vermeiden, können Sie in der Mitgliederliste zunächst nach bestehenden ähnlichen Mitgliedern suchen:

Um ein Mitglied zu bearbeiten können Sie wie folgt vorgehen:
  • Suche Sie das Mitglied per Mitgliedersuche.
  • Klicken Sie auf das Icon "[Bearbeiten]"
  • Führen Sie die Änderungen durch
  • Klicken Sie auf Speichern

Jede Änderung wird im Protokoll gespeichert. Im Profil selbst ist das letzte Änderungsdatum und die ändernde Person zu sehen.

FeldBeschreibung
Vorname / Nachname / Firma / Geburtstag Vorname bzw. Nachname bzw. Firma bzw. Geburtstag des neuen Mitglieds - es wird nach Ähnlichkeit (NICHT: Gleichheit) gesucht
Prüfen, ob Mitglied bereits existiert >> 
Nach Ähnlichkeit suchen und ggf. Liste der bestehenden Mitglieder anzeigen
Weiter ohne Prüfung >> 
Suche überspringen

Nach der Prüfung kann es sein, dass ähnliche Mitglieder gefunden werden.

FeldBeschreibung
 Neues Mitglied "..." anlegen 
Das neu anzulegende Mitglied ist nicht in der Liste, also neu anlegen
[Bearbeiten] Das gefundene Mitglied zur Bearbeitung öffnen

Füllen Sie alle gewünschten Felder aus.

Hinweise:
  • Die Felder können unter Administration/Basiskonfiguration/Dialog-Felder/"Felder Mitglieder" mit Standardwerten belegt, ausgeblendet oder als Pflichtfeld markiert oder auf nicht änderbar gestellt werden).
  • Dort kann auch die Reihenfolge der Felder beliebig verändert werden<
  • Sie können beliebige "Extrafelder" für die Mitglieder anlegen.

Register "Hauptdaten"
FeldBeschreibung
Anrede Die Anrede des Mitglieds
Titel Der Titel (z.B. "Dr.") des Mitglieds
Vorname Der Vorname des Mitglieds
Nachname Der Nachname des Mitglieds
Sprache Die ausgewählte Sprache des Mitglieds (nur falls Sprachen aktiviert)
Mitgliedsnummer Die Vereins-Mitgliedsnummer.

Wenn ein Format für eine Mitgliedsnummer (z.B. V### für V001, V002, ...) unter "Administration/Basiskonfiguration/Dialog-Felder/Felder Mitglieder" definiert ist, und die Mitgliedsnummer des zu bearbeitenden Mitglieds noch leer ist, dann wird unter der Mitgliedsnummer die nächste folgende angezeigt und diese kann durch einen Klick übernommen werden.

Beim Speichern wird die Mitgliedsnummer auf Eindeutigkeit geprüft.
Funktion Die Funktion im Verein (z.B. Schatzmeister)
Sichtbarkeit die Sichtbarkeit des Profils (nur bei aktivierter Option, standardmäßig sind alle Mitglieder für alle anderen Mitglieder sichtbar)
Foto Ein Foto des Mitglieds. Wenn kein Foto eingestellt ist, dann wird ein schwarzer Platzhalter angezeigt. Das Foto wird auf eine Kantenlänge von 1024 Pixel verkleinert und ggf. gedreht. Über den Link "Bild bearbeiten (Ausschnitt,Drehen)" können Sie das Bild drehen bzw. einen Ausschnitt des Bildes auswählen und beim Speichern den Rest abschneiden.
Freie Suchwörter Suchwörter, unter denen das Mitglied gefunden werden möchte
E-Mail an Einstellung, ob die Mails an die private oder geschäftliche E-Mail-Adresse geschickt werden sollen. "Keine E-Mails" bedeutet, dass diesem Mitglied keine Mails zugestellt werden.
  • privat
  • geschäftlich
Nachricht an App Einstellung, ob Nachrichten auch an die VereinOnline-App des Nutzers geschickt werden, falls der Benutzer die App aktiviert und mit diesem Profil verbunden hat.
  • nein
  • ja
Post an Einstellung, ob die Post an die private oder geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen. "Keine Post" bedeutet, dass für dieses Mitglied keine Serienbriefe erstellt werden.
  • privat
  • geschäftlich (an Firmenadresse)
  • geschäftlich (an Firmenpostfach)
  • geschäftlich (an Rechnungsadresse)
Rechnung an Einstellung, ob die Rechnungen an die private, geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen
  • privat
  • geschäftlich (an Firmenadresse)
  • geschäftlich (an Firmenpostfach)
  • geschäftlich (an Rechnungsadresse)
Ansprache Einstellung, ob das Mitglied per Du oder per Sie angesprochen werden möchte
  • per Du
  • per Sie
E-Mail-Abos Einstellung, welche Mail das Mitglied bekommen möchte:
  • Veranstaltungseinladungen
  • Veranstaltungserinnerungen
  • Rechnungen, die per SEPA-Abbuchung bezahlt werden
 Speichern
Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen
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Register "Privat"
FeldBeschreibung
c/o private Adresse, c/o-Feld
Straße private Adresse, Straße und Hausnummer
PLZ, Ort, Land private Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Telefon private Adresse, Telefonnummer
Fax private Adresse, Fax
Mobil private Adresse, Mobil-Telefonnummer
E-Mail private E-Mail-Adresse (ggf. ;-getrennt mehrere)
Homepage private Homepage
Familienstand Familienstand
Freigabe Freigabe dieser Daten:
- nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter)
- andere Mitglieder (interne Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied")
- für alle Nutzer der eigenen Gruppen
- für alle Nutzer mit Login (alle internen Personen)
- öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein)
- spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage-Feldern)
 Speichern
Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen
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Register "Firma"
FeldBeschreibung
Name der Firma geschäftliche Adresse, Firmenname
c/o geschäftliche Adresse, c/o-Feld
[private Adresse kopieren] Kopiert die private Adresse als Firmen-Adresse (Hinweis: besser ist es, Adressen nur in einem der Felder zu erfassen und die Einstellung "Post an" und "Rechnung an" korrekt zu setzen!)
[Firmendaten aus anderem Profil übernehmen] Es kann eine Firma ausgewählt werden, deren Adresse dann in den neuen Datensatz kopiert(!) wird.
Straße geschäftliche Adresse, Straße und Hausnummer
PLZ, Ort, Land geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Postfach geschäftliche Adresse, Postfach
PLZ, Ort, Land Postfach geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl des Postfachs füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Telefon geschäftliche Adresse, Telefonnummer
Fax geschäftliche Adresse, Fax
Mobil geschäftliche Adresse, Mobil-Telefonnummer
E-Mail geschäftliche E-Mail-Adresse (ggf. ;-getrennt mehrere)
Homepage geschäftliche Homepage
Freigabe Freigabe dieser Daten:
- nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter)
- andere Mitglieder (interne Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied")
- für alle Nutzer der eigenen Gruppen
- für alle Nutzer mit Login (alle internen Personen)
- öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein)
- spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage-Feldern)
[Firmen-Adresse kopieren] Kopiert die Firmen-Adresse als Rechnungsadresse-Adresse (Hinweis: besser ist es, Adressen nur in einem der Felder zu erfassen und die Einstellung "Post an" und "Rechnung an" korrekt zu setzen!)
Rechnungsadresse Name der Firma ggf. abweichende Rechnungsadresse, Firmenname
Rechnungsadresse c/o ggf. abweichende Rechnungsadresse, c/o-Feld
Rechnungsadresse Straße ggf. abweichende Rechnungsadresse, Straße
Rechnungsadresse PLZ, Ort, Land ggf. abweichende Rechnungsadresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl, füllt automatisch den Ort aus
Rechnungsadresse E-Mail Wenn hier eine E-Mail-Adresse angegeben ist, dann wird diese beim Versand einer Rechnung verwendet
Branche Branchen-Angabe. Hier werden alle bisher vergebenen Branchen angezeigt; weitere Branchen können über den Eintrag "<neuen Eintrag hinzufügen>" und das dann eingeblendete Textfeld hinzugefügt werden.
Berufsstatus Berufsstatus des Mitglieds
Berufsfunktion Funktion des Mitglieds in seiner Firma
Mitarbeiter Anzahl der Mitarbeiter
Umsatz Umsatz-Bereich
Beschreibung Geschäft Firmendarstellung
 Speichern
Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen
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Register "Persönliche Daten"
FeldBeschreibung
Einzugsermächtigung Angabe, ob eine Einzugsermächtigung vorliegt
Kontoinhaber Der Name des Kontoinhabers.
IBAN Die Kontonummer (international) - Es findet nach Eingabe und Speichern eine Prüfung statt. Die BIC, KontoNr, BLZ und Bankname wird berechnet.
BIC Die Bankkennung (international) - Es findet beim Speichern eine Prüfung statt. Darunter wird informativ die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Mitglied angegeben
Bank Der Bankname
abweichende Mandats-Referenz Die individuelle SEPA-Mandats-Referenz, wenn nicht ausgefüllt wird diese gemäß Administration/Optionen/Allgemein mit den angegebenen Platzhaltern automatisch bestimmt.
Mandats-Datum Das Datum des SEPA-Mandats, wenn nicht ausgefüllt wird das jeweilige Rechnungsdatum verwendet.
Geburtstag Der Geburtstag des Mitglieds.

Es kann auch ein Datum ohne Jahreszahl eingegeben werden.

Das Alter wird direkt errechnet und angezeigt (natürlich nur mit Jahresangabe möglich). Es ist eine Eingabe ohne Jahreszahl möglich (es wird dann intern das Jahr 1900 gespeichert, aber nicht angezeigt).
Geburtsname Der Geburtsname des Mitglieds
Geburtsort Der Geburtsort des Mitglieds
Staatsangehörigkeit Die Staatsangehörigkeit des Mitglieds
Freigabe Freigabe dieser Daten:
- nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter)
- andere Mitglieder (angemeldete Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied")
- für alle Nutzer der eigenen Gruppen
- für alle Nutzer mit Login (alle angemeldeten Personen)
- öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein)
 Speichern
Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen
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Hinweis:
Bei allen Adressen (PLZ,Ort,Land) können Sie bei Bedarf eine Länderliste hinterlegen.
Falls eine Datei mit dem Namen "laenderliste.txt" unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien abgelegt wird, wird deren Inhalt (je Land eine Zeile, oder Land<TAB>Beschreibung) als Land-Auswahlliste dargestellt. Als Übersetzung können Dateien mit dem Namen laenderliste_XX.txt (XX steht für en,fr,..) mit Inhaltszeilen "D<TAB>Germany" u.ä. vorhanden sein. Zusätzlich gibt es beim Export dann auch die Spalten "Privat Land Name" und "Firma Land Name".

Register "Login"
FeldBeschreibung
Login Benutzer-Login, mit dem sich das Mitglied anmelden kann
Passwort Benutzer-Passwort. Dieses kann nie ausgelesen, sondern später nur neu gesetzt werden. Es wird die Passwort-Qualität bewertet angezeigt.
Kontensperre Zuviele Login-Fehlversuche sperren den Zugriff komplett. Der Zugriff kann hierüber weider aktiviert werden.
Aufnahme als Interessent Datum, an dem eine Person sein erstes Interesse bekundet hat (z.B. gesetzt durch den Gastantrag).
Aufnahme als Gast Datum, an dem eine Person sich per Gastantrag angemeldet hat (z.B. gesetzt durch den Gastantrag).
Aufnahme als Vereinsmitglied Datum, an dem eine Person Mitglied wurde (z.B. gesetzt durch den Mitgliedsantrag, oder durch Vorstandsbeschluß).
Legt dieses Mitglied als satzungsgemäßes Vereinsmitglied fest. Dieses Datum ist auch relevant für Freigaben (an Vereinbsmitglieder) und Statistiken (u.a. Eintritte / Wachstum).
Gekündigt zum Datum, zu dem ein Mitglied gekündigt hat, z.B. den 31.12.2019. Am Tag nach diesem Datum wird das Mitglied automatisch gelöscht (Anmelden ist nicht mehr möglich, bekommt keine Mail mehr, und auch keine Mitgliedsbeiträge mehr in Rechnung gestellt.). Es kommt eine Warnung, dass noch andere Personen mit dieser Person als Beitragszahler verbunden sind ("Achtung: noch 1 Mitglied hat dieses Mitglied als Beitragszahler eingetragen"). Beim automatischen Löschen werden Beitragszahler entfernt, damit diese weierhin einen Beitrag abgerechnet bekommen.
Austrittsgrund Grund des Austritts
Bemerkung Nichtöffentliche Anmerkung zum Mitglied - das Mitglied sieht diese nicht unter "Mein Profil"
Signatur ggf. abweichende Mail-Signatur des Mitglieds (Feld nur sichtbar für Personen mit Mail-senden-Recht)
 Speichern
Speichert die Eingaben aus allen Registern
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Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern

Register "Zuordnungen"
FeldBeschreibung
Rollen Dem Mitglied zugeordnete Rollen (Berechtigungen). Diese Zuordnung hier ist identisch wie unter Administration/Rollen. Wenn eine andere Rolle in dieser Rolle enthalten ist, dann erscheint hier die Anzeige "(ist man indirekt auch durch: ...)".
Gruppen Dem Mitglied zugeordnete Gruppen (Informationsverteiler). Diese Zuordnung hier ist identisch wie unter Administration/Gruppen. Wenn eine andere Rolle in dieser Gruppe enthalten ist, dann erscheint hier die Anzeige "(es sind indirekt folgende Rolleninhaber Mitglied: ...)". Untergruppen werden eingerückt dargestellt.

Wenn es Mitgliedsbeiträge gibt, welche eine Gruppe als "Gruppen-Eintrittsdatum" ausgewählt hat, dann ist hier bei dieser Gruppe das Eintrittsfeld für dieses Mitglied setzbar (relevant für anteilige Beiträge beim Eintritt innerhalb eines Abrechnungszeitraums).
Beiträge Dem Mitglied zugeordnete Beiträge.

Falls es mehr als 10 Beiträge gibt, werden hier nur die zugeordneten Beiträge angezeigt und die Zurodnuzng erfolgt in einem eigenen Dialog. Ansonsten bekommen Mitglieder (Feld "Aufnahme Kitglied" gesetzt) nur Beiträge vom Typ "Mitgliedsbeitrag" zu sehen.

Anzahl:
Anzahl der Beiträge, in der Regel: 1

Beitrag-Start (optional, nur für Spezialfälle wichtig!):
Datum, zu dem der Beitrag das erste Mal abgerechnet werden soll, z.B. 1.1.2011

Beitrag-Ende (optional, nur für Spezialfälle wichtig!):
Datum, zu dem der Beitrag das letzte Mal abgerechnet werden soll, überlicherweise zunächst leer (d.h. erstmal dauerhaft)

erstellt bis (i.d.R. NIE AUSFÜLLEN!):
Datum, bis zu dem bereits Beitrags-Rechnungen erstellt wurden. Diess Feld wird automatisch durch den Abrechnungsprozess gefüllt. Eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich (bzw. nur, wenn etwas schief gelaufen ist).

Anmerkung (optional)
Detailinformation für diese Zuordnung, wird auf Rechnung übernommen!
Beitragszahler Gibt an, dass ein anderes Mitglied den Beitrag bezahlt. Typischerweise ist das bei Familienmitgliedern (z.B. Kindern) so, deren Beitragszahlungen das Hauptmitglied übernimmt.
Beim Hauptmitglied werden hier zusätzlich alle zugeordneten Familienmitgliedern angezeigt.
Nicht bei Firmen-Ansprechpertnern verfügbar.
 Speichern
Speichert die Eingaben aus allen Registern
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Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern

Register "Sonstiges"
FeldBeschreibung
Dateien Möglichkeit, Dateien beim Mitglied abzulegen (unterschriebener Aufnahmeantrag, unterschriebene Einzugsermächtigung, ...). Standardmäßig nicht vom Mitglied selbst zu sehen.
Adresstyp Gibt an, ob es sich um ein "normales Mitglied" (=Standard), ein Firmenmitglied (über Admin/Basiskonfig/Optionen aktivierbar - ein Firmenmitglied kann mehrere Ansprechpartner haben) oder eine "externe Person" (kein Mitglied, sondern auf der Liste "Externe Kontakte") handelt. Wenn ein externer Kontakt nachträglich zu einem Mitglied umgestellt wird, bekommt es automatisch die nächste Mitgliedsnummer zugeteilt (falls eine Regel eingestellt ist).
Bei der Umstellung zu einem "Firmen-Ansprechpartner" erfolgt nach dem Speicher die Abfrage, welcher Firma der Ansprechpartner zugeordnet werden soll.
zugeordnete Firma nur bei einem Firmen-Ansprechpartner: Zuordnung zur Firma festlegen
Extra-Felder Vereins-individuelle Extrafelder
 Speichern
Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen
Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern

Klicken Sie anschließend auf "Speichern".

Nach dem Klick auf Speichern wird das Mitglied gespeichert, falls alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Ansonsten wird der Dialog, ohne die Daten zu speichern, unter Markierung der Pflichtfelder erneut angezeigt.

Nach dem Speichern haben Sie unmittelbar diverse Möglichkeiten:
FeldBeschreibung
 Begrüßungsmail versenden
Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Begrüßungsmail versenden" (falls eine Begrüßungvorlage in den Optionen festgelegt ist).
 Aufnahme-Bestätigung versenden
Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Aufnahme-Bestätigung versenden".
 Kündigungs-Bestätigung versenden
Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Kündigungs-Bestätigung versenden" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Kündigungs-Bestätigung versenden".
 andere Mail versenden
Mit diesem Button können Sie eine beleibige Mail/PDF-Vorlage wählen und dem Mitglied senden.
 Login (ggf.) und Kennwort neu generieren und versenden
Erstellt ein eindeutiges Login und Passwort und sendet dieses dem Mitglied zu (Umlaute werden ersetzt).
 Mail-Adresse zuordnen
nur mit zugeordneter Domain und E-Mail-Aktivierung: Öffnet das Mail-Anlegen/Bearbeiten-Fenster des gerade angelegten Mitglieds
Aktionen 
...
Sie können nach dem Anlegen des Mitglied Aktionen ausführen (siehe Mitglied-Details)
PDF 
...
Sie können nach dem Anlegen des Mitglied PDFs erstellen (siehe Mitglied-Details)


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6.2.4 Mitglieder löschen und sperren

Sie können Mitglieder löschen oder vorübergehend sperren.

Klicken Sie dazu in der Ergebnisliste auf:
FeldBeschreibung
Markiert den Benutzer als gelöscht (Mitglied bekommt den Status "gelöscht"). Das Mitglied kann sich anschließend nicht mehr anmelden, bekommt keine Mails mehr und auch keine Beitrge in Rechnung gestellt.
Sperrt den Benutzer (Mitglied bekommt den Status "gesperrt"). Das Mitglied kann sich anschließend nicht mehr anmelden, bekommt keine Mails mehr und auch keine Beitrge in Rechnung gestellt.

Gelöschte oder gesperrte Mitglieder
  • tauchen nicht mehr in der Ergebnisliste auf
  • können sich nicht mehr am System anmelden
  • bekommen keine Mail mehr
  • bekommen keine Mitgliedsbeiträge mehr in Rechnung gestellt.

Sie können gelöschte oder gesperrte Mitglieder über den Filter "Status:" in der Suche finden (Hinweis: Diesen Filter sehen nur diejenigen Personen, die alles lesen dürfen!).

Bei der Suche nach gelöschten oder gesperrten Mitgliedern haben Sie in der Ergebnisliste die Möglichkeit, diese Einträge zu reaktivieren.

Bei der Suche nach gelöschten oder gesperrten Mitgliedern haben Sie in der Ergebnisliste die Möglichkeit, diese Einträge endgültig zu löschen.
Vorsicht: Damit wird die Wachstums-Statistik verfälscht, weil für die Berechnung die Existenz der Datensätze nötig ist.
Diese Personen werden dann auch aus allen Rollen und Gruppen gelöscht. In Anmeldelisten bleiben diese Personen als externe Teilnehmer erhalten (Anrede,Titel,Vorname,Nachname,Firma,E-Mail wird übernommen bleibt erhalten, damit wird die Anmeldeungstatistik nicht verfälscht).
Damit die Wachstums-Statistik erhalten bleibt, ist es besser, die Mitglieder nur zu anonymisieren (Kontakt- und Bankdaten werden entfernt, der Name wird mit **** verkürzt).

Mit der Berechtigungsstufe "Löschen" haben Sie auch die Möglichkeit, das Änderungsprotokoll anzusehen, klicken Sie dazu in der Ergebnisliste auf den Link [Log].

Hinweis: Der Benutzer mit dem Login "admin" ist nicht löschbar. Dieser dient als Hauptadministrator, da für ihn automatisch unabhängig von seiner Rollenzugehörigkeit alle Rechte gelten und somit auch in Fehlersituationen sehr hilfreich ist.


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6.3 Externe Kontakte

Externe Kontakte sind Adressen, an Sie die Mails, Serienbriefe und Rechnungen schreiben können.

Externe Kontakte haben folgende Felder nicht:
Mitgliedsnummer, Suchwörter, Geburtsname, Staatsangehörigkeit, Freigabe, Login/Passwort, Aufnahme Interessent/Gast/Vereinsmitglied, Gekündigt zum, Signatur, Beitragszahler, keine Beitäge und keine Rollenzuordnung.

Über "Mitglieder -> Mitgliedersuche -> Aktion 'Alle markierten Einträge: Konvertieren in Externe Kontakte'" können Sie bestehende Einträge in der Mitgliederdatenbank, bei denen es sich faktisch NICHT um Mitglieder handelt, in die Liste der externen Personen überführen. Die Beitrags- und Rollenzuordnungen (sowie Vereinsdaten, Foto, Suchwörter, Geburtsdaten, Login, Zugehörigkeiten) werden dabei gelöscht.

FeldBeschreibung
SuchbegriffEingabe eines Suchbegriffs (sucht in: Vorname, Nachname, Firma, Funktion, E-Mail)
GruppeFilter nach einer Gruppe
Jetzt suchen
nach gelöschten Kontakten
Startet die Suche

Ggf. nur nach gelöschen Kontakten (i.d.R. diejenigen, welche die Einwilligung noch nicht erteilt haben)
 Externen Kontakt hinzufügen
Hiermit können Sie einen neuen Kontakt anlegen.

Nach der Eingabe haben Sie die Möglichkeit, über den Button "per Double-Opt-In Einwilligung einholen" den Kontakt als gelöscht zu markieren und die EInwilligungsmail zu senden - der Klick in der Mail durch den Empfänger reaktiviert den Kontakt und gibt ihn dadurch zur Verwendung frei.

Beim Wandeln in ein Mitglied bekommt dieses Mitglied die Standard-Rollen/Gruppen gesetzt.
Aktionen 
Export von allen/beliebigen Kontakt-Feldern
Import von Excel/CSV-Dateien
Markierte Kontakte: Mail senden
Markierte Kontakte: Mail senden (Datenschutz-Einwilligung einholen)
Markierte Kontakte: als 'gelöscht' markieren
Markierte Kontakte: endgültig löschen
Markierte Kontakte: in Mitglieder wandeln
Export von allen/beliebigen Kontakt-Feldern bzw. Import von Excel/CSV-Dateien. Beim Import darf entweder die Spalte "mitgliedstyp" nicht vorhanden oder muss mit einem Wert "Externer Kontakt" belegt sein.

Senden einer Mail an die markierten externen Kontakte bzw. das Löschen von mehreren markierten Kontakten bzw. in Mitglieder wandeln.

Über "Datenschutz-Einwilligung einholen" senden Sie eine Mail an den Kontakt mit der Bitte, die E-Mail-Adresse zur Anschreiben verwenden zu dürfen. Der Kontakt wird durch diese Funktion auch zunächst als gelöscht markiert und erst durch den Klick in der Mail durch den Empfänger reaktiviert.
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Mitglieder (..) anzeigen und anschließend ggf. zu externen Kontakte wandeln
Zeigt alle Mitglieder ohne Mitgliedsnummer, Login, Aufnahme Vereinsmitglied, Rolle und Beitrag an und ermöglicht anschließend die Konvertierung in externe Kontakte.
Ermöglicht das Bearbeiten des externen Kontakts
Löscht den externen Kontakt


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6.4 Mails / Serienbriefe


6.4.1 Mail/Serienbrief versenden

Sie können an Ihre Mitglieder zielgenau E-Mails oder Serienbriefe versenden, ausgewählt nach Rollen und Gruppen.

Wichtig: Jeder Empfänger bekommt eine E-Mail nur einmal, auch wenn er in mehreren Rollen bzw. Gruppen ist!

Versenden Sie über die Plattform aktuelle Informationen oder regelmäßige Info-Mails an Ihre Mitglieder.

Sie können die E-Mail an folgende Empfänger senden:
  • an alle internen Personen (Mitglieder-Liste)
  • an alle externen Kontakte
  • an eine oder mehrere Rollen (z.B. Gäste, Mitglieder, Vorstände)
  • an eine oder mehrere Gruppen (z.B. Basketball, Handball, ... - diese Gruppen sind frei definierbar), oder auch "(ohne direkte Gruppenzuordnung)"
  • Anwendung eines Filters - wichtig: Es muss zuvor "alle internen Personen" bzw. mindestens eine Rolle oder Gruppe gewählt sein!
    • an eine bestimmte Profil-Sprache
    • an nur ein Geschlecht
    • an nur die App-Nutzer
    • an nur bestimmte Empfänger (standard/per Post, standard/per Mail, nur per Post, nur per Mail)
    • an ein bestimmtes Alter
    • an einen bestimmten Status (gelöscht, gesperrt, nut Mitglieder, ...)
    • an Personen mit einer Einzugsermächtigung (nur vorhanden / nur nicht vorhanden)
    • an Personen mit Mail (nur vorhanden / nur nicht vorhanden)
    • an Personen mit Postadresse (nur vorhanden / nur nicht vorhanden)
    • an Personen mit Beitragszahler-Einstellung: nur Fremdzahler (ein Beitragszahler ist eingestellt) / nur Selbstzahler (es ist KEIN Beitragszahler eingestellt)
    • an Personen die im Online-Shop schon etwas gekauft haben bzw. noch nie etwas gekauft hhaben
    • an Personen die mit nur bestätigten E-Mail-Adressen / nur nicht-bestätigten E-Mail-Adressen (Einwilligungen)
    • an Personen mit einer bestimmten Mitgliedsbeitrags-Zuordnung (auch "freie Abfrage" möglich, z.B.: *Tennis*)
    • an Personen mit einer bestimmten letzten Profiländerung
    • an Personen mit einer bestimmten letzten Anmeldung
    • an Personen mit einer bestimmten Aufnahmedatum (bzw. <, >, <>, auch =Jahreszahl möglich, auch Bereiche: "=0, >=1.10.2019")
    • an Personen mit einer bestimmten Grkündigtdatum (bzw. <, >, <>, auch =Jahreszahl möglich!)
    • an Personen mit bestimmten offenen Rechnungen
    • an Personen mit bestimmten PLZ-Bereichen
    • an Personen mit einem bestimmten Land
    • an Personen mit bestimmen Mitgliedsnummern
    • an Personen eines bestimmten Adresstyps (Mitglieder, externe Kontakte, ...)
    • an Personen mit bestimmen Geo-Daten (bzw. max. Entfernung per Luftlinie zu bestimmter Position)
    • an Personen mit bestimmten Werten in den Extrafeldern

  • an ganz bestimmte, einzeln ausgewählte Mitglieder (per Suchdialog)
  • an externe Personen (Mailadresse oder Name <Mailadresse> oder Anrede Vorname Name | Strasse | PLZ Ort <Mailadresse> oder Firma, Anrede Vorname Name | Strasse | PLZ Ort <Mailadresse> eingeben; hier ist auch cc:.. und bcc:.. möglich)

Es stehen in mehreren Registern folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

FeldBeschreibung
Mail jetzt senden
Mail jetzt senden
Test an eigene E-Mail
Mail/Serienbrief als neuen Entwurf speichern
Mail/Serienbrief als neue Vorlage speichern
Absenden starten. Bei Mails an "alle" kommt eine Nachfrage, ob das wirklich stattfinden soll.
per Dropdown-Menü zusätzlich:
  • Test an eigene E-Mail: Test an eigene hinterlegte E-Mail-Adresse senden
  • Mail als Entwurf speichern: zur späteren einmaligen Verwendung (Abfrage eines Ablageordners zur Strukturierung)
  • Mail als Vorlage speichern: zur späteren häufigeren Verwendung (Abfrage eines Ablageordners zur Strukturierung)
Online als Brief versenden 
Vorlage PDF Mail (mit Logos)
Vorlage PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)
Verschickt, nach Registrierung, das generierte PDF als Online-Brief über den Kuvert-und-Versand-Dienstleister EMailBrief.de
Empfänger-Liste
Liste aller Empfänger anzeigen, die aufgrund der aktuellen Empfängerauswahl eine Mail bzw. einen Brief erhalten würden.
PDF erstellen 
Vorlage PDF Mail (mit Logos)
Vorlage PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)
Adress-Etiketten: Universal Etiketten (Avery Zweckform 3477)
Download eines PDFs zur Versendung von Briefen (mit der Mail- oder Brief-Vorlage). Die Vorlagen können unter "Administration->Vorlagen bearbeitet werden). Bei der PDF-Erstellung werden (soweit möglich) fast alle Formatierungen übernommen. Die Anhänge (nur .PDF, .JPG, .GIF, .PNG) werden nach jedem Mitglied eingebunden, um einen Seriendruck zu vereinfachen. Falls kein Empfänger gewählt wurde, wird ein neutrales Dokument erstellt. Falls das PDF zu groß würde, werden mehrere PDFs erstellt. Die PDFs sind nach Postleitzahl sortiert (z.B. zur kostengünstigen Versendung als InfoBrief).
Der Menüpunkt "Adress-Etiketten" ermöglicht den Ausdruck auf Klebeetiketten-Papier (Anpassung der Formate in der Adress-Edikett-Vorlage möglich).

Das "Verzögert senden am"-Datum legt das Datum auf dem PDF fest.
PDF archivieren 
Vorlage PDF Mail (mit Logos)
Vorlage PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)
Adress-Etiketten: Universal Etiketten (Avery Zweckform 3477)
Speichern eines PDFs im Archiv (zu finden unter "Mitglieder / Mail/Serienbrief verschicken / Gesendete Elemente").
EmpfängerAuswahl, wer die Mail bekommen soll (siehe Liste zuvor)
[Person hinzufügen]Öffnet einen Dialog zur Eingabe der Daten für einen externen Kontakt
CC und BCCFalls in den Admin-Optionen aktiviert.
Dabei ist dann die Auswahl:
- Eine Kopie als zusätzliche Mail senden (CC/BCC-Empfänger bekommen nur eine zusätzliche Mail als Kopie)
- Jede Mail mit echtem CC/BCC senden (CC/BCC-Empfänger bekommen jede einzelne Mail als Kopie)
- In Summe nur eine Mail mit CC/BCC senden (alle Empfänger als 'To')
BetreffDer Betreff der Nachricht (darf nicht leer sein)
NachrichtDer Nachrichtentext. Darf Formatierungen (und für das PDF-Erstellen auch PDF-Befehle, wie z.B. |Image) enthalten. Über das "Image"-Icon können Bilder direkt eingefügt werden (Ablage: im zentralen Dateiarchiv im Unterordner "mailattachments"). Es können Abschitte markiert werden, die nur in der Mail {#MAIL#}nur in Mail{#/MAIL#} bzw. im PDF {#PDF#}nur im PDF{#/PDF#} enthalten sein sollen.
Absender / Antwort AnHier kann der Absender gewählt werden, wenn man das Rollenrecht "Senden als Stellvertreter" besitzt. Bei der Wahl eines anderen Absenders wird auch dessen Signatur, falls vorhanden, übernommen. Ebenso kann eine beliebige E-Mail-Adresse als Reply-To-Absender und (beim Setzen des Hakens) diese auch als primärer Absender gewählt werden.
SignaturText, der unter den Attachment-Links verschickt wird (bzw. der Platzhalter {#signatur#} wird ersetzt). Es können Abschitte markiert werden, die nur in der Mail {#MAIL#}nur in Mail{#/MAIL#} bzw. im PDF {#PDF#}nur im PDF{#/PDF#} enthalten sein sollen.

Die Vorgabe für die Signatur können Sie hier einstellen:
a) unter Administration/Vorlagen/Mail, im Text getrennt durch "--"
b) im eigene Profil im Feld Ihre persönliche "Signatur" (hat Vorrang)
AnhängeDatei-Anhänge. Es ist eine Multi-Dateiauswahl und auch ein Drag-und-Drop auf den Auswahlbereich möglich. Über "Dateien aus Datenablage verwenden" können Sie Dateien aus der Datenablage direkt auswählen. Standardmäßig werden die Anhänge als Link verschickt (der Empfänger bekommt einen Internet-Link zugeschickt). Wenn Sie den Haken entfernen, dann wird das Attachment als normaler Anhang zugestellt (erhöhte Datenmenge! - maximal 20 MB in Summe erlaubt!). Wenn der Dialog mit nur einem Mitglied geöffnet wird, dann werden als Anhänge vorgeschlagen: unverschickte/offene Rechnungen / Mitglieds-Dateien
alle unverschickten Rechnungen des Empfängers
alle offenen Rechnungen des Empfängers
Hängt die Rechnungen des Empfängers an die Mail an.
Antwortfax und Veranstaltungsauswahl Fügt nach jedem PDF bzw. jeder Mail ein Antwortfax an. Auswahlmöglichkeiten:
- leer: kein Antwortfax
- an Mitglieder mit der Einstellung: Einladungen nur per Post
- an alle

Die Veranstaltungszuordnung ermöglicht die Übernahmen von Veranstaltungsdaten in das Antwortfax (Datum, Titel, Kontakt, Kosten, Anmeldeoptionen).
Empfänger in Einladungsliste aufnehmen (nur bei Mail) Diese Option ermöglicht die Aufnahme der Empfänger in die Einladungsliste der Veranstaltung. Die Versendeart kann die Empfängeerliste auf noch nicht-eingeladene Personen einschränken.
Verzögert versenden am Legt die fertigen Mails in den Postausgang. Das System versendet die Mail zeitverzögert am eingestelltem Datum. Wichtig: Die Gruppen/Rollenzuordnung wird beim Ablegen bestimmt.
Priorität Ermöglicht es, die Mail mit einer Markierung "Priorität hoch" zu versenden.
Lesebestätigung Ermöglicht es, die Mail mit einer Markierung "Lesebestätigung" zu versenden.
Mail-Archiv Legt fest, ob die Nachricht im Mail-Archiv gespeichert werden soll (Standard), oder nicht.
Sprache der Platzhalter Legt fest, in welcher Sprache die Platzhalter %anrede% u.ä. ersetzt werden.

Hinweise:
  • Beim Mail-Senden werden Zeilen, die mit einem |-Zeichen beginnen, entfernt (damit sind PDF-Befehle in den Mail-Vorlagen möglich).
  • Gruppenleiter dürfen bei Veranstaltungs-Mails auch an externe Kontakte senden - selbst ohne Leserecht für externe Kontakte.
  • Beim Versand einer Mail an eine Newsletter-Gruppe wird am Ende ein Link zur Abmeldung ergänzt: "Abmelden von Gruppe: ..."




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6.4.2 Platzhalter

Im Nachrichtentext sowie im Betreff sind folgende Platzhalter zugelassen:

%nachname%
wird ersetzt durch:
NACHNAME

%vorname%
wird ersetzt durch:
VORNAME

%anrede%
wird ersetzt durch:
%anredeformal% bei externen Anmeldungen / bei eigenen Mitgliedern (Anrede per Sie)
%anredeinformal% bei eigenen Mitgliedern (Ansprache per Du)

%anredeformal%
wird ersetzt durch:
falls Anrede=Herr: Sehr geehrter Herr NACHNAME (ggf. mit Titel)
falls Anrede=Frau: Sehr geehrte Frau NACHNAME (ggf. mit Titel)
falls Anrede=Familie: Sehr geehrte Familie NACHNAME
sonst: Sehr geehrte Damen und Herren

%anredeinformal%
wird ersetzt durch:
falls Anrede=Herr: Lieber VORNAME
falls Anrede=Frau: Liebe VORNAME
falls Anrede=Familie: Liebe VORNAME
sonst: Hallo VORNAME

%anrede:AAA/BBB/CCC%
wird ersetzt durch:
falls Ansprache per Du: AAA
falls Anrede per Sie: BBB
falls Anrede=Familie: CCC
z.B.: %anrede:Du/Sie% %anrede:Dir/Ihnen%

%geschlecht:M/F%
wird ersetzt durch die geschlechtsspezifische Formulierung, z.B. %geschlecht:Teilnehmer/Teilnehmerin%


Alle Mitgliederfelder (z.B. {#mitglied:vorname#} {#mitglied:nachname#}, ..., nicht möglich: userpwd)
(Liste der Felder)

Spezielle Mitgliedsfelder (Jahr ist selbstverständlich variabel):
{#mitglied:mitgliedsbeitrag2016#}, {#mitglied:mitgliedsbeitragbezahlt2016#}, {#mitglied:mitgliedsbeitragoffen2016#}

Das Antwortfax wird, falls ausgewählt, nach jedem oder nur nach Empfängern, die den Postweg bevorzugen, eingefügt.
Dafür wird die PDF-Vorlage "Antwortfax" verwendet.
Gültige Platzhalter sind alle Mitgliederfelder ({#vorname#} {#nachname#}, ...) sowie {#veranstaltung:DATUM#},{#veranstaltung:WOCHENTAG#},{#veranstaltung:TITEL#},{#veranstaltung:ORT#},{#veranstaltung:ZEIT#},{#veranstaltung:BESCHREIBUNG#},{#veranstaltung:ID#},{#veranstaltung:ANMELDESCHLUSS#},{#veranstaltung:KONTAKT#},{#veranstaltung:KONTAKTEMAIL#},{#veranstaltung:KONTAKTTELEFON#},
{#veranstaltung:key_FELDNAME#}
Die zugeordnete Veranstaltung kann über ein Dropdown-Feld ausgewählt werden.


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6.4.3 Entwürfe und Vorlagen

Mails und PDFs, die erst später verschickt werden sollen, können zwischenzeitlich als Entwurf oder Vorlage gespeichert werden.

Entwurf:
Ein Entwurf wird beim Versenden gelöscht.

Vorlage:
Eine Vorlage wird beim Versenden nicht gelöscht.

FeldBeschreibung
Jetzt suchen 
Ermöglicht die Suche nach einer Vorlage (erst ab 5 Ablageordner sichtbar)
 Alle markierten Einträge löschen 
Löscht die markieren Beiträge
[Betreff] Öffnet den Bearbeiten- und Senden-Modus
Löscht den Entwurf bzw. die Vorlage
Öffnet den Bearbeiten-Modus. Hier haben Sie ein Feld "Ablageordner", der es ermöglicht, die Entwürfe und Vorlagen zu strukturieren.
Öffnet den Entwurf bzw. die Vorlage, um sie zu Versenden
Eingabe einer Bemerkung bzw. Umbenennung eines Ablageordners
Aufklappen und zuklappen der Ablageordner (ab 5 Ablageordner sind diese standardmäßig geschlossen)

Hinweis:
Beim Speichern einer Vorlage/Entwurf überschreibt standardmäßig nur jeder seine eigene Vorlage/Entwurf (umstellbar unter Admin/Optionen).


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6.4.4 Gesendete Elemente

Die Liste der gesendeten Elemente zeigt alle bisherigen Mails und PDFs an, die gesendet bzw. archiviert wurden.

Es werden immer nur 100 Einträe angezeigt, eine Umschaltung der Seiten für die Anzeige von weiteren Elementen ist per << 1 2 3 .. > möglich.

FeldBeschreibung
Filter Art Meine gesendeten Elemente:
alle bisher vom aktuell angemeldeten Benutzer aus verschickten Mails und archivierten Briefe

Alle gesendeten Elemente:
alle bisher verschickten Mails und archivierten Briefe

Gesendete Einladungen:
Alle Einladungsmails
Filter Art leer:
alle Elemente

Alle Mails:
nur Mails

Alle individuellen Mails:
Mails unabhängig von Veranstaltungen

Alle Veranstaltungs-Mails:
alle Mails mit Bezug auf Veranstaltungen

Alle PDFs:
alle Serienbriefe
Filter Jahr Ermöglicht die Filterung nach Jahren
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Als zu versendende Mail neu öffnen
archivierten Serienbrief löschen (nur für Serienbriefe verfügbar)

Nach dem Öffnen einer Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Schließen 
Schließt das Fenster
Download als .eml 
Stellt einen Download als .eml-Datei zur Verfügung
[Alle Empfänger anzeigen] Zeigt alle Empfänger namentlich an


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6.4.5 Postausgang

Der Postausgang ist ein Zwischenspeicher für zu versendende Mails.
Je nach Einstellung wird er für Mails mit echten Attachments (Standard), immer oder nie verwendet.

Die Mails spätestens nach 30 Minuten verschickt, mit Ausnahme, dass Sie ein "verzögert senden"-Datum angegeben haben.

Noch nicht versendete Mails können noch gelöscht werden.

Es werden immer nur 100 Einträe angezeigt, eine Umschaltung der Seiten für die Anzeige von weiteren Elementen ist per << 1 2 3 .. > möglich.

FeldBeschreibung
 Alle markierten Mails löschen 
Löscht alle markierten Mails. Dies ist nur möglich für noch nicht verschickte Mails.
[Details] Zeigt den Inhalt der Nachricht inkl. Attachments an


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6.4.6 Mail-Archiv

Im Mail-Archiv sind alle gesendeten Mails einzeln enthalten (aktiv ab 08/2016).

FeldBeschreibung
Jahr/Monat
Suche nach
Suchkriterien
Suchart Nur im Header / auch im Mailinhalt (nicht in archivierten Mails). Die Standard-Suche ist auf die ersten 1000 Treffer begrenzt, eine Anzeige aller Treffer ist möglich.
Jetzt suchen 
Startet die Suche
 Markierte Mails im Archiv löschen 
Löscht alle markierten Mails (nicht möglich für ausgelagert-archivierte Mails)
 Markierte Mails herunterladen 
Läd alle markierten Mails als .mbox-Datei (nicht möglich für archivierte Mails)
[Mail] Öffnet die Mail
[+] Öffnet gruppierte Bereiche (gleicher Betreff)

Bei einer geöffneten Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Schließen 
Schließt das Fenster
 Mail weiterleiten 
Öffnet den "Mail/Serienbrief"-Dialog mit dieser Mail


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6.4.7 Bounce-Management

Unter "Bounce-Management" versteht man die Auswertung von Mail-Rückläufern (wg. falscher E-Mail-Adresse, Postfach voll usf.).

Um diese Funktion zu sehen und zu verwenden müssen Sie diese erst aktivieren:
Administration / Basiskonfiguration / Optionen, Register "Mail versenden": "Unzustellbare Mails an = VereinOnline-Dienst".

Anschliessend versendete Mails verwenden ein VereinOnline-Postfach von uns als Bounce-Empfänger.

Diese Mails werten wir automatisch aus uns stellen Ihnen 6 Monate lang eine Zusammenfassung zur Verfügung.

FeldBeschreibung
 Alle markierten Rückläufer löschen 
Löscht alle markieren Rückläufer
[Mitglied] Öffnet das zugeordnete Mitglied mit der E-Mail-Adresse
Löscht den Eintrag unwiderruflich


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6.5 Geburtstage

Wer hat als nächster Geburtstag?

Die Funktion "Geburtstage" zeigt Ihnen:

  • Die kommenden 12 Geburtstage
  • alle kommenden Geburtstage
  • alle Geburtstage im Jahresverlauf
  • alle Geburtstage sortiert nach Alter


Gekündigte und gesperrte Mitglieder sowie externe Kontakte werden nicht angezeigt.

In diesen Funktionen haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Filter nach Rolle
Filter nach Gruppe
Filter nach Art
Filtert die Geburtstage nach Rolle und/oder Gruppe und/oder alle/runde Geburtstage
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Jahr Ermöglich die Auswahl des Jahres (im Register "Jahresverlauf")
 Markiere Mitglieder: Mail/Serienbrief verschicken 
Wechselt zum Mail-Dialog mit den vorausgewählten Mitgliedern (im Register "Jahresverlauf")


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6.6 Newsletter


6.6.1 Newsletter gestalten/senden

Mit der Funktion "Newsletter" ist es möglich, regelmäßig die Mitglieder über Neuigkeiten per Mail zu informieren.
Im Newsletter sind auch typischerweise (über Admin-Optionen deaktivierbar!) folgende Inhalte enthalten:
  • Alle extern sichtbaren Termine des Kalenders des entsprechenden Monats / Periode
  • Alle neuen Mitglieder
  • Alle neuen Gäste

Dabei ist es auch optional möglich, dass Arbeitskreisleiter, Organisatoren bzw. auch Mitglieder selbst Beiträge bereitstellen, z.B. Veranstaltungs-Ankündigungen, Rückblicke, Wissenswertes, Aufnahmen neuer Mitglieder usf.

Je nach den vorhandenen Rollenrechten sind folgene Funktionen möglich:


Neuen Newsletter-Beitrag melden

Hier können Ihre Gruppenleiter, Organisatoren und ggf. auch Mitglieder neue Beiträge melden. Eine Meldung besteht aus einem Empfängerkreis (intern+extern oder nur intern), einer Rubrik (in den Admin-Optionen einstellbar, einem Thema, einem Datum, einer Beschreibung, ggf. Anhängen und einem Verantwortlichen. Nach dem Klick auf "Absenden" wird dieser Beitrag in den Newsletter eingestellt und kann vom Redakteur korrigiert, auf später verschoben oder ignoriert werden.

Wenn Sie das Recht haben, auf der Startseite auch Meldungen anzulegen, dann können Sie im Newsletter-Dialog über einen Haken bei "zusätzlich in Kopie öffentlich als 'Aktuelle Meldung' auf der Startseite speichern" bestimmen, dass zusätzlich eine gleichlautende Startseite-Meldung erstellt wird (als Kopie).

FeldBeschreibung
Empfängerkreis Legt fest, ob diesen Beitrag nur interne Personen (Mitglieder, mit Login) oder auch externe Personen (externe Kontakte) zu sehe bekommen.
Rubrik Die Rubrik. Diese können Sie unter Administration/Optionen einstellen
Thema Der Titel des Beitrags
Datum Das Datum des Beitrag. Dies ist Freitextfeld, so dass auch "Dezember" o.ä. möglich ist
Beschreibung Der Beitrag
Anhänge Bilder oder Dateien
Verantwortlich Die verantwortliche Person
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Die Vorlage können Sie unter Administration->Vorlagen->HTML, Register "Newsletter" konfigureren.


Vorschau des Newsletters mit direkter Bearbeiten-Möglichkeit

Zeigt den Newsletter an, und zeigt darin auch Buttons zum direkten Verändern an: Neuen Eintrag hinzufügen, Testmail senden, Reihenfolge ändern (nach oben, nach unten), Bearbeiten, Zurückstellen für nächsten Newsletter, Ignorieren, einzelne Veranstaltungen ausblenden

FeldBeschreibung
 Aktualisieren 
Aktualisiert die Ansicht
neuer Eintrag
Öffnet den Dialog "Neuen Newsletter-Beitrag melden"
Testmail 
Versendet eine Testmail an eine einzugebende E-Mail-Adresse
 Bearbeiten 
Öffnet den Dialog zum Bearbeiten des Beitrags
Zurückstellen für nächsten Newsletter 
Gibt dem Beitrag den Status "Zurückgestellt" (ist zu finden in der Liste aller Beiträge)
Ignorieren 
Gibt dem Beitrag den Status "Ignoriert" (ist zu finden in der Liste aller Beiträge)
nach oben 
Ändert die Reihenfolge innerhalb der Rubrik
nach unten 
Ändert die Reihenfolge innerhalb der Rubrik
Meldungsart 
Ändert die optische Darstellung der Meldung (Position der Bilder)
[einblenden/ausblenden] Blendet Kalender-Einträge ein/aus


Newsletter Design/Layout

Hiermit können Sie Farben, Schriften und zentrale Bilder des Newsletters anpassen.



Newsletter senden

Hiermit starten Sie das Versenden des Newsletters.


FeldBeschreibung
[ändern] Ermöglicht das Ändern des Titels und des Monats
[Details] Ermöglicht die Deaktivierung von einzelnen Beitragen
Anhänge Diese Dateien werden als Anhang des Newsletters verschickt.
Verteiler Die Empfänger des Newsletters. Standardmäßig ist die "Subscriber"-Gruppe vorausgewählt. Empfänger, und nur diese, die Mitglieder "SUbscriber"-Gruppe sind, haben die Möglichkeit sich über den Link im Newsletter von weiteren Newslettern abzumelden.
Status anpassen Legt fest, dass alle verwendeten Beiträge unter "verwendet" abgelegt und Archiv-Eintrag erzeugt werden. Alle "zurückgestellten" Beitröge werden für den nächsten Newsletter aktiviert.
verzögert senden Legt fest, dass die Newsletter-Mails im Hintergrund zur angegebenen Zeit verschitk werden
 Jetzt an gewählten verzeiler senden 
Startet den Versand.
Empfänger-Liste 
Zeigt eine Liste der Empfänger an, wie sie sich aus der Verteiler-Auswahl ergibt.
 Testmail senden 
Versendet eine Testmail an eine einzugebende E-Mail-Adresse


Zugriff auf das Newsletter-Archiv

Zeigt alle bisher verschickten Newsletter an. Über die Aktion "nicht öffentlich/öffentlich" können Sie festlegen, ob der Newsletter öffentlich zu sehen sein soll. Die öffenlichen Newsletter können über den Link "https://www.event-online.org/IhrVerein/?newsletterliste" auf Ihrer Webseite per IFRAME eingebunden werden. WICHTIG: Standardmäßig wird im Archiv nur der Newsletter mit den Beiträgen an "alle Mitglieder und alle externen Kontakte" (also die öffentlichen Beiträge) abgelegt. Wenn Sie alle Beiträge, also auch die internen Beiträge nur an Mitglieder im Archiv haben möchten, dann müssen Sie dies VOR dem Absenden des Newsletters unter Administration/Optionen umstellen!

FeldBeschreibung
 Beitrag verfassen 
Wechselt zu "Neuen Newsletter-Beitrag melden"
[Betreff] Öffnet den Newsletter
[Status] Setzt den Newsletter auf öffentlich / nicht öffentlich
Ermöglicht es, den Newsletter in seiner archivierten Form erneut zu versenden
Newsletter aus dieser Liste ausblenden (nicht zurück-änderbar!)
[Link zu den öffentlichen Newslettern] Öffnet eine Webseite mit allen öffentlichen Newslettern (z.B. zum Einbinden als IFRAME auf Ihrer Webseite)



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6.6.2 Double-Opt-In

Damit sich externe Personen z.B. auf der Webseite zum Newsletter anmelden können, steht folgende Seite parat:
https://www.event-online.org/IhrVerein/?subscribe

Personen, die sich darüber anmelden, erhalten zunächst eine Bestätigungsmail mit einem Bestätigungslink geschickt.

Erst wenn der Link in der Mail angeklickt wird, dann (und erst dann) wird dieser Kontakt als "externer Kontakt" eingetragen.

Die Abmeldung erfolgt analog.


Hinweis

Standardmäßig ist in den Optionen die Gruppe "Newsletter" als Subscriber-Gruppe angelegt.
Durch den Double-Opt-In gerät die Person als externer Kontakt in diese Gruppe, durch den Unsubscribe wird die entfernt.
Der Unsubscribe löscht den externen Kontakt, wenn er keine weiteren Abhängigkeiten wie z.B. Veranstaltungsanmeldungen/Rechnungen aufweist.


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6.7 Mitgliedsbeiträge


"Mitgliedbeiträge - Übersicht" stellt ein "Cockpit" für die Erstellung der Mitgliedsbeiträge bereit, welches die nachfolgend beschrieben Funktionen direkt aufrufbar macht.

Unter dem Menüpunkt "Mitglieder > Mitgliedsbeiträge" können Sie jegliche regelmäßigen Beiträge anlegen, beispielsweise den Mitglieds-Jahresbeitrag.
Auch einmalige Beiträge sind mit dem gleichen Mechanismus möglich. Ebenso regelmäßige Gutschriften, oder individuelle Beiträge.

Das Standard-Vorgehen besteht dabei aus den folgenden Schritten:
1. Anlage aller Mitgliedsbeitrags-Arten
2. Zuordnung der Mitglieder
3. Anstehende Mitgliedsbeiträge: Kontrolle
4. Mitgliedsbeitrags-Rechnungen erstellen (gilt auch für SEPA-Einzug!)
5. Rechnung versenden
6. Durchführen der Bankeinzüge und Verfolgung der Bezahlung


1. Anlage aller Mitgliedsbeitrags-Arten

Legen Sie unter "Mitgliedsbeiträge festlegen" die Beiträge selbst an (z.B. „Jahresbeitrag“ = 100 Euro, „Abteilung Tennis“ = 80 Euro).Falls diese regelmäßig erhoben werden sollen, dann geben auch eine Frequenz in Monaten (z.B. jährlich = alle 12 Monate) an.
Die wichtigen auszufüllenden Felder sind:
FeldBeispielwert
Titel des BeitragsJahresmitgliedsbeitrag
Betrag160,00
Frequenz "alle X Monate"12

Sonderfall "Einmalige Beiträge"
Lassen Sie das Feld "Frequenz" leer.
FeldBeispielwert
Titel des BeitragsAufnahmegebühr
Betrag100,00
Frequenz "alle X Monate"

Sonderfall "Individuelle Beiträge"
Setzen Sie das Feld "Beitagsart" auf "individueller Beitrag" und lassen Sie das Feld "Betrag" leer.
FeldBeispielwert
Titel des BeitragsSpende
Beitagsartindividueller Beitrag
Frequenz "alle X Monate"12

Sonderfall "Altersabhängige Beiträge"
Auch altersabhängige Beiträge sind einfach möglich. Dabei legen Sie zunächst pro Altersbereich einen Beitrag an (z.B. "Grundbeitrag Kind", "Grundbeitrag Jugendlicher", "Grundbeitrag Erwachsener") und füllen die Felder im Register "Optionen":
a) einen Altersbereich (z.B. drei Beiträge, Angabe jeweils "-12", "13-17", "18-" ) und
b) einen gleichen Beitragsgruppen-Namen (z.B. "Grundbeitrag").
Die Mitglieder weisen Sie dann später nicht einem konkreten Beitrag, sondern der Beitragsgruppen zu. Das System verwendet dann während bei der Beitragsbestimmung immer den passenden Beitrag abhängig vom Alter des Mitglieds (unter Administration/Optionen/Mitglieder/Mitgliedbeiträge ist einstellbar, wann die Altersberechnung durchgeführt wird).
Damit dies alles funktioniert ist folgendes zu beachten:
  • Alle beteiligten Mitglieder benötigen ein korrekt gesetztes Geburtsdatum
  • In den Beiträgen muss die Alters-Definition exakt so erfolgen:
    • -17 für bis 17 Jahre
    • 18-40 für ab 18 bis 40 Jahre
    • 41- für ab 41 Jahre
FeldBeitrag 1Beitrag 2Beitrag 3
Titel des BeitragsGrundbeitrag KindGrundbeitrag JugendlicherGrundbeitrag Erwachsener
Betrag60,0080,00160,00
Frequenz "alle X Monate"121212
Alter-1213-1718-
BeitragsgruppeGrundbeitragGrundbeitragGrundbeitrag

Abweichender erster Beitrag
Auch abweichende Beiträge im ersten und letzten Mitgliedsjahr sind möglich. Zahlen Ihre Mitglieder nur den halben Beitrag, wenn sie ab Juli Mitglied werden? Das ist kein Problem. Auch quartals- oder monats- oder tagesgenaue Abrechnungen sind möglich. Bei den monats- und quartalsbasierten Beiträgen können Sie noch zwischen „angefangene“ und „vollständige“ Monate/Quartale unterscheiden: Tritt ein Mitglied am 15. Oktober bei, dann kann es je nach Einstellung 3/12 (3 angefangene Monate) oder 2/12 (2 vollständige Monate) bezahlen. Festlegen können Sie dies im Register „Optionen“ unter „Erstes Jahr“ und „Letztes Jahr“.
Wichtig: Bei der nachfolgenden Mitglied-Beitrags-Zuordnung müssen Sie dann als "gültig ab" den eigentlichen Beginn Ihres Beitrags angeben (z.B. "1.1.2020"). Das Aufnahme-Datum des Mitglieds müssen Sie unter "Aufnahme Vereinsmitglied" im Mitgliedsprofil hinterlegen. Fällt bei der Beitragsberechnung das Aufnahme-Datum innerhalb des Abrechnungszeitraums, dann wird der Beitrag gemäß der eingestellten Regel nur teilweise berechnet.
Sonderfall Gruppeneintritt: In der Beitragsdefintion können Sie eine Gruppe zuordnen (im Register "Optionen" das Feld "basiert auf Gruppen-Eintrittsdatum"). Dann kann bei der Gruppenzuordnung im Mitglied der Gruppeneintritt festgelegt und damit als Basis für die anteilige Beitragsberechnung genutzt werden.

Weitere Optionen
Über das „gültig ab“ und „gültig bis“-Feld im Beitrag können Sie festlegen, wann diese Beitrag überhaupt in Rechnung gestellt wird (z.B. können Sie einen alten Beitrag im System belassen und „gültig bis“ auf „31.12.2015“ stellen). Über die Option „Zeitpunkt Abrechnung“ können Sie bestimmen, wann im Abrechnungszeitraum der Beitrag berechnet werden soll (Standard: am Beginn). Über weitere Optionen können Sie abweichende Buchungskonten und weiteres pro Beitrag festlegen.



2. Zuordnung der Mitglieder

Anschließend müssen Sie die Mitglieder dem Beitrag zuordnen. Das können Sie auf zwei verschiedene Arten erreichen:
  • In der Beitragsdefinition: Klicken Sie in der Beitragsliste auf # Mitglieder
  • In der Mitgliederverwaltung: Wenn Sie in der Mitgliedssuche ein Mitglied suchen und bearbeiten, können Sie im Register "Zuordnungen" dem Mitglied einen Beitrag zuordnen.
Dabei geben Sie bei der Beitragszuordnung unter Anzahl eine „1“ ein, d.h. der Beitrag wird einmal zugeordnet (nur in Spezialfällen können auch andere Werte sinnvoll sein). Die Felder „gültig ab“ und „gültig bis“ lassen Sie leer, diese werden auch nur in Spezialfällen benötigt (siehe unten). Das Feld „erstellt bis“ lassen Sie immer leer, denn in diesem Feld merkt sich das System von selbst, bis zu welchem Datum dieser Beitrag für dieses Mitglied bereits abgerechnet wurde.

Damit wird nach der Ersteinrichtung die Mitgliedsbeitragserhebung zum Kinderspiel: Sie müssen neuen Mitgliedern lediglich den korrekten Beitrag zuweisen (die "1" setzen), alles weitere erledigt das System (fast) von selbst.

Sonderfall "Familienbeiträge"
Auch Familienbeiträge sind möglich: Sie können im Profil bei einem Mitglied (z.B. einem Kind) einstellen, dass der Vater der Beitragszahler ist. Dann werden dem Vater auch alle Beiträge des Kindes (bzw. aller Kinder) in Rechnung gestellt.

Weitere Optionen
Über das „gültig ab“ und „gültig bis“-Feld in der Beitragszuordnung können Sie einschränken, wann dieser Beitrag diesem Mitglied in Rechnung gestellt wird (z.B. können Sie durch „gültig ab = 1.5.2020“ festlegen, dass der Beitrag erst ab diesem Datum diesem Mitglied in Rechnung gestellt wird.). Wenn "gültig ab" leer lassen, dann gilt der 1.1. des aktuellen Jahres.
Natürlich sind auch 3-, 4- oder andere Monats-Frequenzen oder auch Abrechnungszeiträume abweichend vom Kalenderjahr möglich. Dafür können Sie in der Beitragszuordnung das Feld „gültig ab“ auf den 1.4.2020 stellen. Das System verwendet dann den Abrechnungszeitraum 1.4.2020 bis 31.3.2021 und trägt bei der Rechnungserstellung den 31.3.2021 bei „erstellt bis“ ein.

Alle diese Einstellungen müssen Sie in den nächsten Jahren nicht anpassen, es sei denn am Status der Mitgliedschaft ändert sich etwas!



3. Anstehende Mitgliedsbeiträge: Kontrolle

Nach der Zuordnung können Sie über „Mitglieder / Mitgliedsbeiträge / anstehende Mitgliedsbeiträge“ sehen, welches Mitglied welche Beiträge in Rechnung gestellt bekommen soll.

Hier sehen Sie alle Beiträge, die zum angegebenen Stichtag berechnet würden.
Wenn hier Korrekturen notwendig erscheinen, dann können Sie diese unter der Beitragsdefinition oder Mitgliederzuordnung noch durchführen, diese Liste ist nur eine Vorschau.

Sind dem Mitglied mehrere Beiträge zugewiesen, dann erhält es eine Rechnung mit allen fällig zu berechnenden Beiträgen (Ausnahme: Sind in den Beiträgen unterschiedliche Vereins-Bankkonten zugewiesen (z.B. 1x Hauptverein und 1x Sportsparte Tennis), dann erhält das Mitglied je eine Rechnung pro Vereinskonto, was ja auch für die Überweisung auf verschiedene Vereins-Bankkonten bzw. für den Bankeinzug auf verschiedene Vereins-Bankkonten nötig ist).



4. Mitgliedsbeitrags-Rechnungen erstellen (gilt auch für SEPA-Einzug!)

Wenn die anstehenden Beiträge passen, dann können Sie aus diesen nun reale Rechnungen erstellen.

Führen Sie dazu im Menüpunkt "anstehende Mitgliedsbeiträge" folgendes durch:
  • Markieren Sie alle Mitglieder, für die Sie die Beitragsrechnung erstellen wollen (oder klicken Sie in der Kopfzeile der Liste auf "Alle").
  • Klicken Sie auf den Button "Rechnungen aus Beiträgen generieren". Das System erstellt nun die Beitragsrechnungen.
Hinweis: Anschließend sind diese Mitglieder NICHT MEHR in der Liste der anstehenden Beiträge enthalten. Das ist ja auch gut so, denn die Rechnungen wurden ja bereits erstellt.
Wenn hier trotzdem (und gerade beim 1. Mal) etwas schief gelaufen ist, dann können Sie das korrigieren, indem Sie die unverschickten Rechnungen (Rechnung markieren und Aktion "Buchungen final löschen" wählen).

Beim Erstellen der Rechnungen setzt das System nun selbst das Feld "erstellt bis" in den beteiligten Beiträgen. Bei einmaligen Beiträgen (ohne Frequenz) wird die Beitragszuordnung zum Mitglied automatisch entfernt.

Wenn nach den ersten Durchläufen alles passt, können Sie diesen Erstellungsschritt sogar automatisieren, so dass dies täglich automatisch erfolgt:
Administration / Optionen / Register "Mitglieder" -> "Mitgliedsbeiträge" / Abschnitt "Automatischer Versand von E-Mails" = "automatisch... ".



5. Rechnung versenden

Nach der Erstellung der Mitgliedsbeitragsrechnungen befinden sich die Buchungsdatensätze im Modul „Kasse“ bei "Rechnungen unverschickt".
Diese können Sie nochmal kontrollieren und anschließend folgende Aktionen durchführen:

Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie per Mail verschicken möchten (oder klicken Sie auf "Alle") und wählen Sie dann einer der folgenden Aktionen:
  • Button "Gesamt-PDF": Damit können Sie einen Rechnungen-Serienbrief-PDF erstellen, ausdrucken und selbst per Brief versenden. Damit auch hier die betreffenden Rechnungen den Status "offen" bekommen, wählen Sie nach dem Verschicken noch den Menüpunkt "Markierte Buchungen per Brief verschickt" (klappen Sie dazu den Button "Rechnungen jetzt per Mail versenden" mit dem Dropdown-Pfeil daneben auf!).
  • Button "Online als Brief versenden": Rechnungen an Dienstsleister "EMailBrief" übergeben und den Post-Versand durchführen lassen.
  • Button "Rechnungen jetzt per Mail versenden": Rechnungen als PDF im Mail-Anhang versenden (Mailvorlage: Administration/Vorlagen/Mail/Kasse). Wenn beim Mitglied keine Mailadresse hinterlegt ist und Sie diese per Mail verschicken wollten, dann verbleibt diese Rechnung im Status "unverschickt".
  • Button "Rechnungen nur auf den Status 'offen' setzen": Setzt den Status auf offen (z.B. ohne Versand, oder nach Brief-Versand)
Die betreffenden Rechnungen befinden sich anschließend im Status "Offene Rechnungen".




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6.7.1 Mitgliedsbeiträge festlegen

Das Programm unterstützt Sie bei der Rechnungsstellung von Beiträgen.
Dabei werden regelmäßige Beiträge (wie z.B. Mitgliedsgebühr, alle 12 Monate) und einmalige Beiträge (z.B. Seminar) unterstützt.

Über "Mitgliedsbeiträge festlegen" können Sie die Beiträge verwalten. Dabei handelt es sich um eine grundsätzliche Liste, welche Beiträge vom Verein erhoben werden (z.B. Jahresbeitrag, Beitrag für einen speziellen Ausflug, ...).

Die in diesem Dialog angezeigten Jahreseinnahmen sind grob geschätzte Einnahmen. Die exakten prognostizierten Einnahmen sehen Sie unter Mitgliedsbeiträge/Auswertungen/voraussichtliche Einnahmen.

Durch einen Klick auf "Beiträge festlegen" sehen Sie alle bereits angelegten Beiträge.

FeldBeschreibung
 Hinzufügen
Legt einen neuen Beitrag an (siehe unten)
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Ermöglicht den Ausdruck einer Beitrags-Liste inklusive der zugeordneten Mitglieder.
Drucken/Export Mitgliederzuordnung 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Exportiert die zugeordneten Mitglieder.
Aktionen 
Gelöschte Mitglieder aus allen Beitragszuordnungen entfernen
Löscht alle Beitragszuordnungen von gelöschten Mitgliedern
Weiter zu den anstehenden Mitgliedsbeiträgen 
Wechselt zu "Anstehende Mitgliedsbeiträge"
Hilfe 
Öffnet die FAQ zu den Mitgliedbeiträgen
[In Liste suchen] Ermöglicht die Einschränkung der Beiträge über einen Suchbegriff (nur zu sehen wenn mehr als 10 Beiträge angelegt sind)
Bearbeitet den Mitgliedsbeitrag
Löscht den Mitgliedsbeitrag
[x Mitglieder]Ermöglicht die Zuordnung von Mitgliedern zum Mitgliedsbeitrag. Bei der indirekten Zuordnung über die Beitragsgruppen ist über das Detailfenster eine Prüfung der Zuordnung möglich.

Sie können über den Button "Hinzufügen" einen neuen Beitrag hinzufügen bzw bearbeiten:

FeldBeschreibung
TitelKurzer Beschreibungstext (darf kein , enthalten, darf nur einmal vorkommen!)
BeschreibungLängerer Beschreibungstext
Spezialfall: {#Liste:beitragszahler#} erstellt eine Liste aller Familienmitglieder.
Beitragsartfester Mitgliedsbeitrag: Ein Beitrag ist die Zahlung VON EINEM MITGLIED. Der Beitrag ist für alle zugeordneten Mitglieder gleich

invidueller Beitrag: der Beitrag kann für jedes Mitglied unterschiedlich sein. Bitte das Feld "Betrag" hier leer lassen und im Feld "Anzahl" in der Beitragszuordnung bei den einzelnen Mitgliedern den Euro-Betrag eingeben.

fester Dauerauftrag: Ein Dauerauftrag ist die Zahlung AN DAS MITGLIED. Der Betrag ist für alle zugeordneten Mitglieder gleich

invidueller Dauerauftrag: der Betrag kann für jedes Mitglied unterschiedlich sein. Bitte das Feld "Betrag" hier leer lassen und im Feld "Anzahl" in der Beitragszuordnung bei den einzelnen Mitgliedern den Euro-Betrag eingeben.
BetragBeitragssatz (kann in speziellen Fällen auch negativ sein, dies hat dann eine Gutschrift zur Folge!)
MwStMwSt-Prozentsatz des Beitrags
Alle X MonateFrequenz
z.B. "12" für jährlich, "6" für halbjährliche Beiträge
leer für einmalige Beiträge
Alter(optional)
Dieser Beitrag ist nur für eine bestimmte Altersgruppe gültig
Zwingend notwendiges Format (auch kommagetrennt mehrere Altersbereiche möglich): -17, 18-, 18-40

Beispiel: -17 (für Minderjährige); 18-65 (für normale Mitglieder); 66- (für Senioren); 0 (für Mitglieder ohne angegebenes Geburtsdatum, Kinder < 1 Jahre werden als 1 Jahr behandelt)
Beitragsgruppe(optional, selbstlernendes Feld)
Für die Gruppierung von Beiträgen. So können Sie z.B. verschiedene Beiträge je Alter festlegen. Sie geben dann bei jedem Beitrag z.B. die Beitragsgruppe "Jahresbeitrag" an. Einem Mitglied weisen Sie dann die Beitragsgruppe "Jahresbeitrag" zu und es wird dann der je Alter gültige Beitrag verwendet (optional).
Hinweis: Die Beitragsgruppen haben mit den Gruppen, die Sie unter Administration festlegen, nichts zu tun!
Für diese Funktionalität ist ein korrekt gesetztes Geburtsdatum eine zwingende Voraussetzung!
Über den Link "Direkt zugeordnete der Beitragsgruppe zuweisen" können direkt zugewiesene Beiträge der Beitragsgruppe zugeordnet werden.
gültig ab Datum(optional, nur in Spezialfällen wichtig!)
Der Beitrag ist erst ab diesem Datum gültig
gültig bis Datum(optional, nur in Spezialfällen wichtig!)
Der Beitrag ist nur bis zu diesem Datum gültig
erster BeitragLegt fest, wie der erster Beitrag berechnet wird:
- Beitrag beginnt ab 1.1. bzw. "gültig ab" bei der Beitragszuordnung beim Mitglied
- 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je Mitgliedstag
- 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je vollständigem Mitglieds-Monat/Quartal/Halbjahr
- 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je begonnenem Mitglieds-Monat/Quartal/Halbjahr
letzter BeitragLegt fest, wie der letzte Beitrag berechnet wird:
- voller Beitrag über gesamten Zeitraum (bspw. voller Jahresbeitrag)
- letzter Beitrag anteilig gemäß Datum "Gekündigt zum" je Mitgliedstag
- letzter Beitrag anteilig gemäß Datum "Gekündigt zum" je vollständigem Mitglieds-Monat
zugeordnete Gruppe Gruppenzugehöigkeit des Beitragszahlers erforderlich. Bei gesetztem Gruppen-Eintritts/Austrittsdatums erfolgt ggf. eine anteilige Berechnung. Die Beitragsrechnungs-Rechnungsposition erhält die Zuordnung zur Gruppe.
Zeitpunkt Abrechnung Hiermit können Sie angeben, ob der Beitrag am Anfang (=Standard), in der Mitte, am Ende des Abrechnungszeitraums oder Beginn abzgl. Fälligkeitszeitraum fällig ist, d.h. die Rechnungsstellung erfolgt.
abweichendes BuchungskontoStandardmäßig ist im Kontenrahmen unter "Zuordnung Standardkonten" festgelegt, auf welches Buchungskonto die Mitgliedsbeiträge gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Mitgliedsbeiträge Abweichungen angeben.
abweichendes ForderungskontoStandardmäßig ist das Forderungskonto im Kontenrahmen unter "Zuordnung Standardkonten" festgelegt, auf welches die Mitgliedsbeiträge gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Mitgliedsbeiträge Abweichungen angeben.
Vereinskonto bei ÜberweisungWählt das Konto aus, das auf der Rechnung für die Überweisung durch den Zahlungsempfänger genannt wird. "Standard" ist die Angabe aus Administration/Optionen, die weiteren Konten sind die Konten aus Kasse/Bankkonten.
Spendenaktion Gibt an, dass die generiete Buchung eine Spendenaktion zugeordnet bekommt
Art der BuchungGibt an, welche Buchungart (Mitgliedsbeitrag, Spende, ..) die generiete Buchung bekommt (Standard: Mitgliedsbeitrag)
Verwendungszweck Legt einen Verwendungszweck fest (Standard: Art der Buchung)
Platzhalter: {#mitglied:mitgliedsnummer#} %name% %monat% %jahr% %stichtag% %stichtag:m%, %stichtag:d% %stichtag:Y-m%
abweichender Abrechnungszeitraum Legt den Text fest, der anstatt dem berechneten Abrechnungszeitraum in die Rechnung übernommen wird
Auto-Befüllung Hiermit können Sie bestimmen, dass Mitglieder gemäß Regeln dem Beitrag zugeordnet werden. Regeln siehe "Gruppe anlegen/bearbeiten" im Register "Auto-Gruppe". Nur für Einzelbeiträge und NICHT für Beitragsgruppen anwendbar. Bestehenende Mitglieder-Zuordnungen werden nach dem Speichern des Beitrags und jede Nacht abgeglichen (nicht gültige werden gelöscht und neue Mitglieder ggf. ergänzt).
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern
Kopie des Beitrags erstellen 
Kopie erstellen
Kopie erstellen (mit allen zugeordneten Mitgliedern)
Erzeugt eine Kopie des Beitrags und kopiert beim 2. Menüpunkt auch alle Beitrag-Mitglied-Zuordnungen

Die Beitragsberechnung ermöglicht flexible Szenarien:

1. Über die Option "Bestimmung Mitgliedsalter" (zu finden unter Administration,Basiskonfiguration,Optionen,Register "Mitglieder") gibt es die Option "tagesgenaue Abrechnung". Damit können Beitragswechsel zum Geburtstag taggenau berechnet werden (Beitrag bis zum Geburtstag anteilig der Jugend-Beitrag, anteilig ab dem Geburtstag der Erwachsenen-Beitrag).

2. In Kombination mit der Einstellung im Beitrag "erster Beitrag" und "letzter Beitrag" sind auch anteilige Beiträge bei verkürzten Abrechnungszeiten durch Angaben in den Feldern "gültig ab" und "gültig bis" möglich. Wenn bei "erster Beitrag" und "letzter Beitrag" nicht der Standardeintrag (jeweils die erste Option) gewählt ist, wir{#mitglied:mitgliedsnummer#}{#mitglied:mitgliedsnummer#}d der Abrechnungszeitraum nun gemäß "gültig ab" und "gültig bis" verkürzt und der Beitrag nur anteilig berechnet.

Die beiden vorgenannten anteiligen Berechnungsarten sind auch in Kombination möglich.

Der aktuelle Gültigkeitsbereich eines Beitrags wird wie folgt bestimmt:
  • Angabe des Zeitraums bei der Beitrags-Mitglieder-Zuordnung
  • Wenn diese leer ist gilt die Angabe des Zeitraums bei der Beitrags-Definition
  • Wenn auch diese leer ist gilt der 1.1. des aktuellen Jahres bis zum nächsten Beitragsende nach dem Stichtag


Aus dem aktuellen Gültigkeitsbereich werden anschließend die anstehenden Abrechnungszeiträume ermittelt, indem dieser Gültigkeitsbereich gemäß der Angabe in "Frequenz" in entsprechende Monatsbereiche ("Abrechnungszeiträume") zerlegt wird.
  • Für bereits in Rechnung gestellt Beiträge (erkennbar im Feld "erstellt bis" in der Beitrags-Mitglieder-Zuordnung) werden natürlich keine neuen Rechnungspositionen erstellt.
  • Falls es sich gemäß den obigen Regeln um einen verkürzten Abrechnungszeitraum handelt, wird der anteilige Beitrag in Rechnung gestellt.
  • Standardmäßig wird ansonsten immer der volle Beitrag für den Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt.



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6.7.2 Beitrag den Mitgliedern zuordnen

Unter "Beiträge festlegen" können Sie über den Link "x Mitglieder" die Beiträge den Mitgliedern zuordnen (Dazu ist das Recht "Mitgliederdaten ändern" erforderlich).

Nach einem Klick auf "x Mitglieder" sehen Sie eine Liste aller Mitglieder.

Diese Liste ist sortiert nach:
  • zugeordnete aktive Mitglieder
  • zugeordnete und gelöschte/gesperrte Mitglieder
  • nicht zugeordnete aktive Mitglieder


Hier können Sie folgendes eintragen:

FeldBeschreibung
RolleEinschränkung der Mitglieder auf eine bestimmte Rolle
GruppeEinschränkung der Mitglieder auf eine bestimmte Gruppe
FilterEinschränkung der Mitglieder auf "Mitglieder ohne jeglichen Beitrag"
AnzahlAnzahl der Beiträge, in der Regel: 1 (auch 0 ist möglich, wenn der Beitrag ohne Kosten auf der Rechnung erscheinen soll!)
Beitrag-Start (optional)Datum, zu dem der Beitrag das erste Mal abgerechnet werden soll, z.B. 1.1.2013
Beitrag-Ende (optional)Datum, zu dem der Beitrag das letzte Mal abgerechnet werden soll, überlicherweise zunächst leer (d.h. erstmal dauerhaft)
erstellt bis (nicht ausfüllen!)Datum, bis zu dem bereits Beitrags-Rechnungen erstellt wurden. Diess Feld wird automatisch durch den Abrechnungsprozess gefüllt. Eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich (bzw. nur, wenn etwas schief gelaufen ist). Durch das Löschen der LETZTEN Beitragsrechnung wird das "erstellt-bis"-Datum passend zurückgesetzt.
Anmerkung (optional)Detailinformation für diese Zuordnung, wird auf Rechnung übernommen!
Gruppe (optional) Zugeordnete Gruppe der späteren Beitragsrechnung (standardmäßig ausgeblendet)
[Setze alle]Ermöglicht das Setzen eines Wertes in allen Zeilen dieser Spalte ("Anzahl" bei allen Zeilen; "Datumwerte" nur bei Zeilen mit eingebener Anzahl).
Speichern (ohne schließen)
Speichert die Eingaben, ohne das Fenster zu schließen
Schließen
Schließt das Fenster (ohne die Eingaben zu speichern)


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6.7.3 Anstehende Mitgliedsbeiträge

Aus den Beitragsfestlegungen ergeben sich konkrete Zahlungstermine.

Die Liste "anstehende Beiträge" zeigt alle Zahlungstermine, die sich aus der Beitragsfestlegung und der Mitgliederzuordnung ergeben.
Aus diesen Zahlungsterminen lassen sich nun Beitragsrechnungen erstellen.

Gehen Sie wie folgt vor:
  • Passen Sie ggf. den Stichtag an und klicken Sie auf den Button "Aktualisieren". Der Stichtag ist der Tag, zu dem die Beiträge berechnet werden.
  • Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie erstellen wollen (oder klicken Sie auf "Alle")
  • Klicken Sie auf den Button "Rechnungen aus Beiträgen generieren". Nun werden zum angegebenen Stichtag die Rechnungen generiert und das Datum "erstellt bis" in der Mitgliederzuordnung (Beiträge beim Mitglied) gesetzt. Dies bedeutet, dass dieser Beitrag zu diesem Zeitraum für das Mitglied nicht erneut in Rechnung gestellt wird.


FeldBeschreibung
Rechnungen aus Beiträgen generieren
Erstellt aus den aktuellen Beiträgen, vor denen Sie einen Haken gesetzt haben, je Mitglied eine Rechnung.
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Zur Liste der Beiträge 
Wechselt zu "Mitgliedsbeiträge festlegen"
Hilfe 
Öffnet die FAQ zu den Mitgliedbeiträgen
Rolle Filtert nach Rollen-Mitglieder
Gruppe Filtert nach Gruppen-Teilnehmern
Stichtag Datum für die Beitragsermittlung (Standard: aktuelles Datum)
Rechnungsdatum Datum für die Rechnungsstellung (Standard: aktuelles Datum)
Filter Ermöglicht die Auswahl von nur Beiträgen mit einer einheitlichen Frequenz bzw. nur Mitglieder mit gesetzem Aufnahme-Gast/Vereinsmitglieds-Datums
>> 
Aktualisiert die Liste nach einer Stichtags-Änderung
[Mitglied] Öffnet das Mitglied

Hinweis: Wenn im Laufe des Jahres neue Mitglieder dazukommen, können Sie den vorgenannten Prozess erneut durchlaufen, ohne dass bereits erstellte Beitragsrechnungen nochmal erstellt werden. Da das vergangene Erstellen im Feld "erstellt bis" festgehalten ist, sorgt genau diese Tatsache dafür, dass keine erneute Berechung für diese Mitglieder bis zu diesem Datum erfolgen.


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6.7.4 Erstellte Rechnungen

Aus den anstehenden Beiträgen sind nun anstehende Rechnungen geworden. Diese können Sie sich durch einen Klick auf die Rechnungsnummer als PDF öffnen:

Diese Rechnungen haben nun noch den Status "unverschickte Rechnungen", d.h. diese sind noch nicht verschickt.

Sie haben nun folgende Möglichkeiten:

1. Rechnungen ausdrucken
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  • Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie versenden wollen (oder klicken Sie auf "Alle")
  • Klicken Sie auf "Gesamt-PDF", um ein PDF mit allen Rechnungen zu erstellen (Auswahl ob Mail- oder Brief-Vorlage verwendet wird)
  • Klicken Sie auf "Rechnungen per Brief verschickt" (zu finden im Dropdown unter "Rechnungen jetzt per Mail versenden"), um den Status der markieren Rechnungen auf "offene Rechnung" zustellen


2. Rechnungen per E-Mail versenden
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  • Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie versenden wollen (oder klicken Sie auf "Alle")
  • Klicken Sie auf "Rechnungen jetzt per Mail versenden". Dies verschickt die markieren Rechnungen per Mail und setzt den Status auf "offene Rechnung".


Rechnungen, die per Bankeinzug zu zahlen sind, müssen Sie nun vom Konto der Mitglieder abbuchen.
Weitere Details sind im Abschnitt "Kasse" beschrieben.


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6.7.5 Auswertungen

Sie erhalten folgende Antworten:

  • bereits in Rechnung gestellt
    Wieviele Beiträge haben Sie in den letzten Jahren und in diesem Jahr schon erhalten?
    Hier können Sie auch Spendenquittungen erstellen.

  • noch nicht in Rechnung gestellt
    Wieviele Beiträge sind Sie in diesem Jahr noch offen?

  • voraussichtliche Einnahmen
    Wieveiele Beiträge werden Sie in den nächsten Jahren voraussichtlich erhalten?

  • Beitragskontrollen
    Welche Mitglieder sind Beitragszahler für andere Mitglieder (z.B. bei Familien)?
    Welchen Mitgliedern sind mehrere Beiträge mit mehr als einem aktuell gültigem Beitrag zugeordnet?
    Welchen Mitgliedern ist kein Beitrag zugeordnet?

  • Statistik
    Auswertungen der Beitrags-Rechnungen


FeldBeschreibung
Datumsauswahl Schränkt die Anzeige auf den ausgewählten Zeitraum ein
Datums-Grundlage Legt fegt, ob das Datum des Rechnungsstellung oder des Bankeinzugs verwendet werden soll
Filter Bezahltstatus Legt fest, ob alle, alle bezahlten oder alle unbezahlten Rechnungen zu sehen sind
Gruppe Zeigt nur Rechnungen der gewählten gruppe an
 PDF-Spendenquittungen 
Erstellt eine Spendenquittung für alle markierten Empfänger (nur im Register der bereits erhaltenen Einnahmen)
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei. Teilweise sind im Export mehr Spalten enthalten als in der Anzeige.


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6.8 Export/Import


6.8.1 Export

Sie können alle Mitgliederdaten exportieren, um z.B. Serienbriefe oder Etiketten oder Namensschilder außerhalb des Systems zu erstellen.

Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

FeldBeschreibung
Auswahl der zu exportierenden DatenSchränken Sie die Auswahl des Exports ein:
  • Rollen
  • Gruppen
  • Filter (Geschlecht, Zustellart, Alter, Status, Profiländerung)

Wenn Sie kein Leserecht auf externe Kontakte besitzen, dann können Sie diese auch nicht exportieren.
Auswahl der Spalten
  • Export der Adressen (alle Adressen sind gemäß Wunsch-Ziel privat/geschäftlich ausgewählt - passend für einen Serienbrief)
  • Export alle Daten (Gesamt-Export)
  • Eigene Auswahl der Spalten (es wird eine Liste der Felder angezeigt, die Sie per ">" einzeln oder ">>" alle übernehmen können. "<" bzw. "<<" löscht die Einträge ggf. wieder.
Kopfzeile
  • Kopfzeile lesbar (für die manuelle Weiterverarbeitung)
  • Kopfzeile passend für den Import - damit Änderungen wieder importiert werden können bitte als 1. Spalte die ID exportieren!
SicherheitsabfrageBitte geben Sie zur Sicherheit Ihr Login-Passwort ein, damit nicht eine fremde Person bei offenem Account schnell alle Daten entwenden kann
Jetzt als .csv exportieren 
jetzt anzeigen
jetzt drucken
jetzt als Excel exportieren
jetzt als .csv exportieren
jetzt als .pdf (hoch) exportieren
jetzt als .pdf (quer) exportieren
jetzt als.xml exportieren
Exportprfil öffnen
Exportprofil speichern unter...
Startet den Export, bzw. speichert die Auswahl als Exportprofil bzw. öffnet ein gespeichertes Exportprofil

Geben Sie (aus Sicherheitsgründen) Ihr Passwort ein und klicken Sie auf "Jetzt als ... exportieren".
Standardmäßig erhalten Sie die Gesamtliste als CSV-Datei (zum Beispiel zum Öffnen per Excel).


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6.8.2 Import

Über eine Excel/CSV-Datei können Sie Mitgliederdaten importieren.

Zum Import von Mitgliedern gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Öffnen Sie folgende Import-Datei: Import.csv
Füllen Sie alle relevanten Spalten ab Zeile 2 aus (Beschreibung der Felder). Die 1. Zeile muss unverändert bestehen bleiben. Spalten dürfen gelöscht werden.
Speichern Sie die Datei ab.
Hinweis: Die Spalten "rollen", "gruppen", "beitraege" dürfen mehrfach enthalten sein, andere Spalten nicht.

Schritt 2:
Wählen Sie die gespeicherte Excel- bzw. CSV-Datei aus.
Hinweis: Es ist auch der Import einer .vcf-Datei (Visitenkarten) möglich, die Felder werden daraus übernommen.

Schritt 3:
Klicken Sie auf "Jetzt importieren".
Anschließend wird diese Datei eingelesen und eine Liste aller Spalten angezeigt. Nach der Zuordnung zu Ziel-Feldern und einem Klick auf "Jetzt importieren" startet der Import.

Zum Ändern bereits vorhandener Daten können Sie wie folgt vorgehen:
  • Export der Daten mit der Option "Export alle Daten (Gesamt-Export; Kopfzeile passend für Import)"
  • Gewünschte Anpassung durchführen und Datei speichern. Die 1. Spalte "id" muss dabei erhalten bleiben. Andere Spalten dürfen gelöscht werden.
  • Import dieser Datei auf dieser Seite. Durch die Angabe der "id" wird ein Update durchgeführt, keine Neuanlage.

Weiter Hinweise zum Import:
  • Extrafelder vom Typ "Mehrfachauswahl": Trennzeichen beim Import ist das |, keine Leerzeichen vor oder nach dem |
  • Mitgliedsnummern werden generiert (sofern die Standard-Einstellung #- oder ?-Zeichen enthält) bzw. auf Eindeutigkeit geprüft.
  • Rollen/Gruppen/Beiträge werden durch die Angaben ersetzt
  • Rollen/Gruppen/Beiträge können auch nur hinzugefügt werden, dann ist ein + voranzustellen, Bsp: +Jahresbeitrag (ansonsten werden die Daten genau so gesetzt und andere Zuordnungen gelöscht)
  • Eine Zuordnung zu einer Gruppe ist möglich per Kofzeile "Gruppe:GRUPPENNAME" und einer 1 als Wert.
  • Beiträge können auch mit einer Anzahl und gleich 1 eingestellt werden, dann ist ANZAHL* voranzustellen: 2*Seminarbeitrag
  • Beitragszuordnungen können auch mit Datumswerten importiert werden (gültig ab / gültig bis / erstellt bis): Jahresbeitrag[1.1.2016 / 31.12.2018 / 31.12.2017]
  • Es werden keine als Standard-Vorgaben definierte Rollen/Gruppen/Beiträge angelegt, diese sind explizit in der Import-Datei vorzugeben.
  • Es werden die Inhalte der Auswahlfelder auf korrekte Eingaben geprüft (z.B. Post an = "geschäftlich (an Firmenadresse)")
  • Die Anrede wird unscharf zu "Herr", "Frau", "Familie" importiert.
  • Spalte "aufnahmemitglied" kann auch nur Jahr enthalten, wird zu "1.1.JAHR" geändert
  • Spalte "hauptmitglied" kann enthalen: "vorname nachmane" oder "nachname, vorname", oder id
  • Es kann auch die Spalte "geloescht" importiert werden: 0=normal, 1=geloescht, 2=gesperrt (gelöschte/gesperrte Mitglieder zählen nicht zur Lizenz!).
  • "emailgp", "postgp", "rechnunggp" erlauben auch "Privat" und "Geschäftlich"
  • Datumsangaben Jahr<AktJahr: +=1900
  • Import Firmen-Mitglieder, weitere Ansprechpartner per: anrede2, titel2, vorname2, nachname2 usw. (nur bei Neu-Import!)
  • Format: ANSI/IDO-8859-1 (NICHT UTF-8/Unicode)
  • Beim Import von neuen Mitgliederdatensätzen werden bei fehlenden Feldern die Standard-Vorbelegungen aus der Basiskonfiguration berücksichtigt.
  • Aus der Anrede "Herrn" wird "Herr".




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6.9 Statistiken

Unter den Statistiken haben Sie als Administrator Möglichkeit, Ihre Mitgliederstruktur auszuwerten.

Eintritte
Liste aller Mitglieder:
  • Sortiert nach Aufnahme Vereinsmitglied
  • Sortiert nach Aufnahme Gast
  • aktuelle Gästeliste (Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" ist noch leer, Feld "Aufnahme Gast" ist gefüllt)
  • aktuelle Interessentenliste (Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" ist noch leer, Feld "Aufnahme Gast" ist noch leer, Feld "Aufnahme Interessent" ist gefüllt)
  • Angehörigkeitsdauer
  • Jubiläen des aktuellen Jahres, bzw. gemäß Jahr-Auswahl (standardmäßig in 5-Jahres-Schritten der Mitgliedschaft; über die Optionen sind andere Schritte einstellbar, z.B. 5,20,25,50)


FeldBeschreibung
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren.
 Mail an markierte Mitglieder versenden
Öffnet den "Mail senden"-Dialog unter der Vorauswahl der markierten Mitglieder
[Mitglied] Öffnet das Mitglied

Austritte
Liste aller Mitglieder sortiert nach:
  • Aktiv aber gekündigt
  • Gekündigt
  • gelöscht am
  • gesperrt am


FeldBeschreibung
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren.
 Mitglied kündigen
Öffnet einen Dialog, der eine schnelle Kündigung ds Mitglieds, ggf. inkl. Familienmitglieder, erlaubt.
Markierte Mitglieder anonymisieren 
Anonymisiert, d.h. macht die Daten unkenntlich, alle markierten Mitglieder (Vorgabe DSGVO)
Filter Austrittsgrund Ermöglicht eine Analyse nach Austrittsgrund
[Mitglied] Öffnet das Mitglied


Wachstum
Zeigt die Entwicklung der Mitgliederzahlen an, auf Wunsch auch nach Geschlechtern gefiltert (gemäß "Anrede"-Feld")
Unter der Tabelle ist eine grafische Darstellung des Wachstums (absolut und relativ).

Über "Download" am Ende jeder Zeile können Sie eine sog. "Mitgliedermeldungsdatei" im XML-Format für den Sportbund generieren.
Unter Administration/Optionen sind hierfür Einstellungsmöglichkeiten vorhanden. Bei weiteren Anpassungswünschen bitte melden!

FeldBeschreibung
AuswahlEinschränkung der Auswertung nach bestimmten Rollen, Gruppen oder Filterkriterien
StichtagAngabe, zu welchem Tag die Daten berechnet werden
Filter und Stichtag aktualisieren
Aktualisiert die Werte
[Zahl]Abruf der Mitglieder-Namen zum Stand und Möglichkeit zum Export dieser Mitglieder-Liste
[Download]Download einer Meldedatei.
Das Inhaltsformat kann unter Administration/Optionen angepasst werden.
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren


Alter
Grafische Darstellung der Altersstruktur inkl. des Durchschnitts.
Möglichkeit der Filterung nach Rolle / Gruppe / Geschlecht.
Möglichkeit der Matrixdarstellung mit den Spalten Rolle / Gruppe.

FeldBeschreibung
DarstellungUmschaltung zwischen grafischer und tabellarischer Darstellung
AuswahlAuswahl der zu analyierenden Daten
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei (inkl. Extrafelder)
RolleEinschränkung der Auswertung nach einer Rolle
GruppeEinschränkung der Auswertung nach einer Gruppe
GeschlechtEinschränkung der Auswertung nach einem Geschlecht


Rollen
Darstellung aller Mitglieder und deren Rollenzuordnung in einer Matrix.
Falls der aktuelle Benutzer das Recht besitzt, Rollenzuordnungen zu ändern, können Änderungen direkt vorgenommen werden.

FeldBeschreibung
 Speichern
Speichert die Änderungen
Auswahl-Checkbox Setzt bzw. entfernt die Rollen-Zugehörigkeit


Gruppen
Darstellung aller Mitglieder und deren Gruppenzuordnung in einer Matrix.
Es besteht die Möglichkeit, nach Rollen zu Filtern.
Falls der aktuelle Benutzer das Recht besitzt, Gruppenzuordnung zu ändern, können Änderungen direkt vorgenommen werden.

FeldBeschreibung
 Speichern
Speichert die Änderungen
RolleEinschränkung der Auswertung nach einer Rolle
Auswahl-Checkbox Setzt bzw. entfernt die Gruppen-Zugehörigkeit


Aktivität
Darstellung der Aktivität von Mitgliedern unter Auflistung von:
  • Name des Mitglieds
  • 1. Veranstaltung besucht am
  • letzte Veranstaltung besucht am
  • aktueller Status (Mitglied seit, Gast seit, ..)
  • letzte Aktion im Intranet
  • letzte Profil-Aktualisierung
  • Anzahl besuchter Veranstaltungen (und Anzahl abgemeldeter und Anzahl nicht erschienener Veranstaltungen)
  • Anzahl besuchter Veranstaltungen seit 1 Jahr (und Anzahl abgemeldeter und Anzahl nicht erschienener Veranstaltungen)
  • Anzahl besuchter Veranstaltungen im aktuellen Jahr (und Anzahl abgemeldeter und Anzahl nicht erschienener Veranstaltungen)
  • nur Veranstaltungen der ausgewählten Gruppe


FeldBeschreibung
RolleEinschränkung der Auswertung nach einer Rolle
GruppeEinschränkung der Auswertung nach einer Gruppe
FilterEinschränkung der Auswertung auf eine bestimmte Anzahl Veranstaltungen
AnsichtUmstaltung der Ansicht auf eine Matrixdarstellung der Veranstaltungen
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Im Export ist auch die Rechnungsadresse ergänzend enthalten.
 Mail an markierte Mitglieder versenden
Öffnet den Mail-Dialog um den markierten Mitgliedern eine Mail zu senden


Weitere Statistiken
Grafische Darstellung der Geschlechtsstruktur.
Möglichkeit der Filterung nach Rolle / Gruppe / Alter.
Es können die Felder "Geschlecht", "Berufsstatus", "Berufsfunktion" und "Austrittsgrund" dargestellt werden.

FeldBeschreibung
FeldAuswahl des auszuwertenden Feldes (Geschlecht, Berufsstatus, Berufsfunktion, Staatsangehörigkeit)
RolleEinschränkung der Auswertung nach einer Rolle
GruppeEinschränkung der Auswertung nach einer Gruppe
AlterEinschränkung der Auswertung nach einer bestimmten Altersgruppe
MitgliederAuswahl von Berechnungs-Stichtagen
ArtAuswahl ob Kuchen- oder Balkendiagramm


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6.10 Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)

Aufgaben des Mitgliedsbetreuers




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7 Mein Profil

Durch einen Klick auf "Mein Profil" können Sie in der Übersicht alle Ihre Informationen verwalten:
- Kalender der kommenden Monate zeigt alle Anmeldungen und Einladungen
- Gruppen-Zugriff auf denen Ihnen zugeordneten Gruppen (Termine, Blog, Teilnehmer, usw.)
- Profil-Daten bearbeiten
- VereinOnline-App freischalten und anbinden
- Anzeige der Rechnungen, Teilnahmebescheinigungen, usw.
- Meine Mails
- "QR-Code für Vor-Ort-Anmeldungen": Damit sind Anmeldungen bei Veranstaltungen möglich, siehe Leitfaden: QR-Codes zur Veranstaltungsanmeldung einsetzen


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7.1 Stammdaten

Jeder Benutzer kann sein Profil selbst verwalten.

Lassen Sie Ihre Mitglieder selbst ihr Profil aktualisieren - so sind die Adressen immer aktuell.

FeldBeschreibung
 Speichern
Speichert die Eingaben aus allen Registern
 Druckansicht
Öffnet eine Druckansicht für den einfachen Ausdruck aller Daten
Mitglied werden 
Wird für Nicht-Mitglieder angezeigt, wenn in den Optionen aktiviert (ggf. mit Bedingung)
Gast werden 
Wird für Gäste angezeigt, wenn in den Optionen aktiviert (ggf. mit Bedingung)
 Sicherheit erhöhen 
Aktiviert die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung reicht es beim Anmelden nicht aus, den Benutzernamen und das Passwort einzugeben. Es ist die Eingabe einer weiteren 6-stelligen Zahl erforderlich, die sich alle paar Sekunden ändert. Mit Hilfe der App "Google Authenticator" können nur Sie diese Zahl ermitteln und korrekt eingeben, es sind also zwei Faktoren für das Anmelden notwendig: Passwort und Einmalzahl.
Erhöhte Sicherheit deaktivieren 
Deaktiviert die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Dabei ist die (letztmalige) Eingabe eines Sicherheitscodes notwednig.^
VereinOnline-App ... 
Aktiviert die VereinOnline-App bzw. ermöglicht die Verwaltung der VereinOnline-App

FeldBeschreibung
Anrede Die Anrede des Mitglieds
Titel Der Titel (z.B. "Dr.") des Mitglieds
Vorname Der Vorname des Mitglieds
Nachname Der Nachname des Mitglieds
Sprache Die ausgewählte Sprache des Mitglieds (nur falls Sprachen aktiviert)
Mitgliedsnummer Die Vereins-Mitgliedsnummer
Funktion Die Funktion im Verein (z.B. Schatzmeister)
Foto Ein Foto des Mitglieds. Das Foto wird auf eine Kantenlänge von 1024 Pixel verkleinert und ggf. gedreht. Über den Link "Bild bearbeiten (Ausschnitt,Drehen)" können Sie das Bild drehen bzw. einen Ausschnitt des Bildes auswählen und beim Speichern den Rest abschneiden.
Freie Suchwörter Suchwörter, unter denen das Mitglied gefunden werden möchte
E-Mail an Einstellung, ob die Mails an die private oder geschäftliche E-Mail-Adresse geschickt werden sollen. "Keine E-Mails" bedeutet, dass diesem Mitglied keine Mails zugestellt werden.
  • privat
  • geschäftlich
Nachricht an App Einstellung, ob Nachrichten auch an die VereinOnline-App des Nutzers geschickt werden, falls der Benutzer die App aktiviert und mit diesem Profil verbunden hat.
  • nein
  • ja
Post an Einstellung, ob die Post an die private oder geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen. "Keine Post" bedeutet, dass für dieses Mitglied keine Serienbriefe erstellt werden.
  • privat
  • geschäftlich (an Firmenadresse)
  • geschäftlich (an Firmenpostfach)
  • geschäftlich (an Rechnungsadresse)
Rechnung an Einstellung, ob die Rechnungen an die private, geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen
  • privat
  • geschäftlich (an Firmenadresse)
  • geschäftlich (an Firmenpostfach)
  • geschäftlich (an Rechnungsadresse)
Ansprache Einstellung, ob das Mitglied per Du oder per Sie angesprochen werden möchte
  • per Du
  • per Sie
E-Mail-Abos Einstellung, welche Mail das Mitglied bekommen möchte:
  • Veranstaltungseinladungen
  • Veranstaltungserinnerungen
  • Rechnungen, die per SEPA-Abbuchung bezahlt werden


FeldBeschreibung
Privat c/o private Adresse, c/o-Feld
Privat Straße private Adresse, Straße und Hausnummer
Privat PLZ, Ort, Land private Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Privat Telefon private Adresse, Telefonnummer
Privat Fax private Adresse, Fax
Privat Mobil private Adresse, Mobil-Telefonnummer
Privat E-Mail private E-Mail-Adresse (ggf. ;-getrennt mehrere)
Privat Homepage private Homepage
Familienstand Familienstand
Privat Freigabe Freigabe dieser Daten:
- nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter)
- andere Mitglieder (Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied")
- für alle Nutzer der eigenen Gruppen
- für alle Nutzer mit Login (alle angemeldeten Personen)
- öffenlich (auch externe Personen; muss zentral freigeschaltet sein)
- spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage-Feldern)

FeldBeschreibung
Name der Firma geschäftliche Adresse, Firmenname
Firma c/o geschäftliche Adresse, c/o-Feld
Firma Straße geschäftliche Adresse, Straße und Hausnummer
Firma PLZ, Ort, Land geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl, füllt automatisch den Ort aus
Firma Postfach geschäftliche Adresse, Postfach
Firma PLZ Postfach, Ort Postfach, Land Postfach geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land) des Postfachs
Firma Telefon geschäftliche Adresse, Telefonnummer
Firma Fax geschäftliche Adresse, Fax
Firma Mobil geschäftliche Adresse, Mobil-Telefonnummer
Firma E-Mail geschäftliche E-Mail-Adresse (ggf. ;-getrennt mehrere)
Firma Homepage geschäftliche Homepage
Firma Freigabe Freigabe dieser Daten:
- nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter)
- andere Mitglieder (angemeldete Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied")
- für alle Nutzer der eigenen Gruppen
- für alle Nutzer mit Login (alle angemeldeten Personen)
- öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein)
- spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage-Feldern)
Rechnung Name der Firma ggf. abweichende Rechnungsadresse, Firmenname
Rechnung c/o ggf. abweichende Rechnungsadresse, c/o-Feld
Rechnung Straße ggf. abweichende Rechnungsadresse, Straße
Rechnung PLZ, Ort, Land ggf. abweichende Rechnungsadresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl, füllt automatisch den Ort aus
Rechnung E-Mail Wenn hier eine E-Mail-Adresse angegeben ist, dann wird diese beim Versand einer Rechnung verwendet
Branche Branchen-Angabe
Berufsstatus Berufsstatus des Mitglieds
Berufsfunktion Funktion des Mitglieds in seiner Firma
Mitarbeiter Anzahl der Mitarbeiter
Umsatz Umsatz-Bereich
Beschreibung Geschäft Firmendarstellung

FeldBeschreibung
Einzugsermächtigung Der Benutzer erteilt eine Einzugsermächtigung. Das SEPA-Mandant kann als PDF abgerufen werden.
Kontoinhaber Der Kontoinhaber
IBAN Die SEPA-Kontonummer - Es findet nach Eingabe und Speichern eine Prüfung statt. Die BIC und Bankname werden berechnet.
BIC Die SEPA-Bankkennung - Es findet beim Speichern eine Prüfung statt. Darunter wird informativ die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Mitglied angegeben
Bank Der Bankname
Geburtstag Der Geburtstag des Mitglieds. Das Alter wird direkt errechnet und angezeigt.
Geburtsname Der Geburtsname des Mitglieds
Geburtsort Der Geburtsort des Mitglieds
Staatsangehörigkeit Die Staatsangehörigkeit des Mitglieds
Freigabe Freigabe dieser Daten (nur Verwaltung, andere Mitglieder, öffentlich)


FeldBeschreibung
Login Benutzer-Login, mit dem er sich anmelden kann
altes Passwort
neues Passwort
neues Passwort wiederholen
Benutzer-Passwort ändern. Zur Sicherheit muss das alte eingegeben werden. Es wird die Passwort-Qualität bewertet angezeigt.
Aufnahme als Interessent Datum, an dem das Mitglied sein erstes Interesse bekundet hat
Aufnahme als Gast Datum, an dem das Mitglied sich per Gastantrag angemeldet hat
Aufnahme als Vereinsmitglied Datum, an dem das Mitglied Vereinsmitglied wurde. Dieses Feld hat an manchen Stellen inhaltliche Relevanz.
Gekündigt zum Datum, an dem das Mitglied gekündigt hat. Am Tag nach diesem Datum wird das Mitglied automatisch gesperrt.
Signatur ggf. abweichende Mail-Signatur des Mitglieds (Feld nur sichtbar, wenn das Mitglied das Recht besitzt, Mails zu verschicken)

FeldBeschreibung
Interessen Das Mitglied kann seine eigenen Interessen kundtun, von welchen Informationsverteilern er Mails bekommen möchte.

Hinweise:
  • Welche Felder Pflichtfelder sind, nicht zu sehen oder nicht bearbeitbar sind, kann vom Administrator festgelegt werden.
  • Alle Änderungen werden protokolliert.
  • Alle Pflichtfelder (sofern vorhanden) sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Bei fehlender Eingabe erfolgt ein Hinweis und eine stärkere Markierung. Solange nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind werden keine Eingaben gespeichert!
  • Wenn es für den Benutzer sichtbare Beiträge gibt, dann werden diese im Register "Beiträge" angezeigt.
  • Wenn es für den Benutzer sichtbare Extrafelder gibt, dann werden diese im Register "Sonstiges" angezeigt.
  • Wenn es für den Benutzer Datensätze aus flexiblen Listen gibt, dann werden diese im Register "Listen" sowie in der Navigation angezeigt.


Nach dem Speichern haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
zur Startseite
wechselt zur Startseite
Profil erneut anzeigen
zeigt das Profil erneut an


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7.2 VereinOnline-App

Unter diesem Menüpunkt können Sie die VereinOnline-App aktivieren und verwalten.

FeldBeschreibung
Beschreibung der App 
Link zu https://vereinonline.org/app
VereinOnline-App jetzt aktivieren und mit diesem Profil verknüpfen und kostenlos verwenden 
Legt einen App-Login an und verbindet diesen mit diesem VereinOnline-Profil

Beim Anlegen des App-Logins werden Sie gefragt:

FeldBeschreibung
Auswahl Ich habe noch keinen Zugang zur VereinOnline-App und möchte einen neuen App-Login erstellen
Als weiteren Schritt geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an den die Zugangsdaten geschickt werden. Diese E-Mail ist an der App-Login.

Ich habe bereits einen App-Login zur VereinOnline-App und möchte diesen VereinOnline-Zugang hinzufügen
Als weiteren Schritt geben Sie Ihre App-Zugangsdatnen ein (Login und Passwort), dann wird dieses Profil mit Ihrem bestehenden App-Login verbunden.


Nach der Aktivierung haben Sie hier folgende Möglichkeiten:

Register "Meine Nachrichten"

FeldBeschreibung
 Nachricht senden 
Öffnet den Dialog um eine neue Nachricht zu senden
[Sender] Öffnet den Chat


Register "Meine Freunde"

FeldBeschreibung
extenen Freund einladen 
Öffnet den Dialog um einen Freund einzuladen. Sie können mit ihm Nachrichten austauschen, sobald er Ihrer Einladung zugestimmt hat.
[Sender] Öffnet den Chat


Register "Meine Gruppen"

FeldBeschreibung
Gruppe hizufügen 
Ermöglicht das Anlegen einer Gruppe
[Nachrichten] Öffnet den Gruppen-Chat
Ermöglicht das Bearbeiten der Gruppe (Name der Gruppe, Liste der Freunde)
Ermöglicht das Löschen der Gruppe


Register "Mein App-Profil"

FeldBeschreibung
 Speichern 
Speichert die Änderungen
Anrede Anrede
Titel Titel
Vorname Vorname
Nachname Nachname
App-Nachrichten an bestimmt, wohin Nachrichten an die App geschickt werden sollen:
- nur an App
- an App und an private E-Mail-Adresse
- an App und an geschäftliche E-Mail-Adresse
Profil-Foto Foto
Telefon private Telefonnummer
Mobil private Mobilnummer
E-Mail private E-Mail-Adresse
Telefon geschäftliche Telefonnummer
Mobil geschäftliche ate Mobilnummer
E-Mail geschäftliche E-Mail-Adresse
Meine Kenntnisse Meine Experten-Kenntnisse (öffentlich!)
PLZ Ort, Strasse Meine Experten-Adresse (öffentlich!)
Login Mein Login (nicht änderbar)
neues Passwort (optional) (optional) Hier kann ein neues Passwort vergeben werden. minimale Passwort-Anforderung: mindestens 8 Zeichen, 3 aus 4 Zeichenarten: Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen. sehr starkes Passwort: mindestens 8 Zeichen / mindestens 1 Buchstabe und 1 Zahl / 2 Sonderzeichen


Register "Meine VereinOnline-Zugänge"

FeldBeschreibung
 VereinOnline-Zugang hinzufügen 
Legt einen neuen Zugang an. Dazu müssen Sie folgendes eingeben:
  • VereinOnline-Url
  • VereinOnline-Login
  • VereinOnline-Passwort
Löscht einen VereinOnline-Zugang


Register "Mein QR-Code"

Mit diesem QR-Code können sich andere App-Nutzer leicht mir Ihnen befreunden (in der App: Nachrichten > Alle Nachrichten > Freund einladen > "Scan QR Code als Freund").
Dieser eigene QR Code ist auch in der App abrufbar unter: Nachrichten > Mehr > "Mein QR Code"



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7.3 Mein Postfach

Es gibt zwei Nutzungsarten eines Postfachs:

Internes Postfach

Das interne Postfach muss zunächst unter Administration/Optionen zentral für das ganze System aktiviert sein! Diese Funktion wird primär dann aktiviert, wenn es viele Mitglieder ohne E-Mail-Adresse gibt oder eine interne Kommunikation im Verein gewünscht ist.
Unter "Mein Postfach" wird das interne Postfach des Benutzers angezeigt. Der Benutzer bekommt seine Mails in dieses Postfach, wenn er in seinem Profil unter "E-Mail an" die Einstellung "ins interne Postfach" gewählt hat.
Im Postausgang sind Mails des Benutzers zu sehen, die er abgeschickt hat und die an interne Postfächer (und nur an diese) geschickt wuirden.
Es kann auch in der Basiskonfiguration eine zentrales IMAP-EMail-Postfach angebunden werden.

Mögliche Aktionen in einer Nachricht:

FeldBeschreibung
Antworten 
Öffnet das Mail-Senden-Fenster mit einer Vorbefüllung zum Zweck des Antwortens an den Absender.
Als Absendeadresse wird die Postfach-E-Mail verwendet.
Allen antworten 
Öffnet das Mail-Senden-Fenster mit einer Vorbefüllung zum Zweck des Antwortens an den Absender und aller Empfänger.
Als Absendeadresse wird die Postfach-E-Mail verwendet.
Weiterleiten 
Öffnet das Mail-Senden-Fenster mit einer Vorbefüllung zum Zweck der Weiterleitung.
Als Absendeadresse wird die Postfach-E-Mail verwendet.
Schließen 
Schließt die Nachricht.
Ungelesen setzen 
Schließt die Nachricht und setzt sie auf den Status ungelesen.
Gelöscht setzen 
Schließt die Nachricht und setzt sie auf den Status gelöscht.


IMAP-Postfach / IMAP-Postfächer

Unter "Administration / Basiskonfiguration / E-Mail-Adressen / EMail-Postfächer" können Sie für Rolle, Gruppenleiter oder einzelne Mitglieder Zugriffe auf IMAP-Postfacher schaffen.
Die IMAP-Postfacher können bei einem beliebigen Mail-Provider liegen.

Das berechtige Mitglied sieht das Postfach unter "Mein Profil / Mein Postfach" und hat folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
[Posteingang..] Auswahl eines Mail-Ordners
 Aktualisieren 
Prüft, ob neue Mails vorhanden sind
 Neue Mail senden 
Ermöglicht es, eine neue Mail zu senden
Aktionen 
Markierte Mails: löschen
Markierte Mails: gelesen setzen
Markierte Mails: ungelesen setzen
Markierte Mails: archivieren
Markierte Mails: Archiv anzeigen
Ordner-Struktur aktualisieren
Löst die Aktion zu den markierten Mails aus, zeigt das Archiv bzw. liest die IMAO-Ordner-Struktur neu ein.


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7.4 Mein Status

Unter "Mein Status" haben alle Benutzer die Möglichkeit, Statusmeldungen inkl. Anhängen abzugeben.

FeldBeschreibung
Betreff Der Betreff der Statusmeldung
Nachricht Die Statusmeldung
AnhängeDie Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen. Bilder (.png/.jpg/.gif) werden direkt (verkleinert, durch einen Klick auf das verkleinerte Bild öffnet sich das Originalbild) angezeigt.
 Speichern
Speichert die Statusmeldung
Ermöglicht das nachträgliche Bearbeiten der Statusmeldung
Löscht die Statusmeldung


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7.5 Meine Interessen

Jeder Benutzer kann zu bestimmten, festlegbaren Gruppen sein Interesse selbst festlegen. So erreichen ihn nur die jeweiligen Gruppen-E-Mails, die ihn interessieren.
Und die Vereinsverwaltung sieht auch die Interessen der Benutzer und kann Information zielgenau verteilen.

Vorteile:
  • Die Benutzer erhalten nur die Informationen, die sie auch interessieren (Erinnerungen zu Veranstaltungen sowie speziellen Mails von den Gruppenleitern)
  • Der Verein bekommt einen Überblick über die Interessen

Hinweis: Der Benutzer kann diese Funktion für alle Gruppen nutzen, welche die Option "ein Mitglied kann sich selbst zu dieser Gruppe hinzufügen/entfernen ("Meine Interessen")" gesetzt haben. Den Haken setzen bzw. entfernen ist gleichbedeutend mit dem Hinzufügen/Löschen von Benutzern bei der Gruppenverwaltung.

FeldBeschreibung
Checkbox Legt fest, ob ein Interesse an der Gruppe besteht
Zeigt die Gruppen-Ansicht an, siehe "Gruppen-Ansicht"
 Speichern 
Speichert die Änderungen
[Gruppen-Blog] Linkzum Gruppen-Blog
[Kalender meiner Gruppen abonnieren (z.B. Kalender in Outlook einbinden)] Der Benutzer kann einen individuellen Kalender mit seinen Gruppenterminen abonnieren.


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7.6 Meine ...

Das System kann viele weitere Mitglieds-spezifische Informationen anzeigen:

  • Mein Mitgliedsausweis
  • Meine Teilnahmebescheinigungen
  • Liste xxx: dem Benutzer zugeordnete Datensätze aus den flexiblen Listen, welche die Berechtigung "Zugriffsrecht je Rolle + Benutzer eigene Datensätze" haben (Bearbeiten/Export/Import/*Löschen nicht möglich)
  • Meine Termine: Anzeige aller eigenen Anmeldungen
  • Meine Bilder: Anzeige aller vom Mitglied hochgeladenen Bildergalerien
  • Meine Rechnungen: Anzeige aller Rechnungen, die das Mitglied betreffen. Unter "Meine Rechnungen" können Sie die an Sie gestellten Rechnungen nochmal abrufen. Zeigt auch alle Rechnungen des Beitragszahlers.
    Solange die Rechnung im Status offen ist, können Sie - falls für Ihren Verein aktiviert - hier die sofortige Bezahlung per "Sofortüberweisung" oder "PayPal" anstoßen (bei Veranstaltungs-Rechnungen nur, wenn diese Zahlungsart in der Veranstaltung erlaubt ist).
  • Meine Spendenquittungen: Anzeige aller bezahlter Spendenquittungen, die das Mitglied betreffen
  • Meine Mails
  • Meine Aufgaben
  • Meine Tätigkeitsmeldungen
  • Meine Support-Anfragen: Anzeige aller zur Beantwortung anstehenden Fehler/Wünsch (Anzeige inkl. deren Anzahl)



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8 Datenablage


8.1 Dateiablage

In der Dateiablage ist Platz für die strukturierte Ablage von Dateien (Vereins-Dokumente wie Protokolle oder Planungsdateien) sowie für Wikis (Dokumentation von Wissen).
Dabei ist einstellbar, ob die Informationen passwortgeschützt oder öffentlich zu sehen sind.

Sie können für jede Gruppe eine Dateiablage aktivieren (unter Administration->Gruppen).

Auf der Startseite der Datenablage kann der angemeldete Benutzer nach allen Dateien in allen Datenablagen suchen, die er lesen darf.
Über die "Kacheln" kann er direkt zu den einzelnen Datenablagen, für die er lesenberechtigt ist, navigieren. Die Kacheln der Datenablagen haben die Farben wir unter Administration/Gruppen definiert.

FeldBeschreibung
 Aktualisieren
Aktualisiert die Ansicht
Ansicht 
Liste (aufsteigend sortiert A..Z)
Liste (absteigend sortiert Z..A)
Liste (aufsteigend sortiert Datum)
Liste (absteigend sortiert Datum)
Bilder (aufsteigend sortiert)
Bilder (absteigend sortiert)
Zeigt die Dateien als Liste- oder Bilder-Ansicht an. Beid er Sortierung können Sie zwischen "aufsteigend" (=A..Z) und "absteigend" (=Z..A) wählen.
Ordner 
Neuen Ordner anlegen
Ordner löschen
Ordner umbenennen/verschieben

Benachrichtigung einstellen
Zugriff einschränkten
Download alle Dateien als .zip
Download alle Dateien als .zip
WebDAV-Anbindung aktivieren
Neuen Ordner anlegen: Öffnet ein Fenster zum Anlegen eines neuen Verzeichnisses

Ordner löschen: Löscht den aktuellen Ordner (nicht möglich für Startseite oder wenn Ordner nicht leer ist)

Ordner umbenennen/verschieben: Öffnet ein Fenster zum Umbenennen/Verschieben des Ordners.

Benachrichtigungen: Ermöglicht die Aktivierung von Benachrichtigungs-E-Mails, die Sie erhalten, nachdem ein Upload in diesem Verzeichnis erfolgt. Sie können zwischen einer sofortigen oder einmal täglichen Benachrichtigung wählen, und auch ob es nur für den betreffenden Ordner oder auch inklusiv der Unterordner gelten soll.
Beim Vollzugriff-Recht auf die Datenablage können Sie auch die Berechtigungen anderer Personen hinzufügen und löschen.

Zugriff einschränkten: Ermöglicht die Berechtigung einzelner Ordner (inkl. deren Unterordner) für bestimmte Rollen und/oder Gruppen - nur in Premium- und Plus-Version verfügbar.

Download alle Dateien als .zip: ist nur beim Rollenrecht "Datenablage: Dateiablage = Vollzugriff" möglich.

WebDAV-Anbindung aktivieren: ermöglicht die Einbindung eines WebDAV-Verzeichnisses (NextCloud, HiDrive, ...), sowie die Einbindung von OneDrive (Microsoft), DropBox und Google Drive.
Sichtbarkeit 
Umschalten auf öffentlich
Sichtbarkeit Standard (nur intern)

Sichtbarkeit Standard (wie Elternordner)
Setzen auf nur intern (Standard)
Setzen auf öffentlich

Sichtbarkeit öffentlich
Umschalten auf nur intern (Standard)
Umschalten auf Standard (wie Elternordner)

Sichtbarkeit intern
Umschalten auf öffentlich
Umschalten auf Standard (wie Elternordner)
Ermöglicht die Umschaltung zwischen der internen Sichtbarkeit (nur angemeldete Benutzer haben Zugriff auf die Daten) und der öffentlichen Sichtbarkeit (Für alle Benutzer aus dem Web zugreifbar). Wenn die Rolle "Nicht angemeldet" das Rollenrecht "Dateiablage: lesen" besitzt, dann sind diese freigegebenen Ordner auf über das System im Menü zu sehen, andern falls nur über die angezeigte Url.
 Wiki-Seite anlegen
Erstellt aus dem Ordner ein Wiki (siehe unten)
Dateien/Inhalte suchen
Sucht im aktuellen Verzeichnis und Unterverzeichnissen nach Dateinamen bzw. in Wiki-Seiten auch im Inhalt
DMS 
aktivieren
Aktiviert die DMS-Funktionalität (revisionssicheres Ablegen, Vorversionen bleiben nach Löschen oder Überschreiben immer erhalten) - nur ein Feature der PLUS-Version!
Nur der "admin" und ein Nutzer mit dem Rollenrecht "Datenablage: Vollzugriff" kann das DMS aktivieren.
DMS 
Gelöschte Dateien anzeigen
Änderungsprotokoll
nur DMS-Modus: Zeigt Gelöschte Dateien in diesem Verzeichnis bzw. das Änderungsprotokoll des Verzeichnisses an.
 Weitere Datei hinzufügen
Ermöglicht es, gleich mehrere Dateien hochzuladen. Jeder Klick auf diesen Button erzeugt ein neues Dateifeld.
 neue Dateien hochladen
Öffnet den Dialog zur Auswahl einer Datei auf der lokalen Festplatte zum Upload
[Neue Dateien hochladen]Öffnet den Bereich zum Upload neuer Dateien. Das Verschieben von Dateien in andere Ordner ist per Drag-and-Drop (Dateiname packen und auf Ordner fallenlassen) möglich.
[Zip-Dateien sofort nach dem Upload entpacken und die Zip-Datei löschen] Falls beim Upload eine oder mehrere Zip-Dateien enthalten sind, werden diese sofort nach dem Upload entpackt und die zip-Datei selbst nicht gespeichert. Unterordner in zip-Dateien werden nicht berücksichtigt.
Upload jetzt durchführen
Startet den Upload
[Verzeichnisname]Wechselt in das Verzeichnis
[Dateiname]Wählt eine Datei aus. Es ist eine Multi-Dateiauswahl und auch ein Drag-und-Drop auf den Auswahlbereich möglich. Nur Dateien mit in Summe maximal 10 MB können hochgeladen werden.
Öffnet einen Dialog zum Durchführen der folgenden Aktionen:
- Umbenennen der Datei
- Verschieben/Kopieren der Datei, ggf. in eine andere Datenablage
- Anmerkungen zur Datei bzw. Datei bearbeiten (.htm- und .html-Dateien)
Löscht die Datei
Zeigt eine Vorschau der Datei an
Entpackt die zip-Datei und legt alle enthaltenen Dateien im gleichen Ordner ab (wird nur bei zip-Dateien angezeigt)
[Anmerkung] Zeigt die Anmerkung an, die unter "Bearbeiten" eingegeben wurde.

Dateien hochladen
Um eine Datei hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:
  • Wählen Sie im linken Baum ein Verzeichnis aus (oder erstellen Sie ein neues per "Neuer Ordner")
  • Wählen Sie "Durchsuchen" und wählen Sie eine Datei aus
  • Klicken Sie auf "Upload jetzt durchführen"

Hinweis: Dateien, die mit einem "." beginnen, können nicht hochgeladen werden.

Zugriffsmechanismen

Über die Rollen sowie über die Gruppenverwaltung können Sie detailliert festlegen, wer Dateien lesen, wer Dateien ablegen und wer Dateien löschen darf.
Eine Dateiablage kann für jede Gruppe in der Gruppenverwaltung aktiviert werden. Dabei wird die Zugriffsmöglichkeit und Beschränkung für jede Gruppe gemäß einer der folgenden Varianten festgelegt:

  • Variante 1: Die Zugehörigkeit des Benutzers zu den Rollen sowie Rollendefinition bestimmen den Zugriff für das Mitglied (ggf. lesen, ggf. speichern, ggf. löschen). Diese Variante legt pauschal fest, was ein Mitglied darf (z.B. ein Vorstand hat mehr Rechte als ein normales Mitglied). Eine gruppenspezifische Festlegung ist mit Rollen nicht möglich.

  • Variante 2: Der Zugriff ist für das Mitglied gemäß seiner Gruppenzugehörigkeit zu der betreffenden Gruppe festgelegt
    (ggf. lesen, ggf. speichern, ggf. löschen). Diese Variante steuert je Gruppe, ob der Benutzer die die Dateien sehen darf oder nicht. Es wird pro Gruppe im Detail unterschieden, ob a) die Gruppenteilnehmer nur Lesen und die Gruppenleiter ändern dürfen oder b) ob die Gruppenteilnehmer sowie die Gruppenleiter ändern dürfen oder c) ob die Dateien nur für die Gruppenleiter sichtbar sind.

  • Sichtbarkeit: Sie können für jeden Ordner einstellen, ob der Inhalt nur den per Gruppendefinition festgelegten Mitgliedern (=intern, ist Standard) oder für alle Benutzer im Internet (=öffentlich) zugänglich gemacht werden sollen.



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8.2 Wikis

Sie können auch sehr einfach aus der Dateiablage ein Wiki machen!
Klicken Sie dazu einmalig in einem Verzeichnis auf "Wiki-Seite anlegen", schreiben Sie etwas Text, und klicken Sie auf "Speichern".

Aus dem Verzeichnis ist nun ein Wiki geworden.
Was heisst das nun?

Das heisst, dass Sie zukünftig Text direkt in die Seite schreiben können. Wählen Sie dazu "Wiki-Seite bearbeiten", ändern Sie den Text, und klicken Sie auf "Speichern".

Damit der Text nicht zu lange und unübersichtlich wird, können Sie kinderleicht Unterseiten anlegen.
Schreiben Sie dazu in Ihren Text Wörter mit [[...]], also zum Beispiel [[weitere Informationen]].

Wenn Sie als Link eine Grafikfatei verwenden wollen (Grafik abgelegt unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien), dann schreiben Sie [[weitere Informationen:grafik.png]].:

Nach dem Speichern sehen Sie, dass aus diesem Wort ein Link geworden ist.


Wenn Sie auf dieses Wort klicken, dann kommt eine neue Seite mit "(nicht angelegt)".


Per {{dateiname}} können Sie auf Dateien im gleichen Verzeichnis verweisen bzw. per {{verzeichnis}} auf ein Unterverzeichnis bzw. per {{*}} die ganze Dateiliste (ohne die Wiki-HTML-Seiten) einblenden.

Klicken Sie hier nun auf "Wiki-Seite bearbeiten" und geben Sie die Detailinformationen ein. Klicken Sie anschließend auf "Speichern". Zur Wiki-Hauptseite kommen Sie immer mit dem Button "Zur Wiki-Hauptseite".

Auf diese Weise können Sie ein ganzes Netz von verketteten Informationen anlegen.
Das ist dann ein Wiki!


Alle Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
 Speichern
Beendet den Bearbeiten-Modus und speichert die Änderungen
Zurück ohne speichern
Beendet den Bearbeiten-Modus, ohne die Änderungen zu speichern
 Wiki-Seite bearbeiten
Bearbeitet die aktuelle Wiki-Seite
 Wiki-Seite löschen
Löscht die aktuelle Wiki-Seite (im Bearbeiten-Modus!)
Zur Wiki-Hauptseite
Wechselt zurück zur Wiki-Hauptseite (enspricht index)
 Dateiliste bearbeiten
Wechselt in den Datei-Modus
Wiki anzeigen
Wechselt in den Wiki-Modus
Dateien/Inhalte suchen
Sucht im aktuellen Verzeichnis und Unterverzeichnissen nach Dateinamen bzw. in Wiki-Seiten auch im Inhalt
 PDF erstellen
Erstellt aus der aktuellen Wiki-Seite ein PDF

Hinweise

In den Wikis können die Platzhalter, die in den statischen Seiten beschrieben sind, verwendet werden.
Die Wikiseite "standard" legt den Inhalt von neuen Wikiseiten fest (als Vorlage).


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8.3 Listen

Listen sind Tabellen, die Datensätze aufnehmen können. Die "Typen" legen die Felder fest. Verwendbar sind diese z.B. für Inventurlisten usf.
Der Administrator kann im Modul "Adminstration" festlegen, welche Listen in der Dateiablage sichtbar sind.
Die Rollendefinition sowie die Listendefintion legt fest, wer die Listen wo sehen und verändern darf.
Ebenso ist sind hier die Listen-Ansichten zu sehen (sofern für eine eigene Rolle oder Gruppe freigeschaltet.

FeldBeschreibung
Datensatz hinzufügen
CSV-Datei oder Excel-Datei importieren
Alle markierten Datensätze kopieren
Alle markierten Datensätze in Liste '...' kopieren
Alle markierten Datensätze in Liste '...' verschieben
Legt einen neuen Datensatz an bzw. öffnet den Dialog zum Import vom Daten aus einer CSV-/Excel-Datei.

Bei der Auswahl "CSV-/Excel-Datei" öffnet sich ein Dialog zur Dateiauswahl einer .csv, .xls, .xlsx-Datei; anschließend wird diese Datei eingelesen und eine Liste aller Spalten angezeigt. Nach der Zuordnung zu Ziel-Feldern und einem Klick auf "Jetzt importieren" startet der Import.

"kopieren" kopiert die markierten Datensätze in die gleiche Liste oder eine andere Liste, die auf dem gleichen Typ basiert.

"verschieben" verschiebt die Datensätze in einer andere Liste, die auf dem gleichen Typ basiert.
 Bearbeiten 
Öffnet den mehrzeiligen Bearbeitungsmodus (nicht verfügbar wenn ein abweichendes Formular für die Liste definiert wurde).
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei. Wenn Datensätze gefiltert oder gesucht wurden, dann werden nur diese Datensätze exportiert.
PDF aus Formular 
...
Erstellt aus den markieren Datensätzen ein PDF gemäß den zugeordneten Formularen.
Löschen 
Alle markierten Datensätze löschen
Alle löschen
Löscht alle Datensätze, bzw. die Datensätze, bei denen der Haken gesetzt wurde
Suche
Sucht in allen Datensätzen nach dem eingegebenen Suchbegriff und zeigt nur diese Datensätze an
Öffnet den Datensatz zur Bearbeitung (ab 10 Spalten ist die Aktion links zu sehen!)
Löscht den Datensatz (ab 10 Spalten ist die Aktion links zu sehen!)

Bei den Typen "referenzierte Liste", "Auswahl Dropdown", "Auswahl mehrfach", "Auswahl selbstlernend", "Auswahl radio" und "Auswahl Checkbox" können Sie über das kleine Dreieck in der Headerzeile eine Filter ein- unn ausschalten. Der Filter erscheint dann unter der Headerzeile und ermöglicht die Filterung der Zeilen auf die Datensätze mit dem gewählten Wert.

Durch einen Klick in den Header können Sie die Liste nach dieser Spalte sortieren.

Über den Button "Datensatz hinzufügen" können berechtigte Benutzer neue Datensätze anlegen:

FeldBeschreibung
Felder..Alle flexiblen Felder, so wie sie in der Typ-Definition angelegt wurden
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Hinweis:
Über die Url "?action=data_listen&id=..&workflowstatus=2" können Sie nur die Listeneinträge dieses Workflow-Status anzeigen lassen.
Über die Url "?action=data_listen&id=..&workflowstatus=*2" können Sie nur die Listeneinträge dieses Workflow-Status und alle Datensätze ohne Workflow anzeigen lassen.



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8.4 Workflows bedienen

Workflows sind Anträge, an denen verschiedene Personen beteiligt sind. Klassisches Beispiel in Unternehmen sind Urlaubsanträge, die ein Mitarbeiter stellt und die von einem Vorgesetzten zugestimmt oder abgelehnt (=Freigabe) werden.

Ein Workflow basiert auf einer Flexiblen Liste, in der die Daten gespeichert werden.

Es gibt auf der Seite verschiedene Listen:
  • Von mir aktuell zu bearbeitende Workflows '...': Hier sind vom angemeldeten Benutzer Freigaben durchzuführen.
  • Von mir gestartete Workflows '...': Workflow-Datensätze, die der angemeldete Benutzer gestartet hat
  • Mich betreffende Workflows: Workflow-Datensätze, die der angemeldete Benutzer früher oder apäter eine Aktion hat (aktuell nicht unbedingt zu bearbeiten)
  • Alle Workflows '...': Liste aller Workflow-Datensätze (von "normalen" Benutzer i.d.R. nicht zu sehen)

Je nach eigenem Rollenrecht und der Konfiguration des Workflows sind bestimmte Aktionen möglich:

FeldBeschreibung
Neuen Workflow starten
Öffnet das Workflow-Formular zum Anlegen eines neuen Workflow-Datensatzes (Starten eines Workflows).

Mit Freigaberechten können Sie ggf. als ersten Schritt einen abweichenden Antragsteller auswählen (wenn Sie dieses Feld LEER übergeben, dann wird der Workflow mit einem externer Antragsteller angelegt - ein Feld "email" ist nützlich, um dem Antragsteller automatische Workflowmails senden zu können).
Suche Suchfeld
Jetzt suchen 
Startet die Suche (sucht in allen angezeigtem Feldern)
 Mail an markierte Antragsteller senden 
Ermöglicht es, eine Mail an die markierten Antragssteller zu senden (inkl. Vorlagenauswahl).
Zeigt die Daten des Workflow-Datensatzes an. Wenn für den angemeldeten Benutzer Freigaben durchzuführen sind, dann ist das in dieser Ansicht möglich.
Zeigt das Protokoll des Workflow-Datensatzes an

Nach "Öffnen" haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
AKTION... 
Freigabe/Ablehnuns-Aktion. Der angemeldete Benutzer ist in einer Rolle, welche bei dem Workflow im aktuellen Status eine Aktion durchführen darf. Durch das Klicken auf den Button ändert sich der Status des Workflows. Die möglichen Aktionen sind unter Administration/Flexible Listen/Workflows/Zustandsregeln angelegt.
 Nur Speichern 
Speichert die Eingaben ohne eine Freigabe durchzuführen. Dieser Button ist sichtbar, wenn der angemeldete Benutzer auf mind. einem Feld ein Änderungsrecht besitzt (definiert im zugeordnetem Formular)
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern
 PDF erstellen 
Erstellt aus dem angezeigten Formular ein PDF


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9 Platzbuchung

Die Platzbuchung ermöglicht die Buchung von Tennisplätzen, Räumen, Yachten oder anderen Einheiten durch ihre Mitglieder.


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9.1 Buchen von Plätzen

Zum Buchen eines Platzes öffnen Sie eine der Ansichten:
  • Tagenansicht (alle Plätze zu sehen)
  • Wochen-/Monats-Ansicht

Zum Buchen klicken Sie auf einen freien Platz (grün).

"Nicht grüne" Plätze sind nicht buchbar, entweder weil bereits belegt oder die Buchbarkeit nur bestimmten Gruppen erlaubt ist.
Mit der blauen Markierung sehen Sie Ihre eigenen Buchungen.
Mit der roten Markierung sehen Sie fremde Buchungen.

FeldBeschreibung
PlatzauswahlErmöglicht es, nur einen bestimmten Platz anzuzeigen
<
Tage/Woche/Jahr zurück
DatumsauswahlWechselt zum angegebenen Datum
>
Tage/Woche/Jahr voraus
 Manuelle Buchung hinzufügen
Wenn Sie das Recht haben, die Buchungen anzulegen, dann können Sie einen zeitlich frei wählbaren manuellen Eintrag in die Buchung eines Platzes für eine beliebige Person vornehmen. Auch Serienbuchungen sind möglich. Die Kosten können Sie explizit angeben, eine spätere Kostenabrechnung erfolgt nicht.
Platz-Information
Zeigt weitere Details zu diesem Platz an
Person setzen
Wenn Sie das Recht haben, die Buchungen zu verändern, dann können Sie in der Tagesansicht auch die Person wechseln und für diese Person dann Buchungen durchzuführen..
Klick auf BuchungsbereichReserviert den Platz bzw. (falls erlaubt) entfernt die Reservierung
[+]Öffnet den Veranstaltung-Neuanlage-Dialog mit diesem Platz als ausgewählten Raum
[ICAL Kalender abbonieren (z.B. Kalender in Outlook einbinden)]Ermöglicht das Abonnieren des Platzbuchungs-Kalenders z.B. in Outlook.

Unter "Meine Buchungen" sehen Sie Ihre eigenen Buchungen.
Solange die Rechnung noch nicht erstellt wurde, können Sie diese löschen. Der Platz ist dann wieder freigegeben.

Hinweis zur Anzeige:
  • ?action=platzbuchung_uebersicht&filterplaetze=ID1,ID2 zeigt nur die angegeben Plätze an
  • ?action=platzbuchung_uebersicht&filtergruppe=GRUPPENID zeigt nur die Plätze der zugeordneten Gruppe an
  • ?action=platzbuchung_uebersicht&filterliste=LISTID zeigt nur die Plätze der zugeordneten Buchungsgruppe an
  • ?action=platzbuchung_woche&id=PLATZID&datum=heute zeigt die Woche ab dem aktuelle Tag an



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9.2 Anlegen von Plätzen

Über "Verwalten / Plätze" können Sie Plätze anlegen, bearbeiten und löschen.

FeldBeschreibung
Neuen Platz hinzufügen 
Neuen Platz hinzufügen
Plätze importieren
Gutscheincodes
Öffnet das Formular zum Anlegen eines Platzes, zum Import von Plätzen sowie der Anlage von Gutscheincodes.
Öffnet einen Platz zum Bearbeiten
Löscht einen Platz unwiderruflich

Folgende Felder stehen Ihnen je Platz zur Verfügung:

FeldBeschreibung
NameDer Name des Platzes, z.B. "Tennishalle 1 Platz 5"
ZeiträumeBuchbare Zeiträume pro Tag, je Zeitraum eine Zeile:
zum Beispiel:
08:00-12:00
13:00-15:00
15:30-17:30

Hinter der Zeit können folgende Ergänzungen angegeben werden:
  • Wochentag, Wochentagsbereich
  • Datumsbereich
  • #Kommentar
  • 2T-7T (nur 2-7 Tage voraus buchbar, auch 4T- und -16T)
  • GRUPPE:gruppenname (nur für diese Gruppe buchbar, wenn Gruppe mit Leerzeichen: "GRUPPE:XX XX XX")

zum Beispiel:
08:00-09:00
09:00-10:00 Mo
10:00-11:00 Sa-So #nur am Wochenende
11:00-12:00 Sa-Di,Mi
11:00-12:00 9.3.*-15.3.*
12:00-13:00 Di 9.3.*-15.3.*
13:00-14:00 Di 9.3.*-15.3.*
14:00-15:00 -15T
15:00-16:00 2T-15T GRUPPE:Tennis
Zugeordnete GruppeZugeordnete Gruppes
BuchbarLegt fest, ob dieser Raum in diesem Modul von Mitgliedern (alle Mitglieder oder nur zugeordnete Gruppenteilnehmer) gebucht und/oder aus Veranstaltungen (als Raum) gebucht werden kann.
Gesperrt-ZeitenLegt fest, an welchen Tagen (Datum oder Datums-Bereich) der Platz nicht gebucht werden kann. Es kann ein Grund angegeben werden, der dann im Buchungskalender angezeigt wird, zum Beispiel:
01.11.2016-29.2.2017 Winter
Es ist auch * statt dem Jahr möflich, !... ist die Negierung
KostenartLeft fest, welche Kosten-Berechnungsmethode verwendet wird.
KostenDie konkreten Kosten. Die Bedeutung und die Syntax ergibt sich durch die Kostenart.

"pro Platz-Buchung":
Angabe des Betrags
Beispiel: 10

"pro Stunde":
Angabe des Betrags
Beispiel: 10

"Staffelpreise pro Tag":
Angabe Betrag(ab Stundenzahl), ...
Beispiel: 12, 30(3), 50(8)
bedeutet: 12 Euro pro Stunde, 30 Euro ab 3 Stunden, 50 Euro ab 8 Stunden

Rabatt an bestimmten Tagen:
kosten, Wochentag1: kosten, Wochentag2+Wochentag3+...: kosten, ...
Beispiel: 20, Fr: 25, Sa+So: 15
Rabatt-AngabenMöglichkeit, bei Komplettbuchung an zusammenhängende Tagen einen speziellen Preis zu berechnen.
Format 1: Wochentag[Anzahltage]: Kosten
Format 2: Datum[Anzahltage]: Kosten
[Anzahltage] kann für einen Tag auch weggelassen werden.
Beispiel: Eingabe für Komplettbuchung Wochenende (d.h. alle Stunden müssen gebucht sein, bitte keine 'sofortige Abrechnung' einstellen!): Sa[2]: 180
AbrechnungsartLegt fest, ob die Kosten manuell, sofort bei Buchung, erst am Ende des Tages (fasst dann ggf. mehrer Buchungen zusammen) oder "für Buchungen am heutigen Tag sofort / für Buchungen von zukünftigen Tagen einmal am Tag" als Mischform berechnet werden.
Freigabe erforderlich vonLegt fest, ob und wenn ja von wem eine Platzbuhung erst freigegeben werden muss
abweichendes Buchungskonto
abweichendes Forderungskonto
abweichende MwSt
Ermöglicht die Angabe abweichender Buchführungsangaben für die Rechnung.
abweichende Farben:
- freier Platz
- meine Buchungen
- belegter Platz
Legt abweichende farbliche Darstellung dieses Platzes fest.


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9.3 Weitere Felder bei der Buchung abfragen / unterschiedliche Kosten

Bei der Buchung eines Platzes durch ein Mitglied bzw. externe Person können über einen Dialog weitere Felder abgefragt werden.

Unter "Administration/Optionen/Weitere Module/Platzbuchung" können Sie über die Option "Buchungsdialog" auswählen:
  • direkt durch den Klick auf den freien Platz
  • mit Dialog zur Erfassung von Anmerkungen
  • mit Dialog zur Erfassung der Ende-Zeit
  • mit Dialog zur Erfassung der Ende-Zeit und von Anmerkungen

Wenn Ihnen diese Möglichkeiten nicht ausreichen, dann können Sie einen umfangreichen Dialog definieren.
Damit können Sie erreichen:
- Unterschiedliche Buchungsarten
- je Buchungsart legen Sie fest: Bezeichner, verschiedene Kosten (intern/extern, je nach Uhrzeit/Tag/Rolle), usw.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Legen Sie eine Flexible Liste an. Legen Sie dazu zuerst unter "Administration/Flexible Listen" einen neuen Typ an, z.B. "Platzbuchung", mit folgenden Feldern:

FeldnameTypBedeutung
nameTextfeldBezeichnung der Auswahl, z.B. "Doppel".
Wenn der Name mit "Dauer" beginnt (z.B. "Dauerbuchung"), generiert das System eine Buchung bis Jahresende.
buchungsartAuswahl Dropdownoptional:
Einzelbuchung
Dauerbuchung
"Dauer..." Legt fest, dass der Platz bis zum Ende der Saison gebucht wird
spielerTextfeldoptional: relevant, falls Sie die Anzahl der Spieler (z.B. "2" oder "4") z.B. für ein Tennisspiel erfassen wollen. Der Buchende muss dann bei der Auswahl dieser Buchungsart in dieser Anzahl die Namen der Spieler angeben. Auswahl eines Mitglieds aus der Mitgliederliste oder der Liste der externen Kontakte bzw. Neuanlage eines externen Kontakts.
spielerinternTextfeldoptional: relevant, falls Sie die Anzahl der internen Spieler (z.B. "2" oder "4") z.B. für ein Tennisspiel erfassen wollen. Auswahl eines Mitglieds aus der Mitgliederliste.
spielerexternTextfeldoptional: relevant, falls Sie die Anzahl der externen Spieler (z.B. "2" oder "4") z.B. für ein Tennisspiel erfassen wollen. Auswahl eines Mitglieds aus der Liste der externen Kontakte bzw. Neuanlage eines externen Kontakts.
dauerTextfeldoptional: relevant, falls Sie eine maximale Dauer der Nutzung festlegen wollen, z.B. "3" für 3 Stunden
kosten_internTextfeldoptional: dies definiert einmalige Kosten pro Buchung für ein Mitglied (mit Login)
kosten_externTextfeldoptional: dies definiert einmalige Kosten pro Buchung für eine externe Person (ohne Login)
kosten_zeit_HH1-HH2Textfeldoptional: dies definiert die Kosten für den angegebenen Uhrzeit-Bereich, z.B. kosten_zeit_10-16
kosten_zeit_we_HH1-HH2Textfeldoptional: dies definiert die Kosten für den angegebenen Uhrzeit-Bereich am Wochenende, z.B. kosten_zeit_we_10-16
kosten_zeit_TAG_HH1-HH2Textfeldoptional: dies definiert die Kosten für den angegebenen Tag (Mo,Di,...) und Uhrzeit-Bereich, z.B. kosten_zeit_sa_10-16
kosten_zeit_TAG1-TAG2_HH1-HH2Textfeldoptional: dies definiert die Kosten für den angegebenen Tag-Bereich (Mo-Mi, Sa-So,...) und angegebenen Uhrzeit-Bereich am Wochenende, z.B. kosten_zeit_mo-fr_10-16
kosten_gruppe_GRUPPENNAMETextfeldoptional: dies definiert Zusatz-Kosten für Mitglieder der angegebenen Gruppe
rabatt_zeit_HH1-HH2Textfeldoptional: Legt fest, welcher Rabatt in der Zeit berechnet wird, z.B. 20% oder 10 Euro
rabatt_rolle_ROLLENNAMETextfeldoptional: Legt fest, welcher Rabatt der Rolle berechnet wird, z.B. 20% oder 10 Euro
rabatt_stdzuvor_STDTextfeldoptional: Legt fest, welcher Rabatt ab "STD" Stunden vor dem Termin berechnet wird.z.B. rabatt_stdzuvor_2=15. Mehrere Angaben addieren sich gegebenenfalls (rabatt_stdzuvor_5 und rabatt_stdzuvor_2).
rolleAuswahl mehrfachoptional: Legt fest, welche Rollen diese Buchungsart nutzen dürfen. "externe Nutzer"/"nicht angemeldet" bedeutet nicht-angemeldete Person. [=ansprechpartner] ermöglich die Auswahl von Ansprechpartnern.
gruppeAuswahl mehrfachoptional: Legt fest, welche Gruppen diese Buchungsart nutzen dürfen.
preisanzeigeAuswahl Dropdownoptional: "intern" oder "extern". Legt fest, dass diese Buchungsart als Standard-Preisanzeige in der PLatzanzeige genutzt wird.
mwstTextfeldoptional: Legt die zu verwendende MwSt bei diesem Buchungsart fest
infoTextfeldoptional: legt den Infotext fest, der bei Auswahl dieser Buchungsart dem Buchenden angezeigt wird.
anmerkungenAuswahl Dropdownoptional: wenn "nein" gewählt, dann wird das "Anmerkungen"-Feld nicht angezeigt
beschreibungAuswahl Dropdownoptional: wenn "nein" gewählt, dann wird das "Beschreibung"-Feld nicht angezeigt
zustimmungTextfeld mehrzeiligoptional: Wenn dieses Textfeld vorhanden, dann wird der Text angezeigt und der Nutzer muss per Checbox zustimmen
extrafelderTextfeld optional: es werden die darin genannten kommagetrennten Extrafelder abgefragt

Schritt 2:
Legen Sie anschließend unter "Administration/Flexible Listen" einen neue Liste, z.B. "Platzbuchung Tennis", basierend auf dem zuvor definierten Typ an.
Füllen Sie diese Liste mit Inhalten:
NamePreis tagsüberPreis abendsMwStSpielerRolle
Tennis Einzel1216192Mitglied,Verwaltung
Tennis Doppel1828194Mitglied,Verwaltung
Tennis Dauerbuchung200300191Mitglied,Verwaltung
Tennistrainer00710Verwaltung

Schritt 3:
Anschließend müssen Sie diese Liste mit einem oder mehreren Plätzen verbinden.
Dies erreichen Sie wie folgt:

a) unter Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder, "Plätze" legen Sie folgendes Extrafeld an:
Beschreibung: "Buchungstyp" (o.ä.)
Feldname: "belegungstyp" (muss genau so heissen)
Typ: "Auswahl einer flexiblen Liste"

b) unter "Administration/Optionen/Weitere Module/Platzbuchung" wählen Sie über die Option "Buchungsdialog" eine Einstellung "mit Dialog.." aus.

c) unter Platzbuchung/Verwalten/Plätze öffnen Sie der Reihe nach die Plätze, denen Sie diese Buchungsarten zuordnen wollen.
Wählen Sie im Register "Sonstiges" im Feld "Buchungstyp" den Name der Flexiblen Liste aus, die Sie zuordnen wollen.

Wenn ein Buchener dann auf einen Platz/Uhrzeit klickt, öffnet sich der Dialog, in dem dann die Buchungsart u.ä. ausgewählt werden kann.


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9.4 Verwalten von Buchungen

Über "Verwalten / Buchungen" können Sie Platz-Buchungen der Mitglieder verwalten.

Hier haben Sie folgende Mögliochkeiten:

FeldBeschreibung
Markierte Buchungen/Positionen abrechnen
Erstellt Rechnungen für die markierten Buchungen (nur diejenigen mit hinterlegten Kosten). Diese befinden sich dann im Status "unverschickt" und werden nicht automatisch verschickt!
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei.
Die Exportdatei enthält alle Personen als einzelne Zeilen.
>
Vorjahr
Aktuelles Jahr
Nachfolgejahr
Datumsauswahl. Der Button aktualisiert die Ansicht nach einer Änderung des Datumsbereichs bzw. wählt ein Vor-/Nachfolgejahr aus.
Aktionen 
alle markierten Einträge löschen
Ermöglicht da Löschen mehrerer Buchungen
Suche Ermöglicht die Suche in den Buchungen
Filter Rechnungen Ermöglicht die Einschränkung auf Buchungen mit Rechnungen / mit bezahlten Rechnungen
Filter Mitglied Ermöglicht die Einschränkung auf Buchungen eines bestimmten Mitglieds
Ermöglicht die Bearbeitung der Buchung. Dies ist nur für noch nicht abgerechnete Buchungen möglich!
Löscht die Buchung. Dies ist nur für noch nicht abgerechnete Buchungen möglich!
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Datumbereich Reduziert die Ansicht auf ein bestimmtes Jahr bzw. Datumsabschnitt


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9.5 Statistik

Die Platzbuchungsstatistik zeigt die gebuchten Stunden und den Umsatz pro Monat und Platz an.


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10 Aufgaben

Die Aufgabenverwaltung ermöglicht ein kleines Projektmanagement.

Aufgaben sind entweder einem Projekt oder eine Veranstaltung (über den Button "Aufgaben" bei einer Veranstaltung) zugeordnet.


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10.1 Meine Aufgaben

Unter dem Navigationspunkt "Meine Aufgaben" kann ein Mitglied die ihm (per Ressourcen-Zuordnung oder als "Bearbeiter") zuordneten Aufgaben sehen und Statusmeldungen abgeben.
Desweiteren sind Aufgaben zu sehen, die einer Veranstaltung zugeordnet sind und das angemeldete Mitglied Teilnehmer der Veranstaltung ist.

Standardmäßig sind nur aktuelle Aufgaben gemäß Start/Ende-Datum sichtbar (in den Optionen umstellbar).
Untergeordnete Aufgaben erben die Start/Ende-Werte der übergeordneten Aufgabe falls diese Werte nicht gesetzt sind.

Angezeigt werden nur Aufgaben, deren Startdatum erreicht ist und deren Status nicht "fertig" ist.
Das Endedatum wird in roter Schrift dargestellt, wenn es in der Vergangenheit liegt.

FeldBeschreibung
[Status melden]Statusmeldung abgeben
[Aufgabe]Aufgabe öffnen
[Mitglied]öffnet das Mitglied
[verwalten]Statusmeldungen verwalten (nur mit erweiteren Rechten)

Statusmeldung abgeben

FeldBeschreibung
Datumdas Datum der Statusmeldung
Stundendie Anzahl der Stunden, auch mit Kommastellen möglich
Aufgabe ist angenommen (andere Mitglieder sehen diese Aufgabe nicht mehr)Hiermit nehmen Sie die Aufgabe an und werden auch bei der Aufgabe als "aktueller Bearbeiter" eingetragen. Andere Mitglieder sehen diese Aufgabe unter "Meine Aufgaben" nicht mehr.
Aufgabe ist abgelehnt (Anmerkung Pflichteingabe - andere Mitglieder sehen diese Aufgabe wieder)Hiermit lehnen Sie die Aufgabe ab, andere Mitglieder sehen sie Aufgabe wieder.
Aufgabe ist abgeschlossen (keine weitere Stundeneingabe mehr möglich)Hiermit können Sie markieren, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Sie verschwindet damit auch aus der Liste Ihrer Aktionen.
Anmerkungeine Anmerkung
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern


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10.2 Projekte verwalten


10.2.1 Projekte verwalten

Projekte ermöglichen Ihnen, "Aufgaben" zu definieren und diese Aufgaben in Projekten zu organisieren.

Zudem können Sie in Veranstaltungen zu dieser Veranstaltung gehörende Aufgaben anlegen und analog wie hier beschrieben verwalten.

Unter "Verwaltung / Projekte" sehen Sie alle Ihre Projekte.

FeldBeschreibung
 Neues Projekt anlegen
Legt einen neues Projekte an
Öffnet die Projekteigenschaften zum Bearbeiten
Löscht das Projekt und alle zugeordneten Aufgaben/Meldungen!


Neues Projekt anlegen/bearbeiten

FeldBeschreibung
ProjektnameDer Names des Projekts (z.B. "Messe-Auftritt")
zugeordnete GruppeEine zugeodnete Gruppe. Wenn eine Person das Rollenrecht "Aufgaben verwalten: eig. Gruppen" besitzt, dann kann es die Aufgaben von Projekte, in deren zugeordneter Gruppen sie ist, verwalten.

Bei der Erstellung einer neuen Aufgabe wird eine Liste alle Gruppenteilnehmer angezeigt, um diese Aufgabe schnell einer bestimmten Person der Gruppe zuordnen zu können.
 Speichern
Speichert die Eingaben

Nach dem Speichern sehen Sie das Projekt in der Navigationsleiste links unter der Überschrift "Projekte".
Dort können Sie dem Projekt nun Aufgaben zuordnen.


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10.2.2 technischen Ressourcen verwalten

Unter "Verwaltung / technische Ressourcen" sehen Sie alle Ihre Ressourcen. Dabei handelt es sich um alle Geräte wie z.B. "Beamer" oder "Kleinlaster". Die Ressourcen können später den Aufgaben zugeordnet werden.

Mitglieder als Personen brauchen nicht als Ressource in diesem Sinne angelegt werden.

FeldBeschreibung
 Hinzufügen
Legt eine neue technischen Ressource an
Öffnet die Ressourceneigenschaften zum Bearbeiten
Löscht die technischen Ressource

Neue technischen Ressource anlegen bzw. technischen Ressource bearbeiten

FeldBeschreibung
NameDer Names der technischen Ressource (z.B. "Beamer")
AnzahlAnzahl, wie oft die Ressouce zur Verfügung steht (z.B. "1")
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10.3 Aufgaben verwalten


10.3.1 Aufgaben verwalten

In der Navigation links sehen Sie unter "Projekt" alle Ihre angelegten Projekte.
Wenn Sie auf einen Projektnamen klicken, dann öffnet sich eine Liste aller zugeordneten Aufgaben.
Wenn Sie auf (Veranstaltungen) klicken, dann wird dies durch einen Liste aller Veranstaltungen mit zugeordneten Aufgaben ersetzt, über die Sie dann die Aufgaben dieser Veranstaltung anzeigen können.

Unter den Aufgaben sehen Sie ein Gantt-Diagramm.
Dazu folgende Hinweise:
Rote Gantt-Balken bedeuten ein fehlendes Start-Datum (kein Ende-Datum: Aufwand/5 Tage ab heute, ansonsten Ende-Datum minus Aufwand/5 Tage)
Bei fehlenden Ende-Datum-Werten nimmt das System den Aufwand (8 Stunden pro Tag) bzw. bei fehlendem Aufwand 5 Tage an.

FeldBeschreibung
Neue Aufgabe anlegen
Aufgaben importieren
Legt eine neue Aufgabe an - alternativ können Sie eine neue Aufgabe in der letzten Zeile direkt eingeben.

Über "Aufgaben importieren" können Sie Excel-Dateien mit den genannten Spalten einlesen.
Aktionen 
markierte Aufgaben: individuelle Mail senden
markierte Aufgaben: Erinnerung senden
markierte Aufgaben: kopieren/verschieben
markierte Aufgaben: löschen
markierte Aufgaben: Priorität 'hoch' setzen
markierte Aufgaben: Priorität 'normal' setzen
markierte Aufgaben: Priorität 'niedrig' setzen
markierte Aufgaben: Status 'anstehend' setzen
markierte Aufgaben: Jahr um eins erhöhen
individuelle Mail senden: Öffnet den Mail-Senden-Dialog, bei dem bereits alle Mitglieder gewählt sind, die den markieren Aufgaben zugeordnet sind (als Ressource und als aktueller Bearbeiter).

Erinnerung senden: Sendet an alle Mitglieder, die den markieren Aufgaben zugeordnet sind, die Aufgaben-Erinnerungs-Mail.

kopieren/verschieben: Ermöglicht das Kopieren/Verschieben der gewählten Aufgaben in ein anderes Projekt bzw. eine andere Veranstaltung. Die Ressourcen werden kopiert. Die Ressourcen-Extrafelder (Anzulegen unter "Administration/Flexible Listen/Listen-Typen bearbeiten/Extrafelder für jeden Aufgaben-Ressourcen-Datensatz") können neu angelegt werden.

löschen: Löscht die markierten Aufgaben.

Priorität '..' setzen: setzt die Priorität der markierten Aufgaben.

Status '..' setzen: Ändert den Status der markierten Aufgaben.

Jahr um eins erhöhen: Verschiebt die Aufgabe um 1 Jahr
Ansicht 
nach Aufgaben
nach Aufgaben (nur nicht abgeschlossene)
nach Personen
nach Aufgabennamen
Umschaltung der Darstellung (nach Aufgaben: Standard, nach Personen: aufgelöst und sortiert nach Mitglieder-Ressourcen)
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei

Der Export enthält mehr Spalten als angezeigt werden.
Projekt-Tätigkeiten
Öffnet die Projekt-Tätigkeiten-Statistik speziell für dieses Projekt und zählt nur die Stunden für dieses Projekt. siehe "Mitglieder-Tätigkeiten"
[Aufgabentitel]Öffnet die Aufgabeeigenschaften zum Bearbeiten
[Resourcen hinzufügen]Öffnet die Ressource-Zuordnung. Ressourcen sind Mitglieder, Mitgliedergruppen oder technische Ressourcen. Die Mitglieder(gruppen), die Sie hier angeben, können später unter "Meine Aufgaben" die Durchführung melden.
[Ist-Aufwand]Öffnet die Liste der gemeldeten Stunden (Statusprotokoll)
Öffnet die Aufgabeeigenschaften zum Bearbeiten
Löscht die Aufgabe (nach Rückfrage)
Zeigt das Protokoll der eingegebenen Statusmeldungen an
Speichert die direkt in der Zeile eingegebene Aufgabe
Drag & Drop Sie können Aufgaben (den Namen) per Drag & Drop auf "Übergeordnete Aufgabe" bzw. "Vorgänger" einer anderen Aufgabe ziehen, diese werden dann entsprechend verknüpft.


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10.3.2 Aufgabe anlegen/bearbeiten

Register "Allgemein"

FeldBeschreibung
NameDie kurze Beschreibung der Aufgabe (Pflichtfeld)
BeschreibungDie lange Beschreibung der Aufgabe
Start-DatumDatum, an dem frühestens mit der Aufgabe begonnen werden sollte
Ende-DatumDatum, an dem spätestens die Aufgabe abgeschlossen sein sollte
geplanter Aufwand (Std.)planerischer Aufwand
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Register "Details"

FeldBeschreibung
aktueller BearbeiterMitglied, dem diese Aufgabe aktuell zugeordnet ist (auch gesetzt wenn das Mitglied auf "annehmen" geklick hat). Die hier angegebene Person sieht diese Aufgabe auch unter "Meine Aufgaben".
PrioritätDie Prioriät: hoch, normal, niedrig
Übergeordnete Aufgabe(optional) Hier können Sie eine Aufgabe angeben, die der aktuellen Aufgabe übergeordnet ist
Vorgänger(optional) Hier können Sie eine Aufgabe angeben, die der Vorgänger der aktuellen Aufgabe ist
StatusHier können Sie den Status der Aufgabe angeben: anstehend, angenommen (jemand hat die Verantwortung übernommen), in Arbeit (es wurde begonnen), pausiert (es kann aus irgendeinem Grund aktuell nicht weitergearbeitet werden: Urlaub, Warten auf jemand anderen, ...), fertig
Fertig (in %)Fertigstellungsgrad
ErinnerungsmailLegen Sie fest, ob und wieviele Tage vor dem Endtermin eine Mail an alle Personen-Ressourcen und an den Bearbeiter gesendet wird (nur wenn Fertigstellungsgrad < 100%).

Register "Abrechnung"


FeldBeschreibung
Stundensatz-ArtLegtfest, ob der Stundenatz im Mitglied oder in der Aufgabe festgelegt wird
StundensatzStundensatz in Euro für die Rechnungs-/Gutschrift-Erstellung (siehe unten)
Fahrtwegsatz pro kmLegt die Erstattungskosten pro Kilometer fest. Bei der Statusmeldung kann der Nutzer dann eine Kilometer-Anzahl melden. Diese wird bei der Abrechnung mit diesem Fahrtwegsatz multipliziert.
AbrechnungsbasisAbrechnung gemäß abgerechneter Stunden oder gemäß geplanter Aufwand, bzw. Ausweisung als Ehrenamtsspende gemäß abgerechneter Stunden oder gemäß geplanter Aufwand.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
- Abrechnung (Ist-Aufwand)
- Abrechnung (geplanter Aufwand)
- Spende Ehrenamtstätigkeit (Ist-Aufwand)
- Spende Ehrenamtstätigkeit (geplanter Aufwand)
- Spende Trainertätigkeiten (Ist-Aufwand)
- Spende Trainertätigkeiten (geplanter Aufwand)
Freigabe erforderlich von Eine Stundenmeldung muss erst von der angegebenen Rolle / Gruppe freigegeben werden. Die Rolleninhaber/Gruppenleiter bekommen dann eine Mail geschickt. Offene Freigaben sind auch im Naviationsmenü unter "Aufgaben/Auswertung" zu finden.
 Speichern
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Register "Zuordnung"

FeldBeschreibung
Projekt das zugeordnete Projekt
Veranstaltung die zugeordnete Veranstaltung
 Speichern
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Register "Ressourcen" (nur beim Anlegen einer Aufgabe)

FeldBeschreibung
Gruppe Zuordnung der neuen Aufgabe zu Gruppen. Alle Gruppenmitglieder sehen diese Aufgabe dann direkt untetr "Meine Aufgaben".
Mitglieder Direkt Zuordnung der neuen Aufgabe an bis zu 6 Mitglieder. Diese Mitglieder sehen diese Aufgabe dann direkt untetr "Meine Aufgaben". Weitere Mitglieder können Sie bei Bedarf nachträglich über "Ressourcen hinzufügen" ergänzen.
 Speichern
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10.3.3 Ressource-Zuordnung

Ressourcen sind Mitglieder, Mitgliedergruppen oder technische Ressourcen. Die Mitglieder(gruppen), die Sie hier angeben, können später unter "Meine Aufgaben" die Durchführung melden.

FeldBeschreibung
Schließen
Schließt das Fenster
 Hinzufügen Mitglied
Öffnet einen Dialog, der es Ihnen ermöglicht, ein Mitglied oder externen Kontakt zur Ressourcen-Liste hinzuzufügen
 Hinzufügen Gruppe
Öffnet einen Dialog, der es Ihnen ermöglicht, ein Gruppe (als Gruppe oder alle Gruppenmitglieder als Einzelpersonen) zur Ressourcen-Liste hinzuzufügen
 Hinzufügen technische Ressource
Öffnet einen Dialog, der es Ihnen ermöglicht, eine Ressource zur Ressourcen-Liste hinzuzufügen
 Alle EInträge löschen 
Löscht alle Ressoucen-Einträge
Löscht die Ressourcen-Zuordnung


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10.3.4 Statusprotokoll

Im Statusprotokoll sind alle Meldungen der Mitglieder zu einer Aufgabe verzeichnet.

FeldBeschreibung
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Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren.
Öffnet die Statusmeldungseigenschaften zum Bearbeiten
Löscht die Statusmeldung
Speichert die neue Statusmeldungs-Zeile

Statusmeldung hinzufügen / bearbeiten

FeldBeschreibung
Zugeordnete Aufgabedie Aufgabe
Mitglieddas Mitglied, das die Arbeit erledigt hat
Datumdas Datum der Statusmeldung
Stundendie Anzahl der Stunden, auch mit Kommastellen möglich
Fahrtweg [km]Die gefahrenen Kilometer für die Erstattung (nur falls in der Aufgabe ein Fahrwegsatz definiert ist)
Statusder neue Status der Aufgabe: Wenn Aufgabe=anstehend und es wird ein Protokolleontrag für eine Person mit "angenommen" erzeugt, dann wird diese Person und der Status auch in die Aufgabe selbst eingetragen.
Anmerkungeine Anmerkung
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10.3.5 Mitglieder-Tätigkeiten

Unter dem Navigationspunkt "Mitglieder-Tätigkeiten" sehen Sie eine Liste aller Mitarbeiter, die Stunden zu leisten haben bzw. bereits Stunden erbracht haben, bzw. die im Projekt als Ressource gebucht sind.

Siehe auch: Leitfaden: Abrechnung von Arbeitsstunden mit VereinOnline

FeldBeschreibung
 Aktualisieren
Aktualisiert die Ansicht
Abrechnung 
Gutschrift erstellen (Vergütung)
Spende erstellen (Ehrenamtstätigkeiten)
Spende erstellen (Trainertätigkeiten)
Rechnung erstellen (Strafgebühr)
Beitrag einmalig zuweisen:___
Beitrag pro fehlender Stunde zuweisen:___
Erstellt eine Gutschrift/Spende/Rechnung auf Basis der den zugrundeliegenden Aufgaben und deren Stundensatz. Die Spende wird aus der Abrechnungsart "Ehrenamtsspende" berechnet, die Gutschrift aus den anderen Arten.

Falls ein Fahrwegsatz und Kilometer-Angaben definiert sind, werden diese auch in die Abrechnung aufgenommen.

Hier können Sie zudem den markieren Teilnehmern den ausgewählten Einmal-Beitrag (=ohne Frequenz) einmalig oder pro Stunde zuordnen (nur verfügbar, wenn Einmal-Beiträge verhanden sind)
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
<< 
Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat).
>> 
Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Gruppenfilter Schränkt die Anzeige auf die Gruppenmitglieder der ausgewählten Gruppe ein
Mitgliedöffnet das Mitglied
ermöglicht die Änderung der Soll-Stunden
Ist-Stundenöffnet alle Statusmeldungen dieses Mitglieds (nur falls Extrafelder angelegt sind)
[Beitrag]Öffnet ein Kontextmenü, welches das Löschen des Beitrags erlaubt
Öffnet den Dialog zum Löschen der Soll-Stunden bzw. Beitragszuordnungen

Hinweis:
Dei Felder "Aufnahme Vereinsmitglied" und "Gekündigt zum" im Mitgliederprofil werden berücksichtigt. Die Sollstunden können als Extra-Felder bei den Mitgliedern hinterlegt werden. Als Sollstunden werden alle Felder addiert, deren Feldname mit "stunden" beginnt, also z.B. "stundenVorjahr", "stundenAktuell". Wenn Sollstunden hinterlegt sind, kann der Beitrag entweder einmalig oder je Differenz-Stunde zugewiesen werden.
Bei der Projekt-Tätigkeiten-Liste werden diese Extrafelder aus den Aufgaben-Ressourcen-Extrafeldern verwendet (Anzulegen unter "Administration/Flexible Listen/Listen-Typen bearbeiten/Extrafelder für jeden Aufgaben-Ressourcen-Datensatz").


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11 Kasse


11.1 Grundlagen


11.1.1 Kasse-Grundlagen

Unter den Funktionen der Kasse können Sie die komplette, ggf. doppelte Buchführung, des Vereins durchführen.

Um ein Verständnis der Buchführung in VereinOnline zu erlangen, lesen Sie bitte die nachfolgenden Informationen unter "Grundlagen".

Im Verein gibt es Einnahmen und Ausgaben - wenn diese alle korrekt erfasst sind, bekommt man das Journal, die Bilanz, die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie die Umsatzsteuer-Berechnung ohne Mehrarbeit.

Einnahme-Rechnungen

Die Einnahme-Rechnungen werden bei VereinOnline automatisch durch folgende Aktionen erstellt:
  • Anmeldung eines Mitglieds oder externen Teilnehmers zu einer kostenpflichtigen Veranstaltung
  • Kauf eines Artikels im Online-Shop
  • Mitglieds-Beitrags-Rechnungen
  • kostenpflichtige Platzbuchungen
  • Abrechnungsbeleg eines Organistors (Einnahmen an der Abendkasse, Ausgaben für Auslagen)
  • Manuell erstellte Rechnungen (z.B. an Sponsoren)
Diese Rechnungen werden durch die entsprechenden Module automatisch erstellt und dem Mitglied per Mail zugestellt.
Der Schatzmeister kann über jede neue Rechnung per Mail informiert werden und findet diese dann alle im Modul "Kasse" unter "Rechnungen".
Rechnungen zeichnet aus, dass die neben dem "Datum" auch eine "Rechnungsnummer" besitzen.

Die Rechnungen haben vier unterschiedliche Status-Werte:
  • unverschickt: Dies sind Rechnungen, die erstellt, aber noch nicht verschickt sind
  • offen: Dies sind verschickte Rechnungen, die auf Bezahlung warten (hier ist auch der Export von Bankeinzugsdateien in den Formaten DTAUS und SEPA möglich)
  • in Bezahlung: Dies sind Rechnungen, deren Bezahlung angestossen ist (z.B. durch Bankeinzug), aber noch nicht abgeschlossen sind
  • bezahlt: Dies sind die bezahlten Rechnungen
Um den Bezahl-Status einer Rechnung zu verfolgen, gibt es drei alternative Möglichkeiten:
  1. Liste der offenen Rechnungen öffnen, den Kontoauszug nebenan auf den Tisch legen, und alle bezahlten Rechnungen markieren und anschließend auf den Button "Rechnungen auf den Status "bezahlt" setzen" klicken.
  2. Einlesen der Kontoauszugs-Dateien (siehe unten) und Belege einzeln zuordnen (siehe unten)
  3. Einlesen der Kontoauszugs-Dateien (siehe unten) und Belege einem Kreditor/Debitor zuordnen (siehe unten)
Bei den Rechnungen finden Sie unter dem Navigationspunkt "Schnellübersichten" die Möglichkeit, eine Einnahme/Ausgaben-Ansicht darzustellen.
Darin können Sie nach Gruppe, Veranstaltung, Mitglied, Kostenstellen und Bankkonto gruppieren.

Budgets

Jede Rechnung (genauer: jede Rechnungsposition) kann einer Gruppe (Arbeitskreis o.ä.) zugeordnet sein.
In der Ansicht "Budgetübersicht" können Sie jeder Gruppe oder Sachkonto ein Budget zuweisen. Sie können dann unmittelbar die zugeordneten Rechnungen zu jeder Gruppe einsehen, und Sie sehen das Rest-Budget der Gruppe. Die Berechnung des Rest-Budgets beginnt immer am Tag, zu dem das neuste Budget eingestellt wurde und alle späteren Einnahmen werden addiert und alle späteren Ausgaben werden abgezogen.

Ausgaben

Über den Punkt "Spesen-Abrechnung" und "Belegliste Schnellerfassung" (oder: "Journal" und "Belegliste Schnellerfassung") kommen Sie in einen Dialog, der die Erfassung von Ausgabe-Belegen ermöglicht.
Hier geben Sie je Beleg eine Zeile ein.
Zu erfassen sind:
  • Datum: Das Datum des Belegs
  • Zweck: Der Verwendungszweck, z.B. "Parkticket"
  • Betrag: Der Ausgabenbetrag. Neben dem Eingabefeld können Sie wählen, ob es eine Ausgabe oder Einnahme ist und ob der Betrag brutto (inkl. MwSt) oder netto (ohne MwSt) zu verstehen ist.
  • MwSt(%): Der verwendete Mehrwertsteuersatz. Vorgeschlagen ist die Standardeinstellung (in den Admin Option änderbar)
  • Bezahlart: Hier kann die Bezahlart der Ausgabe eingestellt werden:
    - Bar (es wird eine sofort bezahlte Bar-Quittung daraus, die Sie im Navigationspunkt "Barkasse" einsehen können)
    - Rechnung (es wird ein offener Beleg daraus, der auf Zahlung wartet),
    - auf ein Konto (es wird eine sofort bezahlte Bankbuchung daraus - dieser Punkt macht nur sinn , wenn Sie nicht vorhaben, Kontodaten von Ihrer Bank zu importieren!)
  • Konto: Das zugeordnete Aufwands- oder Ertrags-Konto aus dem Kontorahmen (Voreinstellung: Admin Optionen)
  • Kreditor/Debitor: Der zugeordnete Kreditor/Debitor (siehe unten)
  • Belegnummer: Die Belegnummer (die Sie auf Ihren Beleg notieren und damit dokumentieren, dass er gebucht wurde)
Klicken Sie auf "Speichern" und alle Belege werden gespeichert.

Konten

Nachdem nun immer von Konten die Rede ist:
"Konten" sind die zentrale Datenstruktur in der Buchführung sowie im Zahlungsverkehr.
Zunächst haben diese "Konten" nichts mit "Bankkonten" zu tun.
Es gibt vier Sorten von Konten:
  • Ertrags-Konto: verbucht Einnahmen
  • Aufwands-Konto: verbucht Ausgaben
  • Aktiva-Konto: verbucht alle Vermögensanteile (Bankkonto, Barkasse, Forderungen)
  • Passiva-Konto: verbucht alle Kapitalanteile (Verbindlichkeiten) und den Gewinn

Organisiert werden alle "Konten" in einem "Kontorahmen", ein beispielhafter für Vereine üblicher Kontorahmen ist unter den Navigationspunkt "Kontenrahmen" abrufbar. Diesen können Sie bei Bedarf (evtl. in Abstimmung mit Ihren Steuerberater) abändern. WICHTIG: Bei Änderung des Kontorahmens müssen unter "Kasse/Kontenrahmen/Zuordnung von Standardkonten" einige Konten ihrem Zweck zugeordnet werden, damit beispielsweise Anmeldungen zu kostenpflichtige Veranstaltungen oder Shop-Einkäufe den richtigen Konten im Kontenrahmen automatisch zugeordnet werden können.

Eine "Buchung" ist immer eine Übertragung von Werten zwischen mindestens zwei Konten.
Die Summe aller beteiligten Konten in einer Buchung muss immer null sein!

Übliche Fälle sind:
FallBeschreibungbetroffene Konten (Buchung 1)Beispiel Kreditor/DebitorBeispiel BetragBezahlung, 2. BuchungBeispiel Kreditor/DebitorBeispiel Betrag
1Einnahme, bezahlt Bar1000 - Hauptkasse
3000 - Beiträge
1870 - Mehrwertsteuer fällig
100 Euro
-84,03 Euro
-15,97 Euro
 
2Ausgabe, bezahlt Bar1000 - Hauptkasse
4830 - Allgemeine Verwaltungskosten
2060 - Vorsteuer
-100 Euro
84,03 Euro
15,97 Euro
 
3Einnahme, bezahlt per Konto1200 - Bank
3000 - Beiträge
1870 - Mehrwertsteuer fällig
100 Euro
-84,03 Euro
-15,97 Euro
 
4Ausgabe, bezahlt per Konto1200 - Bank
4830 - Allgemeine Verwaltungskosten
2060 - Vorsteuer
-100 Euro
84,03 Euro
15,97 Euro
 
5Einnahme, bezahlt per Rechnung1400 - Forderungen an Mitglieder
3000 - Beiträge
1870 - Mehrwertsteuer fällig
Mitglied Hans Müller100 Euro
-84,03 Euro
-15,97 Euro
1400 - Forderungen an Mitglieder
1200 - Bank
Mitglied Hans Müller-100 Euro
100 Euro
6Ausgabe, bezahlt per Rechnung1600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent)
4830 - Allgemeine Verwaltungskosten
2060 - Vorsteuer
Druckerei Abc GmbH-100 Euro
84,03 Euro
15,97 Euro
1600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent)
1200 - Bank
Druckerei Abc GmbH100 Euro
-100 Euro

Erklärungen:
  • Eine 2. Buchung (Fälle 5 und 6) ist erforderlich, wenn es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt, bei der die Bezahlung zu einem anderen Zeitpunkt stattfindet. Es handelt sich dabei ja um zwei Geschäftsvorfälle!
  • Die Fälle 3 und 4 machen nur Sinn, wenn Sie nicht vorhaben, Kontodaten von Ihrer Bank zu importieren. Denn dann würden die Konto-Buchungen nach dem Import doppelt vorhanden sein!
  • Die schwarzen Konten sind die Aufwands- und Ertrags-Konten
  • Die grünen Konten sind die Aktiv-Konten
  • Die blauen Konten sind Umsatzsteuer-Konten
  • Die roten Konten sind Forderungs- bzw. Verbindlichkeits-Konten, die über eine weitere Buchung ausgeglichen werden müssen.


Bankdaten

In VereinOnline können Sie mehrere Bankkonten anlegen.
Sie können alle Buchungen von Hand eingeben - dies ist aber bei vielen Buchungen pro Monat sehr zeitaufwändig. Einfacher ist der Import von Kontoauszugs-Dateien.
Beim Import von Kontoauszügen (online per HBCI/FinTS oder per MTA- oder CSV-Datei) entstehen nicht-zugeordnete Buchungen:
BuchungsdatumZweckBetragKontenBetrag je Konto
11.05.2013Bezahlung Mitgliedsbeitrag Müller1001400 - Forderungen an Mitglieder
1200 - Bank
-100 Euro
100 Euro
12.05.2013Abbuchung Druckerei, Rechnung A123451001600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent)
1200 - Bank
100 Euro
-100 Euro

Die Herausforderung ist nun, diese Bankbuchungen den bestehenden Belegen zuzuordnen oder (falls diese noch nicht existieren) neue Belege anzulegen.

Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

1) Belegweise zuordnen
Im Kontoauszug klicken Sie in der Spalte "Zuordnung" auf das [+]-Zeichen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie 1) einen neuen Beleg erstellen oder 2) vorhandene Buchungen zuordnen können.
Die vorhandenen Buchungen, bei denen der Betrag passt, sind dabei fett markiert.
Es ist an dieser durchaus auch möglich, einer Bankbuchung mehrere Belege zuzuordnen (falls z.B. ein Mitglied mit einer Überweisung mehrere Rechnungen bezahlt hat).
Und es ist auch möglich, Teilzahlungen zuzuordnen (falls z.B. ein Mitglied eine Rechnung erst zu einem Teil bezahlt hat).
Das Ergebnis sind in jedem der Fälle mindestens zwei verknüpfte Buchungen, mit der Buchung in Aufwands- oder Ertragskonto, und damit dem Auftreten in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie das Auflösen der Forderung bzw. Verbindlichkeit.
Anstelle des [+] Zeichens werden die verknüpften Beträge angezeigt.
Bei der Verknüpfung werden (bei vollständiger Bezahlung) die Rechnungen auch in den Status "bezahlt" verschoben.

2) Kreditoren/Debitoren
Alternativ oder ergänzend können Sie mit "Kreditoren" (denen wir Geld schulden) und "Debitoren" (von denen wir noch Geld bekommen) arbeiten.
Hier reicht es aus, in jeder Buchung das Feld "Debitor/Kreditor" zu setzen, also 1) bei den Belegen und 2) bei den Bankbuchungen.
Kreditoren/Debitoren können sein:
  • Mitglieder oder externe Kontakte
  • beliebige Freitext-Eingaben

In den Navigationspunkten "Kreditoren (offen)" und "Debitoren (offen)" sehen Sie dann eine Liste der offenen Posten.
Beispiel:
BuchungsdatumZweckBetragKreditor
01.02.2013Bestellung Artikel 1120 EuroLieferant1
08.02.2013Bestellung Artikel 2200 EuroLieferant1
Nach den beiden Bestellungen steht in der Liste Kreditoren:
Lieferant1: 320 Euro

Nach der Zuordnung der Bankbuchung zum Kreditor verschwindet "Lieferant1" von der Liste der Kreditoren, da die Summe null ist:
BuchungsdatumZweckBetragKreditor
01.02.2013Bestellung Artikel 1120 EuroLieferant1
08.02.2013Bestellung Artikel 2200 EuroLieferant1
15.02.2013Bezahlung-320 EuroLieferant1

Die Debitoren/Kreditoren können Sie an folgenden Stellen anpassen:
  • Bei der automatischen Erstellung von Rechnungen wird der Mitgliedsname gesetzt
  • Bei der manuellen Erstellung von Rechnungen können Sie den Debitoren manuell angeben
  • Bei der "Belegliste Schnellerfassung" können Sie den Kreditor/Debitor angeben
  • Im Kontoauszug können Sie den Kreditor ändern
  • Im Journal können Sie den Kreditor ändern
  • Beim Bearbeiten einer Buchung können Sie im Register "Zuordnungen" den "Kreditor/Debitor" anpassen
  • In den Navigantionspunkten "Kreditoren (offen)" und "Debitoren (offen)" können Sie einen Eintrag öffnen (insbes. der Punkt "(ohne)", d.h. der Kreditor/Debitor ist nich nicht gesetzt!) und bei allen Buchungen den Kreditor/Debitor anpassen
  • Unter Kreditor/Debitor können Sie einen Eintrag öffnen und die Kreditoren/Debitoren darin ändern


Auswertungen

Nachdem Sie alle Belege ordentlich erfasst haben (automatisch erstellt oder manuell eingegeben), haben Sie die Möglichkeit, erste Auswertungen zu betrachten:
  • Journal: Zeigt Ihnen alle Geschäftsvorfälle auf (jede Rechnung und jeder Ausgabebeleg ist einzeln zu sehen).
  • Bilanz: Die Bilanz zeigt Ihnen alle Aktiva- und Passiva-Konten auf (Vermögens- und Kapitalstand). Diese Auswertung ergibt sich automatisch auf Basis der eingegebenen Belege.
  • Gewinn und Verlust: Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung zeigt Ihnen alle Ertrags- und Aufwands-Konten auf. Diese Auswertung ergibt sich automatisch auf Basis der eingegebenen Belege.
  • Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer-Auswertung summiert alle abzuführenden MwSt-Einnahmen sowie alle vom Finanzamt zu erstattenden Vorsteuer-Beträge auf.
  • Auswertung: Zeigt eine grafische Auswertung eines Kontos geordnet nach Jahren bzw. Kreditoren/Debitoren an.



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11.1.2 Informationen zu SEPA

SEPA ersetzt die deutschen Überweisungen und Bankeinzüge. Statt der Kontonummer und BLZ gibt es nun die IBAN und die BIC (die BIC ist in Deutschland zunehmend nicht mehr wichtig und wird auch international in einigen Jahren wegfallen).

Ansonsten sind für SEPA-Lastschriften folgende Maßnahmen empfehlenswert:

1. Die sog. SEPA-Prenotification kündigt dem Zahlenden die Abbuchung an. Diese Benachrichtigigung muss 14 Tage vor der Abbuchung übergeben werden und kündigt folgende Daten an:
  • den frühesten Abbuchungstermin
  • den Abbsuchungsbetrag
  • die Gläubiger-ID (Nummer des Vereins - diese muss bei der Bundesbank beantragt werden: https://extranet.bundesbank.de/scp/ )
  • die Mandatsreferenz (eindeutiger Kennzeichner des Mitglieds - kann die Mitgliedsnummer, die interne ID und der Nachname, die IBAN, usf. sein)

2. Diese SEPA-Prenotification kann auf der Rechnung stehen. Standardmäßig ist folgenden Text auf der Rechnung vermerkt:
"Die Forderung von {#summe#} Euro ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat {#mandatsreferenz#} zu der Gläubiger-Identifikationsnummer {#glaeubigerid#} von Ihrem Konto frühestens zum Fälligkeitstag {#faelligkeit#} ein."
Sie können diesen Satz z.B. in dem Feld "Bankeinzug" (unter Administation/Optionen, Register "Kasse", Feld "Bankeinzug") vermerken, er erscheint dann nur bei Rechnungen mit Bankeinzug-Einstellung.

3. Über Kasse/SEPA-ÜW/Einzug kann die SEPA-Datei geladen werden.
Die SEPA-Lastschriften sind in VereinOnline immer als "erstmalig" gekennzeichnet (Erkennung von Wiederholungslastschriften ist problematisch).
Eine SEPA-Datei kann immer nur einen Fälligkeitstag enthalten.
Es wird der Fälligkeitstermin (5 Tage in der Zukunft, bei Wochenende folgender Montag) vorgeschlagen - falls dies ein Feiertag ist bitte manuell korrigieren.

4. weitere Informationen finden Sie unter http://www.sepadeutschland.de/


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11.1.3 Startseite

Die Startseite der Kasse stellt ein "Cockpit" dar. Hier bekommen Sie einen Überblick über den Stand der Kasse und Sie haben folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Umfang der Nutzung der Buchhaltung einschränken 
Ermöglicht die Einschränkung der Nutzung, um nur die gewünschten Funktionen anzuzeigen.
Konto online abfragen
Öffnet den HBCI/FinTS-Kontoabruf des Kontos (wird angezeigt wenn HBCI/FinTS aktiviert ist)
Import Kontoauszug
Öffnet den Dialog zum Import (falls HBCI/FinTS-Kontoabruf nicht aktiviert)
 Mahnungen versenden
Öffnet den Mahnungen-Dialog - falls fällig Rechnungen vorhanden sind.
SEPA-Lastschriften zur Bank übertragen
Öffnet den SPEA_Dialog - falls offene Lastschriften oder Überweisungen vorliegen
.. Beleg(e) zuordnen
Öffnet den "Belege zuorden"-Dialog - falls es nicht zugeordnete Belege gibt
[.. Rechnungen]Welchelt zur Rechnungsliste
[Neue Spesen-Abrechnung]Öffnet den Dialog zur Spesen-Abrechnung
[Belegschnellerfassung]Öffnet den Dialog zur Belegschnellerfassung
Suche Ermöglicht die direkte Suche nach einer Rechnungsnummer


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11.2 Belege


11.2.1 Spesen-Abrechnung

Über den Navigationspunkt "Neuen Beleg erfassen" ist es möglich, dass z.B. der Organisator einer Veranstaltung diese online abrechnet ("Abrechungs-Beleg erfassen").

FeldBeschreibung
Datum Beleg-Datum (i.d.R. der aktuelle Tag)
Veranstaltung zugeordnete Veranstaltung
Budget-Gruppe zugeordnete Gruppe (nur durch den Schatzmeister festlegbar, bzw. Gruppenleiter können hier aus den Gruppen, in denen sie Leiter sind, auswählen)
Kostenstelle zugeordnete Kostenstelle (falls per Optionen aktiviert)
Konto zugeordnetes Buchungs-Konto (nur durch den Schatzmeister festlegbar)
Benutzer der dem beleg zugeordnete Benutzer (nur durch den Schatzmeister festlegbar, sonst der angemeldete Benutzer)
Kreditor zugeordneter Kreditor (nur durch den Schatzmeister festlegbar)
Bezahlart Auswahl, ob der Zahlungsaustausch in bar oder per Konto erfolgen soll
Extrafelder Extrafelder, die den Buchungen zugegordnet wurden (nur durch den Schatzmeister festlegbar)
Ausgaben Liste der Ausgaben
Einnahmen Liste der Einnahmen
Dateianhänge z.B. Scans von Originalrechnungen
Anmerkungen Anmerkungen zum Beleg
Beleg einstellen 
Übergaben des Belegs an den Schatzmeister

In der Liste "Meine Belege" sieht man alle eigenen Belege sowie den Bezahltstatus.

Belege, die auf diese Art eingestellt werden, tauchen auch in der "Rechnungen"-Liste auf, entwerder als "Einzahlungsbeleg" oder als "Auszahlungsbeleg".


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11.2.2 Belegliste Schnellerfassung

Schatzmeister haben hier die Möglichkeit, schnell eine Vielzahl von Ausgabe-Belegen zu erfassen.

Die Belegliste Schnellerfassung dient primär zur Eingabe von Ausgabe-Belegen.
Es können immer maximal 25 Belege eingegeben werden, dann muss auf "Speichern" geklickt werden.

FeldBeschreibung
Datum Das Datum der Buchung.

Sie können das Datum auch verkürzt eingeben (das gilt im Gesamtsystem):
"4" für den 4. des aktuellen Monats
"0612" für den 6. Dezember des aktuellen Jahres
"070512" für den 7. Mai 2012 (Jahreswerte über 30 werden als 19. Jhd interpretiert).
Zweck Der Buchungszweck
Betrag Der Buchungsbetrag (immer positiv eingeben!) sowie die Einstellung ob es eine Ausgabe oder Einnahme ist.
MwSt(%) Der Mehrwertsteuersatz der Buchung (Feld nur sichtbar wenn MwSt-Satz in den Optionen festgelegt ist).
Brutto/Netto legt fest, ob der eingegebene Betrag mit/ohne Mehrwertsteuer zu verstehen ist (Feld nur sichtbar wenn MwSt-Satz in den Optionen festgelegt ist).
Bezahlart Rechnung: es wird ein Beleg erstellt mit einer Verbindlichkeit/Forderung als Gegenbuchung (spätere Bezahlung)
Rechnung (per ÜW): es wird ein Beleg erstellt mit einer Verbindlichkeit/Forderung als Gegenbuchung (spätere Bezahlung durch SEPA-ÜW)
Bar: Es wird in die Barkasse gebucht (standard)
Zuordnung Konto Das Sachkonto aus dem Kontorahmen, auf das gebucht wird
Vereinskonto (nur bei mehr als einem angelegten Bankkonto!)
Das Vereinskonto, von dem die Überweisung/Lastschrift erfolgen soll.
Zuordnung Mitglied falls ausgewählt wird die neue Buchung dem Mitglied zugeordnet. Bei der Art "Rechnung" wird es auch als Kreditor/Debitor gesetzt und die IBAN für die Bezahlung übernommen (Gutschrift/Rechnung).
Belegnummer Die Belegnummer
Datei Eine Datei, die als Anhang gespeichert werden soll
[+]Eingabe einer Split-Buchung
 Speichern 
Speichert die eingegebenen Belege


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11.2.3 Angebote

Wenn Sie selbst Leistungen anbieten, dann können Sie über den Navigationspunkt "Angebote" selbst Angebote erstellen.

FeldBeschreibung
Neues Angebot erstellen
Öffnet den Dialog, um ein Angebot einzugeben
Angebotspositionen verwalten
Öffnet den Dialog, um die möglichen Angebotspositionen zu verwalten
Ermöglicht das Ändern des Angebots
Löscht das Angebot
Erstellt ein PDF des Angebots
Öffnet den Mail-Dialog und ermöglicht den Versand des Angebots (ggf. inkl. Mail-Anlagen)
[offen setzen]Setzt das Angebot in den Status "offen"
Setzt das Angebot in den Status "beauftragt"
Setzt das Angebot in den Status "abgelehnt"
[Rechnung erstellen]Öffnet den Dialog "Neue Rechnung" und befüllt ihn mit den Angebotdaten. Mit dem Speichern der Rechnung erhält das Angebot den Status "abgeschlossen".
[Kopie]Übernimmt die Angebotspositionen in ein neues Angebot

Beim Anlegen und Bearbeiten eines Angebots stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

FeldBeschreibung
Datum Das Datum des Angebots
Titel/Zweck interne Notiz
Empfänger Hier können Sie den Angebotsempfänger aus der Mitgliederdatenbank auswählen. Bei Auswahl werden die Daten in die nachfolgenden Felder übernommen.
Empfänger speichern Ist diese Checkbox angehakt, dann wird der neu eingegebene Empfänger als "externer Kontakt" gespeichert, damit dieser bei dem nächsten Angebot aus der vorgenannten Liste der Empfänger ausgewählt werden kann. Externe-Kontakte-Standardfeldeinstellungen werden gesetzt.
Adressauswahl Ermöglicht das Umschalten von privater und geschöftlicher Adresse
Firma
c/o
Name
Straße
PLZ und Ort
E-Mail
Der Name und die Adresse des Empfängers
Angebotsnummer Die Angebotsnummer (optional)
Leistungsdatum Setzt das Feld "Leistungsdatum"
Dateianhänge Original-Belege bzw. Scans von Original-Belegen
Anmerkungen Eingabemöglichkeit für eine Anmerkung
Positionen: Anzahl Die Anzahl der rechts nachfolgenden Positionstexten (auch Anzahl=0 wird übernommen!) Wenn die Anzahl leer gelassen wird und ein Betrag eingegeben wird, dann wird die Anzahl auf 1 gesetzt.
Positionen: Text Der Positionstext.
Bei Eingabe werden automatisch Angebotspositionen und Shop-Artikel gesucht und vorgeschlagen.
Über den Link "Details" kann ein Feld für eine Lang-Beschreibung eingeblendet werden.
Über den Link "Angebotsposition" kann eine gespeicherte Angebotsposition bzw. Artikel aus dem Online-Shop abgerufen und die Angebotspositionen verwalten werden.
Positionen: Einzelbetrag Der Einzelbetrag, wird später auf dem Angebot mit der Anzahl multipliziert. Brutto/Netto legt fest, ob der eingegebene Einzelbetrag mit/ohne Mehrwertsteuer zu verstehen ist.
Positionen: MwSt(%) Der Mehrwertsteuersatz. Der Standardwert ist unter Administration/Optionen einstellbar. Dieses Feld ist nur zu sehen, wenn dort ein Wert hinterlegt ist.
Positionen: Rabatt(% oder Euro) Es ist die Eingabe eines Rabatts in Prozent ("5%") oder Euros ("9") möglich.
Positionen: Konto Das Sachkonto aus dem Kontorahmen, auf das gebucht wird.
 Position hinzufügen 
Fügt eine weitere Positionszeile hinzu
 Speichern 
Speichert das Angebot. Über das Drop-Down können Sie Vorlagen für eine spätere bzw. wiederholende Verwendung speichern.
 PDF-Vorschau 
Zeigt eine Vorschau des Angebots als PDF an
Abbrechen 
Wechselt zu der Liste der Angebots OHNE das Angebot zu speichern

Hinweise:
  • Das Angebot wird NICHT automatisch per Mail an den Empfänger verschickt. Dies muss ggf. manuell veranlasst werden.
  • Das Angebot hat einen Status: unverschickt (Entwurf), offen, beauftragt, abgelehnt



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11.2.4 Rechnung manuell hinzufügen

Schatzmeister haben hier die Möglichkeit, schnell eine Rechnung manuell hinzuzufügen.

Das Register "Rechnung manuell hinzufügen" dient zur freien Eingabe von Einnahme-Belegen (Ausgangs-Rechnungen).

FeldBeschreibung
Datum Das Datum der Rechnung. Bei einer Änderung des Datums wird auch die Rechnungsnummer ggf. angepasst.
Rechnungsempfänger Hier können Sie den Rechnungsempfänger aus der Mitgliederdatenbank auswählen. Bei Auswahl werden die Daten in die nachfolgenden Felder übernommen.
Empfänger speichern Ist diese Checkbox angehakt, dann wird der neu eingegebene Empfänger (und seine Kontodaten) als "externer Kontakt" gespeichert, damit dieser bei der nächsten Rechnung aus der vorgenannten Liste der Rechnungsempfänger ausgewählt werden kann. Externe-Kontakte-Standardfeldeinstellungen werden gesetzt.
Rechnungs-Adresse Ermöglicht das Umschalten von privater und geschöftlicher Adresse
Firma
c/o
Name
Straße
PLZ und Ort
Email
Der Name und die Adresse des Rechnungsempfängers
Liefer-Adresse Auswahl der ggf. abweichenden Lieferadresse
Bezahlart Die Bezahlart: per Überweisung, per Bankeinzug, per Barzahlung oder per Sachspende.
Bei Auswahl "per Bankeinzug" erscheinen Felder zur Eingabe der Bankdaten. Die Felder BIC und Bankname werden auch der IBAN berechnet.
Vereinskonto (nur bei mehr als einem angelegten Bankkonto!)
Auswahl des Bankkontos für die Lastschrift/Überweisung
Kreditor Der Kreditor für die Liste der offenen Buchungen. Bei Auswahl eines Rechnungsempfängers aus der Dropdown-Liste wird dieser als Kreditor gesetzt.
Veranstaltung Wählt eine zugeordnete Veranstaltung aus (optional)
Rechnungsnummer Die Rechnungsnummer. Hier wird eine Rechnungsnummer anhand des Schemas und des ausgewählten Rechnungsempfängers gebildet (Pflichtfeld). Über den Link nach "nächste reguläre Rechnungsnummer" können Sie statt der vorgeschlagenen Mitglieder-individuellen Mitgliedsnummmer durch eine allgemeine Rechnungsnummer ersetzen.
Leistungsdatum Setzt das Feld "Leistungsdatum"
Budget-Gruppe optional: Die Gruppe, auf welche die Rechnung gebucht wird.
Kostenstelle optional: Die Kostenstelle, auf welche die Rechnung gebucht wird (falls in den Optionen aktiviert)
Belegnummer die Belegnummer der Buchung
Zweck Der Verwendungszweck der Rechnung
Status der Status der Buchung (unverschickt = Rechnung noch nicht gestellt, offen = nochnicht bezahlt, in Bezahlung = Bezahlung gestartet, bezahlt = vollständig bezahlt). Wenn Sie "bezahlt" setzen, wird auch der Bezahlt-Euro-Betrag eingetragen.
Forderung Auswahl eines Forderungskontos (wird nur angezeigt falls mehrere definiert sind
Rechnungstyp Auswahl des Typs: Rechnung, Gutschrift, Spende
Rechnungsart Auswahl des Art: allgemeiner Beleg, Mitgliedsbeitrag, Shop-Einkauf, Spende, kostenpflichtige Veranstaltung, Platzbuchung
Dateianhänge Original-Belege bzw. Scans von Original-Belegen
Extrafelder.. Eingabemöglichkeit für individuelle Extrafelder von Buchungen (Anzulegen unter "Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder für jeden Buchungs-Datensatz")
Positionen: Anzahl Die Anzahl der rechts nachfolgenden Positionstexten (auch Anzahl=0 wird übernommen!)
Positionen: Text Der Positionstext.
Bei Eingabe werden automatisch Angebotspositionen und Shop-Artikel gesucht und vorgeschlagen.
Über den Link "Details" kann ein Feld für eine Lang-Beschreibung eingeblendet werden.
Über den Link "Angebotsposition" kann eine gespeicherte Angebotsposition bzw. Artikel aus dem Online-Shop bzw. zukünftige Veranstaltungen abgerufen und die Angebotspositionen verwalten werden. Bei Shop-Artikeln wird auch der Bestand (aller Lagerorte) angezeigt und die Auswahl eines Lagerorts ist ggf. auswählbar.
Positionen: Einzelbetrag Der Einzelbetrag, wird später auf der Rechnung mit der Anzahl multipliziert. Brutto/Netto legt fest, ob der eingegebene Einzelbetrag mit/ohne Mehrwertsteuer zu verstehen ist. Eine Eingabe von "0" ist möglch, um eine Position ohne Kosten zu erstellen.
Positionen: MwSt(%) Der Mehrwertsteuersatz. Der Standardwert ist unter Administration/Optionen einstellbar.
Positionen: Rabatt Ermöglich die Eingabe eines Rabattwertes (Prozentwert 10% oder Eurowert 20). Der Euro-Betrag wird von der Gesamtmenge abgezogen (nicht vom Einzelpreis!). Unter des Feldes wird der Rabattwert pro Stück angezeigt. In der Kopfzeile der Rabattspalte ist die Eingabe eines Wertes möglich, der dann in alle Zeilen bernommen wird.
Positionen: Konto Das Sachkonto aus dem Kontorahmen, auf das gebucht wird.
 Position hinzufügen 
Fügt eine weitere Positionszeile hinzu
 Speichern 
Speichert die Rechnung und wechselt zu den unverschickten Rechnungen. Über das Drop-Down können Sie Vorlagen für eine spätere bzw. wiederholende Verwendung speichern.
 PDF-Vorschau 
Zeigt eine Vorschau der Rechnung als PDF an
Abbrechen 
Wechselt zu den unverschickten Rechnungen OHNE die Rechnung zu speichern
Zwischenspeichern 
Ermöglicht es die Eingabe zwischenzuspeichern
 zwischengespeicherte Felder löschen 
Löscht die zuvor zwischengespeicherten Werte

Hinweis: Die Rechnung wird NICHT automatisch per Mail an den Rechnungsempfänger verschickt. Dies muss ggf. manuell veranlasst werden.

Nach dem Anlegen haben Sie folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
Rechnung öffnen 
öffnet die gerade erstellte Rechnung als PDF
Weitere Rechnung eingeben 
Wechselt erneut zum Eingabedialog
Weitere Überweisung eingeben 
Wechselt erneut zum Eingabedialog
Weitere Lastschrift eingeben 
Wechselt erneut zum Eingabedialog
Zur Rechnungsliste 
Wechselt zur Rechnungsliste
Zum SEPA-Einzug 
Wechselt zum SEPA-Einzug/Überweisung


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11.3 Rechungen


11.3.1 Rechnungsliste

Rechnungen entstehen an folgenden Stellen: Mitglieder-Beiträge, kostenpflichtige Veranstaltungen, Online-Shop-Verkäufe, Platzbuchungen sowie Belege von Veranstaltungsorganisatoren.

Die Rechnungsübersicht zeigt alle Rechnungen.

Die Rechnungen sind dargestellt, sortiert nach Status:
  • Unverschickte Rechnungen: nicht verschickte Beitrags-Rechnungen (bei Änderungen von Benutzerprofilen werden unverschickte Rechnungen aktualisiert)
  • Offene Rechnungen: verschickte Rechnungen, noch nicht bezahlt
  • In Bezahlung: verschickte Rechnungen, bei denen der Bankeinzug angestossen ist
  • Bezahlte Rechnungen: abgeschlossene Rechnungen
  • Stornierte Rechnungen: Rechnungen, die in dieser Rechnungsliste storniert wurden. Es wird dann der Original-Beleg und die Storno-Reechnung in dieses Register verschoben.
  • Alle: alle Rechnungen unabhängig vom Status


FeldBeschreibung
Gesamt-PDF 
Rechnung mit Vorlage 'PDF Mail (mit Logos)'
Rechnung mit Vorlage 'PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)'
Lieferschein mit Vorlage 'PDF Mail (mit Logos)'
Lieferschein mit Vorlage 'PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)'
Mahnung mit Vorlage 'PDF Mail (mit Logos)'
Mahnung mit Vorlage 'PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)'
Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag'
Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Sachzuwendungen'
Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Jahres-Sammelbestätigung'
Rechnung mit Vorlage '...'
Öffnet ein PDF, das alle Rechnungen enthält, die zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Vorlage.

Lieferschein mit Vorlage '...'
Öffnet ein PDF, das alle Lieferscheine enthält, deren Rechnung zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Vorlage.

Mahnung mit Vorlage '...'
Öffnet ein PDF, das alle Rechnungen enthält, die zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Vorlage. Es wird je ein Anschreiben-PDF erstellt und dann die Rechnung eingefügt. Wichtig: PDF-Erstellung zeigt zu nächst eine Vorschau, bei der finalen Erstellung im zweichen Schriit erhöht sich den Mahnstatus!

Spenden-Vorlage Spendenquittung
Öffnet ein PDF, das alle Spendenquittung enthält, die zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Spendenquittung-Vorlage.

Hinweis: Bei eigenen Vorlagen werden aus Übersichtichkeitsgründen die Arten in eigene Buttns getrennt.
Online als Brief versenden 
Vorlage PDF Mail (mit Logos)
Vorlage PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)
Verschickt, nach Registrierung, die generierten Rechnungs-PDFs als Online-Briefe über den Kuvert-und-Versand-Dienstleister EMailBrief.de
Online-Dienst: Inkasso 
Ermöglicht die Übergabe von offenen Forderungen an das Inkasso-Büro "Inkasso Consulting Stumpf" mit Null-Kosten-Garantie.
Rechnungen jetzt per Mail versenden ('offen setzen')
Markierte Buchungen: jetzt per Mail versenden (und Status auf 'offen' setzen)
Markierte Buchungen: auf den Status 'offen' setzen (z.B. per Brief verschickt)
Markierte Buchungen: auf den Status 'bar-bezahlt' setzen
Markierte Buchungen: auf den Status 'per Überweisung bezahlt' setzen
Markierte Buchungen: auf 'in Bezahlung' setzen
Markierte Buchungen: final löschen
Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen; Verschickt-Datum; ...)
Markierte Buchungen: zu einer Rechnung zusammenfassen Rechnungen importieren
unverschickte Rechnungen:

Markierte Buchungen jetzt per Mail versenden *
Versendet alle markierten Rechnungen per Mail und setzt den Status auf "offen". Rechnungen ohne zugeordnete E-Mail-Adressen können nicht verschickt werden und bleiben im Zustand "unverschickt".

Markierte Buchungen auf den Status 'offen' setzen (z.B. per Brief verschickt)
Sie haben bereits ein PDF erstellt und die Rechnungen per Brief verschickt. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "offen" zu setzen.

Markierte Buchungen auf den Status 'bar-bezahlt' setzen
Sie haben den Rechnungsbetrag in bar erhalten. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "bezahlt" zu setzen und die Rechnung auf "Barzahlung" zu setzen. Hier besteht auch die Möglichkeit, dem Zahler die "Bezahlt-Mail" zu senden.

Markierte Buchungen auf den Status 'per Überweisung bezahlt' setzen
Sie stellen eine Zahlungseingang fest. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "bezahlt" zu setzen. Bei mehreren Bankkonten müssen Sie zunächst eins auswählen. Hinweis: Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie NICHT Bankkonten nicht verwenden (Dort passiert der Wechsel in den Status "bezahlt" über die Zuordnung einer Bankbuchung zu einer offenen Rechnung).

Markierte Buchungen auf 'in Bezahlung' setzen
Setzt die Rechnungen in den Status 'in Bezahlung' (Zahlung ist begonnen).

Markierte Buchungen: final löschen
Löscht die markierten Rechnungen unwiderruflich aus dem System. Nur anzuwenden bei echten Fehl-Erstellungen. Ansonsten ist die Funktion "Stornierung" bei offenen Rechnungen zu empfehlen.

Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen, Verschickt-Datum, ...)
Ermöglicht die Bearbeitung bestimmter Felder für alle markierten Rechnungen:
Buchungs-Datum: Setzt in den Buchungen das Datums-Feld das eingegebene Datum.
Fälligkeits-Datum: Setzt in den Buchungen das Fälligkeits-Feld das eingegebene Datum.
Verschickt-Datum: Setzt in den Buchungen das Feld "Ware verschickt am" auf das heutige Datum.
Bezahldetails: Nach einer Änderung in den Mitglieder-Profil-Stammdaten (z.B. dem Setzen der SEPA-Daten IBAN und BIC) sind diese Änderungen absichtlich noch nicht in bestehende Rechnungen übernommen. Rufen Sie diesen Menüpunkt auf, um bei den markieren Rechnungen die Bezahldetails erneut aus den Stammdaten zu übernehmen (Alle Daten oder nur E-Mail).
Bezahlart: auf Überweisung setzen falls per Bankeinzug, und keine Kontodaten (IBAN) vorliegen
Kostenstelle: Passt die Kostenstelle an
Vereinskonto: Setzt das Vereinskonto in den Rechnungen (nur bei mehr als einem angelegten Bankkonto!)

Markierte Buchungen: zu einer Rechnung zusammenfassen
Fasst alle markierten Buchung zu einer zusammen. Der Nutzer kann eine Buchung auswählen, deren Hauptdaten in Ziel-Rechnung werden.

Rechnungen importieren: Sie können Rechnungen aus einer Excel-Liste importieren (Import-Felder gemäß Angabe im Dialog).
Rechnungen auf den Status 'bezahlt' setzen
Markierte Buchungen: auf den Status 'bar-bezahlt' setzen
Markierte Buchungen: auf den Status 'per Überweisung bezahlt' setzen
Markierte Buchungen: Info-Mail an Empfänger schreiben (ein Empfänger: mit Rechnungen)
Markierte Buchungen: erneut per Mail verschicken
Markierte Buchungen: Spendenquittungen per Mail verschicken
Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (inkl. Rechnung)
Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (ohne Anhänge)
Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail verschicken
Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail an Lagerort versenden
Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und versenden)
Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und NICHT versenden)
Markierte Buchungen: ausbuchen
Markierte Buchungen: auf 'in Bezahlung' setzen
Markierte Buchungen: final löschen
Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen; Verschickt-Datum; ...)
offene Rechnungen / in Bezahlung:

Markierte Buchungen auf den Status 'bar-bezahlt' setzen (nur bei offenen Rechnungen)
Sie haben den Rechnungsbetrag in bar erhalten. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "bezahlt" zu setzen und die Rechnung auf "Barzahlung" zu setzen.

Markierte Buchungen auf den Status 'per Überweisung bezahlt' setzen (nur bei offenen Rechnungen)
Sie stellen eine Zahlungseingang fest. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "bezahlt" zu setzen. Hinweis: Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie NICHT Bankkonten nicht verwenden (Dort passiert der Wechsel in den Status "bezahlt" über die Zuordnung einer Bankbuchung zu einer offenen Rechnung).

Markierte Buchungen auf den Status 'bezahlt' setzen (nur bei 'in Bezahlung')
Der Rechnungsbetrag wurde bezahlt. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "bezahlt" zu setzen. Bei mehreren Bankkonten müssen Sie zunächst eins auswählen. Hinweis: Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie NICHT Bankkonten nicht verwenden (Dort passiert der Wechsel in den Status "bezahlt" über die Zuordnung einer Bankbuchung zu einer offenen Rechnung).

Markierte Buchungen: Info-Mail an Empfänger schreiben
Öffnet den "Mail senden"-Dialog mit der Möglichkeit, eine Mail an die Empfänger der markierten Rechnungen zu senden. Haben Sie mehrere Rechnungen ein und desselben Empfängers markiert, werden die Rechnung als Anhang hinzugefügt.

Markierte Buchungen: erneut per Mail verschicken
Sendet die markierten Rechnung erneut an die in der Rechnung angegebene E-Mail (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die Standard-Rechnung-Mailvorlage verwendet).

Markierte Buchungen: Spendenquittungen per Mail verschicken
Sendet die markierten Rechnung als Spendenquittung an die in der Rechnung angegebene E-Mail (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die Standard-Spendenquittungs-Mailvorlage verwendet).

Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (inkl. Rechnung)
Sendet die markierten Rechnung als Mahnung an die im Profil angegebene E-Mail inkl. der Rechnung als Anhang (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die abhängig vom Mahnstatus Standard-Mahnungs-Mailvorlage verwendet). Der Mahnstatus wird erhöht.

Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (ohne Anhänge)
Sendet die markierten Rechnung als Mahnung an die im Profil angegebene E-Mail OHNE der Rechnung als Anhang (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die abhängig vom Mahnstatus Standard-Mahnungs-Mailvorlage verwendet). Der Mahnstatus wird erhöht.

Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail verschicken
Sendet das PDF "Lieferschein" per Mail an den Käufer

Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail an Lagerort versenden
Sendet das PDF "Lieferschein" (mit Adresse des Käufers) per Mail an die Lagerort-E-Mail-Adresse (je Lagerort der gekauften Artikel), so dass der Lagerort die Artikel nur verpacken muss und zusammen mit dem Lieferschein an den Käufer versenden kann.

Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und versenden)
Storniert die markierten Rechnungen durch eine entsprechende Gegenbuchung und öffnet den Mail-Dialog zum Senden der Gutschrift an den Empfänger

Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und NICHT versenden)
Storniert die markierten Rechnungen durch eine entsprechende Gegenbuchung und versendet diese NICHT.

Markierte Buchungen: ausbuchen
Rechnung auf das Ausbuchungskonto umbuchen (muss konfiguriert sein)

Markierte Buchungen auf 'in Bezahlung' setzen
Setzt die Rechnungen in den Status 'in Bezahlung' (Zahlung ist begonnen).

Markierte Buchungen: final löschen
Löscht die markierten Rechnungen unwiderruflich aus dem System. Nur anzuwenden bei echten Fehl-Erstellungen. Ansonsten ist die Funktion "Stornierung" bei offenen Rechnungen zu empfehlen.

Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen, Verschickt-Datum, ...)
Ermöglicht die Bearbeitung bestimmter Felder für alle markierten Rechnungen:
Bezahldetails: Nach einer Änderung in den Mitglieder-Profil-Stammdaten (z.B. dem Setzen der SEPA-Daten IBAN und BIC) sind diese Änderungen absichtlich noch nicht in bestehende Rechnungen übernommen. Rufen Sie diesen Menüpunkt auf, um bei den markieren Rechnungen die Bezahldetails erneut aus den Stammdaten zu übernehmen (Alle Daten oder nur E-Mail).
Verschickt-Datum: Setzt in den Buchungen das Feld "Ware verschickt am" auf das heutige Datum.
Buchungs-Datum: Setzt in den Buchungen das Datums-Feld das eingegebene Datum.
Fälligkeits-Datum: Setzt in den Buchungen das Fälligkeits-Feld das eingegebene Datum.
Bezahlart: auf Überweisung setzen falls per Bankeinzug, und keine Kontodaten (IBAN) vorliegen
Kostenstelle: Passt die Kostenstelle an
Rechnungen nur auf den Status 'offen' setzen 
Setzt nur den Status auf "offen", ohne weiterer Aktion.
Aktionen
Markierte Buchungen: Info-Mail an Empfänger schreiben (ein Empfänger: mit Rechnungen)
Markierte Buchungen: erneut per Mail verschicken
Markierte Buchungen: Spendenquittungen per Mail verschicken
Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (inkl. Rechnung)
Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (ohne Anhänge)
Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail verschicken
Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail an Lagerort versenden
Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und versenden)
Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und NICHT versenden)
Markierte Buchungen: ausbuchen
Markierte Buchungen: auf 'offen' setzen
Markierte Buchungen: Kopie als neue unverschickte Rechnung erstellen
Markierte Buchungen: final löschen
Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen; Verschickt-Datum; ...)
bezahlte Rechnungen:

Markierte Buchungen: Info-Mail an Empfänger schreiben
Öffnet den "Mail senden"-Dialog mit der Möglichkeit, eine Mail an die Empfänger der markierten Rechnungen zu senden

Markierte Buchungen: erneut per Mail verschicken
Sendet die markierten Rechnung erneut an die in der Rechnung angegebene E-Mail (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die Standard-Rechnung-Mailvorlage verwendet).

Markierte Buchungen: Spendenquittungen per Mail verschicken
Sendet die markierten Rechnung als Spendenquittung an die in der Rechnung angegebene E-Mail (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die Standard-Spendenquittungs-Mailvorlage verwendet).

Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (inkl. Rechnung)
Sendet die markierten Rechnung als Mahnung an die im Profil angegebene E-Mail inkl. der Rechnung als Anhang (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die abhängig vom Mahnstatus Standard-Mahnungs-Mailvorlage verwendet). Der Mahnstatus wird erhöht.

Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (ohne Anhänge)
Sendet die markierten Rechnung als Mahnung an die im Profil angegebene E-Mail OHNE der Rechnung als Anhang (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die abhängig vom Mahnstatus Standard-Mahnungs-Mailvorlage verwendet). Der Mahnstatus wird erhöht.

Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail verschicken
Sendet das PDF "Lieferschein" per Mail an den Käufer

Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail an Lagerort versenden
Sendet das PDF "Lieferschein" (mit Adresse des Käufers) per Mail an die Lagerort-E-Mail-Adresse (je Lagerort der gekauften Artikel), so dass der Lagerort die Artikel nur verpacken muss und zusammen mit dem Lieferschein an den Käufer versenden kann.

Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und versenden)
Storniert die markierten Rechnungen durch eine entsprechende Gegenbuchung und öffnet den Mail-Dialog zum Senden der Gutschrift an den Empfänger

Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und NICHT versenden)
Storniert die markierten Rechnungen durch eine entsprechende Gegenbuchung und versendet diese NICHT.

Markierte Buchungen: ausbuchen
Rechnung auf das Ausbuchungskonto umbuchen (muss konfiguriert sein)

Markierte Buchungen: auf 'offen' setzen
Setzt die Rechnungen auf den Status "offen".

Markierte Buchungen: Kopie als neue unverschickte Rechnung erstellen
Erstellt neue Rechnungen als Kopie (Datum, Rechnungsnummer, Status und weitere Detailfelder werden sinvoll angepasst).

Markierte Buchungen: final löschen
Löscht die markierten Rechnungen unwiderruflich aus dem System. Nur anzuwenden bei echten Fehl-Erstellungen. Ansonsten ist die Funktion "Stornierung" bei offenen Rechnungen zu empfehlen.

Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen, Verschickt-Datum, ...)
Ermöglicht die Bearbeitung bestimmter Felder für alle markierten Rechnungen:
Bezahldetails: Nach einer Änderung in den Mitglieder-Profil-Stammdaten (z.B. dem Setzen der SEPA-Daten IBAN und BIC) sind diese Änderungen absichtlich noch nicht in bestehende Rechnungen übernommen. Rufen Sie diesen Menüpunkt auf, um bei den markieren Rechnungen die Bezahldetails erneut aus den Stammdaten zu übernehmen (Alle Daten oder nur E-Mail).
Verschickt-Datum: Setzt in den Buchungen das Feld "Ware verschickt am" auf das heutige Datum.
Buchungs-Datum: Setzt in den Buchungen das Datums-Feld das eingegebene Datum.
Fälligkeits-Datum: Setzt in den Buchungen das Fälligkeits-Feld das eingegebene Datum.
Bezahlart: auf Überweisung setzen falls per Bankeinzug, und keine Kontodaten (IBAN) vorliegen
Kostenstelle: Passt die Kostenstelle an
SEPA Lastschriften/Überweisungen
Wechselt in den Bankeinzug-Dialog (siehe unten)
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Vorschau (mit Rechnungspositionen)
Drucken (mit Rechnungspositionen)
Export als Excel (xls) (mit Rechnungspositionen)
Export als CSV (mit Rechnungspositionen)
Export als PDF hoch (mit Rechnungspositionen)
Export als PDF quer (mit Rechnungspositionen)
Export als XML (mit Rechnungspositionen)
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Im Export ist auch die Rechnungsadresse sowie alle Buchungen-Extrafelder ergänzend enthalten. Mit den Rechnungspositionen wird auch die zugeordnete Gruppe der Rechnung sowie alle zugeordneten Gruppen des Empfängers ausgegeben.
>
Vorjahr
Aktuelles Jahr
Nachfolgejahr
Datumsauswahl. Der Button aktualisiert die Ansicht nach einer Änderung des Datumsbereichs bzw. wählt ein Vor-/Nachfolgejahr aus.
FilterFiltert die Rechnungen nach Herkunft (Beitrag, Veranstaltung, Shop, Beleg, und weitere...)
Öffnet die Rechnung zum Bearbeiten (siehe unten)
Löscht die Bestellung (nach einer Sicherheitsabfrage) unwiderruflich
Zeigt das Änderungs-Protokoll an
Sendet die Rechnung per Mail an den Empfänger (siehe unten)
Storniert die Bestellung und erstellt eine Gutschrift (falls die Originalrechnung noch im Status "offen" ist, werden beide Rechnungen als "bezahlt" markiert).

Auch nur einzelne Positionen können storniert werden, in diesem Fall bleiben beide ungen im Status "offen".
Ein Storno aus "in Bezahlung": Original-Buchung bleibt unverändert, stornierte Buchung ist in unverschickt bzw. offen (nach Mailversand)
Ermöglicht es, einer unverschickten Rechnung eine weitere Position hinzuzufügen.

Beim Erreichen der Fälligkeit wird das Fälligkeitsdatum rot markiert. Die Fälligkeit können Sie unter Administration/Optionen im Register "Kasse" einstellen.

Sendet die Rechnung per Mail an den Empfänger:

FeldBeschreibung
E-Mail-AuswahlErmöglicht die Auswahl, ob die private oder geschäftliche Mail des Mitglieds oder die E-Mail-Adresse eines anderen Kontakts oder eine andere E-Mail-Adresse verwendet werden soll. Öffnet den Dialog zum Erstellen einer neuen Rechnung (komplett manuell!)
CC,BCCErmöglicht es, die Mail in Kopie/Blindkopie zu versenden
Mail-VorlageWählt die zu verwendende Mail-Vorlage aus (Rechnung oder Spendenquittung)
BetreffDer Betreff der Mail
NachrichtDer Nachrichtentext
Anhänge Dateien, die in der Rechnung als Anhänge gespeichert sind, können optional mit verschickt werden.
 Jetzt senden
Sendet die Rechnung an die ausgewählte E-Mail-Adresse
Abbrechen
Zurück ohne Rechnung erneut zu senden


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11.3.2 SEPA Lastschriften/Überweisungen

SEPA Lastschriften/Überweisungen entstehen immer dann, wenn eine Buchung die Bezahlart "per Bankeinzug" oder "per Überweisung vom Verein" enthält.

Sie können manuell SEPA Lastschriften/Überweisungen über die Navigationspunkte "neue Überweisung" und "neue Lastschrift" erstellen.

Unter den Navigationspunkt "SEPA-ÜW/Einzug" (auch erreichbar über die Rechnungsliste und den Button "SEPA Lastschriften/Überweisungen") können Sie dann:
  • SEPA-Aufträge online an die Bank geben (eine HBCI/FinTS-Konfiguration unter Bankkonten und ein erster Abruf des Kontoauszugs per HBCI/FinTS ist dafür Voraussetzung)
  • SEPA-Auftragsdatei zur manuellen Übergabe an die Bank generieren

Sie sehen nun alle offene Rechnungen und Gutschriften, die per SEPA zu zahlen sind, getrennt nach:
  • DTAUS (altes Verfahren mit Kontonummer/BLZ)
  • SEPA (neues Verfahren mit IBAN/BIC)

Gehen Sie dann wie folgt vor:

  • Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie per Bankeinzug verarbeiten wollen (oder klicken Sie auf "Alle")

  • Klicken Sie auf "Export ###-Datei" und, speichern Sie die Datei.
    Bei Auswahl einer Zip-Datei (enthält Zusammenfassung und Datendatei) entpacken Sie die zip-Datei (z.B. per WinZip (kommerziell) oder 7-zip (kostenfrei))
    und übergeben Sie die Datendatei an Ihre Bank:
    - per Webseite
    - per Banking-Programm: StarMoney, oder kostenlos: Jameica Hibiscus - DTAUS-Anleitung für Hibiscus (SEPA analog per SEPA-Lastschrift-Menüpunkt).

  • oder Klicken Sie auf "Online-Ausführung (HBCI/FinTS)", um die Lastschrift/Überweisung direkt an die Bank zu übergeben. Bei der Auswahl von mehreren Buchungen wird eine Sammel-Buchung durchgeführt, bei Lastschriften wird der späteste Fälligkeitstermin aller markierten Buchungen als Buchungstag festgelegt. Bei Überweisungen können Sie den Ausführungstermin selbst eingeben.
    • Nach dem Einlesen der Umsätze werden Rechnungen anhand der Rechnungsnummer erkannt und zugeordnet.
    • Nach dem Einlesen der Umsätze werden Rücklastschriften anhand der SEPA-End-2-End-ID erkannt und zugeordnet.

  • Klicken Sie auf "bei allen markierten Rechnungen den Status auf "in Bezahlung" setzen", um die Rechnung in den Status "in Bezahlung" zu ändern.
    Damit verschieben Sie die Rechnungen aus dem Status "offen" in "in Bezahlung".
    Dies ist zwingend erforderlich, um
    • die Buchungen mit der nächsten Transaktion nicht erneut zur Bank zu übertragen
    • die am Konto eintreffende Sammel-Lastschrift bequem mit zwei Klicks allen betreffenden Rechnungen zuordnuen zu können und damit diese Rechnungen auf "bezahlt" zu setzen.



FeldBeschreibung
Zurück
Wechselt zurück zur Seite "Offene Rechnungen"
Online-Ausführung (HBCI/FinTS) 
Lastschrift/Überweisung direkt an die Bank übergeben. Geben Sie Ihre PIN ein und klicken Sie auf "Speichern". Sie werden anschließend aufgefordert, eine TAN einzugeben. Anschließend wird die Transaktion der Bank übergeben und verarbeitet.

WICHTIG 1: Bei Lastschriften wird der späteste Fälligkeitstermin aller markierten Buchungen als Buchungstag für ALLE Buchungen festgelegt!

WICHTIG 2: Für die Eingabe der TAN haben Sie maximal 5 Minuten Zeit, bevor es zu einem Abbruch kommt.
Export SEPA-Datei 
Download der SEPA-Datei mit allen Rechnungen und ggf. Gutschriften, siehe unten
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Bei der Ausgabe wird die IBAN ohne Leerzeichen ausgegeben, die Felder Mandatsdatum/-referenz werden auch ausgegeben.
Abweichendes Ausführungsdatum Wenn nicht angegeben, wird das Ausführungsdatum anhand der spätesten Fälligkeit bestimmt, bzw. an der Mindest-Vorlauffrist der Bank (Optionseinstellung).
Vereinskonto Auswahl eines Vereinskontos (Anzeige erfolgt nur, wenn mehr als ein Vereinskonto in den abgezeigten Buchungen enthaten ist)
Art der Buchung Auswahl einer Buchungsart (Mitgliedsbeitrag, ...)
MwSt Filter nach MwSt
[Rechnungsnummer]Anzeige der Rechnung als PDF
[Mitglied]Anzeige des betroffenen Mitglieds

Download der SEPA-Datei:

FeldBeschreibung
Auswahl Vereinskonto (nur bei mehr als einem angelegten Bankkonto!)
Legt fest, welche Vereins-Kontodaten in der XML-Datei stehen
Checkbox "XML-Datei trennen zu max. .. Transaktionen" Falls mehr Buchungen übergeben werden sollen als in der Option "maximale Datensätze" hinterlegt ist, dann werden bei Markierung diese Checkbox auch mehrere XML-Dateien erstellt.
Export SEPA-Datei 
SEPA.xml PAIN-Format (offizielles SEPA-Format)
SEPA.zip (SEPA-PAIN.xml und Zusammenfassung)
nur Zusammenfassung als .txt
nur Zusammenfassung als .csv
Download der SEPA-Datei mit allen Rechnungen und ggf. Gutschriften
  • Zip: enthält SEPA-PAIN-Export getrennt für ggf. Rechnungen und ggf. Gutschriften sowie eine Zusammenfassung
  • SEPA.xml PAIN-Format: Standardisiertes Format zur Übergabe an die Bank (es können nur Rechnungen oder nur Gutschriften in einer Datei exportiert werden)
  • Zusammenfassungsdateien: lesbares Format zum Ausdruck und Ablage.

WICHTIG 1: Einmalig: Vor dem Export der SEPA-Datei müssen die Gläubiger-ID und Ihre IBAN und BIC (Administration/Optionen) korrekt gesetzt sein!

WICHTIG 2: Bei Lastschriften wird der späteste Fälligkeitstermin aller markierten Buchungen als Buchungstag für ALLE Buchungen festgelegt!
bei allen markierten Einträgen den Status auf 'in Bezahlung' setzen
bei allen markierten Einträgen den Status auf 'in Bezahlung' setzen
bei allen markierten Einträgen den Status auf 'in Bezahlung' setzen und Beleg per Mail an Empfänger senden
Verschiebt die markierten Rechnungen in den Status "in Bezahlung" und senden ggf. eine E-Mail mit dem PDF-Beleg (Rechnung,Spendenquittung) an den Zahler.

Hinweise:
  • Ungültige Bankdaten (BLZ, IBAN, BIC) sind in ROT dargestellt, gültige in GRÜN.
  • Sie können unter Administration/Optionen im Register "Kasse" auch einen indiviellen Text mit Platzhaltern (Mitgliedsdaten, Gläubiger-ID, ...) für den Verwendungszwck definieren.
  • Wenn beim Mitglied das Feld "Konto-Inhaber" leer ist, dann wird dafür der Name des Mitglieds verwendet.


Verfolgung des Rechnungsstatus, Alternative 1 (kein Import von Bankkonto-Daten für Zuordnung)
Kontrollieren Sie manuell Ihre Kontoauszüge der Bank.
Bei allen eingetroffenen Beitragszahlungen:
  • Markieren Sie die entsprechenden Rechnungen in den Registern "Offene Rechnungen" und "In Bezahlung"
  • Klicken Sie auf den Button "Rechnungen auf den Status "bezahlt" setzen".
  • Sie haben auch die Möglichkeit Teilzahlungen einzugeben. Klicken Sie dazu auf [Bearbeiten] und ändern Sie das Bezahlt-Feld.

Verfolgung des Rechnungsstatus, Alternative 2 (mit Import von Bankkonto-Daten für Zuordnung)
siehe "Belege zuordnen"

Die Rechnungen sind schließlich im Register "Bezahlte Rechnungen".

Hinweis zur Fälligkeit (die Fälligkeit bestimmt den Einzugstermin!):
  • jede Rechnung hat einen Fälligkeitstermin (Standard: Rechnungsdatum + Option "Tage Fälligkeit"), oder abweichend eingestelltes Fälligkeitsdatum in einer konkreten Rechnung.
  • ziehen Sie in einer Sammellastschrift mehrere Rechnungen ein, gilt als Ausführungsdatum der späteste Fälligkeitstermin aller Rechnungen
  • ist dieser späteste Fälligkeitstermin FRÜHER als 5 Tage ab HEUTE (diese "5" ist in den Optionen einstellbar), dann wird in 5 Tagen eingezogen, ansonsten zum späteste Fälligkeitstermin.
    Hintergrund: Die Bank benötigt Vorlauf, es geht NICHT eine Lastschrift einzustellen die MORGEN ausgeführt werden soll.



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11.3.3 Bearbeiten einer Buchung

An vielen Stellen können Sie eine Buchung zum Bearbeiten öffnen:
  • In der Liste aller Rechnungen
  • In der Buchführungslisten (Bilanz, GuV, Offene Positionen, ...)


Nach dem Öffnen einer Buchung öffnet sich ein Dialog mit folgenden Buttons und Feldern:

FeldBeschreibung
Speichern (ohne schließen)
Speichert die Eingaben ohne das Fenster zu schließen
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern
 PDF
Öffnet das Rechnungs-PDF (ggf. mit Dropdown falls eine Mahnung existiert)
Lieferschein rückbuchen und Rechnung erstellen 
(nur Lieferscheine)
Ermöglicht es, einen Lieferschein rückzubuchen und stattdessen eine Rechnung zu erstellen (bei Kommisionsware!).
Zur Ansicht 
Wechselt zur Buchungs-Übersicht
Änderungsprotokoll 
Zeigt alle Änderungen im Datensatz

Register "Hauptdaten"

FeldBeschreibung
BuchungsdatumDatum der Buchung
Zweck interne Beschreibung, bei eingelesenen Kontoauszügen der Verwendungszweck auf dem Kontoauszug. Bei SEPA-Transaktionen (Lastschriften,Überweisungen) kann dies ein Teil des übergebenen Verwendungszwecks sein (Administration/Optionen/Kasse/SEPA-Einstellungen/Verwenungszweck) und darin per {#zweck#} übergeben werden.
BetragBuchungsbetrag (nicht editierbar, falls Rechnungspositionen existieren)
MwStMwSt, auch Eingabe in % möglich: "19%" (nicht editierbar, falls Rechnungspositionen existieren)
Empfängerzugeordneter Empfänger (optional). Dieses Mitglied / externer Kontakt sieht diese Buchung dann unter "Meine Rechnungen"
KostenstelleZugeordnete Kostenstelle (ggf. "neu" wählen und eine neue Kostenstelle eingeben. Diese Kostenstelle ist dann zukünftig standardmäßig vorhanden.) - falls unter den Optionen aktiviert
Art der Buchung Der Ursprung der Buchung: allgemeiner Beleg, Beitrag, Veranstaltung, Shop, Plazubuchung
Belegnummer Die Belegnummer, die Sie manuell Ihrem Beleg gegeben haben
Typ - "Rechnung" (eine Rechnung mit negativen Wert wird automatisch als "Rechnungskorrektur" betitelt)
- "Rechnungskorrektur" wird immer als Rechnungskorrektur angezeigt, unabhngig vom Vorzeichen des Betrags
- "Gutschrift" (umsatzsteuerrechtliche Gutschrift, d.h. der Empfänger einer Leistung rechnet diese ab)
- "Spende" (Spendenformular wird verwendet)
- "Lieferschein" bei Kasse/Lieferscheine anzeigen. Wird bei Shop-Menuell-Ausbuchen und bei Lagerort-Umbuchungen/Zugängen/Abgängen erzeugt.

Register "Bezahldetails"

FeldBeschreibung
Bezahlart per Beleg, per Bankeinzug, per Rechnung, ggf. per Zahlungsdienstleister, in bar
Nachfolgene Daten aus dem Profil aktualisieren
Läd die Daten des zugeordneten Mitglieds neu (z.B. sinnvoll nach Änderungen im Mitglied, nach Wechsel des Mitglieds oder nach Wechsel der Bezahlart)
Detailfelder...Alle Details zum Mitglied. Bei internen Mitgliedern wurde der Name und ggf. (bei Bankeinzug) die Kontodaten übernommen. Diese können rechnungsindividuell hier angepasst werden. Bei externen Empfängern müssen die Daten hier ausgefüllt werden. Das |-Zeichen dient als Zeilenumbruch (c/o-Felder und Land-Feld wird derart befüllt). Beim Füllen einer deutschen IBAN werden die BIC und die Bank automatisch ermittelt.

Register "Buchführungskonten"

FeldBeschreibung
KontenZugeordnete Konten aus dem hinterlegten Kontorahmen (Standard SKR 49).
1. Spalte: Konto-Nummer
2. Spalte: Konto-Name
3. Spalte: Betrag
4. Spalte: Zugeordnetes Bankkonto -oder- Debitor/Kreditor: Ein eindeutiger Kennzeichner, welcher das Kundenkonto beschreibt. Auf diesen Kennzeichner werden dann sowohl die Rechnungen/Belege als auch Kontobuchungen gebucht. Unter dem Navigationspunkten "Kreditoren (offen)" und "Debitoren (offen)" können Sie dann sehen, welche Kundenkonten (bezüglich gebuchter Forderungen/Verbindlichkeiten) nicht ausgeglichen sind.
Konten nach Betrag/MwSt-Änderung auf Hauptseite automatisch ausgleichenlegt fest, dass die eingegebenen Werte automatisch ausgeglichen werden. Dieser Haken ist nur bei Betragsänderungen und unüblichen Buchungsvorgängen zu entfernen, wo keine Anpassungen erfolgen sollen.
[Zuordnung]Öffnet ein Menü, um die zugeordnete Buchung zu öffnen bzw. die Zuordnung zu löschen.
[+]Zuordnung manuell hinzufügen (nur in Ausnahmefällen!)

Register "nur Rechnungen"

Nur bei einer eingetragenen Rechnungsnummer sind die nachfolgenden Felder sichtbar!

FeldBeschreibung
Rechnungsnummereindeutige Rechnungsnummer.
Über den Link nach "nächste reguläre Rechnungsnummer" können Sie in das Feld eine eindeutige neue Rechnungsnummer einsetzen.
LeistungsdatumLeistungsdatum (optional)
Fälligkeits-DatumDatum, an dem die Rechnung bezahlt werden muss. Falls das Feld leer ist, dann gilt die Standardeinstellung (30 Tage oder wie unter Optionen eingestellt). Bei SEPA-Bankeinzügen werden nur Buchungen vorgeschlagen, deren Fälligkeit erreicht ist. In der Liste der offenen Rechnungen werden Rechnungen mit erreichte Fälligkeiten rot markiert.
StatusStatus der Rechnung (unverschickt, offen, in Bezahlung, bezahlt)
BezahltBezahlter Betrag (Teilzahlungen möglich)
BezahltdatumHier trägt das System das Bezahltdatum ein. Wenn hier ein Datum eingetragen ist und die Umsatzsteuer auf Ist-Versteuerung eingestellt ist (standardmäßig nicht der Fall!), dann ist dieses Datum die Basis für die Umsatzsteuerberechnung sowie GuV und Bilanz.
MahnstufeAktuelle Mahnstufe (keine, 1./2./3. Mahnung). Wird beim Auslösen der Mahnung automatisch hochgesetzt.
letztes Mahnungdatum Datum der letzten Mahnung
Vereinskonto bei Überweisung(nur bei mehr als einem angelegten Bankkonto!)
Wählt das Konto aus, das auf der Rechnung für die Überweisung durch den Zahlungsempfänger genannt wird. "Standard" ist die Angabe aus Administration/Optionen, die weiteren Konten sind die Konten aus Kasse/Bankkonten.
RechnungspositionenLegt fest, ob die Rechnungspositionen im PDF als netto oder brutto dargestellt werden. Bei keiner Auswahl wird die Rechnung anhand der eingestellten Standard-Option (Administration/Optionen/Kasse/Rechnungspositionen) dargestellt.
 Neue Position hinzufügen 
Neue Position hinzufügen, blenden die Felder (Anzahl, Text kurz, Text lang, ...) ein. Bei Eingabe von "Text kurz" werden automatisch Angebotspositionen und Shop-Artikel gesucht und vorgeschlagen.
Bearbeitet die Position (nur möglich solange keine Beleg-Zuordnung erfolgt ist)
Löscht die Position (nur möglich solange keine Beleg-Zuordnung erfolgt ist)

Register "Sonstiges"


FeldBeschreibung
Anmerkungenbeliebige Anmerkungen
DateienDer Rechnung zugeordnete Dateien (z.B. Scans von Eingangsrechnungen, Belegen, ...)
Nutzungsdauer in Jahren Wert für die Abschreibung (siehe "Übersichten: Abschreibungen", Buchung erscheint nach Eintrag in der Abschreibungsliste)
Ware verschickt am Legt das Datum fest, an dem Online-Shop-Ware verschickt wurde
Spendenbescheinigung erstellt am Legt das Datum fest, an dem die Spendenquittung erstellt bzw. verschickt wurde
Spendenart Legt die Art der Spende fest. Die Konsequenz dieser Einstellung ist a) die Auswahl der Spendenquittung (Geld- oder Sachspende) und b) das passend per Kreuz markierte Kästchen auf der PDF-Spendenquittung.
Extrafelder...Hier können Sie die Buchungs-Extrafelder bearbeiten (Anzulegen unter "Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder für jeden Buchungs-Datensatz")


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11.3.4 fällige Rechnungen mahnen

In der Liste der fälligen Rechnungen können Sie die Anzeige gemäß "Offene Überweisungen" bzw. "Zusammenfassung je Zahler" darstellen.

FeldBeschreibung
 Gesamt-PDF 
Erstellt ein Serienbrief-PDF mit allen Rechnungen
Online als Brief versenden 
Vorlage PDF Mail (mit Logos)
Vorlage PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)
Verschickt, nach Registrierung, das generierte PDF als Online-Brief über den Kuvert-und-Versand-Dienstleister EMailBrief.de

Auch eine Versand ohen Erhöhung der Mahnstufe ist möglich.
Online-Dienst: Inkasso
Ermöglict die Weitergabe an "Inkasso Consulting Stumpf" übergeben. Es entstehen bis zu gerichtlichen Schritten keine Gebühren!
 Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (inkl. Rechnung) 
verschickt Mahnungs-Mails an die gewählten offenen Überweisungen
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
Filter Ermöglicht die Auswahl gemäß Quelle
Suche Ermöglicht die Suche in den Rechnungen


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11.3.5 Übersichten: Einnahme/Ausgaben

Unter "Einnahme/Ausgaben" sehen Sie eine Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben, gruppiert sofern möglich nach zugeordneter Gruppe.

Einnahmen:
  • Alle Mitgliedsbeiträge
  • Alle Veranstaltungsgebühren
  • Alle Online-Shop-Verkäufe
  • Alle Einnahmen gemäß eingereichten Belegen

Ausgaben:
  • Alle Veranstaltungsausgaben
  • Alle Ausgaben gemäß eingereichten Belegen

Saldo:
Zusammenfassung von Einnahmen abzgl. der Ausgaben.

FeldBeschreibung
DatumsbereichDatumsbereich, der für die Einnahme/Überschuss-Rechnung relevant ist
>
Vorjahr
Aktuelles Jahr
Nachfolgejahr
Aktualisiert die Ansicht nach einer Änderung des Datumsbereichs bzw. wählt ein Vor-/Nachfolgejahr aus.
Gruppierung 
Übersicht
nach Gruppe
nach Veranstaltung
nach Mitglied
nach Kostenstelle
nach Kostenstelle/Bezahltdatum
nach Kostenstelle/Buchführungskonto
nach Rechnungsposition
nach Rechnungsposition (ohne Klammern)
Ermöglicht die Gruppierung der Ansicht nach unterschiedlichen Kriterien
Buchungen anzeigen
zeigt eine chronologische Liste aller Buchungen (Mitgliedsbeiträge, Veranstaltung, Online-Shop, eingereichte Belege)
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
[Gruppenname]Öffnet die Gruppenübersicht
[Summe]Zeigt die Details der Summen-Berechnung an
[bereits bezahlt]Zeigt die Details der Summen-Berechnung an
[noch offen]Zeigt die Details der Summen-Berechnung an
[Datum]bei "Buchungen anzeigen":
Öffnet die Buchung
[Mitglied]bei "Buchungen anzeigen":
Zeigt das betroffene Mitglied an
[Gruppe]bei "Buchungen anzeigen":
Zeigt die zugeordnete Gruppe an
[Veranstaltung]bei "Buchungen anzeigen":
Zeigt die zugeordnete Veranstaltung an


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11.3.6 Übersichten: Budgetübersicht

Die Budgetübersicht zeigt für jede Gruppe (Arbeitskreis oder ähnlich) den summierten Einnahmen-/Ausgabenstand (überhaupt oder, falls ein Budget festgelegt wurde seit dem letzten Budgetdatum) an.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, hier je Gruppe ein Budget festzulegen. Dann wird in der Liste zusätzlich das Budget und das Rest-Budget (=Budget abzgl. aktueller Einnahmen/Ausgaben) an.

Das Budget definiert man üblicherweise am Anfang eines Jahres neu. Für die Berechnung von Einnahmen/Ausgaben sowie des Rest-Budgets werden dann alle Einnahmen und Ausgaben seit dem letzten Budgetdatum berücksichtigt.

FeldBeschreibung
 Gruppen-Budget hinzufügen
Öffnet einen Dialog, in dem ein neues Budget hinzugefügt werden kann
 Konto-Budget hinzufügen
Öffnet einen Dialog, in dem ein neues Budget hinzugefügt werden kann
StichtagDatum, zu dem die Budgetübersicht berechnet wird
>
Aktualisiert die Budgetübersicht nach einer Änderung des Stichtags
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
[Gruppenname]Öffnet die Gruppenübersicht
[Budget]Öffnet die Liste aller definierter Budgets (es ist immer das Budget relevant, das vom Stichtag aus gesehen am nähesten zurückliegt)
[Einnahmen/Ausgaben]Zeigt die Details der Summen-Berechnung an
Öffnet die Liste aller definierter Budgets (es ist immer das Budget relevant, das vom Stichtag aus gesehen am nähesten zurückliegt)

Budget hinzufügen:

FeldBeschreibung
Datum Datum, ab dem das Budget gilt
Budget Das Budget in Euro (Pflichtfeld)
Anmerkung interne Anmerkungen
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern


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11.3.7 Übersichten: Spendenübersicht

In der Spendenübersicht sehen Sie:
  • alle ausgestellten Spendenquittungen
  • alle ausgestellten Spendenquittungen als Jahresspendenbescheinigung (Zusammenfassung aus mehreren Buchungen)
  • alle Rechnungen, für die noch keine Spendenquittung ausgestellt wurde (Feld "Spendenquittung erstellt am" ist leer)


FeldBeschreibung
Neue Spende erstellen
Wechselt zum Dialog, um eine Spende zu erfassen
Alle markierten Buchungen Spendenquittung als PDF erstellen 
Spenden-Vorlage gemäß Spendenart
Spenden-Vorlage Spendenquittung Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag
Spenden-Vorlage Spendenquittung Sachzuwendungen
Spenden-Vorlage Spendenquittung Jahres-Sammelbestätigung
Erzeugt ein PDF mit allen markieren Spendenquittungen
 Alle markierten Buchungen: Spendenquittungen generieren und per Mail versenden 
Übernimmt alle markierten Rechnungen in die Liste der erstellten Spendenquittungen (setzt das Feld "Spendenbescheinigung erstellt am" in der Rechnung) und verschickt die Quittung an den Spender.
 Alle markierten Buchungen: Spendenquittung per Mail versenden 
Versendet die markierten Spendenquittungen per Mail.
Alle markierten Buchungen: Spendenquittungen generieren 
Übernimmt alle markierten Rechnungen in die Liste der erstellten Spendenquittungen (setzt das Feld "Spendenbescheinigung erstellt am" in der Rechnung)
 Alle markierten Buchungen: Info-Mail schreiben 
Ermöglicht das Senden einer Mail an alle markierten Spender
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
DatumsbereichDatumsbereich, der für die Spendenübersicht relevant ist
>
Vorjahr
Aktuelles Jahr
Nachfolgejahr
Aktualisiert die Ansicht nach einer Änderung des Datumsbereichs bzw. wählt ein Vor-/Nachfolgejahr aus.
Filter Art und TypEinschränkung der angezeigten Spenden nach Art und Typ
Filter MengeAnzeige aller Spenden bzw. nur unverschickter Spendenquittungen (nur im Register "Jahres-Spendenbescheinigungen")
Spendendatum Auswahl, ob nur Spenden mit/ohne Spendendatum angezeigt werden sollen. Das Spendendatum legt fest, wann die Spendenquittung erstellt wurde.
[Rechnungsnummer]Öffnet die Spendenquittung
Öffnet die Buchung zur Bearbeitung

Hinweis: Die Erstellung eines PDFs setzt in der Buchung das Datumsfeld "Spendenquittung erstellt".

Neue Spende erfassen

FeldBeschreibung
DatumDas Datum der Spende
Spender:
Firma
Name
Straße
PLZ und Ort
E-Mail
Die spendende Person. Diese können Sie aus der Liste auswählen, dann werden die nachfolgenden Felder mit deren Daten befüllt. Über den Link "mit eigenen Daten befüllen" können Sie Ihre eigenen Profildaten verwenden.
Rechnungs-Adresse Ermöglicht das Umschalten von privater und geschöftlicher Adresse
Firma
c/o
Name
Straße
PLZ und Ort
Email
Der Name und die Adresse des Rechnungsempfängers
Liefer-Adresse Auswahl der ggf. abweichenden Lieferadresse
BezahlartLegt fest, wie die Spende bezahlt werden soll
Vereinskonto (nur bei mehr als einem angelegten Bankkonto!)
Auswahl des Bankkontos für die Lastschrift/Überweisung
SpendennummerDie Spendennummer (wird vorbefüllt)
Spendenart Legt die Art der Spende fest. Die Konsequenz dieser Einstellung ist a) die Auswahl der Spendenquittung (Geld- oder Sachspende) und b) das passend per Kreuz markierte Kästchen auf der PDF-Spendenquittung.
Zweck Der Verwendungszweck der Rechnung
StatusDer Status der Spende:
unverschickt = noch nicht verschickt
offen = verschickt und warten auf Bezahlung
bezahlt = bereits bezahlt
SpendenquittungEine Markierung bei "jetzt erstellen und per Mail dem Empfänger zustellen" erstellt eine Spendenquittung als PDF und sendet diese an die angegebene E-Mail-Adresse
Konto ForderungMöglichkeit, ein Buchungskonto festzulegen (falls mehrere Forderungskonten definiert wurden)
BetragDer Euro-Betrag der Spende
 Speichern
Speichert die Eingaben und wechselt zurück zur Spendenübersicht
Abbrechen
Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern


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11.3.8 Übersichten: Lieferscheine

In der Lieferschein-Übersicht sehen Sie alle Rechnungen ohne Beträge.

FeldBeschreibung
Öffnet die Buchung zum Bearbeiten
Löscht die Buchung
Zeigt das Änderungsprotokoll der Buchung an


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11.3.9 Übersichten: Belegliste

In der Belegliste-Übersicht sehen Sie eine Liste aller Belege (alle Buchungen, deren Feld "Beleg" gefüllt ist).

FeldBeschreibung
DatumsbereichDatumsbereich, der für die Einnahme/Überschuss-Rechnung relevant ist
Status Filtert den Status
>
Vorjahr
Aktuelles Jahr
Nachfolgejahr
Aktualisiert die Ansicht nach einer Änderung des Datumsbereichs bzw. wählt ein Vor-/Nachfolgejahr aus.
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren


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11.4 Professionelle Buchführung

Alle Buchungen in VereinOnline werden gemäß den Regeln der doppelten Buchführung auf Konten aus einem Kontorahmen gebucht.


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11.4.1 Journal

Liste aller Geschäftsvorfälle (inkl. Soll- und Haben-Spalten)

FeldBeschreibung
<< 
Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat). Es sind nur Jahre, in denen Buchungen existieren, auswählbar.
>> 
Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Suchfeld Suchbegriff
Suche nach "konto:xxxx" sucht nur dieses Konto
Suche nach "datum:01.06.2020" sucht nur dieses Datum
Sucht Buchungen, in denen der eingegebene Suchbegriff im Datum/Rechnungsnummer/Verwendungszweck/Kreditor vorkommt. Eine Suche nach "konto:..." sucht diese Kontonummer (bzw. einen Teil davon).
Filter
  • alle
  • nur mit Belegnummer
  • nur ohne Belegnummer
  • nur ohne Belegnummer, kein Bankkonto
  • nur mit Bankkonto
  • nur ohne Bankkonto
  • nur mit Bezahltdatum
  • nur mit Festschreibung
  • nur ohne Festschreibung
  • sortiert nach Belegnummer
  • nicht zugeordnet
Filtert bzw. sortiert die Belege
Neue Buchung
Öffnet den Dislog zur manuellen Eingabe einer Buchung
Belegliste Schnellerfassung 
Öffnet den Dialog zur Schnellerfassung von vielen Belegen (siehe "Beleg erfassen")
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Es werden zusätzlich alle Buchungen-Extrafelder als weitere Spalten exportiert.
Aktionen 
Markierte Buchungen: löschen
Markierte Buchungen: kopieren
Markierte Buchungen: Konto zuweisen
Markierte Buchungen: Kostenstelle zuweisen
Markierte Buchungen: Belegnummer zuweisen
Markierte Buchungen: Prüfung auf valide Konten
Markierte Buchungen: Daten importieren
GDPdU-Export für Steuerprüfer nach §147 Abs.6 AO
Hiermit können Sie Aktionen auf mehrere markierte Buchungen durchführen.

Markierte Buchungen: löschen
Löscht alle markierten Buchungen unwiderruflich.

Markierte Buchungen: kopieren
Dupliziert alle markierten Buchungen.

Markierte Buchungen: Konto zuweisen
Ermöglich es, ein Buchungskonto bei allen markierten Buchungen zu ändern.

Markierte Buchungen: Kostenstelle zuweisen
Ermöglich es, eine Kostenstelle allen markierten Buchungen zuzuweisen.

Markierte Buchungen: Belegnummer zuweisen
Ermöglich es, eine Belegnummer allen markierten Buchungen zuzuweisen.

Prüfung auf valide Konten
Startet die Prüfung, ob Buchungen mit ungültige Konten oder Buchungen mit Kontensumme ungleich null existieren, oder ob Dateianhänge fehlen.

Daten importieren
Importiert eine CVS-Datei mit den angegebenen Spalten.

GDPdU-Export für Steuerprüfer nach §147 Abs.6 AO
Exportiert alle Daten für eine Steuerprüfung im standardisierten GDPdU-Export
Gesamt-PDF 
Rechnung mit Vorlage 'PDF Mail (mit Logos)'
Rechnung mit Vorlage 'PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)'
Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag'
Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Sachzuwendungen'
Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Jahres-Sammelbestätigung'
Rechnung mit Vorlage '...'
Öffnet ein PDF, das alle Rechnungen enthält, die zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Vorlage.

Spenden-Vorlage Spendenquittung
Öffnet ein PDF, das alle Spendenquittung enthält, die zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Spendenquittung-Vorlage (Jahres-Sammelbestätigungen sind gruppiert nach Mitglied/IBAN).
DATEV-Export (für Steuerberater) 
Der Datev-Export ermöglicht den Export im Datev-Format zur Übernahme der Daten in das Buchführungssystem des Steuerberaters. Wenn Sie in den Kontenrahmen-Standardkonten ein Datev-Verrechnungskonto angegeben haben, dann wird die Methode des Verrechnungskontos genutzt, ansonsten standardmäßig das Aufsplittungsverfahren. Falls ein Debitoren-Feld definiert ist, dann wird eine weitere Datei mit den Debitoren exportiert.

Es ein Datei-Export sowie ein Online-Export per "DATEVconnect online-Schnittstelle" möglich.
Festschreiben 
jetzt Buchungen festschreiben
Bestehende Festschreibungen anzeigen
Ermöglicht das Festschreiben (jede nachfolgende Änderung an einer Buchung wird exakt dokumentiert!) von Buchungen und die Anzeige der Festschreibungen

Alle Buchungen einer Festschreibung kann per Datev-Export/Onlineschnittstelle an Datev übertragen werden.
GuV-Bereichs-Filter (falls GuV-Bereiche im Kontenrahmen definiert). Emöglicht die Darstellung der Konten gefiltert nach GuV-Bereiche.
Öffnet die Buchung zur Ansicht (falls kein Bearbeitungsrecht)
Öffnet die Buchung zur Bearbeitung
Löscht die Buchung
[Bar] nur wenn die Buchung ein Forderungs- oder Verbindlichkeitskonto enthält: Umschalten der Buchung auf Barzahlung (Barkasse)
[Copy] Kopiert die Buchung und öffnet diese zur Bearbeitung. Falls es sich um eine Rechnung handelt, wird eine neue Rechnungsnummer vergeben.


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11.4.2 Bilanz

Zeigt die Bilanz (Aktiva- und Passiva-Konten sowie Gewinn) an

FeldBeschreibung
<< 
Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat). Die Vorauswahl ist der aktuelle Monat.
>> 
Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
Export Kontenstände 
Erstellt eine csv-Datei mit den Kontoständen, um diese direkt über das Tool http://www.myebilanz.de/ für die e-Bilanz verwenden zu können.
[Kontoname] Öffnet die Liste der zugehörigen Buchungen. Hier können Sie direkt die Belegnummer eingeben, Zuordnungen erstellen, Belege bearbeiten und löschen.
GuV-Bereichs-Filter (falls GuV-Bereiche im Kontenrahmen definiert). Emöglicht die Darstellung der Konten gefiltert nach GuV-Bereiche.

Hinweis: Wenn in Ihren Buchungsdatensätzen undefinierte Konten vorkommen, dann gibt es einen Abschnitt "Undefinierte Konten", deren Darstellung dafür sorgt, dass die Bilanz ausgeglichen ist. Diese Konten sollten dann entweder umgebucht oder alternativ in den Kontenrahmen aufgenommen werden.


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11.4.3 Gewinn und Verlust

Jahresabschluss-konforme Darstellung der Gewinne und Verluste. Es werden nur Buchungskonten angezeigt, auf denen im betreffenden Zeitraum Buchungen erfolgt sind.

FeldBeschreibung
<< 
Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat). Die Vorauswahl ist das aktuelle Jahr.
>> 
Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Belegfilter
  • alle
  • nur mit Belegnummer
  • nur ohne Belegnummer
  • Bruttowerte
  • inkl. Belege
  • nur bezahlte
  • nur bezahlte inkl. Belege
  • Summe/Salden-Liste
  • Summe/Salden-Liste (alle)
  • Summe/Salden-Liste (mit Soll/Haben)
  • EÜR - Einnahmen/Überschuß-Rechnung
  • EÜR - Einnahmen/Überschuß-Rechnung inkl. Belege
  • Vergleich 3 Perioden
  • Vergleich 12 Perioden
  • Vergleich 24 Perioden
Filter alle Belege, nur Belege mit Belegnummer, nur Belege ohne Belegnummer, inkl. Belege
Hier können Sie auch wählen, die Beträge als Bruttowerte oder nur bezahlte Buchungen zu sehen, und eine Summe/Saldenliste, sowie eine "EÜR - Einnahmen/Überschuß-Rechnung" anzeigen.
Kostenstellen-Filter (falls Kostenstellen aktiviert). Emöglicht die Darstellung der Einnahmen/Ausgaben nur für einzelne Kostenstellen.
GuV-Bereichs-Filter (falls GuV-Bereiche im Kontenrahmen definiert). Emöglicht die Darstellung der Konten gefiltert nach GuV-Bereiche.
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
[Kontoname] Öffnet die Liste der zugehörigen Buchungen. Hier können Sie direkt die Belegnummer eingeben, Zuordnungen erstellen, Belege bearbeiten und löschen.


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11.4.4 Übersichten: Kreditoren und Debitoren (offen)

Gruppierung nach Debitor/Kreditor, und nur Anzeige der Debitoren/Kreditoren, falls deren Kundenkonto ungleich null ist (ausstehende Einnahmen/Ausgaben).

WICHTIG: Nur Buchungen mit mind. einem beteiligten Buchungskonto "Forderung" oder "Verbindlichkeit" werden berücksichtigt.

FeldBeschreibung
Datumsbereich Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen
Aktualisiert die Liste nach Änderung des Datumsbereichs
Filter
  • nur offene anzeigen
  • alle anzeigen
  • nur offene anzeigen (getrennt nach Buchführungskonten)
  • alle anzeigen (getrennt nach Buchführungskonten)
Wählt aus, ob nur Kreditoren/Debitoren mit Saldoständen ungleich null, oder alle angezeigt werden. "getrennt nach Buchführungskonten" bedeutet die Auswertung je Buchführungskonto.
GruppenfilterFiltert die Personen nach Gruppenzugehörigkeit
Drucken/Export 
Vorschau
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Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Es werden ein paar Spalten mehr exportiert als angezeigt.
[Kontoname] Öffnet die Liste der zum angeklickten Kreditor/Debitor zugehörigen Buchungen.

Dort können Sie die Belege auch ändern bzw. den Kreditor/Debitor und die Belegnummer direkt setzen bzw. einen Beleg per [+] zuordnen.

Bei dieser Liste werden zunächst nur die Buchungen seit dem letzten Ausgleich (Saldo=0) angezeigt. Über den Button "Alle vorhergehenden Buchungen auch anzeigen" können Sie alle Buchungen dieses Kreditors/Debitors auch anzeigen lassen.

In diesem Dialog haben Sie auch die Möglichkeit, einen Kreditor/Debitor umzubenennen und die Buchungen anzupassen.


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11.4.5 Übersichten: Umsatzsteuer

MwSt- und Vorsteuer-Summierung für die Meldung beim Finanzamt (per ELSTER).

Dieses Register wird nur angezeigt wenn ein MwSt-Satz in den Optionen eingetragen ist.

FeldBeschreibung
<< 
Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat)
>> 
Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
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Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
X neue Buchungen festschreiben 
Führt die Festschreibung (jede nachfolgende Änderung an einer Buchung wird exakt dokumentiert!) der Buchungen für diese Umsatzsteuer-Meldung relevanten Buchungen durch
[Kontoname] Öffnet die Liste der zugehörigen Buchungen. Hier können Sie direkt die Belegnummer eingeben, Zuordnungen erstellen, Belege bearbeiten und löschen.


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11.4.6 Übersichten: Auswertung

Grafische Darstellung eines Kontos

FeldBeschreibung
Auswahlliste X-Achse: nach Jahren -oder- nach Kreditor/Debitor
Konto Auswahl eines Kontos
Anzeigen 
Aktualisiert die Anzeige


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11.4.7 Übersichten: Abschreibungen

Das System unterstützt Sie bei der Abschreibung von über mehrere Jahre abzuschreibene Wirtschaftsgüter.

Vorbereitung:
Unter "Kasse/Buchführung/Kontenrahmen/Zuordnung Standardkoren" muss unter dem Feld "Sachkonten" ein Sachkonto-Buchungskonto (oder eine kommagetrennte Liste von mehreren Sachkonto-Buchungskonten) angegeben werden, auf die in der Bilanz die Wirtschaftsgüter gebucht werden sollen.
Nur wenn diese Angabe erfolgt ist, erscheint der Menüpunkt "Abschreibungen".

Unter der Liste "Abschreibungen" sehen Sie anschließend alle Buchungen, welche folgende Eingenschaften erfüllen:
  • Gebucht auf eins der angegebenen Sachkonten
  • Nutzungsdauer in Jahren > 0

Die Liste ist in drei Ausprägungen zu sehen:
  • Nicht volllständig abgeschrieben: Nicht abgeschriebe Wirtschaftsgüter, Restwert vorhanden
  • Abgeschrieben: Abgeschriebe Wirtschaftsgüter
  • Inventarliste (weniger Spalten)

Sie haben folgende Möglichkeiten:


FeldBeschreibung
 Wirtschaftsgut hinzufügen
Fügt eine neues Wirtschaftsgut hinzu (siehe unten)
Stichtag Legt den Stichtag für die Anzeige fest
Öffnet die Buchung zur Bearbeitung
Fügt zu dem Wirtschaftsgut eine neue jährliche Abschreibung hinzu (siehe unten)
[Eurobetrag] Öffnet die jährliche Abschreibungsbuchung zur Bearbeitung

Neues Wirtschaftsgut hinzufügen

Hiermit können Sie ein neues Wirtschaftsgut eingeben. Es wird eine Buchung erzeugt, die anschließend auch im Journal zu finden ist.

FeldBeschreibung
Anschaffungs-Datum Datum der Anschaffung des Wirtschaftsgutes
Zweck Der Name des Wirtschaftsgutes
Anschaffungs-Wert Der Euro-Wert inkl. MwSt
MwSt Der MwSt-Satz in Prozent (Die MwSt wird als Vorsteuer im Jahr der Anschaffung berechnet)
Nutzungsdauer Die Nutzungsdauer in Jahren
Sachkonto Auszuwählendes Sachkonto (Bilanz)
Bezahkartkonto Legt fest, wie das Wirtschaftsgut bezahl wurde (bar, auf Rechnung, ...)
Extrafelder.. Extrafelder des Datensatzes Buchung, deren Feldname mit "abschreibung" beginnt, können hier direkt befüllt werden. Damit können Sie weitere Informationen über Ihr Wirtschaftsgut speichern. Diese Werte werden auch in der Abschreibungs-Übersichtsliste als eigene Spalten dargestellt.
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen
Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern

Neues jährliche Abschreibung zu einem Wirtschaftsgut hinzufügen

Hiermit können Sie für ein bereits angelegtes Wirtschaftsgut eine jährliche Abschreibung eingeben. Es wird eine Buchung erzeugt, die anschließend auch im Journal zu finden ist.

FeldBeschreibung
Wertminderung Fall 1 ist eine Wertminderung, die jährlich ansteht
neue Abschreibung bis wählt die Abschreibungsperiode aus. Das System schlägt hier einen sinnvollen Wert vor (31.12.xxxx).
Betrag Der Abschreibungs-Betrag in Euro (Wertminderungsbetrag). Das System schlägt hier einen sinnvollen Wert vor (auf Basis der Nutzungsjahre und dem Verlauf der bisherigen Abschreibungen).
Konto Buchungskonto der Wertminderung (Ausgabenkonto). Das System schlägt hier das Abschreibungs-Standardkonto vor.
Verkauf an Mitglied Fall 2 ist der Verkauf des Restwertes an ein Mitglied. Dem Mitglied wird hier eine Rechnung erstellt (aber nicht automatisch verschickt).
Datum Das Datum des Verkaufs
Mitglied Das kaufende Mitglied
Betrag für Mitglied Der Brutto-Betrag, der dem Mitglied in Rechnung gestellt wird
Abschreibungsbuchung erstellen 
Erstellt die Buchung
Abbrechen
Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern


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11.4.8 Kontenrahmen

Liste aller Konten des Kontorahmens mit der Möglichkeit, Einträge zu bearbeiten oder zu löschen, sowie alle einem Konto zugeordneten Buchungen zu öffnen.

Standardmäßig ist der Kontorahmen SKR49 aktiv. Sie haben hier die Möglichkeit, diesen zu ändern.
Nach einer Aktivierung unter "Kontenrahmen setzen" müssen zwei Anpassungen vorgenommen werden:
  • Alle bisherigen Buchungen müssen auf neue Konten umgebucht werden (unter "Kontenrahmen setzen" im Feld "Änderung von Buchführungskonten in bereits vorhandenen Buchungen")
  • Zuordnungen unter "Zuordnung Standardkonten" setzen, damit die zukünftig erstellten Buchungen die korrekten Buchführungskonten zugeordnet bekommen.

Technisch wird der hier geänderte Kontorahmen als kontorahmen.cvs-Datei im Verzeichnis abgelegt, auf das Sie über Administration->Basiskonfiguration->Dateien zugreifen können. Wenn Sie dort diese Datei löschen, dann setzen Sie alle hier vorgenommenen Änderungen wieder auf den Stanard zurück.

FeldBeschreibung
 Konto hinzufügen 
Öffnet den Dialog, um ein neues Konto hinzuzufügen.
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
 Nicht verwendete Konten im aktuellen Kontenrahmen löschen 
Löscht alle Konten, für die noch keine Buchung existiert und die nicht unter "Zuordnung Standardkonten" vorkommt, aus dem Kontenrahmen
Register "Kontenrahmen setzen" Ermöglicht den nachträglichen Tausch des Kontenrahmens (siehe unten)
Register "Zuordnung Standardkonten" Zeigt die Standard-Konten an, auf die VereinOnline automatisch erstellte Rechnungen bucht, z.B. bei der Anmeldung zu einer kostenpflichtigen Veranstaltung. Wenn Sie einen eigenen Kontenrahmen einspielen, müssen Sie diese Zuordnungen unbedingt anpassen!
[Anzahl] Öffnet alle diesem Konto zugeordneten Buchungen
Öffnet das Konto zur Bearbeitung. Wird hier ein Konto-Nummer geändert, werden alle zugehörigen Buchungen auch an die neue Nummer angepasst.
Löscht das Konto. Dies ist nur möglich, wenn zu diesem Buchungskonto keine Buchungen vorhanden sind.

Buchungskonto hinzufügen/bearbeiten:

FeldBeschreibung
Konto-Nr. Konto-Nummer. Ein nachträgliches Ändern der Konto-Nummer ändert diese auch in allen zugeordneten Buchungen.
Name Bezeichnung
Kontengruppe Gruppierung (selbstlernend) - wenn leer, dann wird es automatisch mit der Gruppe des Vorkontos befüllt
Art A = Aktiva (Bilanz)
P = Passiva (Bilanz)
AP = Aktiva oder Passiva (je nach Vorzeichen)
+ = Ertragskonto (GuV)
- = Ausgabenkonto (GuV)
+- = Ertragskonto/Ausgabenkonto (je nach Vorzeichen)
P = planerisches Konto (nicht in Bilanz und GuV)
Anfangsbestand Anfangsbestand für dieses Konto (für Bilanz relevant), Summe ALLER Anfangsbestände muss null sein, falls dies nicht der Fall ist erscheint am Ender Liste ein Hinweis mit der Differenzsumme!
GuV-Bereich Ermöglicht mehrere GuV-Auswertungen: Geschäftsbetrieb, Ideell, ....

Die Ansicht "Gewinn und Verlust" ist dann für jeden Bereich umschaltbar. In der Bilanz wird der Gewinn je Bereich ausgewiesen.
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Zurück
Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern

WICHTIG: Alle Änderungen die Sie durchführen sorgen für die Anlage einer Datei "Kontorahmen.csv" unter Adminsitration/Basiskonfiguration/Dateien. Diese Datei können sie auch direkt bearbeiten (Herunterladen, Bearbeiten, Hochladen).
Nach dem Löschen dieser Datei finden Sie erneut den Standard-Kontorahmen vor!

WICHTIG: Bei Änderung des Kontorahmens müssen unter "Zuordnung Standardkonten" die Konten ihrem Zweck zugeordnet werden, damit beispielsweise Anmeldungen zu kostenpflichtige Veranstaltungen oder Shop-Einkäufe den richtigen Konten im Kontenrahmen automatisch zugeordnet werden können.

Kontenrahmen setzen:

FeldBeschreibung
Download aktuell gewählter Kontorahmen (csv) 
Führt einen Download des Kontorahmens durch.
a) falls unverändert: die Standard-Datei
b) Datei Kontorahmen.csv unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien)
Upload eigener Kontorahmen bzw. Backup (csv) 
Läd eine geänderte Kontorahmendatei wieder hoch (Upload unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien als Kontorahmen.csv)
Vorschau Standard-Kontenrahmen 
Standard-Kontenrahmen (alter SKR 49)
DATEV SKR 03 (2020)
DATEV SKR 04 (2020)
DATEV SKR 49 (2020)
Öffnet die csv-Datei zur Prüfung
Aktivierung eines Standard-Kontenrahmens 
Standard-Kontenrahmen (alter SKR 49)
DATEV SKR 03 (2020)
DATEV SKR 04 (2020)
DATEV SKR 49 (2020)
Ermöglicht die sofortige Aktivierung von Standard-Kontenrahmen. Zu allen ist es anschließend auch möglich, eine Standard-Zuordnung zu setzen.
Anpassung durchführen 
Ändert die Buchführungskonten in allen bestehenden Buchungen gemäß den angegebenen Umstellungsregeln: KontoAlt1,KontoAlt2,.. = KontoNeu oder Gruppe: alterName = neuerName


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11.4.9 Barkasse

Alle Buchungen, die auf das Konto der Barkasse gebucht wurden.

FeldBeschreibung
<< 
Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat)
>> 
Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Filter
  • alle
  • nur mit Belegnummer
  • nur ohne Belegnummer
  • nur ohne Belegnummer, kein Bankkonto
  • nur mit Bankkonto
  • nur ohne Bankkonto
  • nur mit Festschreibung
  • nur ohne Festschreibung
  • sortiert nach Belegnummer
  • nicht zugeordnet
Filtert bzw. sortiert die Belege
Suche Ermöglicht die Suche in den Buchungen
Belegliste Schnellerfassung 
Öffnet den Dialog zur Schnellerfassung von vielen Belegen (siehe "Beleg erfassen")
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
[+]wird nur angezeigt, falls die Buchung noch nicht den Status "bezahlt" besitzt, auf ein Verbindlichkeits-Konto erfolgt und es noch keine Zuordnung gibt: Öffnet einen Dialog, der es ermöglicht, eine Buchung zuzuordnen oder eine zugeorneten neuen Beleg zu erstellen, siehe unten.
[Storno] Storniert die Buchung (es wird eine Gegenbuchung erstellt).
Öffnet die Buchung zur Bearbeitung
Löscht die Buchung
Speichert die neu erfasste Barzahlung

Unter dem Bankkonto wird für den Abgleich das Saldo der Bank aus dem HBCI/FinTS-Abruf angezeigt.


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11.5 Bankkonten


11.5.1 Bankkonten verwalten

Über VereinOnline können Sie Ihre Bankkonten (Girokonto, Sparkonto, ...) verwalten. Dazu können Sie Bankkonten anlegen und die Bankkonten-Daten importieren:


Über die Seite "Bankkonten/(Übersicht)" sehen Sie alle Ihre angelegten Konten.

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
FeldBeschreibung
 Bankkonto hinzufügen
Hiermit können Sie ein neues Konto anlegen
StichtagHiermit stellen Sie ein, zu welchem Tag der Konto-Stand angezeigt wird. Der Button ">" aktualisiert die Übersicht.
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Übersicht drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
[Bankkontoname] Öffnet das Bankkonto. Gleichbedeutend mit dem Klick auf das Bankkonto in der Navigation links.
Öffnet das Bankkonto zur Bearbeitung (Name,Anfangsstand,Kontorahmenkonto,HBCI/FinTS-Daten)
Löscht das Bankkonto. Es wird zunächst nachgefragt, ob alle zugeordneten Buchungen auch gelöscht werden sollen. Ansonsten werden nur die Zuordnung des Bankkontos in der Buchung gelöscht.

Bei "Bankkonto hinzufügen" öffnet sich folgender Dialog:

FeldBeschreibung
Konto-NameDer Name des Kontos, wie er in VereinOnline angezeigt wird.

Hinweis: Wenn im Name "PayPal" vorkommt, dann ist der Online-Kontoauszug-Abruf von "PayPal PLUS" möglich.
Bank-NameAbweichender Name der Bank - wenn angegegeben wird dieser für die Aufforderung zur Überweisung angegeben. Wenn dieser leer ist, wie der Konto-Name verwendet.
AnfangsbestandDer Anfangskontostand des Bankkontos (Saldo vor der ersten Buchung hier im System)
Kontonummer
BLZ
IBAN
BIC
Kontodaten - beim Kontoimport von MTA-Dateien wird geprüft, ob die Kontodaten übereinstimmen
KontoDas Kontorahmenkonto, auf das die Bank-Buchungen gebucht werden.
SichtbarLegt fest, ob das Konto im Menü angezeigt wird
HBCI/FinTS-Daten:
- Benutzerkennung/Legitimations-ID
- Kundenkennung/Legitimations-ID
- PIN/TAN URL
- HBCI-Version
- Sicherheitsverfahren/SecMech
- Gerätebezeichnung/TanMedia
- Daten geladen bis
Benötigte Daten für den Online-Abruf per HBCI/FinTS. Die Daten erhalten Sie von Ihrer Bank.

Sicherheitsverfahren/SecMech
Hierüber können Sie das Sicherheitsverfahren einstellen, den Code bekommen Sie von Ihrer Bank bzw. nach dem ersten Kontoauszug-Abruf hier abgezeigt.

Gerätebezeichnung/TanMedia
Diese Konfiguration unterscheidet Details im Verfahren - z.B. die Handynummer bei SMS-Tan.
Konto am Payment-Server zurücksetzen 
Falls der HBCI/FinTS-Aufruf nicht mehr funktioniert, kann das Konto am Payment-Server zurückgesetzt werden.
 HBCI-Lock löschen 
Falls nach dem Abruf ein "Lock" nicht gelöscht wurde, kann das hierüber zurückgesetzt werden
Regeln Legt vorgeschlagene Konto-Zuordnungen während des HBCI/FinTS-Importvorgangs fest. Standardmäßig wird ein neuer Datensatz auf Forderung/Verbindlichkeit festgelegt. Ausnahmen können hier festgelegt werden:
Beispiele:
3205: zweck=*Miete*
4502: name=*Telekom*
Diese beiden Regeln legen fest, dass eine Kontobewegung, die im Zweck das Wort "Miete" enthält, das Konto 3205 und eine Kontobewegung, die im Empfänger das Wort "Telekom" enthält, das Konto 4502 zugeordnet bekommt.

3205/ABC: zweck=*Miete*
Diese Regeln setzt zudem die Kostenstelle auf "ABC"
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Zurück
Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern

Anschließend öffnet sich die Kontoübersicht dieses Kontos (diese können später über die Navigation links - dazu ist nach dem Anlegen eines neuen Kontos ein Klick auf das Register ganz oben "Kasse" notwendig, oder durch einen Klick auf das Konto in der Konten-Übersicht öffnen).


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11.5.2 Ein Bankkonto

Nachdem Sie im linken Navigationsmenü auf einen Kontonamen geklickt haben, eröffnen sich Ihnen folgende Möglichkeiten:

FeldBeschreibung
<< 
Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat)
>> 
Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Kontodatei importieren 
Öffnet den Dialog zum Import eines Kontoauszuges (MTA- oder CSV-Datei)
Konto online abfragen (HBCI/FinTS)
Öffnet den Dialog zum direkten Online-Import der Daten per HBCI/FinTS (siehe unten)
Konto online abfragen (PayPal Plus)
Öffnet den Dialog zum direkten Online-Import der Daten von PayPal PLUS.

Voraussetzungen:
a) der Name des Kontos muss "PayPal" enthalten
b) Zugangsdaten zu PayPal PLUS müssen unter Admin/Optionen/Kasse/Bezahloptionen/PayPal
Eigenschaften
Zeigt die Konto-Einstellungen an (siehe oben, Bankkonto bearbeiten)
Aktionen 
Markierte Kontozeilen: Löschen
Markierte Kontozeilen: Zuordnung entfernen
Markierte Kontozeilen: Rückbuchung erstellen
Diagramm
Ermöglicht eine Aktion bei allen markierten Buchungen.

Markierte Kontozeilen: Löschen: Löscht die Buchungen endgültig.

Markierte Kontozeilen: Zuordnung entfernen: Entfernt erstelle Zuordnungen zu Rechnungen.

Markierte Kontozeilen: Rückbuchung erstellen: Erstellt eine Überweisung, falls jemand Ihnen Geld unnötig überwiesen hat.

Diagramm: Zeigt einen teitlichen Verlauf des Kontostandes
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
Belege zuordnen 
Öffnet den Dialog, um offene Rechnungen den Kontobewegungen zuzuordnen (siehe unten).
Suchfeld Ermöglicht die Suche nach Bankbuchungen (Filter)
Suche nach "konto:xxxx" sucht nur dieses Konto
Suche nach "datum:01.06.2020" sucht nur dieses Datum
Öffnet die Buchung zur Bearbeitung
Löscht die Buchung
Speichert die manuell eingegebene Konto-Buchung
[+]wird nur angezeigt, falls die Buchung noch nicht den Status "bezahlt" besitzt, auf ein Verbindlichkeits-Konto erfolgt und es noch keine Zuordnung gibt: Öffnet einen Dialog, der es ermöglicht, eine Buchung zuzuordnen oder einen zugeordneten neuen Beleg zu erstellen, siehe unten.



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11.5.3 Kontodaten importieren (per Datei)

Wenn es Ihnen nicht möglich ist, die Kontodaten per HBCI/FinTS einzulesen, dan können Sie auch eine Datei importieren.

FeldBeschreibung
DateiMTA-Datei oder DTAUS-Datei oder CAMT-Datei
aus Banking-Software wie z.B. StarMoney Business oder das kostenlose Hibiscus
Anleitung für Hibiscus

oder

CAMT-Datei

oder

Excel/CSV-Datei
Aufbau: Die Excel/CSV-Datei (.xlsx, .xls, .csv) muss folgenden Aufbau haben:
eine Kopfzeile, d.h. die ersten Daten stehen ab der 2. Zeile
mögliche Spalten (in der 1. Zeile):
- Datum (Pflicht!)
- Zweck (kann auch mehrfach enthalten sein: "ZweckXX", "ZweckYY", ..., diese werden dann zusammengefasst!)
- Betrag (Pflicht!)
- Empfänger (wird als Kreditor/Debitor gesetzt)
- Beleg (wird als Belegnummer gesetzt)
- Konto (wird als Konto gesetzt; standard gemäß positiver/netagtiver Betrag: Forderung/Verbindlichkeit)
Die Zuordnung der Spalten zu den Feldern erfolgt in Auswahl-Feldern.
bereits vorhandene Datensätze überspringenfalls markiert, werden bereits vorhandene Datensätze (identifiziert anhand dem gleichen Datum, Zweck, Betrag) nicht erneut eingetragen
Jetzt einlesen
Bei MTA-Dateien: Führt den Import durch.
Bei Excel/CSV-Dateien: Zeigt eine Liste aller Spalten an und ermöglicht die Zuordnung zu Ziel-Feldern. Ein Klick auf "Jetzt importieren" startet den Import. Bei anhand der Rechnungsnummer oder IBAN erkannten Rechnungen wird die Zuordnung vorgeschlagen und beim Speichern ggf. durchgeführt.
Zurück
Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern


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11.5.4 Kontodaten importieren (online per HBCI/FinTS)

Wenn Sie den Button "Konto online abfragen (HBCI/FinTS)" das erste Mal klicken und noch keine HBCI/FinTS-Zugangsdaten konfiguriert haben, müssen Sie diese zunächst eingeben.

WICHTIG: Aus Datensicherheits-Gründen ist ein Aufruf nur per https möglich!

FeldBeschreibung
PinGeben Sie hier die PIN Ihres Kontos ein. In der Regel ist dies eine aus 4-5 Ziffern bestehende Zahl! Bitte stellen Sie sicher dass die Eingabe der der PIN niemand beobachtet.
Kontobewegungen laden abGeben Sie hier an, ab wann die Kontobewegungen geladen werden sollen. Standardmäßig wird dieses Feld mit dem Datum des letzten Abrufs belegt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, dann alle verfügbaren Kontobewegungen geladen.
Weiter >>
Ruft alle Kontodaten ab und zeigt diese in einer Liste an. Noch nicht übernommene Buchungen werden mit einem Haken versehen.

Hinweis: Die Erkennung funktioniert nur einwandfrei für zuvor online abgerufene Kontobewegungen. Bei auf andere Art hinzugefügte Kontobewegungen muss hier manuell geprüft werden und die Haken entsprechend markiert werden.
Markierte Buchungen übernehmen
Übernimmt die markierten Kontobewegungen.

Das Wertstellungsdatum wird das "Datum" und das Buchungsdatum wird als "Bezahlt-Datum" übernommen.

Falls offene Rechnungen anhand der Rechnungsnummer oder IBAN erkannt wurden, sind diese unter der Spalte "Zuordnung" zu sehen. Wenn die Markierung nicht entfernt wird, dann wird diese erkannte Rechnung automatisch zugeordnet und als "bezahlt" markiert.

Falls Rücklastschriften erkannt werden, dann schläht das System voer: [ ] ausbuchen, [ ] neue Re erstellen (unverschickt).

Bei jeder zu übernehmenden Zeile können Sie das Gegenkonto festlegen, standardmäßig wird hier das eingestellt Forderungs/Verbindlichkeits-Konto verwendet bzw. ein Konto aus den Import-Regeln (einzustellen bei den Konto-Eigenschaften) ermittelt.

Als "noch nicht ausgeführt" gekennzeichnete Buchungen sind bei der Bank im Eintreffen und können noch nicht übernommen werden.
Schließen 
Schließt das Fenster

Evtl. wird während der Kontoabfrage eine TAN zur Autorisierung abgefragt!


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11.6 Belege zuordnen


11.6.1 Belege zuordnen

Über den Button "Belege zuordnen" können Sie offene Rechnungen aus dem System u.a. den Bankkonto-Umsätzen zuordnen.

Wählen Sie das Konto und klicken Sie auf "Belege zuordnen".
Diese Aktion ermöglicht die Verfolgung der Bezahlung von Rechnungen nach dem Import von Kontodaten.
Dazu ist es notwendig, links die Kontobuchungen mit den unbezahlten Rechnungen rechts zuzuordnen.

FeldBeschreibung
DatumsbereichHiermit stellen Sie ein, welche Kontodaten Sie sehen wollen. Standardmäßig ist das aktuelle Jahr eingestellt. Der Button ">" aktualisiert die Ansicht.
Auswahl der KontobuchungenZeigt alle, nur nicht-zugeordnete (ggf. nur positive oder negative Buchungen) bzw. nur zugeordnete Kontobuchungen an (linke Seite)
Bankkonto-Buchungen Auf der linken Seite sehen Sie die Liste der Konto-Buchungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind. Hier müssen Sie eine Zeile markieren, um eine Zuordnung vornehmen zu können.
in Liste suchen Möglichkeit, in der Liste zu suchen und nur die gesuchten Buchungen anzuzeigen.
[Buchungszuordnung]Öffnet ein Menü mit den folgenden Möglichkeiten:
- die zugeordnete Buchung öffnen
- die Zuordnung löschen
Register "Offene Rechnungen" Verbindet die Bankbuchung mit den markieren offenen Rechnungen. Details siehe nachfolgend.
Register "Neuer Beleg" Für diese Bankbuchung gibt es noch keinen Beleg. Sie können entweder die Bankbuchung einem Aufwand/Ertragskonto zuordnen (Vorteil: nur eine Buchung) oder direkt eine neue zugeordnete Buchung (Vorteil: größere Flexibilität, aber zwei Buchungen) erstellen. Details siehe nachfolgend.
Register "SEPA-Lastschrift/-ÜW" Bei (Sammel-)Lastschriften/(Sammel-)Überweisungen überreichen Sie eine (Sammel-)Buchung an die Bank, die üblicherweise als ein Geldbetrag auf Ihr Konto überwiesen wird. Bei der Zuordnung können Sie diesen Gesamt-Betrag an alle an der (Sammel-)Lastschift beteiligten Rechnungen aufgeteilt zuweisen. Markieren Sie dazu die passende (Sammel-)Buchung und passen Sie ggf. den zuzuordnenden Betrag an.
Register "Rücklastschrift" Zuordnung Rücklastschrift einer Einzugsermächtigung zu einer bereits bezahlten Rechnung. Bei Auswahl einer bereits bezahlten Rechnung wird diese zurück auf offen gestellt, eine Zuordnung zur Rücklastschrift eingetragen (Ausgleich der Verbindlichkeit) und eine neue offene Forderung erstellt. Details siehe nachfolgend.
Register "Zurück-Überweiung" Hiermit können Sie einen ungerechtferigten Geldeingang zurücküberweisen. Durch 'Zuordnung speichern' wird eine SEPA-Überweisung unter 'Rechnungen/SEPA ÜW Einzug' erstellt.
Zuordnung speichern
Zuordnung auf Basis der Mitgliedsnummer
Zuordnungen erneut vorschlagen
Beleg anpassen/erstellen von mehreren Bankbuchungen gemeinsam
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster. Bei "Zuordnung auf Basis der Mitgliedsnummer" öffnet sich ein weiteres Fenster, um Zuordnungen auf Basis der Mitgliedsnummer zu treffen (zunächst Vorschau!).

"Zuordnungen erneut vorschlagen" öffnet erneut die Zuordnungs-Automatik

"Beleg anpassen/erstellen von mehreren Bankbuchungen gemeinsam" ermöglicht die Beleg-anpassen/erstellen-Funktion für mehrere Buchungen gemeinsam. Sie können mehrere Bankbuchungen markieren und gemeinsame Aktionen durchführen.
Schließen (ohne Speichern)
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern


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11.6.2 Offene Rechnungen

Verbindet eine Bankbuchung mit einer (oder ggf. auch mehreren) markieren offenen Rechnungen.

Die Rechnung erhält bei vollständiger Bezahltung den Status 'bezahlt', andernfalls 'in Bezahlung'. Hier sind alle nicht vollständig bezahlten Rechungen aufgelistet. Ein Haken vor einer oder mehrerer Rechnungen ordnet später diese Rechnung der Kontobuchung zu. Bei der Zuordnung werden folgende Aktionen ausgeführt:
- Bezahlt-Feld der Rechnung wird um den Betrag aus der veränderbaren Spalte "zu buchender Betrag" erhöht
- Sollte dadurch der Rechnungsbetrag vollständig bezahlt sein, wechselt der Status der Rechnung auf "bezahlt", ansonsten auf "in Bezahlung"
- Die Kontobuchung wird mit der Rechnung verknüpft
- falls es sich um eine Anmeldung zu einer Veranstaltung handelt und die Rechnung damit vollständig bezahlt wurde, wird die Anmeldung auf "bezahlt" gesetzt.

Über das Feld "zu buchender Betrag" können Sie Anpassungen vornehmen, falls Kontobetrag und Rechnungsbetrag nicht zusammenpassen oder Kontobuchungen auf mehrere Rechnungen verteilt werden müssen.

Das System versucht, anhand der Rechnungsnummer und des Betrages die relevanten Rechnungen automatisch einzuschränken. Sollten Sie dennoch die restlichen offenen Buchungen angezeigt bekommen wollen, dann können Sie auf den Link "weitere»" klicken.

FeldBeschreibung
in Liste suchen Möglichkeit, in der Liste zu suchen und nur die gesuchten Buchungen anzuzeigen.
Checkbox Wählt die Rechnung zur Zuordnung aus
[Rechnungsnummer] Öffnet die Rechnung
zu buchender Betrag Tragen Sie hier den zuzuordnenden Betrag ein (hiermit können Bank-Buchungen z.B. auf verschiedenen Rechnungen verteilt werden)
Differenz ausbuchen Wenn der Bankbetrag geringer als der Rechnungsbetrag ist, dann bleibt normalerweise eine offene Forderung des Restbetrages zurück. Mit dieser Checkbox können Sie den Restbetrag ausbuchen.
Spendenquittung senden nur beim Typ "Spende": Wenn markiert, dann sendet das System nach "Zuordnung speichern" die Spendenquittung automatisch und ohne weitere Rückfrage per Mail an den Spender.
[Buchungskonten/Belegnummer anzeigen] Ermöglicht das Ändern der Buchungskonten (je Konto ein Eingabefeld und Auswahlbutton) sowie der Belegnummer
[Weitere] Zeigt auch die Buchungen an, die einen abweichenden Buchungsbetrag haben


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11.6.3 Neuer Beleg

Für diese Bankbuchung gibt es noch keinen Beleg. Sie können entweder die Bankbuchung einem Aufwand/Ertragskonto zuordnen und damit den Beleg nur anpassen (Vorteil: es existiert nur nur eine Buchung) oder Sie generieren eine neue zugeordnete Buchung (Vorteil: größere Flexibilität, aber zwei Buchungen).

Das Betrags-Feld unter "neuen Beleg erstellen" passt sich automatisch immer so an, dass eine entsprechende ausgeglichene Zuordnung erstellt werden kann.

Konto-Beleg anpassen

FeldBeschreibung
Text Der Buchungs-Text
Betrag Der Buchungs-Betrag. Bei der Eingabe eines geringeren Betrags bleibt der Rest offen und kann anschließend zugeordnet werden.
Kostenstelle (falls aktiviert) optional: die Kostenstelle
Konto Aufwand / Ertrag das zugeordnete Aufwands- bzw. Ertragskonto
MwSt der MwSt-Satz
Belegnummer optional: Die Belegnummer
Konto Aufwand / Ertrag das zugeordnete Aufwands- bzw. Ertragskonto
Mitglied optional: Mitglied bzw. externer Kontakt, das den Beleg dann unter "Meine Rechnungen" sieht. Unter der Mitglieder-Auswahlbox gibt es die Möglichkeit, per Link ein Mitglied oder einen externen Kontakt anzulegen.
Kreditor/Debitor optional: Der Kreditor/Debitor
Belegart die Belegart
Gruppe optional: Gruppe, die den Beleg dann im Gruppenbudget zugeordnet wird
Veranstaltung optional: Veranstaltung, der der Beleg zugeordnet wird

Konto-Beleg erstellen

FeldBeschreibung
Datum Das Buchungs-Datum
Text Der Buchungs-Text
Betrag Der Buchungs-Betrag. Bei der Eingabe eines geringeren Betrags bleibt der Rest offen und kann anschließend zugeordnet werden.
Kostenstelle optional: die Kostenstelle
MwSt der MwSt-Satz
Belegnummer optional: Die Belegnummer
Konto Aufwand / Ertrag das zugeordnete Aufwands- bzw. Ertragskonto
Konto Verbindlichkeit / Forderung das zugeordnete Gegenkonto
Mitglied optional: Mitglied bzw. externer Kontakt, das den Beleg dann unter "Meine Rechnungen" sieht
Kreditor/Debitor optional: Der Kreditor/Debitor
Rechnungstyp Rechnung, Gutschrift, Spende
Rechnungsnummer optional: Die Rechnungsnummer des Belegs
[neue Rechnungsnummer generieren] erstellt die nächste fortlaufende Rechnungsnummer gemäß dem definierten Rechnungsformat
Spendenaktion optional: Auswahl einer Spendenaktion (nur bei Typ "Spende")
Belegart die Belegart
Gruppe optional: Gruppe, die den Beleg dann im Gruppenbudget zugeordnet wird
Veranstaltung optional: Veranstaltung, der der Beleg zugeordnet wird
Dateianhänge optional: Dateien (PDFs, Scans, ...), die als Anhang bei der Buchung abgelegt werden sollen

Wenn der Rechnungstyp eine "Spende" ist und ein Mitglied zugewiesen ist, dann erfolgt nach der Zuweisung der Button "Spendenquittung generieren und dem Mitglied per Mail senden". Damit ist es einfachst möglich, dem Mitglied nach Bezahlung die Spendenquittung zuzusenden.


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11.6.4 SEPA-Lastschrift/-ÜW

Ermöglicht die Zuordnung einer Bank-Buchung zu einer (Sammel-)Lastschrift/(Sammel-)Überweisung, d.h. Zuordnung zu jeder einzelnen Buchung der (Sammel-)Lastschrift/(Sammel-)Überweisung.

FeldBeschreibung
Checkbox Wählt die (Sammel-)Lastschrift aus
[Details] Öffnet die Liste der Buchungen, siehe nachfolgend.
zurückzubuchender Betrag Tragen Sie hier den zurückzubuchenden Betrag ein
Bezahlinfo / Spendenquittung senden nur beim Typ "Spende": Wenn markiert, dann sendet das System nach "Zuordnung speichern" die Spendenquittung automatisch und ohne weitere Rückfrage per Mail an den Spender.
[alle] Zeigt alle Sammel-Buchungen an (auch bereits abgeschlossene)

Hinweis: Es werden nur die letzten 24 Monate zur Zuweisung angeboten.

Liste der Buchungen:

FeldBeschreibung
Schließen 
Schließt den Dialog
Drucken/Export 
Vorschau
Drucken
Export als Excel (xls)
Export als CSV
Export als PDF hoch
Export als PDF quer
Export als XML
Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei (inkl. Extrafelder)

Im Export sind weitere Spalten enthalten!
Rückabwicklung (je Empfänger eine Lastschrift/Überweisung erstellen) 
Ermöglicht die Rückabwicklung eines Sammel-Vorgangs mit der entgegengesetzten Geldrichtung.
Zuordnungen entfernen, Rechnungen auf 'in Bezahlung' stellen 
Entfernen bei allen Rechnungen eine ggf. vorhandene Zuordnung und stelle die Rechnungen auf den Status 'in Bezahlung'.


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11.6.5 Rücklastschrift

Ermöglicht die komfortable Buchung einer Rücklastschift.

Eine Rücklastschrift muss immer NACH der Zuordnung der Sammellastschrift erfolgen. Zum Hinweis dazu erscheint die Information "Zugehörige Rechnung noch im Status 'in Bezahlung'. Bitte erst Sammel-Lastschrift-Zahlungseingang zuordnen!".

Unter "Belege zuordnen" im Register "Rücklastschrift " müssen Sie dabei
1. eine Aktion wählen
2. eine bezahlte Rechnung zuordnen
3. auf den Button "Zuordnung speichern" klicken.

FeldBeschreibung
Neue Rechnung erstellen (Kopie der Originalrechnung) zzgl. Rücklastschrift-Gebühr Die Originalrechnung wurde durch den Lastschrifteinzug gedeckt, ist aber zurückgekommen. Mit dieser Auswahl wird eine neue Rechnung (aus einer Kopie der 1. Rechnung) mit aktuellem Datum erstellt. Die Rücklastschriftgebühr wird als weiterer Rechnungsposten aufgenommen. Durch Auswahl der Checkbox "neue Rechung per Mail 'Rücklastschrift' dem Empfänger schicken" wird diese neue Rechnung per Rücklastschrift-Mail an den Rechnungsempfänger unter der eingestellten Bezahlart geschickt.

Es wird eine neue Rechnung mit der Original-Rechnungsnummer, gefolgt von einem "-R" erzeugt. Diese Rechnung stellt eine Umbuchung der Ausbuchung als neue Forderung dar und enthält zusätzlich die Rücklastschriftgebühr.
Neue Rechnung erstellen (Kopie der Originalrechnung) ohne Rücklastschrift-Gebühr Die Originalrechnung wurde durch den Lastschrifteinzug gedeckt, ist aber zurückgekommen. Mit dieser Auswahl wird eine neue Rechnung (aus einer Kopie der 1. Rechnung) mit aktuellem Datum erstellt. Die Rücklastschriftgebühr wird nicht aufgenommen und abgeschrieben. Durch Auswahl der Checkbox "neue Rechung per Mail 'Mahnung' dem Empfänger schicken" wird diese neue Rechnung per Mahnungs-Mail an den Rechnungsempfänger unter der eingestellten Bezahlart geschickt.

Es wird eine neue Rechnung mit der Original-Rechnungsnummer, gefolgt von einem "-R" erzeugt. Diese Rechnung stellt eine Umbuchung der Ausbuchung als neue Forderung dar.
Original-Rechnung und Rücklastschriftgebühr abschreiben (Ausbuchung der Forderung) Die Original-Rechnung sowie die Rücklastschriftgebühr wird abgeschrieben, da ein Zahlungseingang nicht mehr zu erwarten ist.
Einzugsermächtigung im Mitglied deaktivieren Entfernt den Haken bei der "Einzugsermächtigung" im Mitgliedsprofil
Checkbox Wählt die Rechnung zur Zuordnung aus
[Rechnungsnummer] Öffnet die Rechnung
zurückzubuchender Betrag Tragen Sie hier den zurückzubuchenden Betrag ein


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11.7 Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)

Aufgaben des Kassenwarts / Schatzmeisters




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12 Administration


12.1 Überblick

Zeigt den Überblick an:

  • Wichtige aktuelle System-Erweiterungen: eventuell sind die aktuellen Weiterentwicklungen für Sie interessant! Sie können auch Ihr Feedback mit "Gefällt mir" kund tun und/oder einen Kommentar hinterlassen.

    FeldBeschreibung
    < älter
    blättert ein Neuigkeits-Datum zurück
    >
    blättert ein Neuigkeits-Datum vor
    >>
    blättert zum aktuellsten Eintrag (=Start)
    Alle
    Zeigt alle Einträge an

  • Vertragsverwaltung:

    Zeigt Ihnen Ihre Rechnungsdaten, Ihre letzten Rechnungen, Ihren aktuellen Vertragsmodus und Ihre Nutzung an.
    • Testkunden können hier den Testaccount dauerhaft freischalten.
    • Produktive Kunden können hier vertragliche Updates durchführen und/oder Ihrer Rechnungsadresse und Zahlungsart für zukünftige Rechnungen anpassen.


  • Datenmenge: Zeigt die Anzahl der Mitglieder usf., alle gespeicherten Dateien, sowie eine Statistik der Entwicklung per Monat an.

    FeldBeschreibung
    Öffnet die Liste der gespeicherten Dateien. Darin können nicht mehr verwendete Dateien gelöscht bzw. Fotos verkleinert werden.
    Umgebung komplett zurücksetzen 
    Löscht alle Datensätze und Dateien und setzt den gesamten Account in die Ausgangsposition zurück. Nur für den Benutzer "admin" sichtbar.

  • Protokoll: Auflistung aller wesentlicher Änderungen bei Mitgliedern, Veranstaltungen usf. (Sortiert nach Monat)

    FeldBeschreibung
    Filter MonatAuswahl des Monats (ggf. "alle")
    SuchbegriffAuswahl eines Suchbegriffs. Mit "..." können zusammenhängende Inhalte gefunden werden.
    [Mitglied]Öffnet die Mitglied-Details
    Suche
    Startet die Suche gemäß den Einstellungen Monat und Suchbegriff
    [Details]Öfnet die Details des Eintrags



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12.2 Basiskonfiguration

Die Basiskonfiguration legt alle zentralen Einstellungen fest.


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12.2.1 Parameter

Legt eigenen Platzhalter sowie Programmkonfigurationen fest.

Die Platzhalten können per {#PLATZHALTER#} in den Vorlagen angesprochen werden. Dies ermöglicht eine einfache Handhabung bei Änderungen.

Beispiel:
    Vorsitzender=Max Muster

Verwendung in Vorlagen:
    {#Vorsitzender#}

FeldBeschreibung
Konfigurations-ParameterListe der Parameter

Es können weitere Parameter angelegt werden - diese sind dann u.a. im Rechnungs-PDF und Mail-Vorlagen verwendbar.
Die Parameter werden zeilenweise angegeben.
Jeweils:
Schlüssel=Wert

Alle Begriffe im System können so ersetzt werden:
replace[...]=...
z.B.
replace[Online-Shop]=Einkauf

Die Groß/Kleinschreibung des Schlüssels ist nicht relevant.
[Durch Assistenten gesetzte Parameter]Öffnet die "versteckten" Parameter, die durch die Assistenten unter "Optionen", "Layout" und "Dialog-Felder" gesetzt werden
 Speichern 
Speichert die Eingaben


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12.2.2 Parameter: Spezielle Steuercodes


Spezielle Steuercodes: Veranstaltungen und Anmeldungen

Folgende Parameter haben spezielle funktionale Bedeutung für das Verhalten des Systems im Veranstaltungs-Bereich:
SchlüsselBeschreibung
events.abstimmung.infomail=0 Abstimmung: Standardmäßig keine Infomail versenden, =nein: Feld ausblenden
events.abstimmung.infomailadmin=ja Der Admin einer Abstimmung erhält immer eine Infomail
events.anmeldecode[ID]Angabe für eine bestimmte Veranstaltung (mit der ID), dass man sich als externer Teilnehmer nur unter Kenntnis des Codes anmelden kann
Beispiel:
events.